Поток исходящих документов: Потоки документов в организации

Содержание

Сведения о проектировании: исходящий складской поток — Business Central

  • Статья
  • Чтение занимает 6 мин
  • 1 участник

Были ли сведения на этой странице полезными?

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Исходящий поток на складе начинается с запроса из документов-источников выпуска о необходимости переместить товары со склада — отправить третьей стороне или на другой склад. Из зоны хранения складские операции выполняются на разных уровнях сложности для перемещения товаров в зоны отгрузки.

Каждый товар определяется и сопоставляется с соответствующим входящим документом-источником. Существуют следующие исходящие документы-источники.

  • Заказ на продажу
  • Заказ на исходящее перемещение
  • Возврат покупки
  • Сервисный заказ

Кроме того, существуют следующие внутренние документы-источники, которые служат исходящими источниками.

  • Производственный заказ с потребностью в компоненте
  • Заказ на сборку с потребностью в компоненте

Последние два документа представляют исходящие потоки со склада во внутренние операционные области. Дополнительные сведения об обработке склада для внутренних исходящих и входящих процессов см. в разделе Сведения о проектировании: внутренние складские потоки.

Процессы и документы пользовательского интерфейса в исходящих складских потоках отличаются для базовой и расширенной конфигураций склада. Основное различие в том, что действия выполняются на уровне отдельных заказов в базовых конфигурациях складирования и они консолидируются для нескольких заказов в расширенных конфигурациях складирования. Дополнительные сведения о различных уровнях сложности склада см. в разделах Сведения о проектировании: обзор склада.

В Business Central исходящие процессы по подбору и отгрузке мажут быть выполнены четырьмя способами при помощи различных функций в зависимости от уровня сложности склада.

Метод Исходящий процесс Ячейки Складской подбор Расх. накладные Уровень сложности (см. раздел Сведения о проектировании: настройка склада)
П Выполните учет подбора и отгрузки из строки заказа X 2
Б Выполните учет подбора и отгрузки из складского документа подбора X 3
C Выполните учет подбора и отгрузку из документа складской отгрузки X 4/5/6
D Выполните учет подбора из складского документа подбора и учет отгрузки из документа складской отгрузки X X 4/5/6

Выбор подхода зависит от принятых в организации практик и уровня организационной сложности. В среде последовательного выполнения заказов с простыми процессами и простой структурой ячеек можно выполнять (метод А) подбор и отгрузку из строки заказа. В других организациях, выполняющих заказы последовательно, где товары для одной строки заказа могут поступать из нескольких ячеек или где работники склада не могут работать с документами заказов, рекомендуется использовать отдельные документы подбора (метод В). Если в процессах подбора и отгрузки организации обрабатывается несколько заказов и, следовательно, требуется более четкое управления и обзор, рекомендуется использовать документ складской отгрузки и документ складского подбора для разделения задачи по подбору и отгрузке (методы С и D).

При использовании методов A, B и C действия подбора и отгрузки объединены в один шаг при учете соответствующего документа как отгруженного. При использовании метода D сначала регистрируется подбор, а затем через некоторое время учитывается отгрузка из другого документа.

Базовые конфигурации склада

На следующей схеме показаны исходящие складские потоки по типам документов в базовых конфигурациях склада. Номер на схеме соответствует шагам в разделах после схемы.

1. Выпуск документа-источника / Создание подбора запасов или перемещение

Если пользователь, ответственный за документы-источники, например ответственный за обработку заказа на продажу или планировщик производства, готов к исходящей складской операции, он или она выпускает документ-источник, чтобы сигнализировать работникам склада, что проданные товары или компоненты можно комплектовать и размещать в указанные ячейки. Либо пользователь может создать складские документы комплектования или перемещения для отдельных строк заказа в принудительном порядке с учетом заданных ячеек и обрабатываемых количеств.

Примечание

Перемещения запасов используются для перемещения товаров в области внутренних операций в базовых конфигурациях склада на основе документов-источников или в зависимости от конкретной ситуации.

2. Создание исходящего запроса

При выпуске исходящего документа-источника автоматически создается исходящий складской запрос. Он содержит ссылки на тип и номер документа-источника и не отображается для пользователя.

3. Создание подбора запасов или перемещение

На странице Подбор запасов или Перемещение запасов работник склада извлекает ожидающие строки документа-источника в режиме извлечения на основе исходящих складских запросов. В качестве альтернативы строки подбора запасов уже созданы в режиме распределения пользователем, отвечающим за документ-источник.

4. Учет подбора запасов или регистрация перемещения запасов

В каждой строке товаров, которые были полностью или частично подобраны или перемещены, работник склада заполняет поле Количество, а затем учитывает складской подбор или регистрирует перемещение запасов. Документы-источники, связанные со складским подбором, учитываются как отгруженные или потребленные. Документы-источники, связанные с перемещениями запасов, не учитываются.

Для складских подборов создаются отрицательные операции книги товаров, создаются складские операции и удаляется запрос на подбор, если обработка выполнена в полном объеме. Например, обновляется поле

Отгруженное кол-во в исходящей строке документа-источника. Создается учтенный документ отгрузки, например, со сведениями о заказе на продажу и отгруженными товарами.

Расширенные конфигурации склада

На следующей схеме показан исходящий складской поток по типу документов в расширенных конфигурациях склада. Номер на схеме соответствует шагам в разделах после схемы.

1. Выпуск документа-источника

Если пользователь, ответственный за документы-источники, например ответственный за обработку заказа на продажу или планировщик производства, готов к исходящей складской операции, он или она выпускает документ-источник, чтобы сигнализировать работникам склада, что проданные товары или компоненты можно комплектовать и размещать в указанные ячейки.

2: Создание исходящего запроса (2)

При выпуске исходящего документа-источника автоматически создается исходящий складской запрос. Он содержит ссылки на тип и номер документа-источника и не отображается для пользователя.

3. Создание складской отгрузки

На странице Складская отгрузка ответственный экспедитор извлекает ожидающие строки документа-источника на основе исходящего складского запроса. Несколько строк документа-источника можно объединить в один документ складской отгрузки.

4. Выпуск отгрузки / Создание подбора запасов

Ответственный сотрудник по отгрузке инициирует отгрузку со склада, чтобы работники склада смогли создать или скоординировать отборы со склада для соответствующей отгрузки.

В качестве альтернативы пользователь может создать документ складского подбора для отдельных строк отгрузки в режиме распределения на основе указанных ячеек и количеств для обработки.

5. Выпуск внутренней операции / Создание складского подбора

Пользователь, ответственный за внутренние операции, выпускает внутренний документ-источник, например производственный заказ или заказ на сборку, чтобы сотрудники склада могли создать или скоординировать складские подборы для соответствующей внутренней операции.

В качестве альтернативы пользователь может создать документы складского подбора для отдельного производственного заказа или заказа на сборку в режиме распределения на основе указанных ячеек и количеств для обработки.

6. Создание запроса на подбор

При выпуске исходящего документа-источника автоматически создается запрос на подбор на складе. Он содержит ссылки на тип и номер документа-источника и не отображается для пользователя. В зависимости от настройки потребление производства и заказов на сборку также создает запрос подбора для подбора необходимых компонентов из запасов.

7. Создание строк журнала подбора

Пользователь, ответственный за согласование подборов, извлекает строки складского подбора из документа Журнал подбора на основе запросов на подбор от складских отгрузок или внутренних операций с потреблением компонентов. Пользователь выбирает строки для комплектования и подготавливает комплектование, указывая, из каких ячеек брать товар, в каких ячейках его размещать и сколько единиц товара обрабатывать. Ячейки могут быть предопределены настройкой местоположения склада или ресурса операции.

Пользователь задает методы комплектования для оптимизированного складского хранения, а затем пользуется функцией для создания соответствующих документов складского подбора, которые назначаются разным складским рабочим, выполняющим складские подборы. Если подборы на складе полностью назначены, строки в документе Журнал подбора удаляются.

8. Создание документов складского подбора

Сотрудник склада, выполняющий подборы, создает документ складского подбора в режиме извлечения на основе выпущенного документа-источника. В качестве альтернативы создается документ складского подбора, который назначается работнику склада в режиме распределения.

9. Регистрация складского подбора

В каждой строке товаров, которые были полностью или частично подобраны, работник склада заполняет поле Количество на странице Складской подбор, а затем регистрирует складской подбор.

Создаются складские операции, а строки складского подбора удаляются, если были полностью обработаны. Документ складского подбора остается открытым до тех пор, пока не будет зарегистрировано полное количество соответствующей складской отгрузки. Поле

Подобр. кол-во в строках складской отгрузки обновляется соответственно.

10. Учет складских отгрузок

Если все элементы в документе складской отгрузки зарегистрированы как подобранные в указанные ячейки отгрузки, ответственный сотрудник склада учитывает складскую отгрузку. Создаются отрицательные операции книги товаров. Например, обновляется поле Отгруженное кол-во в исходящей строке документа-источника.

См. также

Сведения о проектировании: управление складом

2.3. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов

На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы пото­ков документов, регламенты документооборота и т.п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами.

С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, со­ставляющих централизованный документооборот:

  • Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, при­чем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативны­ми актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

  • Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие вхо­дящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних до­кументов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требо­вать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»).

  • Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они терри­ториально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отпра­вить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию — это направить внутрен­ний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению.

В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение.

Процедура обработки входящих и внутренних документов предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и цело­стностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадреса­ции их по назначению.

Входящие документы подвергаются следующим основным операциям обработки:

  • экспедиционной обработке;

  • первичной регистрации;

  • индексированию документов;

  • открытию «Регистрационных карточек»;

  • передаче на рассмотрение руководству.

Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ — экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке цело­стности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые доку­менты и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и запись установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку (см. таблицу 2.1).

Таблица 2.1. Список регистрируемых и нерегистрируемых документов

1. Перечень регистрируемых до­кументов:

2. Перечень нерегистрируемых документов:

1.1 поступающие из вышестоящих организаций;

1.2 направляемые в вышестоящие организации;

1.3 приказы по вопросам внутрен- ней деятельности;

1.4 приказы по личному составу;

1.5 протоколы;

1.6 докладные записки;

1.7 предложения;

1.8 заявления.

2.1. письма для сведения;

2.2. телеграммы о разрешении отпуска;

2.3. ТЗ на командировки и сметы затрат;

2.4. сообщения о заседании в повестке дня;

2.5. графики, наряды, заявки;

2.6. сводки;

2.7. учебные планы, программы;

2.8. рекламные извещения, программы совеща- ний, конференций;

2.9. прайс-листы;

2.10. технические условия;

2.11. юридические документы, претензии;

2.12. нормы расходов материалов;

2.13. поздравительные письма, пригласительные билеты;

2.14. документы о заключении коллективных до- говоров;

2.15. бухгалтерские документы;

2.16. печатные издания;

2.17. формы статистической отчетности;

2.18. корреспонденция с пометкой «лично»;

2.19. нормы расхода материалов;

2.20. объяснительные записки; арбитражные, исковые документы.

На нерегистрируемых документах проставляют только «дату поступления», и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т. е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, — это однократная регист­рация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

На регистрируемых документах проставляется «дата поступления» и «регистраци­онный номер», т. е. заполняется 31 реквизит. При выполнении этой операции используют­ся следующие документы: классификаторы документов и подразделений, а также «Но­менклатура документов».

Другой важной операцией является индексирование документа, т. е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа — это составной реквизит и состоит из трех частей:

Индекс документа = Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер,

где:

  • код отдела характеризует место исполнения документа,

  • индекс дела — место хранения этого документа,

На каждый регистрируемый документ открывается «Регистрационная карточка», если поток документов достаточно велик, или делается запись в «Журналах регистрации входящих и внутренних документов» при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов (см. табл. 2.2., 2.3).

Таблица 2.2. Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления, индекс документа

Корреспондент, дата, индекс

Заголовок текста документа

Резолюция

Отметка об исполнении

Таблица 2.3. Журнал регистрации внутренних документов

Дата поступления, индекс документа

Исполнитель

Заголовок текста документа

Резолюция

Отметка об исполнении

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение.

В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмот­рение согласно регламента прохождения каждого документа.

Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд опера­ций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре:

  1. разработка проекта документа в структурном подразделении;

  2. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

  3. утверждение документа руководством;

  4. регистрация документа;

  5. индексирование документа;

  6. экспедиционная обработка документа;

  7. отправка документа.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматри­ваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответст­вующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руко­водителем и возвращается в СДОУ.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизован­ной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководи­телем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в «Журнале регистрации исходящих документов» (см. рис. 2.4), который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу.

Таблица 2.4. Журнал регистрации исходящих документов

Дата поступления, Адресат Заголовок текста документа Резолюция Отметка об индекс документа исполнении

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку цело­стности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

ДОКУМЕНТОПОТОК — это… Что такое ДОКУМЕНТОПОТОК?

ДОКУМЕНТОПОТОК
Согласно параграфу 3.5.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536, прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Иными словами, документопотоки, циркулирующие между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов, можно разделить на следующие: 1) поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов; 2) потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы; 3) поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации. Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

  • ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ
  • ДОКУМЕНТЫ – ПРИЛОЖЕНИЯ

Смотреть что такое «ДОКУМЕНТОПОТОК» в других словарях:

  • ДОКУМЕНТОПОТОК — движение документов в аппарате управления и его подразделениях. Различают потоки входящих, исходящих и внутренних документов, для каждого из которых создается своя схема движения …   Большой экономический словарь

Управление делопроизводством, документацией и корреспонденцией

В каждой компании ежедневно обрабатываются потоки входящей и исходящей корреспонденции, создаются внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.д. При этом документы поступают в электронном и в бумажном виде. Если процедурам делопроизводства не уделять достаточно внимания, то документы могут теряться, а согласование, подписание и исполнение решений затягиваться.

Обработка и регистрация документов

Входящие документы поступают в организацию разными способами: по почте, с курьером, через сервисы обмена. После занесения в систему документ регистрируется за пару кликов:


При регистрации журнал регистрации, дата и номер присваиваются автоматически

Cистема позволяет изменить или зарезервировать номер регистрации документа, заполнить пропущенные номера в журнале регистрации. Регистрационный номер может включать в себя код подразделения, индекс журнала и другие реквизиты.

После регистрации данные в карточке документа блокируются от дальнейших изменений. Никто не сможет случайно или намеренно их изменить.

Рассмотрение входящей корреспонденции

После регистрации входящего документа создается задание руководителю на рассмотрение, в котором он:

  • выносит резолюцию;
  • принимает документ к сведению, если тот носит ознакомительный характер и не требует выполнения работ;
  • создает поручения и отправляет на исполнение;
  • переадресует задание другому сотруднику.


Вынесение резолюции руководителем

Помощнику руководителя Directum RX также позволяет создавать проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу, и отправлять его на утверждение. А руководителю при рассмотрении не нужно будет открывать каждое поручение: в задании сразу отображается полная информация о проекте резолюции.


Руководителю достаточно нажать кнопку «Утвердить проект резолюции» и поручения автоматически отправятся на исполнение

Исполнение поручений

Механизм поручений позволяет выдавать задания сотрудникам, контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы.


Задание на исполнение поручения

Исполнитель поручения может создать подчиненное поручение, чтобы передать часть работ другому сотруднику. А если работы не выполнены в срок по веским причинам, то запросить продление срока.

Если поручение на контроле, то после выполнения работ контролеру придет задание на приемку. Когда контроль не нужен, система отправит автору поручения уведомление о завершении работ.

Сотрудник может полностью делегировать поручение коллеге. Для этого нужно просто установить флажок при создании подчиненного поручения.


Автовыполнение поручений

На любом этапе исполнения поручения можно легко заменить контролера, исполнителя или соисполнителей. Например, это может потребоваться, когда их указали ошибочно, а также при увольнении или переводе одного из сотрудников. В карточке поручения есть кнопка Скорректировать:

При нажатии на кнопку появляется диалог для замены и удаления участников:

Для мониторинга работ по поручениям система также предоставляет удобные инструменты:

  • список для поиска поручений по заданным параметрам через панель фильтрации;
  • закладка «Поручение» для контроля работ по определенному поручению.
  • отчет для контроля сроков исполнения поручений за определенный период.

Список «Поручения»

Закладка «Поручение»

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

Отправка писем корреспондентам

Для создания документов в системе есть шаблоны, в которые данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Кроме исходящих писем для одного корреспондента есть возможность создавать письма, адресованные нескольким получателям. Аналогично можно работать и с входящими письмами, если они поступают сразу нескольким специалистам организации. Все адресаты указываются прямо в карточке документа:

Письма, адресованные определенному сотруднику, можно найти по параметру фильтрации «Адресат».


Фильтр по адресату

Список адресатов можно сохранять, чтобы использовать повторно. А также есть возможность распечатать лист рассылки письма— документ с перечнем адресатов и их адресов. Составлять его вручную уже не придется, все данные заполняются автоматически:

Благодаря интеграции с сервисами обмена документ отправляется корреспонденту в один клик прямо из Directum RX. Это позволяет организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов, сократить время на обработку и доставку, контролировать их возврат.

Если же отправляются бумажные документы, то доступны печать конвертов и подготовка реестра почтовых отправлений. Данные об отправителе и получателе в них заполняются автоматически.

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. При этом оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

Законодательство обязывает работодателей знакомить сотрудников с организационно-распорядительными документами. Поэтому после подписания из карточки приказа, распоряжения или постановления доступна отправка на ознакомление сотрудникам под личную подпись или в электронном виде. Кроме этого система позволяет:

  • быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
  • сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
  • контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

Directum RX позволяет отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в организации и обеспечивает их возврат. Для этого в карточке на закладке «Выдача» ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку.

За 1 рабочий день до срока возврата документа сотруднику придет задание. Так система напомнит, что нужно вернуть документ.

После возврата ответственному за хранение документов придет задание на контроль. Как только задание будет выполнено, система сама сделает отметку о возврате документа. Документы не потеряются и всегда будут возвращены вовремя.

Автоматизируйте делопроизводство с Directum RX

Directum RX упрощает ежедневную работу с документацией:

  • сводит риск потери документов к минимуму;
  • сокращает время на обработку и регистрацию входящих документов, а также на подготовку и согласование исходящих и внутренних документов;
  • повышает исполнительскую дисциплину сотрудников за счет контроля своевременности исполнения поручений;
  • ускоряет поиск местонахождения бумажных документов.

СКБ Контур пользуется своим сервисом электронного документооборота — Диадок — Диадок

Задачи

Популяризация ЭДО в российской бизнес-среде

СКБ Контур стоял у истоков развития электронного документооборота в России, занимаясь продвижением идеи ЭДО в конце 2000-х годов, когда законодательная база еще только формировалась. Нелогично пропагандировать идею о том, что электронный документооборот ускоряет бизнес-процессы компаний и сокращает издержки, и при этом использовать огромное количество бумажных документов. Собственный пример — лучший аргумент.

Сокращение сроков документооборота

При бумажном документообороте сервисные центры компании направляли документы клиентам почтой или курьером. Клиенты СКБ Контур работают по всей России, поэтому срок доставки документов до контрагента мог превышать неделю.

Ускорение возврата подписанных клиентами экземпляров

После визирования клиенты возвращали документы в сервисный центр, откуда партнеры отправляли их в головной офис. Со дня отправки документов клиенту до момента, когда подписанные им экземпляры попадали в бухгалтерию компании, могло пройти больше двух недель.

Уменьшение бумажного архива документов

Годовой документооборот Контура составляет более 500 000 документов. В пакет для клиентов входят: счет на оплату, акт и договор в двух экземплярах, счет-фактура и другие документы. Это от 4 до 20 печатных листов на сделку. Бумажный архив достиг таких размеров, что Контур передал его содержание аутсорсинговой компании.

Автоматизация документооборота

После доставки в центральный офис документов, которые уже подписали клиенты, менеджеры проверяли, учтены ли они в бухгалтерской и биллинговой системах. По такой схеме обрабатывали каждый документ. Учитывая число клиентов и объемы поступающих документов, рутинная работа отнимала много времени и сил сотрудников.

Решение

Для перехода на ЭДО СКБ Контур воспользовался собственной разработкой — сервисом Контур.Диадок. Одно дело — выступать разработчиком, другое дело — быть пользователем продукта, это принципиально другой угол зрения. Команда Диадока не побоялась его изменить, приняла этот вызов и начала внедрение.

Интеграция

В документообороте СКБ Контур участвуют системы собственной разработки:

  • «Контур-Бухгалтерия Актив» — бухгалтерская программа;
  • биллинговая система;
  • система автоматической регистрации электронных договоров;
  • система автоматического расчета агентского вознаграждения для партнеров;
  • система учета счетов — внутренняя программа утверждения счетов на оплату;
  • система интернет-отчетности Контур.Экстерн.

Интеграция со всеми программами и системами, которые использует компания, осуществлена с помощью API Диадока.

Этапы внедрения ЭДО

  1. С 2010 года СКБ Контур использует Диадок для документооборота с партнерами. Обмен документами со всеми партнерами происходит без бумаги.
  2. С 2012 года СКБ Контур автоматизирует документооборот с клиентами. Сначала реализовали пилотный проект: несколько подразделений вручную загружали документы в Диадок и через него отправляли клиентам. Первый опыт позволил создать удобные инструменты для работы во внутренних информационных системах. В электронный вид полностью переведен весь поток исходящих документов для клиентов, включая договоры, соглашения и другие. В дальнейшем планируется настроить отправку документов клиентам в автоматическом режиме.

Развитие проекта ЭДО

СКБ Контур стремится сделать работу с документами удобной для всех участников документооборота. Для этого компания применяет возможности сервиса Диадок, который развивается, отвечая на потребности пользователей.

Чтобы упростить обработку документов, настроили коннекторы двух типов, работающие на отправку и получение. В первом случае ручную отправку тысячи электронных писем партнерам заменила автоматическая: в каждое сообщение коннектор подставляет индивидуальное содержание и реквизиты. Второй повод применить коннектор возник при обмене документами с поставщиком товаров для нужд офисов. Коннектор анализирует и сортирует по подразделениям входящие документы — это помогло доставлять их напрямую ответственным сотрудникам в каждом офисе.

С 2019 года СКБ Контур использует шаблоны при обмене документами с организациями-партнерами. Когда в Диадоке появилась дополнительная функциональность для документооборота по агентской схеме, компания-разработчик в числе первых начала ее применять. СКБ Контур отправляет шаблоны документов партнерам, они проверяют данные, присваивают номер, подписывают и отправляют обратно. Документооборот с партнерами многократно ускоряется, исключаются ошибки и рутинная работа по проверке документов.

Трехсторонняя подпись — еще одна функциональность, которая облегчает документооборот с партнерами. Один документ подписывают три контрагента. Все действия отражаются в протоколе документооборота.

Для того чтобы упростить клиентам процедуру оплаты услуг, запущена платежная интеграция в Диадоке. СКБ Контур отправляет счета в виде формализованных документов. Заполнять платежные поручения вручную не нужно — клиенты могут производить оплату прямо в сервисе ЭДО.

Результаты

Внедрение ЭДО не было простым для СКБ Контур: задачу осложнял объем документооборота и количество задействованных в нем систем. Это был длинный путь, который специалисты Контура проделывали осторожными шагами. В процессе поиска оптимальных решений они усовершенствовали ряд функций Диадока, которые сейчас доступны всем пользователям сервиса. В частности, согласование входящих и исходящих документов, работа со списком контрагентов, доработка API.

Внедрение ЭДО решило ряд практических задач, которые ставила компания. А именно:

  • снизилось ежемесячное пополнение бумажного архива: объем электронного документооборота с клиентами СКБ Контур — 65 %, ЭДО с организациями–партнерами — 100 %;
  • ускорился цикл обмена документами, которые требуют двусторонней подписи: в зависимости от того, насколько быстро клиент подпишет, длительность составляет от 10–15 минут до 1–2 дней;
  • автоматизирован документооборот: работать с документами стало удобно, не нужно искать их в коробках, в которых они поступали из сервисных центров, контролировать, учтены ли они в системах — электронные документы проверяются автоматически;
  • экономятся время и силы сотрудников на обработку документов, в результате высвободились дополнительные ресурсы на выполнение других задач;
  • ликвидированы риски потери и порчи документов, ошибок, непропечатки фрагментов;
  • достигнута прозрачность и контролируемость документооборота: всегда видно, на какой стадии находится документ;
  • сокращены расходы на печать, доставку и хранение документов.

СКБ Контур реализовал и стратегическую цель — развитие возможностей электронного документооборота для российских компаний на основании собственного опыта.

Документооборот оперирует как полностью оформленными документами, так и находящимися на исполнении и проектами документов. Практика показывает, что электронный документооборот более эффективно поддается регулированию, нежели бумажный. Это объясняется тем, что документооборот состоит из потоков документов, обращающихся между пунктами обработки, создания, исполнения, согласования. Общие документопотоки делятся на 3 русла – входящая корреспонденция, исходящая и поток внутренней документации (Организация работы с документами: учебник//Под ред. В.А. Кудряевой.- Изд. 2-е, перераб. и доп.-М.: Ифра-М, 2005.-589с.- (Высшее образование). В соответствии с масштабом движения документов документооборот разделяют на: 1. конкретного должностного лица 2. структурного подразделения 3. организации как юридического лица и государства в целом. Документооборот состоит из потоков документов, обращающихся между различными участками на предприятии. Образно можно разделить документооборот предприятия на поток входящих документов, поток исходящих документов и поток внутренней документации. Задачей делопроизводственных служб является в том, чтоб документы во время своего движения не терялись и поступали вовремя в нужные пункты. Эта задача решается с помощью системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах – Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Основу традиционного документооборота составляют «бумажные технологии при помощи печатных машинок, множительных аппаратов и обычной почтовой доставки. Однако, начиная с середины 1990-х годов, традиционный документооборот стал сдавать позиции уступая место электронному. Идея безбумажного офиса возникла в конце 60-х годов прошлого века в Исследовательском центре Ксерокс (США) – в компании, которая много сделала для увеличения потребления именно бумаги, выпуская копировальную технику (пардокс!). Внедрение в разные сферы электронного офиса – комплексного использования современных технических средств для автоматизации процедур – оказалось реальным благодаря распространению персональных компьютеров с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, а так же всевозможных высокоэффективных средств оргтехники (сканер, принтер, флэш-карта и т.д.). На втором этапе отдельные устройства объединились с помощью внутренних линий в единую сеть, что позволило создать связь с рабочими местами. Третий этап связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных рабочих мест (АРМ) и объединением их в единую сеть с общим доступом к базам данных. В настоящее время автоматизируются многие традиционные операции. Для каждого отдельного сотрудника разрабатывается и оснащается АРМ, профессионально ориентированный на его функции. Так для товароведа, бухгалтера, инспектора по кадрам и секретаря существуют различные программы с единой базой. Ярким примером тому широко используемая на предприятиях программа «1С: Предприятие», имеющая такие составляющие как: «1С: Зарплата и кадры», «1С: Торговля и склад» и т.д. Это система управления документами масштаба предприятия. Предназначена для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. “1С:Архив” является системой управления документами масштаба предприятия и предназначен для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины. «1С:Архив» позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников как по локальной сети, так и по Интернет; выдавать поручения, выбирать исполнителей или группы исполнителей, устанавливать контрольные сроки и автоматически рассылать оповещения сотрудникам о поступлении новых поручений; хранить все версии документов и вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов; проводить поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка; управлять правами пользователей и устанавливать различные права доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей;- использовать технологию «WebPortal» для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных Web браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему. Электронная почта позволяет реализовать функцию информационного обмена между предприятиями. Базы данных, электронные картотеки, таблицы используются для информационного обеспечения, расчетов и различных операций. Помимо традиционно использующихся офисных программ от корпорации Microsoft, крупные предприятия используют специализированные программы по делопроизводству. В результате проведенного маркетингового исследования выявлен ряд фирм – разработчиков систем автоматизированного документооборота (СЭД). Первую тройку лидеров на рынке программного обеспечения по управлению ДОУ занимают такие программные продукты: «Дело», «Евфрат-документооборот», «Оптима». Представленные системы электронного документооборота показали себя как оптимальные продукты для использования на крупных предприятиях и не имеют принципиального отличия друг от друга. Так, на примере системы «Евфрат – документооборот» можно выделить следующие особенности СЭД: — создание и ведение входящей и исходящей корреспонденции, базы внутренней документации; — комплексный контроль «жизненного цикла» документов; -контроль над исполнением распорядительной документации. Кроме того, системы электронного документооборота обеспечивают работу со всеми видами документов в соответствии с принятыми стандартами предприятия, способны адаптироваться к индивидуальным особенностям делопроизводства, и предназначены для решения типовых задач делопроизводства в различных бизнес-направлениях. Специалисты в области автоматизации документооборота советуют, прежде чем приступать к внедрению системы на предприятиях, нужно проанализировать свой документооборот, оптимизировать маршрут движения документов, задать поисковые ключи и поисковые реквизиты. Прежде чем выбрать из множества предлагаемых на рынке программных продуктов предприятию следует определить: для чего ей необходима автоматизированная система документационного обеспечения управления, сформулировать свои требования к программе. Основные принципы электронного документооборота заключаются в следующем. 1. Однократная регистрация документа. Позволяет однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции системы. 2. Возможность параллельного выполнения. Позволяет сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения. 3. Непрерывность движения документа. Идентифицирует ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса). 4. Единая (или согласованная и распределённая) база документной информации исключает возможность дублирования документов. 5. Эффективно организованная система поиска документа позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нём. 6. Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов контролирует движение документов по процессам документооборота и позволяет принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов. Помимо этого, стоит перечислить группу особенностей электронного документооборота: — оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд; — ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно; — надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ; — снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму; — снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам; — отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует «твердых копий», что значительно снижает затраты на расходные материалы; — резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом; — система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая «забывчивость» сотрудников; — инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность; — накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа. Следствиями перехода на электронный документооборот являются уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов; сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации; повышение уровня обслуживания клиентов; укрепление исполнительской дисциплины; сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Цифровизация процессов КАО «Азот» на базе Directum — GlobalCIO|DigitalExperts

Для внедрения интеллектуальных сервисов на предприятии важно, чтобы договорные документы и первичные учетные документы от контрагента находились в одной системе. Благодаря единому электронному архиву, организованному в Directum, удалось выстроить полный процесс обработки документа. На этапе приемки ТМЦ происходит автоматическая классификация документов. Сервисы распознают данные из него, классифицируют, извлекают их, а затем проверяют и сопоставляют с информацией из источника, используя для этого возможности нечёткого поиска.

Все важные факты, которые сервисы смогли извлечь из документа, заносятся в его карточку. Поля заполняются в зависимости от вида первичного документа. Человеку остаётся лишь проверить правильность занесения данных.

Опечатки и ошибки часто возникают в бумажных документах, которые содержат несколько десятков номенклатурных позиций. Интеллектуальные сервисы помогают их избежать. Автоматически оценивается соответствие фактов о контрагенте тем, что хранятся в ERP-системе (ИНН, адрес и т.д.). Сервисы проверяют, правильно ли заполнены даты, верно ли произведены расчёты сумм. Если представлен комплект документов, то сравниваются ключевые значения в них.

Для верификации документа бухгалтером требуется информация из разных систем. Благодаря настроенной интеграции сотрудник получает одну задачу со скан-образами первичных документов, ссылкой на накладную в ERP-системе, а в тексте отображается информация об автоматически определенной ТХО и проверках, выполненных интеллектуальными сервисами.

Произведена интеграция с тремя системами источниками «Галактика ERP» – по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» – по декларациям на товары, ЭТРАН – по железнодорожным квитанциям.

Процессы переносились в систему поэтапно. В 2013 году перевели в электронный вид работу с корреспонденцией и согласование договорных документов, организовали работу с поручениями руководителей. Для контроля исполнения разработали специальный отчёт, который строится автоматически в самой системе. Работы выполнили специалисты ООО «Финансовые технологии» – партнёра компании Directum.

В 2015 году цифровизовано управление совещаниями и HR-процессами. В системе ведется организация встреч и заседаний и согласование протоколов совещаний. Все поручения сразу же отправляются в работу ответственным, а руководители легко контролируют их исполнение. Переведена в электронный вид картотека кандидатов, управление вакансиями и требованиями к ним. Когда на предприятии появляется свободная должность, Directum автоматически подбирает и предлагает претендентов из базы кандидатов. Руководители рассматривают их, назначают собеседования, согласовывают трудоустройство – все процессы проходят по маршрутам, заранее настроенным в системе.

В 2016 году в системе создана единая база рационализаторских предложений, настроены процессы их согласования и рассмотрения. В электронном виде также утверждаются встречи технического совета, на которых руководители обсуждают идеи сотрудников.

2017 год цифровизировали процесс согласования финансовых обязательств перед поставщиками с помощью типовых маршрутов, благодаря которым при подписании документов всегда соблюдается регламент. Также настроили интеграцию с «Галактикой ERP». Теперь все согласования платежей проходят быстро и без переключений между системами – в едином информационном пространстве. Процесс стал прозрачнее, отслеживать ситуацию по отправленной заявке на оплату можно на всех этапах – от её создания до перечисления средств контрагенту.

В 2018 году организован электронный архив документов по направлению «Сбыт». Настроена интеграция системы Directum с тремя системами-источниками: «Галактика ERP» – по первичным документам и связям между ними, ВЭД «Декларант» – по декларациям на товары, ЭТРАН – по железнодорожным квитанциям. Теперь все УПД, счета-фактуры, ж/д доверенности, М-15 и другие документы по поставкам можно найти в одном месте. У каждого бумажного оригинала в едином архиве появился скан-образ, к каждому организован быстрый доступ из учётной системы.

В 2019 году в сиcтеме выстроен процесс управления техническим обслуживанием оборудования и ремонтными работами. Благодаря специализированному решению:

· ускорили согласование работ по ремонту и техобслуживанию – с 80 до 24-40 часов;

· сократили трудозатраты – экономия времени на операцию/процесс составила 40 ч. в месяц;

· снизили канцелярские расходы – на 10-15 % в месяц;

· заложили основу для разработки KPI-показателей по ремонтам.

В октябре 2019 года завершился пилотный проект по применению интеллектуальных сервисов для обработки документов и создания цифровой бухгалтерии. Корректность классификации входящих документов составила 95 % а полнота заполнения реквизитов – 92. Определение типовой хозяйственной операции прошло верно в 90 %.

Детали проекта — исходящий складской поток — Business Central

  • Статья
  • 7 минут на чтение
  • 4 участника

Полезна ли эта страница?

да Нет

Любая дополнительная обратная связь?

Отзыв будет отправлен в Microsoft: при нажатии кнопки отправки ваш отзыв будет использован для улучшения продуктов и услуг Microsoft.Политика конфиденциальности.

Представлять на рассмотрение

В этой статье

Исходящий поток на складе начинается с запроса из деблокированных исходных документов на вывоз номенклатур из склада для отправки внешней стороне или в другое местонахождение компании. Из зоны хранения складские операции выполняются на разных уровнях сложности, чтобы доставить товары на отгрузочные доки.

Каждый элемент идентифицируется и сопоставляется с соответствующим входящим исходным документом. Существуют следующие исходящие исходные документы:

  • Заказ на продажу
  • Исходящее транспортное поручение
  • Заказ на возврат покупки
  • Сервисный заказ

Кроме того, существуют следующие внутренние исходные документы, функционирующие как исходящие источники:

  • Производственный заказ с потребностью в компоненте
  • Заказ на сборку с потребностью в компоненте

Последние два документа представляют исходящие потоки со склада во внутренние операционные области.Дополнительные сведения об обработке склада для внутренних входящих и исходящих процессов см. в разделе Детали проектирования: внутренние складские потоки.

Процессы и документы пользовательского интерфейса в исходящих складских потоках различаются для базовой и расширенной конфигураций склада. Основное отличие состоит в том, что в базовых конфигурациях склада действия выполняются по каждому заказу, а в расширенных конфигурациях склада они объединяются для нескольких заказов. Дополнительные сведения о различных уровнях сложности склада см. в разделе Детали проектирования: обзор склада.

В Business Central исходящие процессы комплектования и отгрузки могут выполняться четырьмя способами с использованием различных функций в зависимости от уровня сложности склада.

Метод Исходящий процесс Контейнеры Выбор Отгрузки Уровень сложности (см. Сведения о проекте: Настройка склада)
А Почтовый комплект и отгрузка из строки заказа х 2
Б Разноска комплектования и отгрузки из документа инвентаризационного комплектования х 3
С После комплектования и отгрузки со склада отгрузочный документ х 4/5/6
Д Последующее комплектование из документа складского комплектования и проводка отгрузки из документа складской отгрузки х х 4/5/6

Выбор подхода зависит от принятых в компании практик и уровня их организационной сложности.В среде «заказ за заказом» с простыми процессами и простой структурой ячеек подходит метод А, комплектация и отгрузка из строки заказа. В других компаниях, работающих по принципу «заказ за заказом», где товары для одной строки заказа могут поступать из более чем одной ячейки или где работники склада не могут работать с документами заказа, уместно использование отдельных документов комплектования, метод B. Если процессы комплектования и отгрузки компании предполагают обработку нескольких заказов и, следовательно, требуют большего контроля и обзора, компания может выбрать использование документа складской отгрузки и документа складского подбора для разделения задач по комплектованию и отгрузке, методы C и D.

В методах A, B и C действия комплектации и отгрузки объединяются в один шаг при проводке соответствующего документа как отгруженного. В методе D комплектование сначала регистрируется, а затем отгрузка проводится позже из другого документа.

Базовые конфигурации склада

На следующей диаграмме показаны исходящие складские потоки по типам документов в базовых конфигурациях склада. Номера на диаграмме соответствуют шагам в разделах, следующих за диаграммой.

1: Деблокировать исходный документ/Создать подборку или перемещение запасов

Когда пользователь, отвечающий за исходные документы, например, обработчик заказов на продажу или планировщик производства, готов к исходящей складской операции, он или она выпускает исходный документ, чтобы сообщить работникам склада, что проданные товары или компоненты могут быть собраны и размещаются в указанных ячейках. В качестве альтернативы пользователь создает документы подбора или перемещения запасов для отдельных строк заказа в режиме push на основе указанных ячеек и количеств для обработки.

Примечание

Движение запасов используется для перемещения номенклатур во внутренние операционные области в базовых конфигурациях склада на основе исходных документов или на разовой основе.

2: Создать исходящий запрос

При выпуске исходящего исходного документа автоматически создается исходящая складская заявка. Он содержит ссылки на тип и номер исходного документа и невидим для пользователя.

3: Создать подборку или перемещение запасов

На странице Inventory Pick или Inventory Movement работник склада извлекает в режиме извлечения ожидающие строки исходного документа на основе исходящих складских запросов.В качестве альтернативы, строки подбора запасов уже созданы принудительно пользователем, ответственным за исходный документ.

4: Проводка подбора запасов или регистрация движения запасов

В каждой строке товаров, которые были отобраны или перемещены частично или полностью, работник склада заполняет поле Количество , а затем проводит подборку запасов или регистрирует движение запасов. Исходные документы, связанные с комплектованием запасов, учитываются как отгруженные или использованные.Первичные документы, связанные с движением запасов, не проводятся.

Для инвентаризационных подборов создаются отрицательные записи книги товаров, создаются складские записи, а запрос на подбор удаляется, если он полностью обработан. Например, обновляется поле Отгруженное количество в строке исходящего исходного документа. Создается учтенный документ отгрузки, отражающий, например, заказ на продажу и отгруженные номенклатуры.

Дополнительные конфигурации склада

На следующей диаграмме показан исходящий складской поток по типу документа в расширенных конфигурациях склада.Номера на диаграмме соответствуют шагам в разделах, следующих за диаграммой.

1: Выпустить исходный документ

Когда пользователь, отвечающий за исходные документы, например, обработчик заказов на продажу или планировщик производства, готов к исходящей складской операции, он или она выпускает исходный документ, чтобы сообщить работникам склада, что проданные товары или компоненты могут быть собраны и размещаются в указанных ячейках.

2: Создать исходящий запрос (2)

При выпуске исходящего исходного документа автоматически создается исходящая складская заявка.Он содержит ссылки на тип и номер исходного документа и невидим для пользователя.

3: Создать складскую отгрузку

На странице Складская отгрузка ответственный за доставку работник извлекает ожидающие строки исходного документа на основе исходящего складского запроса. Несколько строк исходного документа могут быть объединены в один документ складской отгрузки.

4: Разблокировать отгрузку/Создать складскую комплектацию

Ответственный за отгрузку работник освобождает складскую отгрузку, чтобы работники склада могли создавать или координировать складские подборки для рассматриваемой отгрузки.

В качестве альтернативы пользователь создает документ складского подбора для отдельных строк отгрузки методом push на основе указанных ячеек и количеств для обработки.

5: Деблокировка внутренней операции/Создание складского комплекта

Пользователь, отвечающий за внутренние операции, выпускает внутренний исходный документ, такой как производственный и сборочный заказ, чтобы работники склада могли создавать или координировать складские подборки для рассматриваемой внутренней операции.

В качестве альтернативы пользователь создает документы складского подбора для отдельного производственного или сборочного заказа в режиме push на основе указанных ячеек и количеств для обработки.

6: Создать запрос на подбор

При деблокировании исходящего исходного документа запрос складского подбора создается автоматически. Он содержит ссылки на тип и номер исходного документа и невидим для пользователя. В зависимости от настройки потребление из производственного и сборочного заказа также создает запрос на подбор необходимых компонентов из запасов.

7: Создание строк рабочего листа подбора

Пользователь, отвечающий за координацию комплектования, извлекает строки складского комплектования в Рабочем листе комплектования на основе запросов комплектования из складских отгрузок или внутренних операций с потреблением компонентов.Пользователь выбирает линии для отбора и подготавливает подборки, указывая, из каких бункеров брать, в какие бункеры помещать и сколько единиц обрабатывать. Ячейки могут быть предварительно определены путем настройки местоположения склада или операционного ресурса.

Пользователь указывает методы комплектования для оптимизированной складской обработки, а затем использует функцию для создания соответствующих документов складского комплектования, которые назначаются различным складским работникам, выполняющим складские комплектования. Когда складские комплекты полностью назначены, строки в Рабочем листе подбора удаляются.

8: Создание документов складского комплектования

Работник склада, выполняющий подбор, создает документ складского подбора в режиме извлечения на основе деблокированного исходного документа. В качестве альтернативы документ складского подбора создается и назначается работнику склада в принудительном порядке.

9: Зарегистрировать выборку склада

В каждой строке товаров, которые были подобраны частично или полностью, работник склада заполняет поле Количество на странице Складской комплект , а затем регистрирует складской комплект.

Записи склада создаются, а строки складского подбора удаляются, если они полностью обработаны. Документ складского комплектования остается открытым до тех пор, пока не будет зарегистрировано полное количество соответствующей складской отгрузки. шт. Поле Picked в строках складской отгрузки обновляется соответствующим образом.

10: Почтовая складская отгрузка

Когда все номенклатуры в документе складской отгрузки зарегистрированы как комплектованные для указанных ячеек отгрузки, ответственный за доставку работник проводит складскую отгрузку.Создаются отрицательные записи книги товаров. Например, обновляется поле Отгруженное количество в строке исходящего исходного документа.

См. также

Детали дизайна: Управление складом

Business Central в Microsoft Learn

Процедуры контроля документов

Процедуры контроля документов задают основу для того, как документы утверждаются, обновляются или исправляются, как отслеживаются изменения, как документы публикуются (внутренними или внешними) и как документы делаются устаревшими.

Система управления документами помогает автоматизировать контроль и отслеживание документов, которые управляются в соответствии с процедурами управления документами. Все, от самого Руководства по процедурам контроля документов до всех документов и файлов, управляемых программой контроля документов, управляется в рамках централизованной системы.

Что такое процедуры контроля документов?

Процедуры контроля документов — это процессы, определенные Руководством по процедурам контроля документов.В том числе:

Создание документа

Кто создает документ и как создается документ, определяются процедурой контроля документов. Это может включать сведения о том, как документ отформатирован, как он назван, и другие технические сведения о документе.

Проверка и утверждение документов

Порядок проверки документа, кто утверждает документ и как регистрируются утверждения или изменения — все это прописано в процедуре контроля документов.Принципы обеспечения качества требуют проверки документов на точность.

Редакции документа

После того, как документы становятся окончательными и утвержденными, в них часто все еще требуются изменения в будущем. Процедуры контроля документов будут определять процесс пересмотра документов. Процедуры определяют, кто может инициировать или запрашивать изменения, а также кто может их реализовать. Уровни редакции документа, дата публикации, владелец документа и дата следующей проверки управляются в течение жизненного цикла документа.После того, как изменения составлены, они проходят процесс утверждения, аналогичный или идентичный процессу рассмотрения и утверждения первоначального документа. Процедура контроля документов также определяет, как документ будет идентифицирован в соответствии с его редакцией.

Публикация документов

После окончательного оформления и утверждения документов процедуры контроля документов определяют параметры того, как и где документ публикуется, а также кто имеет право доступа к нему.Требования к публикации могут указывать, доступен ли документ внутри или снаружи, где документ доступен, какие ограничения безопасности наложены на документ и т. д.

Устаревание документа

Устаревание документов или их изъятие из доступности — еще один важный процесс, описанный в процедуре контроля документов. Устаревание может быть определено по дате или может произойти при замене документов (или содержимого, на которое они ссылаются).

Посмотрите, как работает документооборот
Получить демо

См. демонстрацию контроля документов

Посмотрите, как политики, процедуры и другие важные документы управляются в простой в использовании централизованной системе на базе Windows.Когда файлы создаются или редактируются, изменения регистрируются в системе управления версиями, а затем файлы направляются в электронном виде для утверждения. После публикации люди получают уведомления, сообщающие им, что они должны прочитать и подтвердить. Отчетность отслеживает все.

  • Устраняет использование электронных таблиц для отслеживания и записи подтверждений
  • Ведет журналы аудита и контроля версий
  • Легко начать работу с существующими документами

Запросить демонстрацию

Заполните форму, и мы организуем демонстрацию для вас и вашей команды.

Бесплатное руководство по управлению политиками
Получить руководство

Получить руководство

Узнайте, как менеджеры по соблюдению нормативных требований, директора по качеству, контролеры документации и специалисты по кадрам могут в электронном виде подготавливать, распространять и получать подтверждение важных политик, процедур, СОП, рабочих инструкций, руководств и многого другого в централизованной системе управления документацией.

Читать сейчас

Заполните форму, и мы вышлем вам бесплатное руководство по управлению политиками по электронной почте.

Посмотреть видео

Презентация Смотри

Запрос видеопрезентации

Заполните форму, чтобы получить 20-минутную записанную презентацию по управлению электронными политиками.

Преимущества процедур контроля документов

Ключевым преимуществом процедур контроля документов является обеспечение того, что используется правильный, актуальный и утвержденный документ.Документы, которые устарели или перестали быть точными, могут стать причиной серьезного беспокойства и привести к одним из наиболее частых выводов аудита в программах соответствия. Неутвержденные или устаревшие процедуры, неконтролируемые документы, недоступные или утерянные файлы… вот некоторые из наиболее предотвратимых результатов аудита, которые могут быть получены без процедур контроля документов.

Кто отвечает за процедуры контроля документов?

В большинстве организаций отдельное лицо или группа лиц назначаются ответственными за процедуры контроля документации.Это включает в себя ответственность за Руководство по процедурам контроля документации (само по себе следует процедурам контроля документации).

Решения с использованием процедур контроля документов

Существует несколько компонентов системы управления документами, поддерживающих процедуры контроля документов. Некоторые из наиболее часто используемых:

  • Контроль версий: регистрация всех происходящих изменений.
  • Ведение журнала аудита: запись каждого действия, которое происходит с файлом.
  • Безопасность: определение того, кто имеет доступ к файлу или какие действия они могут выполнять.
  • Рабочий процесс: отправка файлов в электронном виде для проверки и цифрового утверждения

Узнайте больше: Что такое программное обеспечение для управления документами?

Схема направления движения исходящих документов.Схема движения и технология обработки документов. Что такое документооборот и зачем он нужен

3.1. Входящие документы

Документы, поступившие в организацию, начинают свой путь к оформлению из экспедиции (структурное подразделение Главного управления) (Схема №11). Там они подвергаются экспедиционной обработке, заключающейся в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на именные и незарегистрированные.Незарегистрированные документы и документы с пометкой «Лично» передаются по назначению. Организация (учреждение) обязательно включает список незарегистрированных документов, который ежегодно пересматривается.

Записанные документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Схема №11.

Схема направления движения потоков входящих документов

Документы первого потока передаются в офис, второго потока в структурные подразделения.При централизованной регистрации вышеуказанные документы поступают в Управление.

Заместители руководителя или служащий производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распространение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которому следует направить этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении формируются два документа: на руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

Руководству организации (учреждения) документы передаются в документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации (учреждения). Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям.

При наличии учреждения для рассмотрения писем граждан в него направляются заявления и жалобы из экспедиции.Документы передаются руководству или контрагентам в день поступления в организацию (учреждение).

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, исполняемые несколькими подразделениями, передаются поочередно (по наложенному в документ разрешению) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

3.2. Исходящие документы

Проект исходящего документа Исполнитель правильность его оформления проверяет секретарем.Исходящие документы выдаются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонов, составленных в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Схема № 12).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97, если документ согласовывается с другой организацией, не являющейся автором документа, то согласование оформляется по реквизитам «гриф согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения), оформляется по реквизитам «визы согласования документов».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. ТО

Схема №12.

Схема направления движения исходящих документов

к проекту документа Исполнитель добавляет список организаций, которым должен быть направлен подписанный документ.

Целесообразно в организации (учреждении) установить порядок, при котором право подписи документов имеет не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководители в пределах их компетенции.

При этом условие движения документов и их оформления станет более оперативным.

Руководитель организации (предприятия) вправе внести изменения и дополнения в подписанный документ или вернуть его на доработку.

После подписания главой двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправленные документы фиксируются в «журнале исходящих документов». После регистрации и присвоения регистрационного номера исходящего документа его необходимо зафиксировать рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.После регистрации документы отправляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. Желательно иметь массив постоянных адресов. После оформления места назначения конверты проклеиваются по видам почтовых отправлений, производится стоимость пересылки и составляется опись на почтовые расходы.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. В дело подается второй экземпляр отправленных документов или единственный экземпляр факса (телефона).

3.3. Внутренние документы

Внутренние документы готовятся, оформляются в рамках одной организации (учреждения).

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуется аналогично подготовке и оформлению исходящих документов, а на этапе исполнения совпадает с маршрутом прохождения входящих документов.

Перемещение особенностью внутренних документов является то, что их маршруты различны для отдельных видов документов.

по п.3.1.1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, является основной характеристикой документооборота. Маршрут реквизитов документов включает в себя все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения документа) до подшивки в дело и время, затраченное на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главным правилом документооборота является оперативное прохождение документа по кратчайшему и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.Согласно п. 3.1 ГСДО маршруты (схемы) документов разрабатываются службой документального обеспечения и утверждаются руководством Организации. Создаются маршрутная и технологическая карты, в которых указываются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Роллерно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе оформления документов. При эксплуатации автоматизированной обработки информации в маршруты (схемы), вычислительные центры должны включаться и все пункты обработки документов с использованием вычислительной техники.

Навести порядок с документами несложно — этому мы научим в статье. Расскажем, как найти, описать, упростить и унифицировать основные маршруты документов. Вы узнаете, в каком локальном нормативном акте закрепить все маршруты до работы. Без этих знаний не каждый специалист владеет, невозможно построить документооборот организации. Шеф-повар будет гордиться таким умным помощником.

Внимание!

Грамотно построенный маршрут – это тот, в котором документы не минуют ненужных остановок, не тормозят на дорогах и прибывают на конечные станции

Документопотоки и документообороты тесно связаны между собой.Важно понимать разницу между потоком документов и маршрутом документа, чтобы распределять маршруты внутри потоков.

Какие документы курсируют в организации. В организации существует три потока документов: входящий, исходящий и внутренний. Входящие – все документы, поступающие в организацию. Исходящие — те, которые отправляются из организации. Внутренние – те, которые создаются, а затем выполняются в организации, и не выходят за ее пределы. Перетекать один в другой потоки не могут: исходящий документ не превратится во внутренний, а внутренний во входящий.Все три потока есть в любой организации, независимо от ее размера, формы собственности и сферы деятельности.

Внимание!

Распространенная ошибка секретарей — регистрировать заявления сотрудников как входящие документы. Это неверно: источником входящего потока являются другие организации, государственные органы или частные лица. Документы, которые создают сотрудники организации, всегда являются внутренними и независимо от того, включают ли они производственные или личные вопросы.

Что происходит с документами внутри потоков.Рассмотрим основные операции каждого потока на диаграммах 1-3 ниже. На схеме 3 хорошо видно, что операция внутреннего потока складывается из операций исходящего — на этапе подготовки внутреннего документа и входящего потоков — на этапе исполнения. Еще одной особенностью документооборота внутренних документов является то, что перечень операций может сокращаться в зависимости от вида документа.


Схема 1. Операции с входящими документами

Схема 2.Операции с исходящими документами

Схема 3. Операции с внутренними документами

Пример. В сервисе отмечают, что одно структурное подразделение пересылается в другое, все этапы от подготовки проекта будут проходить до исполнения. И заказ «пропустит» ровно половину: после оформления он сразу же будет отправлен на исполнение. Для входящих и исходящих потоков таких возможностей нет, документы в них последовательно проходят все этапы.

Что такое маршруты документов. Маршрут — это путь документа внутри потока. В одном потоке может быть много маршрутов. Три потока всегда три, но внутри них могут быть десятки маршрутов, и все организации разные. На схеме 4 ниже мы провели три маршрута в потоке входящих документов.


Схема 4. Пример маршрутов документов внутри потока

Операции, выполняемые над документами внутри потока, сохраняются на каждом маршруте.Итак, все входящие, вне зависимости от того, заявка с физического лица или письмо из министерства, проходят одни и те же операции.

Кто является участниками документооборота

Участники документооборота и остановки на пути следования документов — сотрудники предприятия, выполняющие те или иные операции. Рассмотрим их роли и процессы.

Таблица 1. Роли участников документооборота и процессы, в которых они участвуют
.
Роль Процессы
Исполнитель Создает проект документа, организует его отправку и помещение в дело
Регистратор Принимает документ, проводит первичное рассмотрение, регистрирует.Чаще всего эту роль выполняет секретарь
Соответствующее лицо Должностное лицо, которое считает составление проекта документа частью своей компетенции на предмет возможных ошибок, соблюдения норм и правил и т.д.
Руководитель Всегда должностное лицо, имеющее полномочия на рассмотрение документов, принятие решений и назначение исполнителей, подписание документов
Работа художника Выполняет задание, поставленное документом

Чем больше участников, тем крупнее стоп-документ, а значит, длиннее его маршрут.Роли участников документооборота меняются по разным маршрутам. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Например, директор по правовым вопросам Может быть по разным маршрутам: по исполнителю, автору, совпадающему с лицом, руководителю, рассматривающему документы, руководителю, подписывающему документы и исполнителю задания.

Организационные документы подразделяются на: организационно-правовые — инструкции, положения, правила, положения, стандарты; административный — распоряжения, распоряжения; Информационно-справочные — акты и протоколы, отчеты и служебные записки и др.

Поэтому к каждому маршруту документа нужно подходить индивидуально и описывать его не только по ролям участников, но и по конкретным должностям. Приведем примеры остановок на маршрутах входящего потока документов из (табл. 2-4 ниже). Таблица 2 Вы видите маршрут каталога отдельного человека. На этом маршруте ту же роль регистратора выполняют два сотрудника – секретарь и сотрудник отдела обслуживания клиентов. Они получают номера 1 и 2 в соответствии со своей очередью на маршруте документа.Из таблиц 2-4 видно, что, несмотря на то, что все три документа попадают в поток входящих писем, в организациях они проходят разные маршруты, и одни и те же роли на этих маршрутах выполняют разные сотрудники.


Таблица 2. Маршрут обращения физического лица на услуги компании
Потоковая работа Остановка на маршруте
Приемная Регистратор-1. Секретарь.
Первичное рассмотрение Регистратор-2.
регистрация Регистратор-2. Специалист отдела обслуживания клиентов — физические лица
Руководитель Начальник отдела продаж
Работа художника Технический отдел

Таблица 3. Маршрут Письма организации о заключении договора на оказание услуг

Потоковая операция Член Комитета по документообороту Остановка в пути
Приемная Регистратор Секретарь.
Первичное рассмотрение Секретарь Секретарь.
регистрация Секретарь Секретарь.
Рассмотрение и внесение решения Руководитель Начальник отдела продаж
Оформление и направление в дело Работа художника Специалист по продажам

Таблица 4. Маршрут письма контролирующего государственного органа

Потоковая операция Член Комитета по документообороту Остановка в пути
Приемная Регистратор Секретарь.
Первичное рассмотрение Секретарь Секретарь.
регистрация Секретарь Секретарь.
Рассмотрение и внесение решения Руководитель Генеральный директор
Оформление и направление в дело Работа художника Заместитель генерального директора

Для построения маршрутов важно знать: для входящих и исходящих потоков — как распределяются обязанности и полномочия в организации и какие темы документов распределяются; Для внутреннего потока — типы внутренних документов.

Как строить маршруты исходящих и входящих потоков документов. Выясните, кто в организации и какие виды входящих документов имеет право рассматривать, а какие виды исходящих – согласовывать и подписывать. Получить эту информацию легко. Во-первых, все это в доверенностях или в приказах о предоставлении полномочий. Во-вторых, если у офицера есть секретарь, то у него все можно узнать. В-третьих, изучите входящие документы, которые рассмотрел сотрудник, и исходящие, которые он подписал, и выделите их темы.


Таблица 5. Участники производства по делу об исходящих письмах
Тема писем Исполнитель Автор Сопоставление лиц Подписавшийся
Корреспонденция С. государственных органов, администраций районов области Генеральный директор
Документы судебной переписки Специалист юридического отдела Начальник юридического отдела Директор юридического отдела
Предложения о сотрудничестве Специалист коммерческого отдела Директор по продажам
Заявки на ремонт оборудования Директор по производству Главный инженер-механик.Технический директор. Главный специалист службы безопасности Генеральный директор
Профильная корреспонденция Специалист структурного подразделения Топ-менеджер по направлению деятельности
Переписка с АО «Природные ресурсы» Специалист структурного подразделения Начальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности Генеральный директор

Таблица 6.Маршрут исходящих писем с государственными органами, администрациями районов и АО «Природные ресурсы»

Потоковая операция Член Комитета по документообороту Остановка в пути
Подготовка проекта Исполнитель Автор Специалист структурного подразделения
Координация Соответствие Начальник структурного подразделения. Топ-менеджер по направлению деятельности
Подписание Руководитель Генеральный директор
регистрация Секретарь Секретарь.
Отправить Регистратор Секретарь.
Направление к делу Секретарь Секретарь.

Как строить маршруты для внутреннего документооборота. Внутренние маршруты потока ищут различные типы документов. Возьмем для примера два вида внутренних документов, с которыми вы чаще всего бываете: служебную записку и приказ по основной деятельности.

Приведем примеры остановок на маршрутах внутреннего документооборота и соотнесем их с участниками документооборота (табл. 7 и 8 ниже).В связи с тем, что служебная записка первую половину своего маршрута «живет» как исходящий документ, а вторую – как входящий, роль участников процессов документооборота нуждается в нумерации. Регистратор-1 и руководитель-1 действительны при отправке, регистратор-2 и руководитель-2 — в момент получения примечания. Маршрут заказа по основному виду деятельности указан в таблице 8.


Таблица 7. Служебные заметки Маршрут
Потоковая операция Член Комитета документооборота Остановка в пути Примечание
Подготовка проекта Исполнитель Автор Специалист структурного подразделения Операции исходящего документооборота выполняются
Координация проекта Подборщик
Подписание Зав.-1. Начальник структурного подразделения
регистрация Регистратор-1.
Отправка на исполнение Исполнитель Автор Специалист структурного подразделения
Прием, первичное рассмотрение Регистратор-2. Секретарь начальника структурного подразделения Потоковые операции выполняются
Рассмотрение, принятие решения Зав-2. Начальник структурного подразделения
Выполнение поручений Работа Художник Специалист структурного подразделения

Таблица 8. Маршрут заказа по основному виду деятельности

Потоковая операция Член Комитета по документообороту Остановка в пути
Подготовка проекта Исполнитель Автор Специалист структурного подразделения
Координация проекта Сотрудник Начальник структурного подразделения
Подписание Руководитель Генеральный директор
Регистрация, отправка на исполнение Регистратор Специалист Управления
Оформление и направление в дело Работа Художник Специалист структурного подразделения

Как описать маршрут документа

Описать маршрут можно тремя способами: текстовым, графическим и табличным.Разберем нюансы каждого из них.

Текстовое описание. Такое описание не дает возможности увидеть всю картину маршрута. Нужно вчитываться в текст. Но это самый простой способ описать маршрут документа. Пример описания ниже.

Текстовое описание маршрута заказа по основному виду деятельности

Графическое описание. В графическом описании маршрута последовательно показана каждая операция (схема 5 ниже).Для его создания нужны специальные компьютерные программы. В стандартных офисных программах блок-схему нарисовать можно, но намного медленнее и сложнее. Если нет специальных программ, лучше прибегнуть к табличному описанию маршрута документа.


Схема 5. Графическое описание маршрута входящего письма по направлению пакета первичных документов

Описание таблицы. Такое описание также состоит из коротких текстовых фрагментов, но эти фрагменты располагаются в столбцах таблиц, указывающих на участника процесса.Визуально таблицу воспринимать легче, чем текст.

Анализ маршрута документа должен показать, что все остановки на этом маршруте обоснованы и необходимы. Чтобы проанализировать маршрут документа и понять, какое звено в цепочке необходимо, а от какого достаточно избавиться, следует хорошо представить процессы, которым посвящен тот или иной документ. При малейших сомнениях всегда консультируйте участника процесса с конкретным сотрудником компании – и задавайте ему вопросы.

Как анализировать маршрут документа. Проанализируем маршрут прикладного ремонта оборудования из Таблицы 9 ниже. Вас должно насторожить, во-первых, слишком много совпадений лиц по этому документу: Оправданно ли, например, участие в согласовании начальника службы безопасности? Во-вторых, Генеральный директор, как подписавшийся под заявкой, тоже вызывает вопросы.


Таблица 9. Описание маршрута заявки на ремонт оборудования
Наименование этапа Автор документа Соответствие лиц Руководитель Регистратор
Существо Операционный директор.
Координация Начальник производство.
Главный инженер-механик.
Объединяет проект заявки. Технический Директор.
Объединяет проект заявки.
Главный специалист службы безопасности.
В соответствии с проектом заявки
Подписание Генеральный директор.
регистрация Секретарь.
Отправить Секретарь.
Помещения в корпусе Секретарь.
Ставит визовый (при отправке курьером или по почте) или основной (при отправке электронной почты или факса) экземпляр исходящего документа

Пример.Допустим, главный механик сверит заявку на ремонт техники в знак того, что с поломкой мы не справились. это желаемая виза. Технический директор согласует заявку как непосредственный руководитель главного механика по той причине, что документ подписывает генеральный директор, который должен видеть визы топ-менеджеров, а не менеджеров среднего звена. А свое участие в цепочке согласования силовик объяснить не смог и признался, что подписывает заявления, не читая.

Завершает процесс сбора информации для разговора с генеральным директором: Почему именно он подписывает заявки на ремонт оборудования? Скорее всего, это произошло еще со времен, когда компания была небольшой и руководитель лично контролировал все процессы. Когда описывали полномочия Технического директора, просто забыли о приложениях.

Как оптимизировать маршрут.Нельзя отменить одну из остановок на документе или на всем маршруте весь маршрут. А вот взять описание маршрута и показать его менеджеру, который подписывает документ, чтобы обратить внимание на лишние баллы, можно.

Оптимизируем маршрут заявки на ремонт техники. Вот что с ним можно сделать: из списка подходящих лиц убрать Главного специалиста службы безопасности и передать полномочия на подписание заявления Техническому директору. В примере (Таблица 10 ниже) мы показали вариант оптимизированного маршрута приложения.


Таблица 10. Описание оптимизированного маршрута ремонта оборудования
Наименование этапа Автор документа Соответствие лиц Руководитель Регистратор
Существо Операционный директор.
Создает заявку в инициативном порядке
Координация Операционный директор.
При наличии замечаний к проекту исходящего документа от совпадающих лиц делает замечания и направляет проект на повторное согласование
Главный механик.
В соответствии с проектом заявки
Подписание Технический директор.
Со всеми необходимыми подписями об утверждении визы Исходящий документ
регистрация Секретарь.
Регистрирует исходящий документ
Отправить Секретарь.
Организует отправку документа адресату
Помещения в корпусе Секретарь.
Ставит визовый (при отправке по назначению или по почте) или основной (при отправке по электронной почте или факсу) экземпляр исходящего документа


В каком локальном документе будут зафиксированы маршруты документов

Внимание!

Для таблицы не установлена ​​форма. Справочник предлагает разные варианты, но это всегда таблица с номером графика от 5 до 20

Вы будете использовать маршруты всех документов организации для повседневной работы, но все ваши маршрутные действия имеют глобальную цель.Вы изучаете документооборот, находите маршруты, описываете и оптимизируете их для унификации, то есть приводите к единообразию и закрепляете каждый маршрут в специально разработанном для этого локальном нормативном акте (ЛНА). Унифицируйте документы, чтобы сократить ресурсы на создание и оборот документа. LNA, описывающая маршруты документов, представляет собой табличные формы документов.

Табличные формы документов — нормативный документ, в котором содержится перечень форм документов, разрешенных к применению в организации, с характеристикой основных этапов их подготовки и прохождения.

Маршруты документов попадают в табличный функциональный признак, то есть в соответствии с решаемыми задачами. Таким образом, функция «Регулирование деятельности» реализует заказ на основную деятельность. Функция «Осуществление внутренних письменных коммуникаций» является служебной запиской. А в характеристиках «Прием кадров» будет описан целый комплекс документов, начиная от заявления о приеме на работу и заканчивая личной картой.

Ремонт нашего приложения включен в производственную функцию.Пример фрагмента из табличных форм документов, описывающих заявку на ремонт приложений, — в Таблице 11 ниже. Таким образом, результатом работы над потоками и маршрутами документов организации станет локальный нормативный акт — Табличные формы документов.


Таблица 11. Маршрут документа в табличных формах документов
Должность Наименование документа Перевозчик Ответственный за подготовку документа Периодичность подготовки Периодичность подготовки
1 2 3 4 5
Производство Заявка на ремонт оборудования Бумага Директор по производству По необходимости
Согласование Подпись/согласование Место регистрации Назначение Место до передачи в архив
6 7 8 9 10
Главный механик Технический директор Канцелярия

Звездочка
за правильный ответ

Неверно

Верно!

Какие основные операции выполняются с внутренними документами?

Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка и направление

Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка, прием, первичное рассмотрение, рассмотрение и принятие решения и исполнение, направление

Прием, первичное рассмотрение, регистрация, рассмотрение и разрешение, оформление и направление

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство (ДОУ).При этом документы должны быть переданы с соответствующей отметкой в ​​регистрационной форме, где будут указаны сведения о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документов также целесообразно установить единый порядок передачи документов, например, через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений с учетом функциональных обязанностей, квалификации равномерная загрузка сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны встретить документы в день приезда.При этом документы, которые выполняются несколькими структурными подразделениями, передаются поочередно или одновременно в копиях. Сценарий передается ответственному исполнителю, названному в постановлении первым. Необходимость воспроизведения документов и количество копий определяет лицо, организующее исполнение.

При использовании в организации автоматизированной системы управления документооборотом (АСДОУ) исполнителям обычно направляется карточка учета и контроля документа с прикрепленным файлом, содержащим изображение самого документа.При этом бумажный оригинал документа при необходимости может быть передан ответственному исполнителю. Использование такой технологии позволяет сократить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, снизить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и оперативность выполнения служебных обязанностей.

Следует отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения.Хотя все эти этапы оформления документов можно закрепить в табличных формах документов, можно отметить, что согласование проектов и подписание окончательных вариантов осуществляется в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками отдела обязательного документа, а руководство управленческого обучения (ДОУ) лишь следит за соблюдением сроков и правильностью (полнотой) их оформления во время Регистрация.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами с применением новейших технологий, к которым можно отнести и Assdou, которые, как правило, поддерживают полный цикл работы с проектами:

· Создание карточки проекта документа;

· Изменение проекта с сохранением предыдущих версий;

· Согласование проекта документа;

· Подписание или утверждение проекта документа;

· Оформление документа на основании проекта.

Исходящий банковский перевод | Деловые вопросы

Версия для печати

Исходящий телеграфный перевод

Теперь на сайте форм BAO есть загрузка запроса на телеграфный перевод , которую вы можете использовать, чтобы ваш исходящий запрос на телеграфный перевод загружал подтверждающую документацию. В связи с увеличением количества исходящих электронных переводов, ПОЖАЛУЙСТА, ПОДДЕРЖИТЕ МИНИМУМ 3 дня для обработки. Если перевод абсолютно СРОЧНЫЙ, пожалуйста, сообщите по адресу [email protected], что у вас есть СРОЧНЫЙ банковский перевод, в противном случае счеты к оплате будут работать, чтобы обработать банковский перевод как можно быстрее.Если вы не можете использовать форму загрузки банковского перевода, отправьте по факсу ваши запросы на банковские переводы на счета кредиторов на номер 541-346-2393 со ВСЕЙ подтверждающей платежной документацией, , включая банковскую информацию, которая была предоставлена ​​вам безопасным образом продавец .

Банковские переводы используются для перевода платежа ИНОСТРАННОМУ физическому или юридическому лицу, когда нет другого способа их оплатить. Это не предпочтительный способ оплаты UO.Банковские переводы НЕ используются для перевода платежей местным поставщикам (США) — только в исключительных случаях. Обратите внимание:

  • Любой запрос на банковский перевод, полученный AP после 10:00, будет задержан и отправлен на следующий день, если это возможно. Любой банковский перевод, полученный AP после 10:00 в пятницу, будет задержан для следующего понедельника.
  • Вы должны ввести и отложить баннерный документ и оставить документ незавершенным (в процессе), иначе может произойти дублирование платежа по чеку! (Для возмещения транспортных расходов CONCUR, обрабатываемого банковским переводом, пожалуйста, сообщите об этом в отдел командировок.сразу после того, как вы завершите возмещение командировочных расходов в Concur).
  • Лица или организации, получающие платеж, НЕ МОГУТ заполнять исходящий банковский перевод UO. (Форма исходящего перевода UO используется внутри UO и должна использоваться только отделами для запроса банковского перевода, который должен быть обработан AP).
  • Физическое или юридическое лицо, получающее платеж, должно предоставить приведенную ниже банковскую информацию безопасным способом, таким как факс или почта, чтобы запросить платеж.(Из соображений безопасности они НЕ могут отправить вам банковскую информацию по электронной почте). Не отправляйте форму исходящего банковского перевода UO поставщикам или отдельным лицам для заполнения ими.

Чтобы заполнить электронную форму, выполните следующие действия.  

Информация отдела

  1. Отдел
  2. Электронная почта утверждающего отдела (это Бюджетное управление или утверждающий банковский перевод ( может отличаться от отд.сотрудников, заполняющих эту форму и загружающих запрос)
  3. Имя утверждающего отдела
  4. Фамилия утверждающего отдела (это бюджетный орган или утверждающий банковский перевод ( может отличаться от сотрудников отдела, заполняющих эту форму и загружающих запрос). Загруженный электронный перевод должен быть отправлен в электронном виде утверждающему бюджет / BA для электронной подписи).
  5. Документ Banner I ( Введите платеж в Banner System с полным текстом документа (информация о контракте/утверждении гранта/информация об утверждающем бюджет, объяснение того, за что оплачивается, условия контракта, информация о частичном платеже, если применимо, и т. д.), приостановить документ (в FAAINVE на странице «Заголовок счета-фактуры» перейдите в меню «ИНСТРУМЕНТЫ» в правом верхнем углу, выберите «Индикаторы документа», затем установите флажок «УДЕРЖАТЬ» и измените его на один или один счет-фактуру за платеж). Убедитесь, что номера документов баннера, отложенные на хранение, указаны в телеграфной форме . Оставить документ незавершенным или в обработке. AP заполнит документ во время обработки банковского перевода. Если вы не приостановите его и не оставите его незавершенным, существует риск того, что и платеж чеком, и платеж по безналичному расчету будут иметь место, создавая дублирующийся платеж.
  6. Код счета

Информация о банковских переводах

  1. Тип провода (выберите внутренний или международный)
  2. Номер SP (если известен — повторяющийся кодовый номер банка США, используемый для повторяющихся банковских переводов через центральную точку доступа)
  3. Контакт для переадресации № ( Оставьте пустым. Это , а не PSC, номер заказа или контракта. Это особый вид договора)
  4. Валюта (Если кроме долларов США. Пример: ЕВРО. В противном случае, если США оставьте поле пустым)
  5. Передача даты в Occur
  6. Сумма телеграфного перевода
  7. Номер продавца
  8. Бенефициар (поставщик) ( Это имя физического или юридического лица, которое получит средства. (Используйте точное имя, указанное в банковском счете, или оно может быть возвращено)
  9. Электронная почта получателя (необязательно — для уведомления о банковском переводе)
  10. Адрес получателя
  11. Город/штат/почтовый индекс получателя
  12. СТРАНА бенефициара (если не США)
  13. Название банка получателя
  14. Номер маршрутизации ABA банка получателя для внутренних переводов или SWIFT /BIC# для зарубежных переводов
  15. Номер счета получателя и номер IBAN. Это номер банковского счета и их номер IBAN (международный номер банковского счета). Этот номер должен быть указан для всех европейских проводов. Для Мексики Clave Bancaria Estandarizada (CLABE) является стандартной нумерацией банковских счетов. В Австралии Bank State Branch (BSB) используется в качестве идентификатора, состоящего из шестизначного числового кода, который идентифицирует отдельный филиал австралийского финансового учреждения. Идентификатор SWIFT используется в дополнение к идентификатору BSB и номеру банковского счета).
  16. Адрес банка (Банк получателя)
  17. Банк г. (Банк получателя)
  18. Состояние банка (Банк получателя)
  19. Страна банка (Банк получателя)
  20. Банк-посредник ( Если применимо.   Пример Transferwise или Citi Bank)
  21. Intermediary Bank ABA route # для внутренних переводов или SWIFT /BIC# для зарубежных переводов
  22. Посреднический банковский счет №
  23. Сообщение для получателя — для лица, получающего деньги, чтобы сообщить им, для чего предназначен платеж.KEEPIT SHORT и только то, что необходимо! Пример: указать договор, заказ на поставку и/или номер счета или краткое описание платежа. Существует ограниченное пространство для сообщения, которое должно быть введено в фактический банковский перевод, и счеты к оплате также должны соответствовать назначенному номеру перевода и названию учреждения в этой области.

Дополнительные документы (загрузка) :   

****Загрузить копию банковской информации, предоставленной поставщиком через безопасные средства (если она не указана в счете-фактуре), договор, заказ на покупку, счет-фактуру(-а), утверждения, отчет о возмещении командировочных расходов Concur и/или любые другие подтверждающая платеж документация.

CONCUR Возмещение командировочных расходов: Пожалуйста, заполните Concur возмещение командировочных расходов, а затем немедленно сообщите об этом в отдел командировок . что вам необходимо обработать возмещение командировочных расходов банковским переводом. Путешествие должно приостановить оформление документа Banner C, чтобы избежать оплаты чеком. Банковский перевод будет обработан счетами к оплате. Пожалуйста, следуйте остальным указаниям по банковскому переводу ниже.

Распечатайте форму банковского перевода и получите подпись отдела и дату в середине формы ( при отправке факса на AP ).Если при загрузке формы исходящего банковского перевода вы не можете получить цифровую или рукописную подпись, то одобрение по электронной почте допустимо для целей документирования, но загруженная форма исходящего банковского перевода должна быть направлена ​​в электронном виде утверждающему сотруднику департамента BA для электронной подписи.

Отправьте следующую документацию в Accounts Payables, прикрепленную к форме запроса на загрузку запроса на безналичный расчет (или по факсу):

  • Банковская информация, предоставленная продавцом (если не указана в счете-фактуре)
  • Счет-фактура (если применимо)
  • Копия контракта или заказа на поставку (если применимо)
  • Копия отчета Concur о возмещении командировочных расходов (если применимо)
  • любая другая подтверждающая платежная документация

Расходы будут загружены в Banner в счете-фактуре Banner по счету кредиторской задолженности и обработаны в течение нескольких недель в виде онлайн-чека в Banner.Номер чека, назначенный в баннере, будет начинаться с буквы W и будет отображаться в истории поставщиков и во всех других формах, отображающих информацию о чеке.

Хранение исходящих документов (PM-WOC-MO)

Использовать

В прикладном компоненте Plant Maintenance (PM) можно использовать SAP ArchiveLink для хранения исходящих документов на внешних серверах содержимого.

См. также Сведения о бизнесе (PM-WOC-MO).

Предпосылки

Техническая реализация (PM-WOC-MO)
Используемые типы объектов

Интерфейс между функциями SAP и SAP ArchiveLink реализован с использованием объектной технологии.

В этом сценарии система обрабатывает объект бизнес-приложения, тип объекта BUS2007 (заказ на обслуживание). Функции, методы и события, определенные для типа объекта, можно найти в репозитории объектов в системе R/3.

При сохранении исходящего документа этот документ автоматически присваивается текущему обрабатываемому заказу ТОРО.

Типы документов

В компоненте приложения PM предопределен тип документа для исходящих документов:

PMOWORKPAP: печать заказа на техническое обслуживание — рабочая бумага

Подготовка и настройка (PM-WOC-MO)
Общая пользовательская настройка для SAP ArchiveLink

Перед сохранением исходящих документов необходимо сначала определить глобальные типы документов для SAP ArchiveLink в пользовательской настройке.Для получения дополнительной информации см. Базовая пользовательская настройка в документации SAP ArchiveLink .

Настройка в прикладном компоненте PM

При настройке параметров пользовательской настройки для заказов обслуживания в прикладном компоненте SAP PM необходимо определить управление печатью для производственных документов. Включает в себя следующее:

·        Определение цеховых документов

·        Определение назначения принтера и формы хранения для отдельных цеховых бумаг

·        Присвоение производственных документов типам заказов ТОРО

При определении рабочих документов им необходимо присвоить глобальных типа документов .

Управление печатью определяется в Руководстве по внедрению (см. Техническое обслуживание и управление обслуживанием ® Обработка технического обслуживания и сервисного обслуживания ® Заказы на техническое обслуживание и сервисные заказы ® Управление печатью ).

Деятельность

Для хранения исходящих документов в компоненте приложения SAP PM необходимо сначала создать заказ на техническое обслуживание или вызвать существующий заказ на техническое обслуживание с помощью функции изменения. Тогда вы можете:

·        Хранить рабочие бумаги для заказа на техническое обслуживание

·        Отображение ранее сохраненных рабочих документов в SAP ArchiveLink Viewer

Хранение исходящих документов

Чтобы сохранить магазинную бумагу, выберите функцию для печати заказа обслуживания.Появляется несколько диалоговых окон, в которых вы можете выбрать необходимые магазинные бумаги и определить соответствующие параметры печати и форму хранения. Когда вы выбираете и сохраняете производственную бумагу для хранения, система сохраняет производственную бумагу в SAP ArchiveLink.

Для получения дополнительной информации о печати заказов на техническое обслуживание см. раздел Печать/передача по факсу рабочих документов в PM — Заказы на техническое обслуживание .

Отображение сохраненных документов в SAP ArchiveLink Viewer

При обработке заказа на обслуживание, для которого сохранены один или несколько документов, этот документ можно отобразить в SAP ArchiveLink Viewer.Для этого выберите Среда ® Показать исходные документы . Появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать ссылку на объект для сохраненных документов.

Если для заказа обслуживания хранится только один документ, он автоматически отображается в SAP ArchiveLink Viewer. Если для заказа ТОРО хранится несколько документов, можно выбрать нужный документ во втором диалоговом окне.

Ведение журнала IP-трафика с помощью журналов потоков VPC

Журналы потоков VPC — это функция, которая позволяет собирать информацию об IP-трафике. переход к сетевым интерфейсам в вашем VPC и обратно.Данные журнала потока могут быть опубликованы в Журналы Amazon CloudWatch или Amazon S3. После создания журнала потоков вы можете получать и просматривать его данные в выбранный пункт назначения.

Журналы потоков могут помочь вам в решении ряда задач, таких как:

  • Диагностика слишком строгих правил группы безопасности

  • Мониторинг трафика, достигающего вашего экземпляра

  • Определение направления трафика к сетевым интерфейсам и от них

Данные журнала потоков собираются за пределами пути вашего сетевого трафика и, следовательно, не влияет на пропускную способность сети или задержку.Вы можете создавать или удалять журналы потоков без каких-либо риск влияния на производительность сети.

Основы журналов потоков

Вы можете создать журнал потоков для VPC, подсети или сетевого интерфейса. Если вы создадите журнала потоков для подсети или VPC отслеживается каждый сетевой интерфейс в этой подсети или VPC.

Данные журнала потоков для отслеживаемого сетевого интерфейса записываются как журнал потоков . записи , которые представляют собой события журнала, состоящие из полей, описывающих транспортный поток.Дополнительные сведения см. в разделе Записи журнала потоков.

Чтобы создать журнал потоков, укажите:

  • Ресурс, для которого нужно создать журнал потока

  • Тип трафика для захвата (принятый трафик, отклоненный трафик или все трафик)

  • Места назначения, в которые вы хотите опубликовать данные журнала потоков

В следующем примере вы создаете журнал потока ( fl-aaa ), который фиксирует принимает трафик для сетевого интерфейса экземпляра A1 и публикует журнал потока записи в корзину Amazon S3.Вы создаете второй журнал потока, который фиксирует весь трафик для подсети B и публикует записи журнала потоков в Amazon CloudWatch Logs. Журнал потока ( fl-bbb ) фиксирует трафик для всех сетевых интерфейсов в подсети B. нет журналов потоков, фиксирующих трафик, например, сетевого интерфейса A2.

После создания журнала потоков может потребоваться несколько минут, чтобы начать сбор и публикация данных в выбранных местах.Журналы потоков не фиксируют журнал в реальном времени потоки для ваших сетевых интерфейсов. Дополнительные сведения см. в разделе Создание журнала потоков.

Если вы запускаете экземпляр в своей подсети после создания журнала потока для вашего подсети или VPC, мы создаем поток журнала (для журналов CloudWatch) или объект файла журнала (для Amazon S3) для нового сетевого интерфейса, как только появится сетевой трафик для сети интерфейс.

Вы можете создавать журналы потоков для сетевых интерфейсов, созданных другими AWS. услуги, такие как:

  • Эластичная балансировка нагрузки

  • Amazon RDS

  • Amazon ElastiCache

  • Амазонка Красное смещение

  • Amazon WorkSpaces

  • Шлюзы NAT

  • Транзитные шлюзы

Независимо от типа сетевого интерфейса необходимо использовать консоль Amazon EC2 или API Amazon EC2 для создания журнала потоков для сетевого интерфейса.

Вы можете применять теги к своим журналам потоков. Каждый тег состоит из ключа и необязательного значения, оба из которых вы определяете. Теги могут помочь вам упорядочить журналы потоков, например, Цель или владелец.

Если вам больше не нужен журнал потоков, вы можете удалить его. Удаление журнала потока отключает службы журнала потоков для ресурса, и новые записи журнала потоков не создаются или опубликованы в CloudWatch Logs или Amazon S3.Удаление журнала потоков не удаляет существующие журналы потоков. записи или потоки журналов (для журналов CloudWatch) или объекты файла журнала (для Amazon S3) для сети интерфейс. Чтобы удалить существующий поток журналов, используйте консоль CloudWatch Logs. Чтобы удалить существующие файлы журнала, используйте консоль Amazon S3. После того, как вы удалили журнал потока, это может занять несколько минут, чтобы остановить сбор данных. Дополнительные сведения см. в разделе Удаление журнала потоков.

Записи журнала потоков

Запись журнала потока представляет сетевой поток в вашем VPC.По умолчанию каждая запись захватывает поток трафика сетевого интернет-протокола (IP) (характеризуемый 5-кортежным на для каждого сетевого интерфейса), который происходит в пределах интервала агрегации , также называется окном захвата .

Каждая запись представляет собой строку с полями, разделенными пробелами. Запись включает значения для различные компоненты IP-потока, например, источник, пункт назначения и протокол.

При создании журнала потоков вы можете использовать формат по умолчанию для записи журнала потоков или вы можете указать пользовательский формат.

Интервал агрегации

Интервал агрегации — это период времени, в течение которого конкретный поток фиксируются и объединяются в запись журнала потоков. По умолчанию максимальная агрегация интервал 10 минут. Когда вы создаете журнал потока, вы можете дополнительно указать максимальный интервал агрегации 1 минута.Журналы потоков с максимальной агрегацией с интервалом в 1 минуту производят больший объем записей журнала расхода, чем журналы расхода с максимальный интервал агрегации 10 минут.

Когда сетевой интерфейс подключен к серверу на базе Nitro например, интервал агрегации всегда составляет 1 минуту или меньше, независимо от указанного максимального интервала агрегации.

После захвата данных в течение интервала агрегации требуется дополнительное время для обрабатывать и публиковать данные в CloudWatch Logs или Amazon S3.Служба журнала потоков обычно доставляет журналы в CloudWatch Logs примерно за 5 минут и в Amazon S3 примерно за 10 минут. Однако, доставка журналов осуществляется по мере возможности, и ваши журналы могут быть задержаны сверх установленного срока. типичное время доставки.

Формат по умолчанию

В формате по умолчанию записи журнала потоков включают поля версии 2 в порядок, указанный в таблице доступных полей.Вы не можете настроить или изменить формат по умолчанию. Для захвата дополнительных полей или другое подмножество полей, вместо этого укажите пользовательский формат.

Пользовательский формат

В пользовательском формате вы указываете, какие поля включаются в журнал потоков. записи и в каком порядке. Это позволяет создавать журналы потоков, в соответствии с вашими потребностями и опустить поля, которые не относятся к делу.Использование пользовательского формата может уменьшить потребность в отдельных процессах для извлечения конкретной информации из опубликованные журналы потоков. Вы можете указать любое количество доступных полей журнала потока, но вы должны указать хотя бы один.

Доступные поля

В следующей таблице описаны все доступные поля для записи журнала потоков. В столбце Версия указаны журналы потоков VPC. версия, в которой поле было введено.Формат по умолчанию включает все версии 2 поля в том же порядке, в котором они расположены в таблице.

При публикации данных журнала потоков в Amazon S3 тип данных для полей зависит от формат журнала потоков. Если формат представляет собой обычный текст, все поля имеют тип НИТЬ. Если формат Паркет, см. таблицу для поля типы данных.

Если поле неприменимо или не может быть вычислено для конкретной записи, запись отображает символ «-» для этой записи.Поля метаданных, которые не приходят напрямую из заголовка пакета являются наилучшими приближениями, и их значения могут быть отсутствуют или неточны.

Поле Описание Версия

версия

Версия журналов потоков VPC.Если вы используете формат по умолчанию, версия 2. Если вы используете пользовательский формат, версия самая высокая версия среди указанных полей. Например, если вы укажите только поля из версии 2, версия 2. Если вы указать смесь полей из версий 2, 3 и 4, версия 4.

Паркет Тип данных: INT_32

2

идентификатор учетной записи

Идентификатор учетной записи AWS владельца исходной сети интерфейс, для которого регистрируется трафик.Если сеть интерфейс создается сервисом AWS, например, когда при создании конечной точки VPC или Network Load Balancer запись может отображаться неизвестно для этого поля.

Паркет Тип данных: STRING

2

идентификатор интерфейса

Идентификатор сетевого интерфейса, для которого записано.

Паркет Тип данных: STRING

2

srcaddr

Адрес источника для входящего трафика или IPv4 или IPv6 адрес сетевого интерфейса для исходящего трафика на сетевой интерфейс.IPv4-адрес сетевого интерфейса всегда свой частный адрес IPv4. Смотрите также pkt-srcaddr.

Паркет Тип данных: STRING

2

dstaddr

Адрес назначения для исходящего трафика или IPv4 или IPv6-адрес сетевого интерфейса для входящего трафика на сетевой интерфейс.IPv4-адрес сетевого интерфейса всегда является его частным IPv4-адресом. Смотрите также pkt-dstaddr.

Паркет Тип данных: STRING

2

источник

Порт источника трафика.

Паркет Тип данных: INT_32

2

дстпорт

Порт назначения трафика.

Паркет Тип данных: INT_32

2

протокол

Номер протокола IANA для трафика.Чтобы получить больше информации, см. Назначенные номера интернет-протокола.

Паркет Тип данных: INT_32

2

пакетов

Количество пакетов, переданных во время потока.

Паркет Тип данных: INT_64

2

байт

Количество байтов, переданных во время потока.

Паркет Тип данных: INT_64

2

начало

Время в секундах Unix, когда первый пакет потока было получено в пределах интервала агрегации.Это может быть вверх до 60 секунд после того, как пакет был отправлен или получен на сетевой интерфейс.

Паркет Тип данных: INT_64

2

конец

Время в секундах Unix, когда последний пакет потока было получено в пределах интервала агрегации.Это может быть вверх до 60 секунд после того, как пакет был отправлен или получен на сетевой интерфейс.

Паркет Тип данных: INT_64

2

действие

Действие, связанное с трафиком:

Паркет Тип данных: STRING

2

лог-статус

Состояние журнала потока:

  • OK — данные нормально записываются в выбранные направления.

  • NODATA — Нет сетевого трафика на или с сетевого интерфейса во время агрегации интервал.

  • SKIPDATA — Некоторые записи журнала потоков были пропущено в течение интервала агрегации.Это может быть из-за внутреннего ограничения мощности или внутренняя ошибка.

Паркет Тип данных: STRING

2

vpc-id

Идентификатор VPC, который содержит сетевой интерфейс для которым регистрируется трафик.

Паркет Тип данных: STRING

3

идентификатор подсети

Идентификатор подсети, содержащей сетевой интерфейс для которым регистрируется трафик.

Паркет Тип данных: STRING

3

идентификатор экземпляра

Идентификатор экземпляра, связанного с сетью интерфейс, для которого записывается трафик, если экземпляр принадлежит вам.Возвращает символ «-» для сетевого интерфейса, управляемого запросчиком; Например, сетевой интерфейс для шлюза NAT.

Паркет Тип данных: STRING

3

TCP-флаги

Значение битовой маски для следующих флагов TCP:

  • СИН — 2

  • СИН-АКК — 18

  • ФИН — 1

  • РСТ — 4

ACK сообщается только тогда, когда он сопровождается SYN.

Флаги TCP могут быть объединены по ИЛИ во время интервала агрегации. Для короткие соединения, флаги могут быть установлены на той же строке в запись журнала потока, например, 19 для SYN-ACK и FIN, и 3 для SYN и FIN. Для примера см. Последовательность флагов TCP.

Паркет Тип данных: INT_32

3

тип

Тип трафика.Возможные значения: IPv4 | IPv6 | ОДВ. Для получения дополнительной информации см. Эластичный тканевый адаптер.

Паркет Тип данных: STRING

3

pkt-srcaddr

IP-адрес источника трафика на уровне пакетов (исходный).Используйте это поле с полем srcaddr для различать IP-адрес промежуточного уровня через который проходит трафик, и исходный IP-адрес источника трафика. Например, когда трафик проходит через сетевой интерфейс для NAT шлюз или где находится IP-адрес модуля в Amazon EKS. отличается от IP-адреса сетевого интерфейса узел экземпляра, на котором работает модуль (для связи внутри VPC).

Паркет Тип данных: STRING

3

pkt-dstaddr

IP-адрес назначения на уровне пакета (исходный) для трафик. Используйте это поле вместе с полем dstaddr для различать IP-адрес промежуточного уровня через который проходит трафик, и конечный IP-адрес назначения адрес трафика.Например, когда трафик проходит через сетевой интерфейс для шлюз NAT или где находится IP-адрес пода в Amazon EKS отличается от IP-адреса сетевого интерфейса узла экземпляра, на котором работает модуль (для связь внутри VPC).

Паркет Тип данных: STRING

3

регион

Регион, содержащий сетевой интерфейс, для которого трафик записывается.

Паркет Тип данных: STRING

4

аз-идентификатор

Идентификатор зоны доступности, содержащей сеть интерфейс, для которого регистрируется трафик.Если трафик из подместоположение, запись отображает символ «-» для этого поле.

Паркет Тип данных: STRING

4

тип подлокации

Тип подлокации, который возвращается в поле идентификатора подлокации.Возможные значения: длина волны | аванпост | местная зона. Если трафик не из подлокации, в записи отображается символ «-» для этого поля.

Паркет Тип данных: STRING

4

идентификатор подлокации

Идентификатор подлокации, содержащей сетевой интерфейс для которого регистрируется трафик.Если трафик не из подлокация, в записи отображается символ «-» для этого поле.

Паркет Тип данных: STRING

4

pkt-src-aws-service

Имя подмножества IP-адресов диапазоны для поля pkt-srcaddr, если исходный IP-адрес предназначен для сервиса AWS.Возможные значения являются: АМАЗОН | AMAZON_APPFLOW | AMAZON_CONNECT | API_ШЛЮЗ | CHIME_MEETINGS | CHIME_VOICECONNECTOR | ОБЛАКО9 | ОБЛАЧНЫЙ | СБОРКА КОДА | ДИНАМОДБ | ЭБС | ЭК2 | EC2_INSTANCE_CONNECT | ГЛОБАЛАКСЕЛЕРАТОР | KINESIS_VIDEO_STREAMS | МАРШРУТ53 | ROUTE53_HEALTHCHECKS | ROUTE53_HEALTHCHECKS_PUBLISHING | ROUTE53_RESOLVER | С3 | РАБОЧИЕ ПРОСТРАНСТВА_ШЛЮЗЫ.

Паркет Тип данных: STRING

5

pkt-dst-aws-service

Имя подмножества диапазонов IP-адресов для поле pkt-dstaddr, если IP-адрес назначения для службы AWS.Список возможных значений см. Поле pkt-src-aws-service.

Паркет Тип данных: STRING

5

направление потока

Направление потока относительно интерфейса, где трафик захвачен.Возможные значения: вход | выход.

Паркет Тип данных: STRING

5

трафик-путь

Путь исходящего трафика к месту назначения.К определить, является ли трафик исходящим, проверьте поле направления потока. Возможные значения следующим образом. Если ни одно из значений не применимо, в поле устанавливается значение -.

  • 1 — Через другой ресурс в том же VPC

  • 2 — Через интернет-шлюз или конечную точку шлюза VPC

  • 3 — Через виртуальный частный шлюз

  • 4 — Через внутрирегиональное пиринговое соединение VPC

  • 5 — Через межрегиональное пиринговое соединение VPC

  • 6 — Через локальный шлюз

  • 7 — Через конечную точку шлюза VPC (на основе Nitro только экземпляры)

  • 8 — Через интернет-шлюз (на базе Nitro только экземпляры)

Паркет Тип данных: INT_32

5

Ограничения журнала потоков

Чтобы использовать журналы потоков, необходимо учитывать следующие ограничения:

  • Вы не можете включить журналы потоков для сетевых интерфейсов, которые находятся в EC2-Classic. Платформа.Сюда входят инстансы EC2-Classic, которые были связаны с VPC. через КлассикЛинк.

  • Вы не можете включить журналы потоков для VPC, которые связаны с вашим VPC, если только одноранговый VPC находится в вашем аккаунте.

  • После создания журнала потока вы не можете изменить его конфигурацию или формат записи журнала расхода. Например, вы не можете связать другую роль IAM. с журналом потоков или добавлять или удалять поля в записи журнала потоков.Вместо этого вы можно удалить журнал потоков и создать новый с необходимой конфигурацией.

  • Если ваш сетевой интерфейс имеет несколько адресов IPv4 и трафик отправляется на вторичный частный IPv4-адрес, в журнале потоков отображается первичный частный IPv4-адрес. адрес в поле dstaddr . Чтобы захватить исходное место назначения IP-адрес, создайте журнал потоков с полем pkt-dstaddr .

  • Если трафик отправляется на сетевой интерфейс, а пункт назначения не является IP-адреса сетевого интерфейса, журнал потоков отображает первичный частный IPv4-адрес в поле dstaddr . Чтобы захватить оригинал IP-адрес назначения, создайте журнал потока с pkt-dstaddr поле.

  • Если трафик отправляется с сетевого интерфейса, а источник не является IP-адреса сетевого интерфейса, в журнале потоков отображается основной частный IPv4-адрес. адрес в поле srcaddr .Чтобы захватить исходный IP-адрес адрес, создайте журнал потоков с полем pkt-srcaddr .

  • Если трафик отправляется на сетевой интерфейс или отправляется с него, srcaddr и dstaddr поля в журнале потока всегда отображают первичный частный адрес IPv4, независимо от источника или пункта назначения пакета. Захватить источник или место назначения пакета, создайте журнал потока с Поля pkt-srcaddr и pkt-dstaddr .

  • Когда ваш сетевой интерфейс подключен к компьютеру на базе Nitro например, интервал агрегации всегда составляет 1 минуту или меньше, независимо от указанного максимального интервала агрегации.

Журналы потоков не фиксируют весь IP-трафик. Следующие типы трафика не зарегистрирован:

  • Трафик, генерируемый экземплярами при обращении к DNS-серверу Amazon.если ты использовать свой собственный DNS-сервер, тогда весь трафик на этот DNS-сервер регистрируется.

  • Трафик, созданный экземпляром Windows для лицензии Amazon Windows активация.

  • Трафик в и из 169.254.169.254 например метаданных.

  • Трафик в и из 169.254.169.123 для Amazon Time Sync Оказание услуг.

  • DHCP-трафик.

  • Зеркальный трафик.

  • Трафик на зарезервированный IP-адрес для маршрутизатора VPC по умолчанию.

  • Трафик между сетевым интерфейсом конечной точки и сетевым интерфейсом Network Load Balancer.

Цены на журналы потоков

При публикации журналов потока взимается плата за прием и архивирование проданных журналов. в журналы CloudWatch или в Amazon S3.Дополнительные сведения и примеры см. в разделе Цены на Amazon CloudWatch.

Чтобы отслеживать расходы на публикацию журналов потоков в корзины Amazon S3, вы можете теги распределения для ваших подписок журнала потоков. Отслеживание расходов в процессе публикации журналов в CloudWatch Logs, вы можете применить теги распределения затрат к целевой группе журналов CloudWatch Logs. После этого ваш отчет о распределении затрат AWS будет включать использование и затраты, объединенные по эти теги.Вы можете применять теги, представляющие бизнес-категории (например, центры затрат, имена приложений или владельцев), чтобы упорядочить свои расходы. Дополнительные сведения см. в разделе Использование тегов распределения затрат в AWS Billing User Guide .

Процесс управления складом

Каждый склад должен определять, куда и как перемещаются продукты. Это называется потоком процесса управления складом, и важно иметь его в наличии до того, как начнется процесс выполнения заказа.

Существует множество причин, по которым стоит заинтересоваться потоком складских процессов. Может быть, вы хотите освежить в памяти, что такое работа на складе, чтобы определить, кого вам нужно нанять. Возможно, ваш бизнес строит свой первый склад; в этом случае проверьте, что такое склад. Независимо от того, почему вы читаете, завершение вашего процесса имеет раннюю отдачу.

Хорошо продуманный процесс управления складом экономит ваше время и деньги. Он определяет все этапы ваших складских операций, поэтому вы можете сосредоточиться на выполнении работы.Продолжайте читать, чтобы узнать о различных типах блок-схем процессов и о том, как интегрировать их в свои складские операции.

Блок-схема процесса системы управления складом

Блок-схема процесса системы управления складом — это наглядная диаграмма или диаграмма, показывающая основные операции вашего склада. Это подкомпонент складской организации. Технологический поток показывает, как товары получены, процесс, через который они проходят, как они отправляются, а также любые промежуточные этапы.

Поток процесса можно создать несколькими способами. Вы можете использовать программное обеспечение для графического дизайна, данные из вашей системы управления складом (WMS) или такие программы, как Microsoft Word и Excel.

Рекомендуется уделять много времени технологическому процессу, так как это может привести к тысячам долларов и десяткам часов экономии каждый год.

Если вы используете WMS, вам будет проще создать поток процессов. Во-первых, экспортируйте необходимые данные из вашей WMS, которая предоставляет подробный отчет обо всех этапах, через которые проходят ваши продукты.Примеры данных могут включать списки продуктов, отчеты курьеров и список продуктов, хранящихся более 90 дней.

Во-вторых, используйте данные для определения шагов потока процесса, применимых к вашему складу. Вы можете сделать это в сочетании с анализом запасов ABC. Если у вас есть неожиданно большое количество продуктов C (товары, которые слишком долго лежат на складе), ваш процесс должен быть улучшен.

Поток процессов вашей системы управления складом должен соответствовать потребностям вашего бизнеса и тому, как работает ваш онлайн-рынок (если вы его используете).Рекомендуется настроить простоту или сложность диаграммы, чтобы упростить складские операции.

Блок-схема складской системы

Блок-схема складской системы иллюстрирует движение складских товаров в визуальном формате. Все технологические схемы склада можно разбить как минимум на три этапа: получение, хранение и отгрузка. Этот тип блок-схемы лучше всего подходит для небольших складов или ограниченных продуктовых линеек, где продукты не разделяются после получения.

Вот пример простой блок-схемы складской системы: 

Средние блок-схемы гораздо более распространены и содержат больше шагов. Этот тип блок-схемы полезен для средних и крупных компаний или компаний с большим количеством продуктов.

В дополнение к трем простым шагам блок-схемы средние диаграммы содержат области для подготовительных заданий. Это включает в себя несколько секций хранения, холодное хранение по сравнению с хранением при комнатной температуре, зону комплектации и упаковки, а также стадию или консолидацию отгрузки.

Вот пример блок-схемы средней складской системы: 

Блок-схемы сложной складской системы могут состоять из 10 и более этапов, в зависимости от потребности в продуктах. Эти блок-схемы являются общими для продуктов с регулируемой температурой, предприятий с дорогостоящими товарно-материальными запасами или продуктов, состоящих из многих частей.

Этапы сложной технологической схемы могут включать резервный склад, зону обработки, производство, контроль качества и подготовку к отгрузке. Некоторые или все эти этапы могут присутствовать или изменяться в зависимости от типа бизнеса.

Вот пример блок-схемы сложной складской системы: 

Складская исходящая последовательность операций

Понимание складской исходящей последовательности операций важно для успеха организации. Это важнейший компонент удовлетворения как поставщиков услуг распределения, так и клиентов.


Исходящий технологический процесс должен включать как минимум следующие шаги:

  1. Назначить зону упаковки. Место упаковки на вашем складе должно работать как хорошо смазанный механизм.Упаковочные станции должны включать в себя номера SKU, сканеры штрих-кодов, принтеры этикеток и упаковочные материалы, а также компьютер для выполнения заказов. Убедитесь, что ваши упаковочные станции всегда хорошо укомплектованы упаковкой для электронной коммерции, чтобы предотвратить задержки.
  2. Обозначьте зону доставки. Это место, где готовые упаковки готовы к загрузке в грузовик. Водители могут начать загрузку посылок, как только они прибудут, потому что ваш склад эффективно организован.
  3. Отслеживание уведомлений об отправке и доставке. Ваша система управления складом (WMS) предоставит интерфейс для просмотра того, какие продукты были отгружены, а какие ожидают. Некоторые WMS также предоставляют уведомления, когда клиенты получают свои заказы. Это устраняет чрезмерное последующее общение о пакетах. Если с пакетом возникают проблемы, обратитесь к своему оператору связи для получения дополнительной информации.
  4. Обновите свои записи. Ваш исходящий поток процессов должен включать документацию о продуктах, покидающих ваш склад, и о том, куда они направляются.Независимо от того, занимается ли это персоналом вручную или большую часть работы выполняет программа, вам необходимо письменное подтверждение всей выполненной работы.

Блок-схема исходящих складских операций

Хранение вашего складского исходящего процесса в виде блок-схемы позволяет добиться максимальной эффективности.

Вот пример блок-схемы исходящего процесса: 

Складской поток входящего процесса

Надежный складской поток входящего процесса имеет решающее значение для производительности вашего бизнеса.В зависимости от задач, с которыми сталкивается ваш склад, вам может потребоваться нанять новых сотрудников. Размещение привлекательного описания работы менеджера склада может быстро найти кандидатов. Не забудьте также указать высокую зарплату менеджера склада.

После того, как вы наняли нужного человека, важно уделить такое же внимание входящему потоку, как и исходящему потоку. Поток входящих процессов вашего склада должен включать следующие этапы: 

  1. Планирование всех поставок. Не оставляйте сроки доставки на волю случая. Это создаст переполненную зону доставки и задержки при разгрузке поддонов. Обеспечьте автоматизированную систему планирования для ваших водителей-экспедиторов или заранее запишите дни и время.
  2. Обозначьте зону разгрузки. Легко упустить из виду зону разгрузки при организации входящего потока складских операций. Это пространство используется исключительно для разборки ящиков и раскладывания товаров по полкам.
  3. Включает управление запасами. Недостаточно просто разместить товары на полках; вам нужен процесс управления запасами, основанный на точности и скорости. Если ваши продукты имеют особые требования к обращению или хранению, включите это в свой технологический процесс. Все, что необходимо отдельным продуктам для хранения, например складские этикетки, должно быть частью входящего потока.
  4. Обновите отчеты. Все заказы ваших клиентов основаны на числах, которые использует ваше программное обеспечение для управления складскими запасами.Если выяснится, что дело так и не было убрано или повреждено и никогда не регистрировалось, это напрямую влияет на исходящий поток. Периодически проверяйте учет всех продуктов, проводя инвентарный аудит.

Блок-схема процесса поступления на склад 

Записывать все — это хорошее начало, но окончательный блок-схема процесса поступления на склад должен быть наглядным.

Вот пример того, как это может выглядеть: 

Движение потока

Создавая процесс, важно настроить его для нужд складского хранения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.