Правила делопроизводства и документооборота: Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

Содержание

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

ГОСТ по оформлению документов в 2021 году — это свод правил, на основании которых составляют организационно-распорядительные бумаги. 

Порядок оформления деловой документации утвержден отдельным Госстандартом России: статус ГОСТа р 7.0.97-2016 на 2021 год не изменился, он продолжает действовать и в этом отчетном периоде. К базовому нормативу Федеральное архивное агентство разработало Методические рекомендации по его применению. Обратите внимание, что 24.12.2020 Росархив утвердил новые методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в госорганах и органах местного самоуправления.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019. Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

С 2020 года действуют новые сроки хранения организационной документации. Они утверждены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019. В нормативе приводится перечень типовых документов по направлениям деятельности в организации и период их хранения. Данная информация будет крайне актуальна при формировании новой номенклатуры.

Основные новшества

Новый стандарт устанавливает ряд новых правил, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

  1. Порядок создания и правила оформления документов в делопроизводстве 2021 г. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
  2. Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
  3. Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Стандарт отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

  1. Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
  2. Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
  3. Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

Например, оформление приказа по ГОСТу в 2021 г. выглядит так:

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  • надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  • номер сертификата ключа;
  • ФИО его владельца;
  • срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Какие реквизиты поменялись

Теперь бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Управление делопроизводством на предприятии

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: типовой инструкцией по делопроизводству, правилами хранения документации и ведения архива, номенклатурой дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.


Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО / КонсультантПлюс

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Вводится в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым устанавливаются новые требования к копиям трудовых книжек и первичке

Стандарт вводится взамен ГОСТ Р 6.30-2003 и распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Стандартом определены состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

(«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст))

Одновременно вводятся уточнения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

В частности, предусматривается, что:

— для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты. Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14;

— текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком РФ могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений РФ используются государственный язык РФ, государственные языки республик и иные языки народов РФ.

(«Изменение N 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. и введено в действие Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст))

Открыть полный текст документа

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Изменения в Правилах делопроизводства!

06.05.2016 начала действовать новая редакция Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (последние изменения внесены постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 № 356). Мы расскажем вам, что изменилось в терминологии, документировании, составе реквизитов, регистрации документов. Полностью переработан раздел VI Правил «Особенности работы с электронными документами…», а также дополнен Перечень обязательных сведений, используемых в целях учета и поиска документов в СЭД.

Постановлением правительства РФ от 26.04.2016 № 356 еще раз внесены изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила). Предыдущие изменения, в соответствии с которыми полностью корректировался раздел Правил об особенностях работы с электронными документами, были утверждены поставлением Правительства от 07.09.2011 № 751.

Теперь он пересмотрен снова, а дополнительно в Правила внесены давно ожидавшиеся уточнения и изменения в терминологию, состав и названия реквизитов документов, в функции службы делопроизводства и в приложение.

Изменения, разработчиками которых являются специалисты ВНИИДАД, сделали качественную актуализацию Правил. А нормативный раздел о работе с электронными документами, фактически устанавливающий основные функциональные требования к СЭД, позволяет говорить о переходе к реальному электронному документообороту.

На основании новой версии Правил, надеемся, будет активизирована работа по подготовке к утверждению новой редакции стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 на оформление документов.

Напомним о значении Правил, которые в настоящее время являются единственным нормативным правовым актом, регламентирующим делопроизводство.

На базе Правил предусмотрена разработка организациями своих конкретных инструкций по делопроизводству. И хотя в наименовании Правил фигурируют только федеральные органы исполнительной власти (далее – ФОИВ), п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусматривает, что «правила делопроизводства и документо­оборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Потому Правила также обязательны для всех государственных органов (в том числе органов исполнительной власти субъектов РФ), а также органов местного самоуправления.

А коммерческие организации предпочитают ориентироваться на них, как на единственные государственные правила делопроизводства, как на опыт «лучших практик».

Изменения, которые внесены практически во все разделы Правил, можно считать актуальными, необходимыми, устраняющими ошибки и недоразумения прошлых версий и способствующими гармонизации современной нормативно-правовой базы в области делопроизводства. Рассматривать изменения мы будем в соответствии со структурой Правил.

Термины и определения

Понятийный аппарат делопроизводства в Правилах теперь имеет более подходящие определения терминов, которые прежде отличались небрежностью формулировок. В новой версии Правил уточнены следующие определения:

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в ред. от 26.04.2016)

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
(утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, в ред. от 26.04.2016)

«реквизит документа» – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним…

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения…

«служба делопроизводства» – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях…

«электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме;

«система электронного документооборота» – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.

При этом из термина «служба делопроизводства», во-первых, исключена «привязка» определения только к федеральным органам исполнительной власти, формально ограничивающая сферу применения, а во-вторых, подтвержден управленческий линейно-функциональный принцип ее организации (когда в рамках ведения делопроизводства лица, ответственные за эту работу в структурных подразделениях, должны функционально подчиняться этой службе).

Из Правил исключен термин «сканирование…

Нормативные акты в делопроизводстве и архивном деле

Здесь можно ознакомиться с законодательной базой, действующей в  делопроизводстве и архивном деле России, СНГ и других стран.

Если у Вас есть необходимость ознакомиться с проектами готовящихся нормативно-правовых актов, а также с действующими актами регионального и ведомственного значения, советуем посетить сайты основных организаций, отвечающих за проблемы документоведения в России — Росархива РФ и ВНИИДАД.

  • 23.04.2021 Постановление Правительства РФ от 23.04.2021 №630

    «О приобретении отдельных видов товаров, работ, услуг с использованием электронного сертификата» 

  • 09.12.2020 Приказ Федерального архивного агентства от 09.12.2020 № 155

    «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях»
    (Зарегистрирован 12.03.2021 № 62735)

  • 04.12.2020 Приказ Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральной службы охраны Российской Федерации от 04.12.2020 № 667/233

    «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций»

    (Зарегистрирован 05.03.2021 № 62668)


  • 24.04.2020 Федеральный закон от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ

    «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»

  • 19.03.2020 Письмо Федерального архивного агентства от 19 марта 2020 г. N Р/В-534

    «Об организации хранении, комплектовании, учете и использовании содержащих персональные данные документов Архивного фонда РФ»

  • 06.02.2020 Распоряжение Правительства РФ от 6 февраля 2020 года №218-р

    Утверждён план перехода федеральных органов исполнительной власти на исполнение первоочередных государственных функций по выдаче разрешений в электронном виде

  • 04.02.2020 Приказ ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/[email protected]

    «Об утверждении рекомендуемых форматов представления информации и документов при информационном взаимодействии с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи»

Юридические требования к деловым документам

Юридические требования к деловым документам различаются в зависимости от типа организации бизнеса и количества владельцев или участников.3 min read

1. Основные юридические документы для малого бизнеса
2. Соглашение о неразглашении
3. Трудовое соглашение
4. Сроки и условия

Основные юридические документы для малого бизнеса

Одним из наиболее распространенных юридических документов, используемых корпорациями, является акционерное соглашение.Независимо от размера компании, это соглашение является наиболее важным, которое использует корпорация. Надлежащим образом составленное акционерное соглашение необходимо для предоставления подробной информации об отношениях между акционерами и установления обязанностей и прав каждого отдельного акционера. Документ также определяет планы распределения прибыли, то, как акционеры будут принимать решения для бизнеса, и долю акций, которой владеет каждый акционер.

Без акционерного соглашения корпорация должна опираться на учредительные документы, которые сформулированы более узко и могут не отвечать потребностям бизнеса.Эти учредительные документы включают устав и учредительный договор. Акционерное соглашение существует для защиты интересов каждого акционера в различных ситуациях и обстоятельствах. Это соглашение также позволяет защитить инвестиции акционеров в бизнес, когда оно включает положения, требующие от акционеров продавать свои акции обратно корпорации в определенных ситуациях.

Соглашение о неразглашении

Еще одним важным юридическим документом для малого бизнеса является соглашение о неразглашении.Этот тип соглашения создает доверительные отношения между теми, кто его подписывает. Он часто используется для защиты информации, которой обмениваются акционеры или другие лица в компании и которая должна оставаться конфиденциальной от общественности. Соглашение о неразглашении особенно важно, если у бизнеса есть уникальная или инновационная идея. Если бизнес имеет дело с третьими сторонами, такими как дистрибьюторы или подрядчики, или представляет новую идею потенциальным инвесторам, соглашение о неразглашении может быть подписано всеми вовлеченными сторонами.

Без соглашения о неразглашении компания может потерять свои права на интеллектуальную собственность, такую ​​как торговая марка или продукт. Если у вас нет третьих лиц или потенциальных инвесторов, подписывающих соглашение, они могут украсть ваши идеи или поделиться ими с другими, подвергая ваш бизнес конкуренции или утечке информации. Это может привести к потере возможностей для инвестиций или успеха продукта или идеи.

Трудовой договор

Если вы планируете нанимать сотрудников, вашему предприятию потребуется трудовой договор.По мере того, как компания растет и расширяется, вам необходимо будет заключать трудовые соглашения для всех новобранцев или новых сотрудников. Это соглашение определяет роль каждого работника и ограничивает ответственность работодателя. Каждый бизнес с работниками нуждается в трудовом договоре; без него положения по умолчанию, как правило, благоприятствуют работникам и будут применяться автоматически.

При составлении трудовых договоров подумайте, каких сотрудников вы можете нанять. Примеры включают:

  • Подрядчики
  • Консультанты
  • Стажеры

Для каждого типа сотрудников может потребоваться свой тип соглашения.

Положения и условия

Когда ваша компания будет поставлять услуги или товары, важно иметь соглашение, в котором излагаются положения и условия этих транзакций. Когда вы торгуете или предоставляете услуги или товары, вы должны определить условия, на которых будет происходить такой обмен. Каждой компании нужен подробный список ее условий, независимо от того, выступает ли она покупателем или поставщиком в определенной сделке.

Этот юридический документ имеет важное значение и будет включать в себя порядок заключения контрактов, а также спецификации предоставляемых услуг и продуктов.В нем также может быть описан процесс оплаты, возврата, доставки и отмены. Владельцы бизнеса также должны включать в свои юридические документы положения, которые будут учитывать любую потенциальную неплатежеспособность, определять, какие законы будут применяться в случае возникновения спора, и ограничивать ответственность.

Условия ведения бизнеса станут основным ориентиром в случае возникновения спора. Этот документ будет иметь большое влияние на бизнес и его деятельность. Многие стандартные положения и условия специфичны для каждой отрасли, поэтому имеет смысл получить юридическую консультацию и составить собственный индивидуальный документ.

У большинства предприятий есть веб-сайты для продажи своих товаров или услуг или для продвижения себя. Сайт должен иметь условия использования. Вы можете задаться вопросом, действительно ли посетители вашего сайта прочитают положения и условия, но они жизненно важны для каждого веб-сайта. Положения и условия представляют собой соглашение между бизнесом и посетителями сайта, в котором изложены обязанности и права каждой стороны, а также приведены некоторые простые рекомендации о том, как посетители могут использовать сайт.

Если вам нужна помощь с юридическими требованиями к бизнес-документам, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel.UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

Какие руководящие документы вам нужны для вашего бизнеса?

Подготовка необходимых документов для создания вашего нового предприятия

У вас уже давно есть мечта — быть самому себе начальником, устанавливать свои часы, нести полную ответственность за собственный успех.Если вы планируете заняться бизнесом самостоятельно, один из самых важных шагов происходит в начале процесса — подготовка и оформление всех документов, необходимых для соблюдения законов штата о бизнесе и для защиты ваших законных прав (и ваших инвестиций). ).

Учредительный договор или учредительный договор

Чтобы соответствовать требованиям законодательства штата о предпринимательской деятельности и получить правовую защиту, которая предоставляется корпорацией или компанией с ограниченной ответственностью, вам необходимо подать документацию в штат.Если вы создаете корпорацию любого типа, вам необходимо подать учредительные документы. Для компании с ограниченной ответственностью вы подаете учредительные документы. В статьях указано название коммерческой организации, физическое местонахождение ваших офисов, количество акций, которые будут выпущены, и тип акций (для корпорации), а также кто будет вашим агентом для получения услуг процесса или других уведомлений. Существует плата за регистрацию ваших статей.

Подзаконные акты

Ваши подзаконные акты — это правила, регулирующие деятельность вашей корпорации, предписывающие вашему совету директоров контролировать деятельность компании.Подзаконные акты обычно касаются широкого круга вопросов, в том числе:

  • размер правления, когда должно собираться правление, полномочия и обязанности членов правления, срок полномочий членов правления и количество членов правления, необходимое для кворума
  • типы акций, которые могут быть выпущены, и права голоса, предоставляемые акциями
  • информация о собраниях акционеров, в том числе годовых собраниях
  • Процедуры ведения учета, включая внесение изменений в устав и подзаконные акты
  • Правила в отношении финансовых операций предприятия, включая финансовый аудит
  • Идентифицирующая информация о компании, включая название, адрес и основное место деятельности

Операционное соглашение

Операционное соглашение с ООО — это юридический документ, в котором разъясняются права собственности и обязанности участников вашей компании с ограниченной ответственностью.Это соглашение устанавливает финансовые и другие рабочие отношения между участниками ООО.

Партнерское соглашение

Если вы учреждаете товарищество вместо корпорации или общества с ограниченной ответственностью, вам потребуется заключить партнерское соглашение. В соглашении о партнерстве определяются все стороны, рассматривается порядок обращения с доходами и в целом определяются права и обязанности всех партнеров.

Акционерное соглашение

Акционерное соглашение предназначено для защиты интересов акционера или инвестиций в акционерное общество.Обычно он устанавливает права, обязанности и ограничения, налагаемые на акционеров. Он часто включает специальные положения, защищающие миноритарных акционеров.

Корпоративный протокол

В соответствии с большинством государственных законов о бизнесе корпорации обязаны вести подробные записи всех официальных собраний. Этот отчет, известный как протокол, включает все решения, принятые на ежегодных или внеочередных собраниях правления или акционеров корпорации.

Корпоративные резолюции

Корпоративная резолюция — это письменный документ, подтверждающий решение совета директоров.Уставы бизнеса обычно определяют, когда корпоративные решения необходимы. Однако часто при ведении внешних дел (например, при открытии или закрытии финансовых счетов) требуется корпоративное решение.

Свяжитесь с нами

По адресу MCIS Law, PLLC , в Стаффорде, мы активно защищаем интересы компаний и частных лиц на юго-востоке Техаса. Для конфиденциальной консультации с опытным и знающим юристом напишите нам по электронной почте или позвоните в наш офис по телефону (346) 297-0121.Мы принимаем все основные кредитные карты.

Основы права — Бизнес-формы

Бизнес может осуществляться в любой из множества различных форм. Каждая из бизнес-форм имеет свои преимущества и недостатки, и ни одна форма не является «правильной» или «неправильной» для всех. В этом разделе мы кратко обсудим различные формы бизнеса, которые может выбрать бизнесмен при открытии или управлении бизнесом. Важно отметить, что выбор бизнес-формы имеет решающее значение для новой компании, так как «плохое» решение о том, какую бизнес-форму использовать, может стоить больших денег в виде дополнительных налогов, юридических расходов и проблем, личной ответственности за бизнес-оператор, трудности в сборе денег для бизнеса и т. д.

Индивидуальное предпринимательство
Индивидуальное предпринимательство просто означает, что лицо, формирующее бизнес, делает это самостоятельно. Индивидуальные предприниматели составляют подавляющую часть компаний в Соединенных Штатах. По сути, нет юридического различия между людьми, владеющими индивидуальными предприятиями, и самими компаниями. Коммерческая прибыль или обязательства рассматриваются точно так же, как если бы они были личной прибылью или обязательствами владельца.

Товарищество
Товарищество представляет собой бизнес-форму, организационная структура которой исходит из законов агентского права и агентских отношений.Типичное партнерство состоит из двух или более человек, которые управляют бизнесом в качестве совладельцев.

Партнерство в некоторых случаях считается самостоятельным юридическим лицом. Например, товарищество может владеть землей от своего имени и может предъявлять иски как независимое лицо. Однако определенные обязательства товарищества, такие как его долги, обязательства и налоговое бремя, относятся исключительно к собственникам товарищества. Таким образом, все активы и долги товарищества считаются активами и долгами самих партнеров.Это, конечно, означает, что партнеры несут личную ответственность по всем долгам товарищества. Таким образом, если на партнерство подан иск, партнеры могут потерять свои личные деньги и имущество из-за иска. Это иногда называют « неограниченной ответственностью », и это главный недостаток формы партнерства. Можно создать партнерство без официального письменного документа. В то время как некоторые штаты требуют или предпочитают создание и/или регистрацию «соглашения о партнерстве», часто бывает так, что простое действие в соответствии с объединенной бизнес-целью приводит к партнерству, подразумеваемому законом.

IRS имеет довольно сложную систему налогообложения доходов от партнерства. Однако на самом базовом уровне налогообложение партнерства является простым. По существу, товарищество не несет налоговых обязательств отдельно от своих членов. Другими словами, налоги на прибыль и другие деловые операции начисляются отдельным партнерам, а не партнерству. В конечном итоге это означает, что налоговые ставки и другие налоговые атрибуты физического лица, а не товарищества, определяют ставку и сроки налогообложения операций товарищества.

Товарищество с ограниченной ответственностью (также иногда называемое «товарищество с ограниченной ответственностью»)
Товарищество с ограниченной ответственностью в основном характеризуется двумя факторами. В отличие от полного товарищества, существует два конкретных подмножества партнеров: партнеров с ограниченной ответственностью и полных партнеров . LP (или «LLP») создается по крайней мере одним генеральным партнером и по крайней мере одним партнером с ограниченной ответственностью. Второй важной чертой, как указано в названии, является различие в характере ответственности партнеров.Полные партнеры в LP сохраняют характеристики неограниченной ответственности полного товарищества, в то время как партнеры с ограниченной ответственностью получают преимущество «ограниченной ответственности». Это означает, что они не несут личной ответственности за долги или обязательства, понесенные товариществом. По сути, наибольшая сумма денег, которую может потерять партнер с ограниченной ответственностью, — это сумма денег, которую он или она вложили в бизнес (если бизнес обанкротится, он или она потеряет все инвестиции).

Создание LP является регулируемым государством процессом, при котором требуется формальное создание и подача документов в государство.Право собственности на LP разделено между генеральными партнерами и партнерами с ограниченной ответственностью. Однако важным правилом является то, что управление партнерством должно осуществляться генеральными партнерами, а НЕ партнерами с ограниченной ответственностью. Если партнер с ограниченной ответственностью слишком активно участвует в деятельности компании, суд может снять защиту ответственности и привлечь партнеров к ответственности по долгам товарищества.
Налогообложение LP в целом идентично налогообложению полного товарищества. Это означает, что прибыль и убытки передаются генеральным партнерам и партнерам с ограниченной ответственностью в зависимости от их доли владения в партнерстве.

Корпорация
Корпорация — это бизнес-форма, которую выбирают многие крупные компании, хотя для создания корпорации не требуется размер. В отличие от некоторых других форм бизнеса, создание корпорации может быть дорогим и сложным в зависимости от штата и типа корпорации. Все штаты требуют от бизнеса какой-либо регистрации в штате для создания корпорации.

Основными преимуществами корпорации являются возможность быстро и эффективно привлекать капитал (деньги для операций) и ограниченная ответственность владельцев корпорации.

Владельцы корпорации называются « акционерами », потому что они владеют «акциями» компании. Акции легко передаются, потому что они могут быть проданы от человека к человеку. Это облегчает корпорациям привлечение капитала, поскольку корпорация может продать часть себя любому инвестору в любое время, когда ей понадобятся деньги.

Корпорация также имеет преимущество « ограниченная ответственность ». Это означает, что владельцы корпорации (акционеры) не несут личной ответственности по долгам или обязательствам корпорации.Как и в случае с партнерами с ограниченной ответственностью в товариществе с ограниченной ответственностью, наибольшая сумма денег, которую корпоративный акционер может потерять, — это сумма денег, которую он или она вложил в корпорацию.

Главный недостаток корпорации в сфере налогообложения. В отличие от других форм бизнеса, компания сама облагается налогом на средства, которые она получает от транзакций. Другими словами, компания платит налоги со своей прибыли точно так же, как физическое лицо платит налоги со своей заработной платы. Проблема в том, что после уплаты налогов оставшийся доход, поступающий в компанию, должен в конечном итоге вернуться обратно.Другими словами, со временем, когда компания выплачивает дивиденды, продает активы или в конечном итоге ликвидируется, стоимость компании выплачивается ее акционерам. Теперь правительство снова кусает яблоко, облагая налогом эти дивиденды и распределения по мере того, как они попадают в руки акционеров. Это явление иногда называют «двойным налогообложением ».

Корпорация управляется « советом директоров », который принимает «важные» решения от имени компании, например, каких сотрудников нанимать, переходить ли к новому направлению деятельности и т. д.Повседневной деятельностью компании занимаются «офицеры» компании. В число корпоративных должностных лиц могут входить президент, главный исполнительный директор (CEO), финансовый директор (CFO) и т. д. Однако некоторые действительно важные решения, например, о роспуске компании, остаются за акционерами.

Корпорации и их управление более подробно обсуждаются в курсе коммерческого права.

Общество с ограниченной ответственностью
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) является более поздним изобретением сообщества коммерческого права.LLC является гибридной организацией, поскольку она имеет некоторые общие черты с корпорацией, но имеет некоторые черты, которые более типичны для партнерских отношений. Цель создателей ООО состояла в том, чтобы создать бизнес-форму, которая объединила бы некоторые из лучших аспектов обеих этих двух различных бизнес-форм, объединив их в одну относительно гибкую сущность.

ООО состоит из « членов » — эквивалента ООО акционера (в корпорации) или партнера (в товариществе). ООО формируется путем подачи «Устава организации» (или аналогичных документов, известных под разными названиями в разных штатах), описывающих цель, управление и организацию фирмы.

ООО не облагается налогом на организационном уровне. Это означает, что налогообложение LLC происходит исключительно на основе прибыли и убытков, отнесенных на счет операций с капиталом каждого участника. Таким образом, ООО избегает проблемы «двойного налогообложения», от которой страдает корпорация.

ООО также имеет преимущество ограниченной ответственности для своих членов. Участники ООО не несут личной ответственности по долгам и обязательствам фирмы. Таким образом, в то время как налогообложение фирмы имеет преимущество гибкости в стиле партнерства, деятельность и ответственность ООО имеют больше общего с корпорацией.

В наши дни ООО является очень популярной формой бизнеса, особенно для малого бизнеса, благодаря сочетанию ограниченной ответственности своих участников и избежанию двойного налогообложения.

Корпорация S
Корпорация S , как и ООО, представляет собой гибридную бизнес-форму, созданную с целью сбалансировать преимущества и недостатки корпорации и партнерства в едином бизнес-объекте. Тем не менее, S-корпорация увидела, что большое количество ее потенциальных пользователей предпочитают бизнес-форму LLC или LP форме S-корпорации.Причина этого в том, что, хотя корпорация S предлагает сквозное налогообложение и ограниченную ответственность, требования, которые необходимо выполнить, чтобы претендовать на статус корпорации S, чрезвычайно строги. Эти требования включают ограничение на количество акционеров и ограничение, согласно которому только резиденты США могут быть акционерами корпорации S.

21 Часто используемые деловые документы

  1. Развитие карьеры
  2. 21 Часто используемые деловые документы
Редакция Indeed

5 августа 2021 г.

Хорошо организованные деловые документы имеют решающее значение для благополучия организации.Независимо от вашей роли в компании, вы, вероятно, столкнетесь с различными деловыми документами, и знакомство с их характеристиками может повысить вашу профессиональную эффективность. Знание наиболее распространенных деловых документов может быть ценным навыком, и вы можете получить его с помощью исследований. В этой статье мы обсудим, что такое деловые документы, и перечислим некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов.

Что такое деловые документы?

Деловые документы представляют собой файлы различных типов, в которых записываются различные сведения о внутренних и внешних сделках организации.Обычно они необходимы руководству компании, поскольку предоставляют информацию, необходимую для ее надлежащего ведения, а также сведения о различных транзакциях с другими сторонами. В зависимости от формата деловые документы могут иметь физическую или цифровую форму.

Связанные: Документация на рабочем месте

21 тип деловых документов

Вот некоторые из наиболее часто встречающихся деловых документов:

1. Контракты

Компании часто соглашаются сотрудничать с другими сторонами по таким причинам, как продажи, закупки, лицензирование или любой другой тип соглашения.Точные детали этого сотрудничества фиксируются в контрактах, которые подписываются обеими сторонами и обязывают всех участников выполнять свои согласованные обязательства. Контракты являются юридически обязывающими и имеют юридическую силу.

2. Документация по уставу

Документация по уставу компании представляет собой набор внутренних правил и положений, установленных ее руководством с целью информирования всех сотрудников о согласованных стандартах и ​​практиках.Обычно в нем описывается управленческая структура компании, возможные проблемы управления и индивидуальная роль каждого сотрудника в благополучии организации. Они не всегда требуются по закону, но обычно полезны для любого типа организации.

Связанные: 8 типов бухгалтерских документов, которые вы должны знать

3. Соглашение о неразглашении

Эти соглашения подписываются между организацией и различными другими сторонами, такими как сотрудники, деловые партнеры, подрядчики и фрилансеры.Их цель состоит в том, чтобы защитить важную информацию компании, такую ​​как сведения о различных проектах, списках клиентов, финансовых отчетах или будущих стратегиях, путем получения согласия других сторон не раскрывать их. Они могут иметь решающее значение для благополучия организации, поскольку могут сохранить ее конкурентные преимущества.

4. Трудовой договор

Этот документ подписывается каждый раз, когда компания нанимает нового сотрудника. Он охватывает как обязанности и роль сотрудника в компании, так и обязательства компании по отношению к сотруднику.Они необходимы для поддержания хороших отношений между организациями и их сотрудниками и могут использоваться обеими сторонами в суде в качестве доказательства того, что другая сторона не выполнила свои обязательства.

5. Бизнес-план

Бизнес-план часто является первым документом, созданным владельцем бизнеса. Это план, в котором описывается, чего компания стремится достичь, каковы сроки достижения ее целей и как их достичь. Создание эффективного бизнес-плана обычно требует тщательного изучения конкурентов, целевой аудитории и рынка в целом.

Связанный: Что такое бизнес-план?

6. Финансовые документы

Управление бюджетом часто является важной частью обеспечения долгосрочного успеха организации. Финансовые записи, такие как балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, банковские выписки, квитанции и отчеты о заработной плате, помогают руководству организации отслеживать все доходы и расходы, обеспечивая финансовое здоровье компании. Они также используются для создания годовых финансовых отчетов для анализа финансовых показателей организации за этот год.

7. Транзакционные документы

Подобно финансовым документам, транзакционные документы помогают руководству организации поддерживать здоровый бюджет. К ним относятся все документы, выданные в результате сделки, такие как счета-фактуры, квитанции и платежные поручения. Отслеживание их помогает компании всегда знать, какие средства приходят и уходят.

8. Соответствие и нормативные документы

В зависимости от отрасли, в которой работает компания, может потребоваться доказательство того, что ее деятельность осуществляется в рамках определенных нормативных ограничений и стандартов.Комплаенс и нормативные документы служат доказательством того, что компания находится в рамках всех нормативных границ. Большинство этих документов касаются обращения с работниками, соблюдения налогового законодательства и проведения операций в соответствии с отраслевыми и экологическими стандартами.

9. Деловые отчеты

Деловые отчеты — это документы, которые помогают руководству организации получить представление о различных внутренних аспектах. В них излагаются различные элементы, касающиеся компании, ее операций, сотрудников, подрядчиков и другой соответствующей информации, помогающей руководству принимать обоснованные решения.Они также могут показать деловую ситуацию организации потенциальным инвесторам.

По теме: Как стать успешным специалистом по документам

10. Протоколы деловых встреч

Ведение протоколов самых важных встреч компании может помочь всем участникам проанализировать, что обсуждалось, и обоснованность принятых решений. Это может прояснить любые неуверенности и разногласия, показывая точно то, что было сказано, в недвусмысленных терминах. Эффективный протокол собрания часто включает максимально возможный объем информации, в том числе список всех присутствующих на собрании и их голосование по различным решениям.

11. Соглашения с подрядчиками

Всякий раз, когда организация нанимает подрядчика, обе стороны должны четко изложить детали сотрудничества. Некоторая информация, которую чаще всего включают в такое соглашение, касается того, кому принадлежит выполненная работа, каков крайний срок и сумма, причитающаяся подрядчику. Он также может содержать сведения о стандартах качества.

12. Страхование бизнеса

Страхование бизнеса – это способ защиты компаний от различных рисков.Некоторыми из наиболее распространенных бизнес-рисков являются крупные потери бизнеса, стихийные бедствия, катастрофы, несчастные случаи и кражи. Документ о страховании бизнеса — это файл, в котором организация хранит различные страховые полисы, покрывающие различные риски.

13. Партнерское соглашение

Партнерские соглашения — это договоры, подписанные между двумя или более лицами, которые решили начать совместный бизнес. В нем четко указаны обязанности каждой стороны и доля прибыли и убытков.Его роль заключается в том, чтобы облегчать отношения между партнерами и выступать в качестве обязательного документа в случае разногласий.

14. Политика компании

В документе политики компании изложены все ее политики в отношении различных вопросов, таких как здоровье и безопасность, поведение сотрудников, заработная плата для каждой должности, руководящие принципы поведения, дисциплинарные меры и любые другие внутренние правила или положения. устанавливается организацией. Его основная роль заключается в том, чтобы действовать как точка отсчета, когда сотрудникам требуется руководство о том, как справляться с определенными ситуациями.Он также может выступать в качестве быстрого способа разрешения различных внутренних споров.

См. также: 16 основных документов отдела кадров, которые нужны каждому отделу кадров

15. Товарный знак

Товарный знак — это документ, защищающий интеллектуальную собственность организации, в частности различные элементы, отличающие ее от других компаний. Он может относиться к любому элементу, связанному с брендом, компанией, продуктом или услугой, например к символам, фразам и логотипам. Товарный знак, зарегистрированный в соответствующих органах, влечет за собой юридическую ответственность любого, кто копирует любой элемент под соответствующим товарным знаком.

16. Соглашение о франшизе

Некоторые компании предпочитают передавать свой бренд и деловую практику другим сторонам в форме франшизы. Договор франчайзинга — это договор, который подписывается франчайзером и лицом, желающим открыть франшизу, и определяет условия, на которых последний может открыть свой бизнес. Документ обычно содержит подробную информацию о том, как франчайзер будет помогать франчайзи с технической и операционной поддержкой, а также о том, как франчайзи будет компенсировать франчайзеру и срок действия соглашения.

17. Опционное соглашение для сотрудников

Опционные планы для сотрудников — это акции, которые организация предлагает своим сотрудникам по сниженным ценам. Причина обычно заключается в мотивации сотрудников, поскольку успех компании обычно пропорционален цене ее акций. В документе четко указывается количество размещенных акций, их начальная цена и другие существенные детали соглашения.

18. Решения совета директоров

Решения, которые совет директоров принимает на своих собраниях, регистрируются как решения совета директоров.Они могут относиться ко многим аспектам компании, таким как то, как она распределяет свои ресурсы, возможное расширение, добавление нового члена правления и другие важные решения для организации. Большинство решений правления требуют единогласного решения членов правления.

19. Условия использования в Интернете

Хотя это и не всегда требуется по закону, веб-сайт организации должен иметь свои собственные условия использования. Это помогает компании избежать ответственности в случае, если какой-либо контент на веб-сайте или его гиперссылки неверны.Он также регулирует, что посетители могут публиковать на вашем веб-сайте, когда это применимо.

20. Деловая презентация

Деловая презентация — это презентация, которую обычно создают новые компании, в которой описываются основные характеристики, качества и стремления организации. Его цель – представить различным заинтересованным сторонам, таким как клиенты, потенциальные инвесторы и акционеры. Одними из наиболее часто встречающихся элементов презентации являются сведения о сотрудниках, конкурентных преимуществах, проблемах, решениях, товарах, услугах, прогнозах рынка и необходимых инвестициях.

21. Бизнес-лицензия

В зависимости от сферы деятельности или географического положения компании для ее деятельности может потребоваться одно или несколько разрешений, выданных государственными органами. В каждом штате обычно есть свои условия лицензирования, при этом расположение штаб-квартиры компании обычно определяет, какая местная лицензия требуется. Бизнес-лицензии являются важными документами для организации, поскольку без них было бы незаконно работать.

Как долго вы должны хранить деловые записи?

Многие предприятия не уверены, как долго должны храниться записи в безбумажную эпоху.Ведение документации — скучное, но важное деловое занятие, и если вы сделаете неправильный выбор, вы рискуете столкнуться с судебными разбирательствами, проблемами с планированием преемственности и гневом налогового инспектора. Понимание того, как долго вы должны хранить деловые записи, поможет вам избежать этих проблем.

Общее правило

Служба внутренних доходов установила некоторые основные правила ведения учета налоговых документов. За пределами налоговой арены очень мало указаний о том, как долго вы должны хранить деловые документы.Большинство юристов, бухгалтеров и бухгалтерских служб рекомендуют хранить оригиналы документов не менее семи лет . Как правило, семи лет достаточно для защиты от налоговых проверок, судебных исков и возможных претензий.

Специальные документы

  • Налоговая декларация и сопутствующие документы должны храниться до тех пор, пока IRS не сможет проверить вашу декларацию. В большинстве случаев IRS может проверять вас в течение трех лет после подачи заявки, но этот период времени продлевается до шести лет, если IRS подозревает, что вы допустили «существенную ошибку» в своей декларации.
  • Налоговые ведомости по заработной плате, , включая табели учета рабочего времени, заработную плату, пенсионные выплаты, налоговые депозиты, льготы и чаевые, должны храниться не менее четырех лет после даты, когда наступил срок уплаты налогов, или даты, когда вы их фактически уплатили, в зависимости от того, что наступит позднее.
  • Текущие дела сотрудников должны храниться не менее семи лет после увольнения, увольнения или ухода сотрудника на пенсию. Однако, если сотрудник попадает в аварию на работе или подает иск против предприятия, рекомендуется хранить ваши записи в течение 10 лет после разрешения иска.
  • Информация о соискателе должна храниться не менее трех лет, даже если вы не нанимали соискателя.
  • Записи о праве собственности, , такие как документы о создании бизнеса, протоколы ежегодных собраний, подзаконные акты, бухгалтерские книги и документы о собственности, должны храниться постоянно.
  • Записи бухгалтерских услуг должны храниться не менее семи лет. Бухгалтеры, будучи консервативной группой, часто рекомендуют вам постоянно хранить финансовые отчеты, контрольные регистры, отчеты о прибылях и убытках, бюджеты, главные бухгалтерские книги, кассовые книги и аудиторские отчеты.
  • Операционные записи, , включая выписки по банковским счетам, выписки по кредитным картам, аннулированные чеки, кассовые чеки и корешки чековых книжек, соответствуют правилу семи лет.

Эти периоды предлагаются не как окончательная инстанция, а как ориентир. Ваш CPA, аутсорсинговая бухгалтерская служба или налоговый юрист могут порекомендовать другой подход, основанный на правилах вашей отрасли и конкретных потребностях вашего бизнеса.

Подразделение корпораций штата Мэн

Корпоративные документы в настоящее время задерживаются.Срок рассмотрения 10-18 рабочих дней.


Название 31, гл. 21: Закон штата Мэн об обществах с ограниченной ответственностью


Раздел 13, c.22-A, Закон штата Мэн о профессиональных сервисных корпорациях

Раздел 5, c.6-A Типовой закон о зарегистрированных агентах

Интерактивные корпоративные услуги | Иностранные компании с ограниченной ответственностью | Использование слов «Банк», «Траст» и «Кредитный союз» | Напоминания о требованиях к подаче | Правила для обществ с ограниченной ответственностью | Правила использования экспресс-услуг

Важное замечание: Изменения формы периодически происходят для реализации новых требований.Формы могут быть исключены или пересмотрены, или могут быть созданы новые формы. Прежде чем отправлять формы в наш офис для подачи, убедитесь, что у вас самая последняя версия форм.

  • Ниже приведен список форм и сборов за регистрацию компаний с ограниченной ответственностью в Отделе корпораций.
  • Все формы предоставляются в формате Acrobat (.PDF). Если вы хотите заполнять формы на экране, вам необходимо загрузить версию Adobe Reader, посетив веб-сайт Adobe.Чтобы использовать одну из этих заполняемых форм, просто заполните ее на экране, распечатайте и отправьте по почте в наш офис вместе с соответствующей регистрационной пошлиной.
  • Если вы хотите сохранить заполненную форму, у вас должен быть полный пакет Adobe Acrobat.

Если вы хотите оплатить регистрационные сборы или другие услуги, предлагаемые этим Бюро, с помощью вашей кредитной карты, вы сможете заполнить и вернуть этот «заполняемый» ваучер вместе со своим запросом.

Платежный ваучер кредитной картой


Компании с ограниченной ответственностью (раздел 31, глава 21)

Маршруты и карта

Как долго хранить налоговые отчеты и квитанции о доходах

Надлежащее ведение делового учета позволяет вам составлять финансовые отчеты, помогает вам следить за своими расходами и пригодится, если вы когда-нибудь подвергнетесь судебному преследованию или проверке.

Но знаете ли вы, что IRS также требует от вас вести финансовую отчетность вашего бизнеса?

В этом руководстве мы расскажем вам, какие записи вы обязаны хранить по закону, как долго вы должны их хранить и как не потерять их.

Как долго хранить налоговые документы и квитанции за

Как правило, вам следует хранить налоговые отчеты и квитанции за три года . Но в некоторых случаях дольше.

Тип записи Как долго хранить
Прошлые налоговые декларации 3 года
Квитанции 3 года
Разная финансовая отчетность 3 года
Отчеты по налогу на прибыль 4 года
Если вы не указали доход в декларации, ведите записи за…. 6 лет
Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг, ведите учет… 7 лет

Восемь правил ведения документации малого бизнеса

  1. Всегда сохраняйте квитанции, банковские выписки, счета-фактуры, платежные ведомости и любые другие документальные подтверждения, подтверждающие доход, вычет или кредит, указанные в вашей налоговой декларации.

  2. Большинство подтверждающих документов необходимо хранить не менее трех лет .

  3. Записи о налогах на заработную плату должны храниться не менее четырех лет .

  4. Если вы не указали доход в декларации, ведите учет за шесть лет .

  5. Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг, ведите учет за семь лет .

  6. Переходите без бумаги , храните все в электронном виде и всегда делайте резервные копии.

  7. Расходы, менее 75 долларов или связанные с транспортом, проживанием или питанием, могут не требовать квитанции.Но вам все равно нужно сообщить IRS, где и когда произошли расходы и для чего они были сделаны.

  8. Даже если вам не нужен документ для уплаты налогов, он может понадобиться вам для чего-то другого. Если сомневаешься, сохрани.

Какие налоговые квитанции хранить

Как бы они ни хотели поверить вам на слово, IRS требует, чтобы вы хранили документацию, подтверждающую доход, вычеты и кредиты, которые вы указываете в своей налоговой декларации.

Вот основные типы записей, которые вам следует хранить:

  • Квитанции
  • Кассовые ленты
  • Информация о депозите (продажа за наличные и в кредит)
  • Счета-фактуры
  • Аннулированные чеки или другие доказательства платежа/переведенные электронные средства
  • Квитанции по кредитным картам
  • Банковские выписки
  • Мелкие кассовые квитанции для мелких платежей наличными
  • Кредиторская и дебиторская задолженность
  • Записи о заработной плате
  • Налоговые декларации
  • Предыдущие налоговые декларации
  • W2 и 1099 формы
  • Любые другие документальные доказательства, подтверждающие доход, вычет или кредит, указанные в вашей налоговой декларации

Хотя они могут не всегда понадобиться вам для уплаты налогов, вы также должны иметь под рукой следующие деловые документы:

  • Любые подписанные вами контракты (с клиентами, поставщиками, подрядчиками, сотрудниками и т. д.)
  • Учредительный договор
  • Разрешения на ведение бизнеса
  • Компания по охране труда, технике безопасности и любые другие нормативные документы
  • Годовые отчеты

Поскольку бремя доказывания, связанного с подкреплением каждой позиции налоговой декларации документацией, лежит на вас, наилучший подход к ведению учета для малого бизнеса — попытаться вести как можно больше записей.

Нужна помощь в ведении бухгалтерского учета и документации? Проверьте скамейку. Мы сделаем вашу бухгалтерию за вас!

Есть ли документы, которые мне не нужно хранить?

Невозможно сохранить все .Квитанции иногда теряются, особенно на мелкие расходы. Можете ли вы по-прежнему требовать эти расходы без квитанций в качестве налоговых вычетов?

Возможно, если расходы меньше $75

Вообще говоря, вы можете не хранить документ по трем причинам:

  • Расход меньше 75 долларов. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
  • Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию ​​непросто.
  • Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в соответствии с подотчетным планом с выплатой суточных.

Но подождите, пока не выбрасывайте квитанцию ​​Chipotle!

Даже тогда вы не полностью сорвались с крючка. Любые вычеты из вашей налоговой декларации могут быть подвергнуты сомнению во время аудита — даже расходы менее 75 долларов.

Чтобы Налоговое управление США оставило в силе вычет менее 75 долларов США без квитанции, вам необходимо предоставить им следующую информацию:

  • Сумма расходов
  • Где и когда было сделано
  • Существенный характер или цель расходов

Если вычесть питание и развлечения, все еще сложнее.Возможно, вам придется представить список всех людей, которые были с вами, когда произошли расходы, и то, о чем вы говорили (действительно — IRS хочет знать, говорили ли вы о делах).

Если вы вычитаете многие расходы ниже 75 долларов (и особенно если вы вычитаете много еды и развлечений), электронная таблица или мобильное приложение, такое как Expensify, обычно является лучшим способом отслеживать все, не утонув в море мелких квитанций.

Если вы все еще не уверены, какие небольшие квитанции хранить, вы можете ознакомиться с рекомендациями IRS по подтверждению расходов на сумму менее 75 долларов США здесь.

Как долго нужно вести налоговый учет?

Вообще говоря, на три года

IRS говорит, что вы должны хранить свои записи «до тех пор, пока это необходимо для подтверждения дохода или вычетов в налоговой декларации». Как правило, это означает, что вы должны хранить свои налоговые записи в течение трех лет с даты подачи декларации или с даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что наступит позже).

Допустим, вы подали налоговую декларацию за 2020 год за два месяца до крайнего срока, 10 февраля 2021 года.Это означает, что вам нужно будет хранить квитанции, налоговые отчеты и любую другую документацию, связанную с декларацией, до 15 апреля 2024 года — через три года после крайнего срока подачи налоговой декларации за 2020 год.

Почему три года?

В основном это связано с Периодом исковой давности, то есть временем, в течение которого вы можете внести поправки в свою налоговую декларацию или в течение которого IRS может провести проверку вашей декларации.

Когда срок исковой давности по вашей налоговой декларации истекает, вы больше не обязаны хранить налоговую декларацию или подтверждающую ее документацию.

Исключения из правила трех лет

В некоторых случаях вам необходимо хранить налоговую отчетность более трех лет. Например:

Если у вас есть записи о сотрудниках

Вы должны вести учет налогов на заработную плату в течение как минимум четырех лет после даты, когда начисляются или выплачиваются налоги на заработную плату (в зависимости от того, что наступит позже).

Если вы не указали доход в декларации

Если вы не сообщаете о доходах, которые вы должны были указать, и они составляют более 25% валового дохода, указанного в вашей декларации, ведите записи в течение шести лет после даты подачи или даты подачи налоговой декларации (в зависимости от того, что позже).

Если вы вычли стоимость безнадежных долгов или бесполезных ценных бумаг

В таком случае храните записи в течение семи лет.

Если вы подаете мошенническую декларацию или вообще не возвращаете

Надеетесь избежать наказания за налоговое мошенничество? У мошеннических или незаполненных деклараций нет срока давности, поэтому IRS может вечно преследовать вас. Просто что-то иметь в виду!

Если у вас есть записи, связанные со свойством

Стандартный трехлетний срок исковой давности применяется к любым вычетам, которые вы делаете в отношении вашего имущества (амортизация, убытки от продажи и т. д.).) Но иногда промежуток времени между тем, когда вы отчуждаете или продаете свою собственность, и тем, когда вам больше не нужно хранить эти документы, может превышать 3 года.

Допустим, вы продаете имущество, продав его в течение 2018 налогового года, сообщаете о финансовой прибыли в своей налоговой декларации за 2020 год и подаете налоговую декларацию точно в срок уплаты налогов 17 апреля 2021 года. Это означает, что вам нужно будет сохранить записи, связанные с имуществом, до 17 апреля 2024 г. (т. е. через три года после даты подачи 17 апреля 2021 г.).

Эти записи, как правило, включают акты, правоустанавливающие документы и записи о стоимости (например, квитанции за оборудование, такое как компьютеры или транспортные средства).

Нужно ли мне хранить бумажные банковские выписки?

Если у вас есть интернет-банкинг, нет. Цифровая копия подойдет. Если в вашем банке нет онлайн-банкинга, лучше хранить банковские записи в течение трех лет.

Самый простой способ вести записи

IRS говорит, что вы можете использовать любую систему учета, если она «четко показывает ваши доходы и расходы».Но если вы не проходите прослушивание, чтобы появиться в эпизоде ​​​​« Хранители », вам, вероятно, следует отказаться от бумаги и хранить все в электронном виде.

IRS принимает цифровые копии документов, если они идентичны оригинальным копиям. (Это означает, что вы должны иметь возможность предоставить им распечатанную разборчивую копию документа по запросу.)

Оцифровка записей — это еще и отличный способ избежать случайного выбрасывания их во время переезда или чрезмерно усердной весенней уборки.Кроме того, давайте не будем забывать, что бумажные записи могут выцветать и повреждаться. Сказать IRS, что «собака съела мои налоговые отчеты», просто не годится.

Мы рекомендуем сканировать каждую запись и квитанцию ​​в вашем бизнесе, присваивать им описательное имя и архивировать их навсегда.

Вот несколько инструментов, упрощающих ведение цифровых записей:

  • Безопасные облачные хранилища, такие как Dropbox, Evernote или Google Drive. Любой из этих веб-сайтов будет поддерживать сканирование и хранение.
  • Специальный сканер для деловых документов, такой как Kodak Alaris (эти машины могут обрабатывать большое количество документов одновременно и позаботятся о процессе хранения за вас, экономя ваше время).
  • Специальное приложение для чеков, такое как Receipt Bank.

Если в конечном итоге вы решите пойти по безбумажному пути, не забудьте хранить резервную копию ваших документов в безопасном втором месте, например, на жестком диске, защищенном паролем, или в дополнительном облачном хранилище.

Как скамья может помочь

Бухгалтерская команда Your Bench автоматизирует вашего финансового администратора, подключая банковские счета, кредитные карты и платежные системы для импорта информации на нашу платформу.Ваша команда также отвечает на вопросы и завершает налоговую подготовку перед подачей документов. Мы даже можем обработать вашу налоговую декларацию и предоставить неограниченное количество консультаций по запросу со специалистом по налогам. Узнать больше.

Я прождал положенное время и теперь еду на свалку, чтобы выбросить все эти старые налоговые документы. Это нормально, верно?

Подожди. Налоговое время может быть самым важным временем для ведения деловой документации, но налоги — не единственная причина, по которой вы должны хранить все эти документы.

Прежде чем бросить их, дважды проверьте, не понадобятся ли они кому-нибудь еще, с кем вы ведете дела. Кредиторы, бизнес-юристы и страховые компании иногда требуют, чтобы вы хранили записи дольше, чем это делает IRS.

На самом деле это еще одно преимущество ведения цифровых записей. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, следует ли вам сохранить их или избавиться от них, вы можете заархивировать их навсегда.

Если сомневаетесь, сохраните

Если есть что-то, что вы вынесете из этого руководства, сделайте это правилом.

Если у вас когда-нибудь возникнут сомнения в том, следует ли вам сохранить документ, сохраните его. А еще лучше оцифровать. Вы поблагодарите себя в следующий раз, когда будете платить налоги или проходить проверку.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.