Объем документооборота это: Объем документооборота | Глоссарий ПитерСофт

Содержание

Что такое объем документооборота? Подсчет объема документооборота Объем документооборота учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании.

Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

џ прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

џ предварительное рассмотрение и распределение документов;

џ регистрация документов;

џ контроль за исполнением;

џ информационно-справочная работа;

џ исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

џ отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

џ поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

џ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

џ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  • - содержанием или функциональной принадлежностью;
  • - структурой;
  • - режимом или цикличностью;
  • - направлением;
  • - объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Учет объема документооборота предприятий и организаций

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Величина документооборота нужна для:

  • 1. расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
  • 2. расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
  • 3. определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.

д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Правила учета и анализа объемов документооборота, которые обязана осуществлять служба делопроизводства:

  • устанавливались Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), Государственной системой документационного обеспечения управления (М., 1991),
  • а в настоящее время предусматриваются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Кроме того, Методические рекомендации предусматривают, что соответствующий раздел об учете объемов документооборота должен быть включен в состав инструкции по делопроизводству организации.

Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год . Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов.

За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т.е. подлинник (оригинал) документа или копия (если она является единственным экземпляром). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т.е. за один документ. Отдельно учитываются (но включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал «Электронное правительство» за электронными услугами, обращения на сайт, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации.

Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков и т.п.

Итак, формула для подсчета объема документооборота следующая:

В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т.е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнес-процессов и делопроизводства, в знаменателе - количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т.п.

Форма представления справки или сводки об объеме документооборота может быть следующей (пример самой простой формы):

Пример

Самая простая форма справки об объеме документооборота

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 24) предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. Рекомендуем в связи с этим в инструкции по делопроизводству или в отдельном приказе организации (приказ по административно-хозяйственной деятельности с пятилетним сроком хранения) особо оговорить соответствующие сроки или график, а также формы представления справок об объеме документооборота.

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.  


Учет объема документооборота  

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.  

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов , учет объема документооборота.  

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.  

СОСТАВ И УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА  

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Как производится учет объема документооборота  

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.  

Документооборот включает следующие этапы прием и обработка документов распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация документов контроль за исполнением документов формирование дел передача дел на архивное хранение уничтожение документов.  

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов . В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности.  

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.  

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения) в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель - количество его копий.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала , а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала , так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.  

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях . Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.  

Подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию готовит сводки для руководства учреждения об объеме документооборота при ежедневном учете документов.  

Доставка документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В учреждениях I категории - с крупными структурными подразделениями и большим объемом документооборота - за каждым курьером закрепляются два и более маршрутов. График в учреждениях II и III категории составляют с учетом кольцевой курьерской связи, чтобы курьер смог доставлять документы в структурные подразделения и забирать их в один маршрут.  

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения.  

Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения . Количество доставок документов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является начальным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут.  

Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств , строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота . Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности.  

Объем информации, необходимой для организации производства и управления им, зависит от объемов выпуска и номенклатуры изделий , структуры и организации управления предприятием , системы подготовки, планирования и учета производства, системы документооборота и отчетности, форм документации и технического оснащения всех видов работ по управлению производством.  

Основанием для отражения в оперативном учете Заказчика выполненных объемов строительных и монтажных работ , затрат на приобретение оборудования, прочих работ и затрат служат первичные учетные документы , которые в порядке и сроки, установленные Агентским договором между Обществами и ОАО ЦУП Стройнефть, должны быть переданы Заказчику в составе отчета Агента . Отделы и службы Заказчика, контролирующие и курирующие в рамках документооборота затраты и работы, связанные со строительством объектов (акты проведения экспертизы , документы по отводу земель и др.), в срок не позднее 2-х дней с момента подписания направляют их службу капитального строительства для проверки, формирования отчета и передачи в бухгалтерию.  

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов , по документопото-кам, по структурным подразделениям и т.п.  

Предположим, аудитор планирует получить доказательства правильности отражения в операций по расчетному счету . Проще всего сделать это, проверив сплошным методом или выборочно все операции по этому счету на предмет правильности их отражения в учетных регистрах . Возможен и другой вариант. Аудитор выясняет, что контировкой операций занимается достаточно опытный сотрудник. Существуют специально разработанные письменные указания, регламентирующие порядок действий сотрудника. Ежемесячно (например, при перенесении данных из журнала-ордера № 2 в Главную книгу) происходит сверка расчетов , что подтверждается подписью уполномоченного проверяющего сотрудника. Если аудитор считает более эффективным опереться на данные средства контроля и при анализе системы бухгалтерского учета и документооборота оценивает надежность этих средств контроля как высокую или среднюю, он должен кратко описать эти средства контроля в бланке (приложение 3.8, п. 7.1) и указать, каким образом возможно проверить данные средства. Кроме того, для подтверждения средней оценки аудитор выборочно проверяет последовательность выполнения трех операций из данного раздела учета в разные периоды. Он должен оценить, что при отражении отобранных операций в регистрах бухгалтерского учета применялись все средства контроля, на которые планируется полагаться при формировании выводов. Объективность выводов, полученных по результатам изучения документов, может быть подкреплена визуальными наблюдениями и результатами устных опросов сотрудников экономического субъекта . Если при проведении сквозных тестов ошибки не обнаружены, то можно считать средний уровень надежности подтвержденным. Если же были обнаружены ошибки, то надежность полагается низкой. Поэтому при описании средств контроля целесообразно указывать оценку надежности до и после тестирования. Такая информация может быть полезна при планировании последующих аудитов. Полученные результаты рисков1 средств контроля можно подставить в бланки приложений 2.10 и 2.11 к главе 2 при определении объема аудиторских выборок.  

Внедрение ЕГСД в конкретном учреждении обусловливало необходимость учета его специфики, функций, масштаба деятельности, объема внешних связей, общей численности служащих , объема документооборота и др.  

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта , бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами . Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов , каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.  

Подсчет документооборота целесообразно (особенно при больших объемах документов) проводить раздельно по каждому структурному подразделению , а внутри подразделений - по системам (группам) документации, как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и итоговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.  

Методы обеспечения адаптивности автоматизированных систем управления в принципе применимы к любым системам (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, системам программирования , пакетам прикладных программ , системам автоматизации проектирования и др. ), однако на практике в достаточно полном объеме они обычно реализуются в системах длительного и многократного пользования, таких, как операционные системы , системы управления базами данных, системы автоматизации проектирования АСУ и др. Обычно в АСУ разного назначения адаптивность отчасти обеспечивается за счет. использования элементов проектирования АСУ. Как правило, специфических адаптивных свойств при разработке АСУ не предусматривается. Они связаны со спецификой объекта управления . -К таким свойствам относятся структура объекта управления , система документооборота, объемы информации, используемые методы планирования , учета я анализа, сложность выпускаемой продукции, взаимоотношения с поставщиками и потребителями продукции, характер производства, длительность

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6

Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

25. . Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!

контрольная работа

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

1.3 Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов - контроль за исполнением;* - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка. 8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами - с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов . 2.1 Постановка документов на контроль При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом)...

Анализ организации контроля исполнения документов

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. ..

Анализ системы управления документацией и записями на примере предприятия ОСЗН Первореченского района г. Владивостока

На каждый документ системы качества после его утверждения заводится карточка учета, в которой приводятся номер экземпляра копии, отдел, фамилия и подпись лица, получившего копию...

Деятельность структурного подразделения железной дороги

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком...

Документирование и документооборот в организации

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации...

Документооборот организации. Виды бланков документов

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др...

Документы организации, регламентирующие электронный документооборот

На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства...

Организационная структура и управление персоналом в ОАО "Сибтранснефтепродукт"

Начальник документооборота назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора Общества по представлению начальника отдела и Заместителя генерального директора по экономике и финансам...

Организационные документы в системе управления предприятием

документ реквизит бланк организационный Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления организационных документов определен ГОСТ Р 6. ..

К нерегистрируемым документам (документам, не подлежащим регистрации), относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты...

Организация делопроизводства в государственном учреждении

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, а также рационального распределения документопотоков...

Организация деятельности предприятия ООО "Р.И.К." кафе "Луиза"

Документооборот -- сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему...

Основы обеспечения документооборота

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6. 30 - 2003). 08 - Наименование организации...

Оформление управленческих документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно...

Разработка проекта совершенствования электронного документооборота медицинского учреждения (на примере ДГКБ №5 им. Н.Ф. Филатова)

В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация...

Объем документооборота - это... Что такое Объем документооборота?

Объем документооборота

"...61 ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. .."

Источник:

"ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28)

Официальная терминология. Академик.ру. 2012.

  • Объем выборки продукции
  • Объем долга иностранных государств и (или) иностранных юридических лиц перед РФ

Смотреть что такое "Объем документооборота" в других словарях:

  • объем документооборота — Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • объем документооборота — 61 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период 62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение 63 исходящий документ; отправляемый документ:… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Денежная масса — (Money supply) Денежная масса это наличные средства, находящиеся в обращении, и безналичные средства, находящиеся на счетах в банках Понятие денежной массы: агрегаты денежной массы М0, М1, М2, М3, М4, ее ликвидность, наличные и безналичные… …   Энциклопедия инвестора

  • Оптовые запасы — (Wholesale Inventories) Определение оптовых запасов, торговые и складские запасы Информация об определении оптовых запасов, торговые и складские запасы Содержание Содержание Виды запасов и их характеристики Торговые и складские запасы Принципы… …   Энциклопедия инвестора

  • Выручка — (Revenue) Выручка результат деятельности предприятия за определённый период, выраженный в денежном эквиваленте Понятие выручки, её основные формы, расчёт выручки,выручка в бухгалтерском учёте,отличие выручки от прибыли Содержание >>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Листинг — (Listing) Листинг это совокупность процедур по допуску ценных бумаг к обращению на фондовой бирже Определение листинга, преимущества и недостатки листинга, виды листинга, этапы процедуры листинга, котировальный список листинга, делистинг… …   Энциклопедия инвестора

  • Клиринг — (Clearing) Понятие клиринга, история клиринга, типы клиринга Информация о понятии клиринга, история клиринга, типы клиринга Содержание Содержание 1. Понятие валютный 2. Отличия валютного клиринга от внутреннего межбанковского клиринга 3. Формы… …   Энциклопедия инвестора

  • Центральный банк — (Central bank) Центральный банк это орган проведения денежно кредитной политики Информация о деятельности, политике, функциях, операциях Центрального банка, ставка рефинансирования Содержание >>>>>>>>>>>>> …   Энциклопедия инвестора

  • Налоговый аудит — Аудит Виды аудита Внутренний аудит Внешний аудит Налоговый аудит Экологический аудит Социальный ауд …   Википедия

Книги

  • 1 С:Документооборот: 250 вопросов и ответов, Лушников В. В., Бондарев А. В.. Управленческая деятельность любой компании осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются как источником информации для принятия управленческих решений, так и результатом… Подробнее  Купить за 499 руб
  • Секретариат в вопросах и ответах № 6 2014, Отсутствует. «Секретариат в вопросах и ответах» – это практическое руководство, необходимое секретарю в ежедневной работе. Индивидуальные рекомендации специалистов по практическим действиям в конкретных… Подробнее  Купить за 462.56 руб электронная книга
  • Директор информационной службы №01/2012, Открытые системы. В номере: Металлургия: новые вызовы, старые проблемы Перспектива вступления в ВТО, несовершенство бизнес-процессов, устаревшая технологическая база и потребность в инновациях станут, по… Подробнее  Купить за 352 руб электронная книга
Другие книги по запросу «Объем документооборота» >>

От чего зависит объем документооборота. Учет документооборота. Этапы движения исходящих документов в организации

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в...

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы

Исходящие (отправляемые) документы;

Внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация;

Контроль за исполнением;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.


А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

23348. Найти точечные оценки для ресурса 247.5 KB
Проверяемая гипотеза состоит в том что результат измерения Xk не содержит грубой погрешности. Для проверки гипотезы составим величины = 1504454 ; = 2772253; 4 Для обнаружения грубых погрешностей используется критерий Романовского заключающийся в том что промахами считаются те измерения для которых выполняется неравенство: 5 После выброса промахов из выборки все расчеты по пп. Напоминание Интервальная оценка...
23349. Определение долговечности машины по оптимальному технико-экономическому критерию 44.5 KB
Для трех величин первоначальной стоимости машины S руб и двух значений n n=n1 n=n2 данные для которых указаны в таблице определить оптимальную долговечность машины. z1 = S t руб ч Вычислить функцию z1t для области времен t = час с шагом 10час. n = 2 n = 2 n = 2 n=3 n=3 n=3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 Долговечность час 320 450 1000 40 50 80 Удельные затраты руб час 32625 4572222 10100 20600 32600 94600 Провести анализ...
23350. Свободные колебания в R - L - C контуре 2.98 MB
Цель работы: изучение влияния сопротивления электрического контура на характер свободных колебаний в нем и параметры затухания. Величина называется частотой затухающих колебаний. При  02 0 период затухающих колебаний практически можно вычислять по формуле: при этом погрешность вычисления периода будет менее 2 . 2 приведен график изменения заряда конденсатора от времени уравнение 4 из которого видно что амплитуда затухающих колебаний уменьшается во времени по экспоненциальному закону со скоростью определяемой...
23351. ЯВЛЕНИЕ РЕЗОНАНСА В ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОМ КОЛЕБАТЕЛЬНОМ КОНТУРЕ 207. 5 KB
2 Поскольку уравнение 2 можно записать в виде: 3 где =R 2L величина называемая коэффициентом затухания 02 = 1 LC собственная частота колебаний контура. При малых коэффициентах затухания 0 можно считать что резонансная частота приблизительно равна собственной частоте колебаний контура. Параметры резонансной кривой очень удобно выражать через величину добротности контура Q.
23352. ЦЕПИ ПЕРЕМЕННОГО ТОКА 182 KB
ОСНОВЫ ТЕОРИИ Как известно из теории при приложении к RLC цепи рис.1 переменного напряжения в цепи возникает переменный ток сдвинутый по фазе относительно напряжения.1 Величина амплитуды тока определяется соотношением: 1 где импеданс цепи переменного тока.
23355. Изучение дифракции света 358.5 KB
Исследуя дифракцию излучения лазера на щели и дифракционной решетке определить длину волны излучения лазера. На экране наблюдается дифракционная картина чередующиеся светлые и темные полосы параллельные щели. Длина щели намного больше длины волны света поэтому дифракционная картина вдоль щели отсутствует. Результирующая освещенность любой точки экрана направление на которую составляет с нормалью n к поверхности щели угол определяется интерференцией всех вторичных волн.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15. 06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:



  • Как правильно заверить копии документов в…

  • Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…

  • Эффективные методы продажи по телефону - обзор…

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация документов - контроль за исполнением;* - информационно-справочная работа; - исполнение документов и отправка.8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами - с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Объем документооборота - это количество документов, посту­пивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении орга­низуется для установления условного объема обрабатываемой ин­формации и загрузки подразделений и отдельных работников, по­лучения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все до­кументы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оператив­ного размножения, также учитываются отдельно.

Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент органи­зации управленческой деятельности и важная составная часть де­лопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие свое­временному и правильному исполнению решений, заданий и пору­чений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполните­лей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и ус­тных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в ре­зультате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершен­ствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его цен­трализация. Контрольные операции следует сосредоточить в од­ном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Конт­рольные функции должны быть изложены в Инструкции по дело­производству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими норматив­ными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директив­ных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфичес­кие документы, свойственные данной системе управления. Пере­чень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизвод­ству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна по­ступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование не­обходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосред­ственно руководству учреждения, хотя группа может входить в со­став канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного уч­реждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполни­тельской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответствен­ного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фик­сируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в уч­реждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим об­разом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок ис­полнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министер­ства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008, но в письме указано: представить информацию 15.03.2008, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения.

Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

На контрольные документы ведется картотека по срокам и ис­полнителям. Снимаются с контроля только исполненные докумен­ты. Продлить срок, исполнения документов могут только руково­дители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В слу­чае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнитель­ный контроль.

Согласно ГОСТу на всех документах, подлежащих кон­тролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле - знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответству­ющем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам испол­нения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каж­дому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячей­ки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок до­кументам, новые сроки исполнения которых по тем или иным при­чинам своевременно не установлены. Указанный порядок разме­щения карточек в картотеке используется в большинстве учреж­дений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает кар­точки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Кар­точки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответству­ющие не исполненным документам карточки перемещают в ячей­ки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлека­ют из контрольных картотек и помещают в единую картотеку ис­полненных документов, систематизированную по предметно-воп­росному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных под­разделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «До­кументы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неде­лю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок доку­ментов, направляют их в структурные подразделения и после за­полнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполнен­ных в срок, могут передаваться непосредственно руководству уч­реждения. Решения руководителя записывают в графе «Примеча­ние».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2008 г.

Всего передано докумен­тов

Всего постав­лено на контроль

Находятся на испол­нении

В том числе

Всего отправ­лено документов

Исполнено сначала года

В т.ч. с нарушением срока

С нару­шением срока

На допол­нительном контроле

По данному отчету служба документационного обеспечения уп­равления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно опреде­лить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнитель­скую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю при­нять правильные решения по оценке труда работников.

Учет документооборота производится в ведомственном архиве организации. Какой набор учетных документов необходимо иметь для учета документооборота, расскажем в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Основное назначение учета документооборота компании - фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия.

Кроме того, учет позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учета называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой - т.н. "дело".

Основные документы, необходимые для учета документооборота

Ниже мы приводим список основных документов, которые нужно завести в архиве предприятия для обеспечения надлежащего учета документооборота .

  • Опись дел постоянного хранения. Основное назначение данной деловой бумаги - поединичный и суммарный учет дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, т.е. вам нужно составить данную опись. Гораздо более распространенным является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как "до ликвидации предприятия". В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись.
  • Опись дел по личному составу
  • Опись дел временного хранения (более 10 лет) . В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.
  • Опись дел временного хранения (менее 10 лет). На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо нее для учета документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передается в архив организации, а остается в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения.
  • Описи дел структурных подразделений. На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, т.е. они являются сдаточными описями. Еще до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учетные документы.
  • Дело фонда. История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты (об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив и т.д.). Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел.
  • Паспорт архива предприятия. Если ваша организация передает часть дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным.

Читайте также:

Вспомогательные документы, необходимые для учета документооборота

Лист-заверитель дела. Назначение данной бумаги - осуществление количественного учета листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твердую обложку.

Книга учета поступления и выбытия документов. Назначение книги - мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учета движения документов является один календарный год.

Лист фонда. Назначение данной бумаги - фиксация изменений в наименовании организации, учет и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учет поступления и выбывания архивных деловых бумаг.

Реестр описей. Назначение данной бумаги - учет видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

Учет электронного документооборота

Учет электронных документов (ЭД) и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утвержденных локальными нормативными актами компании.

В общую учетную базу данных ЭД или в учетную карточку ЭД вводятся сведения о каждой единице учета ЭД.

В составе архивного фонда компании учет ЭД осуществляется по соответствующим описям, единицам учета и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в ЭД, указывается в мегабайтах (Мбайт).

В том случае, если информационный объем ЭД изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи ЭД, где указывается новый объем. Все произведенные изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

Единицей учета ЭД является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний и т.п. Сопроводительная документация, прилагаемая к ЭД, также является компонентом единицы учета ЭД.

Единицей хранения ЭД считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания ЭД, такими носителями могут быть дискеты, CD-диски, жесткие диски (винтчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к ЭД.

В момент поступления ЭД на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учета поступления и выбытия документов.

Количество ЭД каждого поступления или выбытия указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб.

Вспомогательными учетными документами при учете ЭД могут быть журнал учета поступления и выбытия ЭД, а также журнал учета миграции и перезаписей ЭД.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определенного периода времени, как правило за год. Учет объема документооборота имеет основной целью - установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги.

Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учет объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчету отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учета документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, важным моментом станет подготовка паспорта архива организации.

Учет объема документооборота - Энциклопедия по экономике

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.  [c.241]

Учет объема документооборота  [c.252]

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.  [c.252]

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.  [c.201]

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.  [c.231]

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.  [c.267]

СОСТАВ И УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА  [c.40]

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.  [c.41]

Как производится учет объема документооборота  [c.53]

Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.  [c.175]

Документооборот включает следующие этапы прием и обработка документов распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация документов контроль за исполнением документов формирование дел передача дел на архивное хранение уничтожение документов.  [c.147]

Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности.  [c.138]

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.  [c.256]

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения) в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель — количество его копий.  [c.171]

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.  [c.202]

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.  [c.229]

Подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию готовит сводки для руководства учреждения об объеме документооборота при ежедневном учете документов.  [c.23]

Доставка документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В учреждениях I категории — с крупными структурными подразделениями и большим объемом документооборота — за каждым курьером закрепляются два и более маршрутов. График в учреждениях II и III категории составляют с учетом кольцевой курьерской связи, чтобы курьер смог доставлять документы в структурные подразделения и забирать их в один маршрут.  [c.86]

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения.  [c.274]

Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения. Количество доставок документов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является начальным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут.  [c.89]

Этот методический прием документального контроля еще более трудоемок, чем контрольное сличение или восстановление количественно-суммового учета. Но если администрация проверяемой хозяйственной системы заказывает у высококвалифицированного аудитора такие и подобные, согласованные с клиентом процедуры, то технически это тоже осуществимо. Разумеется, при очень большом объеме документооборота трудоемкость таких процедур будет чрезвычайно велика. Однако при компьютеризированном учете (а также при наличии у аудиторов хороших навыков работы с соответствующим программным обеспечением) сроки выполнения таких работ могут оказаться приемлемыми для обеих сторон.  [c.44]

Например, знание организационной структуры, структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т.д.  [c.197]

Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.  [c.145]

Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств, строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота. Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности.  [c.19]

Организация документооборота по традиционной форме и в рассмотренных здесь объемах, а также обработка значительного объема информации по бюджетированию и учету осуществляемых процесс-операций по исполнению обязанностей отдела потребовали бы введения специальной должности делопроизводителя. Такого рода затраты поглотили бы эффект от системной организации документооборота, если бы вся информация была в бумажных носителях.  [c.34]

Объем информации, необходимой для организации производства и управления им, зависит от объемов выпуска и номенклатуры изделий, структуры и организации управления предприятием, системы подготовки, планирования и учета производства, системы документооборота и отчетности, форм документации и технического оснащения всех видов работ по управлению производством.  [c.133]

К рабочей документации аудита относятся планы и программы проведения аудита копии учредительных и других внутренних документов клиента (протоколов, договоров, контрактов и др.) материалы изучения и оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота и др.) результаты анализа хозяйственных операций и показателей деятельности предприятия (расчеты, таблицы, графики и др.) записи о характере и объеме проведенных аудиторских процедур и их результатах копии переписки с клиентом и третьими лицами записи устных обсуждений возникших в ходе аудита вопросов с сотрудниками администрации предприятия-клиента заключения экспертов копии бухгалтерских и иных финансовых документов клиента информация для руководства предприятия-клиента выводы и рекомендации аудитора и т. д.  [c.59]

Основанием для отражения в оперативном учете Заказчика выполненных объемов строительных и монтажных работ, затрат на приобретение оборудования, прочих работ и затрат служат первичные учетные документы, которые в порядке и сроки, установленные Агентским договором между Обществами и ОАО ЦУП Стройнефть , должны быть переданы Заказчику в составе отчета Агента. Отделы и службы Заказчика, контролирующие и курирующие в рамках документооборота затраты и работы, связанные со строительством объектов (акты проведения экспертизы, документы по отводу земель и др.), в срок не позднее 2-х дней с момента подписания направляют их службу капитального строительства для проверки, формирования отчета и передачи в бухгалтерию.  [c.77]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

Численность работников делопроизводственной службы устанавливают с учетом объема документооборота и общей численности сотрудников учреждщид или предприятия. Для министерств и других учреждений численность делопроизводственного персонала категории служащих определяют по формуле  [c.82]

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопото-кам, по структурным подразделениям и т.п.  [c.241]

Сущность сальдового метода состоит в том, что работники бухгалтерии ежедневно (или с иной периодичностью в зависимости от объема документооборота) посещают склады и в присутствии материально ответственного лица контролируют правильность оформления первичных документов и записи их в карточки складского учета. Проверяют каждую запись и выведенные кладовщиком остатки (после каждой записи). Если обнаружена ошибка, бухгалтер сообщает о ней на вычислительную установку, где она выводится из соответствующих массивов и перфорируется на отдельный корректурный носитель. Это и придает складскому учету бухгалтерскую достоверность, превращает его в аналитический учет, который ранее велся в бухгалтерии, но при этом дублировал складской учет по номенклатурным номерам, по количеству с добавлением суммы (количественно-суммовой учет).  [c.126]

Основные положения ЕГСД конкретизируются в инструкциях по делопроизводству с учетом специфики, масштаба деятельности и объема документооборота каждого учреждения.  [c.76]

Предположим, аудитор планирует получить доказательства правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета операций по расчетному счету. Проще всего сделать это, проверив сплошным методом или выборочно все операции по этому счету на предмет правильности их отражения в учетных регистрах. Возможен и другой вариант. Аудитор выясняет, что контировкой операций занимается достаточно опытный сотрудник. Существуют специально разработанные письменные указания, регламентирующие порядок действий сотрудника. Ежемесячно (например, при перенесении данных из журнала-ордера № 2 в Главную книгу) происходит сверка расчетов, что подтверждается подписью уполномоченного проверяющего сотрудника. Если аудитор считает более эффективным опереться на данные средства контроля и при анализе системы бухгалтерского учета и документооборота оценивает надежность этих средств контроля как высокую или среднюю, он должен кратко описать эти средства контроля в бланке (приложение 3.8, п. 7.1) и указать, каким образом возможно проверить данные средства. Кроме того, для подтверждения средней оценки аудитор выборочно проверяет последовательность выполнения трех операций из данного раздела учета в разные периоды. Он должен оценить, что при отражении отобранных операций в регистрах бухгалтерского учета применялись все средства контроля, на которые планируется полагаться при формировании выводов. Объективность выводов, полученных по результатам изучения документов, может быть подкреплена визуальными наблюдениями и результатами устных опросов сотрудников экономического субъекта. Если при проведении сквозных тестов ошибки не обнаружены, то можно считать средний уровень надежности подтвержденным. Если же были обнаружены ошибки, то надежность полагается низкой. Поэтому при описании средств контроля целесообразно указывать оценку надежности до и после тестирования. Такая информация может быть полезна при планировании последующих аудитов. Полученные результаты рисков1 средств контроля можно подставить в бланки приложений 2.10 и 2.11 к главе 2 при определении объема аудиторских выборок.  [c.302]

Внедрение ЕГСД в конкретном учреждении обусловливало необходимость учета его специфики, функций, масштаба деятельности, объема внешних связей, общей численности служащих, объема документооборота и др.  [c.105]

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.  [c.133]

Подсчет документооборота целесообразно (особенно при больших объемах документов) проводить раздельно по каждому структурному подразделению, а внутри подразделений — по системам (группам) документации, как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и итоговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.  [c.172]

Методы обеспечения адаптивности автоматизированных систем управления в принципе применимы к любым системам (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, системам программирования, пакетам прикладных программ, системам автоматизации проектирования и др.), однако на практике в достаточно полном объеме они обычно реализуются в системах длительного и многократного пользования, таких, как операционные системы, системы управления базами данных, системы автоматизации проектирования АСУ и др. Обычно в АСУ разного назначения адаптивность отчасти обеспечивается за счет. использования элементов проектирования АСУ. Как правило, специфических адаптивных свойств при разработке АСУ не предусматривается. Они связаны со спецификой объекта управления. -К таким свойствам относятся структура объекта управления, система документооборота, объемы информации, используемые методы планирования, учета я анализа, сложность выпускаемой продукции, взаимоотношения с поставщиками и потребителями продукции, характер производства, длительность цикла производства и др. Эти характеристики могут служить основой параметризации объекта управления, цель которой — найти такой набор параметров, значения которых в совокупности дадут полное описание объекта, достаточное не только для отнесения его к определенному классу объектов, но и позволяющее определить (с точностью до деталей) особенности АСУ, необходимой для этого объекта.  [c.12]

Объем документооборота учреждения, его влияние на организацию работы с документами.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6

Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно


Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

25. . Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!

Увеличение объема документооборота как фактор снижения экономической эффективности вуза Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

Практика модернизации образования

17

Keywords: curriculum, Federal State Educational Standard 3+ (FSES 3+), asynchronous education, competence, educational module, module-based curriculum, curriculum matrix, basic disciplines, alternative disciplines, elective disciplines

References

1. Sazonov B.A. (2011) [Individually-oriented organization of teaching and learning activities as a

condition for modernization of higher education in Russia]. Vysshee obrazovanie v Rossii [Higher Education in Russia]. No. 4, pp. 10-24. (In Russ., abstract in Eng.)

2. Badarch D., Sazonov B.A. (2007) Aktual’nye voprosy internatsional’noi garmonizatsii obrazovaniya

[Topical issues of international harmonization of education]. Moscow: TEIS Publ., 190 p.

3. Belotserkovskiy A.V. (2008) [Development of Credit-Based Modular Curriculum: Problems and

Prospects]. Vysokie intellektual’nye tekhnologii i innovatsii v obrazovanii i nauke. Materialy XV Mezhdunarodnoi nauchno-metodicheskoi konferentsii [High Intellectual Technologies and Innovations in Education and Science. Proc. of the 15th International Research and Methodology Conference]. St. Petersburg, 15-16 Feb., 2008, Publishing House of Polytechnic University Publ., vol. 1, pp. 28-32. (In Russ.)

Authors:

GRYAZEV Mikhail V. - Dr. Sci. (Technical), Prof., Rector, Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

RUDNEV Sergei A. - Dr. Sci. (Technical), Prof., Pro-rector for educational work, Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

ANISIMOVA Marina A. - Cand. Sci. (Technical), Assoc. Prof., Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

BLYAKHEROV Igor S. - Dr. Sci. (Technical), Prof., Tula State University, Tula, Russia, [email protected]

Д.А. ЕНДОВИЦКИЙ, д-р экон. наук, ректор

Ю.А. БУБНОВ, д-р филос. наук, проректор

К.М. ГАЙДАР, д-р психол. наук, зав. кафедрой

Воронежский государственный университет

Увеличение объема документооборота как фактор снижения экономической эффективности вуза

В статье впервые анализируется проблема постоянно увеличивающегося объема документооборота вуза, прежде всего внешнего, который выступает фактором снижения экономической эффективности и качества функционирования образовательной организации. На основе фактических данных выявляются основные тенденции изменения количественных и качественных характеристик документооборота, приводящие к отрицательным экономическим, организационным, психологическим следствиям в деятельности вуза. Делается вывод о том, что их преодоление должно быть связано с оптимизацией документационного обеспечения работы вуза.

Ключевые слова: документооборот вуза, внешний документооборот, внутренний документооборот, образовательная организация, экономическая эффективность

Практически ни один социальный инсти- легчают выполнение какой-либо деятель-тут не может нормально функционировать ности, протекание тех или иных процессов без документов. В одних случаях они об- (в идеале так и должно быть), в других же

18

Высшее образование в России • № 11, 2014

- мешают этому или, во всяком случае, создают определенные сложности. Система высшего образования не только не является исключением, но и очень ярко подтверждает сказанное.

Документооборот в вузах, как и в других организациях, делится на два вида: внутренний и внешний. Первый имеет своим источником деятельность самого вуза, который выступает инициатором создания и функционирования какого-либо документа. И в этом смысле мы имеем некий «замкнутый цикл». Второй вид документооборота инициируется сторонними организациями и процессами. Для вуза - это прежде всего Министерство образования и науки как его учредитель. Особенность внешнего документооборота состоит в том, что, будучи «запущенным», он, как правило, непосредственно влияет и на внутренний документооборот. Так, получив запрос извне, вуз в процессе подготовки ответа нередко вынужден создавать свои внутренние документы, регламентирующие составление этого ответа для вышестоящей инстанции. Это особенно характерно для типовой, периодически предоставляемой министерству информации (к примеру, ежегодный отчет о приеме в вуз первокурсников, ежегодный отчет об итоговой аттестации выпускников

и т.п.). Таким образом, в случаях внешнего документооборота имеет место неминуемое пересечение сфер внешней и внутренней жизнедеятельности образовательной организации. Пример внешнего документооборота представлен в таблице 1.

От того, как налажен документооборот, во многом зависит эффективность организации - экономическая, технологическая, техническая, социально-психологическая [1; 2; 3]. На эту тему написано множество работ, имеется достаточно подробная аналитика, выработаны определенные методические и технологические рекомендации. Чаще всего в сферу анализа попадает внутренний документооборот. Реже внимание фокусируется на случаях внешнего документооборота, в первую очередь на том, как организовано документационное, информационное взаимодействие министерства и подчиненного ему вуза и какие следствия -в первую очередь для образовательного процесса - оно имеет.

Проведенный анализ показывает, что сегодня объем входящей документации из министерства и региональных сторонних организаций в вузе многократно возрос. Это прежде всего запросы на информацию и отчеты в связи с мониторингом различных направлений деятельности вуза, а также

Таблица 1

Внешний документооборот в ВГУ в 2014 г.

Период Корреспонденция,44-, поступающая в ВГУ январь февраль март апрель май июнь июль август ВСЕГО

Общая численность 49 59 70 85 62 57 173 182 737

Отдельные источники Из Минобрнауки (модуль взаимодействия) 34 41 56 64 38 42 161 162 598

Из администрации Воронежской области 9 18 11 19 23 11 10 15 116

Из городской и районных администраций г. Воронежа 6 0 3 2 1 4 2 5 23

Практика модернизации образования

19

Таблица 2

Сравнительный анализ входящей в ВГУ документации за восемь месяцев 2013 и 2014 гг.

^^^^Период Год Январь Февраль Март Апрель Май Июнь Июль Август ВСЕГО

2013 770 788 866 1093 1036 736 1091 658 7038

2014 841 1046 1018 1254 1071 844 1355 880 8309

□ 2013

□ 2014

Рис. 1. Диаграмма интенсивности внешнего документооборота ВГУ в 2013-2014 гг.

распорядительные, инструктивные, информационные и рекомендательные письма, касающиеся организации деятельности вуза и регламентации осуществляемых им процессов. Сказанное иллюстрируют таблицы 2 и рисунок 1.

Входящая документация качественным образом изменила работу вуза с документами. Еще несколько десятилетий назад была распространена ситуация, когда один входящий документ требовал подготовки одного вида данных, а значит, осуществления одного действия одним подразделением и создания одного ответного документа. Сегодня ситуация принципиально иная. Пришедший из министерства документ нередко предполагает подготовку данных разных видов и уровней, что актуализирует множество исполнительских операций, включение в эту работу различных подразделений и создание пакета ответных документов (иногда они сводятся в единый документ, но приобретаемый им при этом масштаб делает его неудобным для использования).

Заметным изменениям подвергся и такой параметр документооборота, как сроки. Имеется в виду не только сокращение

времени исполнения министерских приказов и распоряжений, что само по себе играет роль «фактора напряжения». Появилось еще одно обстоятельство. Ранее ряд документов (как входящих, так и исходящих) можно было отнести к «сезонным»: ежегодно министерство в одно и то же время отправляло документ в вузы, а вузы также в определенное, заранее известное им время готовили и передавали ответную информацию. График «сезонности» входящей корреспонденции в ВГУ приведен на рисунке 2.

В настоящее время такая «сезонность» имеет тенденцию к нарушению, а это может затруднять планомерный характер работы, вызывая спешку и нервозность - потенциальные факторы снижения качества функционирования вузов и их экономической эффективности. Так, например, заявки на контрольные цифры приема на 2014 и на 2015 гг. вузы представляли в Министерство образования и науки в течение одного и того же года, но в разное время -21 марта и 27 ноября 2013 г., в то время как ранее дважды за один год такие заявки от вузов министерство не запрашивало.

20

Высшее образование в России • № 11, 2014

Рис. 2. Регистрация входящей корреспонденции ОО УКАП 1

Аналогичная ситуация сложилась с отчетами вузов по мониторингу эффективности образовательных организаций высшего образования за 2012 и 2013 гг., которые вузы отправляли в Министерство соответственно к 16 сентября 2013 г. и к 20 апреля 2014 г. Иными словами, впервые за один и тот же учебный год вузам пришлось дважды «мобилизовываться» для подготовки столь важной информации.

Еще один показательный пример: введение в действие новых образовательных стандартов. ФГОС были утверждены Министерством в конце 2009 - начале 2010 гг., но в действие они вступили с 1 сентября 2011 г. Тем самым вузам была создана в целом комфортная ситуация для адаптации к переходу на двухуровневую систему образования и подготовки пакета необходимой учебно-методической документации как ответа на главный «входящий документ» - образовательный стандарт.

С 1 сентября 2014 г. все российские вузы переходят на так называемые ФГОС 3+, поскольку по инициативе Министерства образования и науки набор первокурсников проведен согласно новому перечню направлений подготовки и специальностей, под который эти стандарты разрабатыва-

лись. К этому вузы обязывает и соответствующая распорядительная документация министерства. Однако значительная часть стандартов по направлениям подготовки и специальностям все еще находится в стадии согласования с Минюстом. Возникает вопрос: в какие сроки вузы будут проводить подготовку к переходу на новые стандарты, по которым начинают учиться в наступившем учебном году первокурсники? Вопрос, к сожалению, риторический.

Увеличение объема как внутреннего, так и внешнего документооборота означает рост нормативной численности работников специальных подразделений, призванных работать с теми или иными документами и обеспечивать их «жизненный цикл». По нашим расчетам, увеличение объема работ в 2014 г. на 18% приводит к увеличению штатного состава общего отдела УКАП на 1,9 чел.

Специфика российской высшей школы заключается в том, что, наряду с документоведами, в эту работу активно вовлечен профессорско-преподавательский состав. Причем это касается не только тех, кто создает документы, связанные с методическим и организационным обеспечением образовательного и научного процессов, но

ОО УКАП - общий отдел управления кадровой и административной политики ВГУ.

Практика модернизации образования

21

нередко и тех, кто не имеет непосредственного отношения к такого рода деятельности. К тому же в соответствии с актуальными требованиями значительное число документов должно быть размещено в электронной информационной системе вуза, но далеко не всегда под эту операцию целенаправленно выделяются работники. В этих условиях именно преподаватель вынужден брать на себя несвойственные ему функции электронного администрирования, самостоятельно размещать на сайте вуза создаваемые документы (в первую очередь -программы дисциплин, учебно-методические комплексы, другие учебные материалы и разработки). При этом затраты его личного времени никто не регламентирует и не учитывает, а ведь он может распорядиться им более продуктивно: написать научную статью, разработать новую лекцию, подготовить учебное пособие, освоить новую педагогическую технологию.

Что касается собственно учебно-методической документации, то «краеугольным камнем » здесь является основная образовательная программа, к разработке которой вузы обязывают образовательные стандарты. Необходимость такого документа не вызывает возражений, но его структура, рекомендованная вышестоящими организациями, порождает сомнения в ее целесообразности. Так, в ООП должны быть обязательно представлены область, объекты, виды, задачи профессиональной деятельности, а также планируемые результаты освоения основной образовательной программы (компетенции). Все это разработчики программы выбирают, а точнее говоря, переписывают из ФГОС. В ней также обязательно присутствует учебный план, программы учебных дисциплин и практик. Понятно, что по отдельности все эти документы в вузе имеются. Следовательно, они дублируются в основной образовательной программе. Не менее обязательным разделом последней является нормативно-методическое обеспечение системы оценки ка-

чества освоения обучающимися основной образовательной программы, то есть описание фондов оценочных средств текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестаций. Опять же приходится повторять это описание, пользуясь внутренними документами вуза, регламентирующими указанную оценочную деятельность. В итоге огромный по объему документ большей своей частью представляет собой дубликат имеющихся отдельных документов, функционирующих в образовательной среде вуза. Однако, поскольку электронные формы, отражающие учебнометодическую информацию, так сказать, парциально в отдельных документах и целостно в основной образовательной программе, часто не совпадают, дублирование не может быть произведено автоматически и требует больших дополнительных усилий преподавателей (понятно, что составлением такого документа занимаются именно они, а не учебно-вспомогательный персонал).

Дубликаты возникают не только на бумаге, но и в электронной информационной системе вуза. «Путешествие » по вузовским сайтам убеждает, что на них размещено немало файлов-близнецов: отдельно «вывешены » ФГОСы, учебные планы, программы дисциплин, практик и другие учебнометодические материалы, и они же фигурируют в основных образовательных программах, размещенных на этих сайтах буквально по соседству.

Немаловажны и чисто технические, технологические моменты, связанные с подобными документами (то же справедливо, скажем, и для отчета о самообследовании вуза или отдельных специальностей, направлений подготовки, к которому прилагаются табличные данные о кадровом составе, материально-технической базе, информационно-библиотечных ресурсах) [4]. Дело в том, что названные документы имеют форматы, превышающие размеры экрана монитора. Это вынуждает создателей

22

Высшее образование в России • № 11, 2014

таких документов постоянно перемещаться как в вертикальном, так и в горизонтальном направлении. Поле визуального обзора неизбежно сужается, это «накладывается» на характерный для психики человека ограниченный объем внимания. Следствия очевидны: возрастает риск потери части информации, ошибок и снижения качества подготавливаемого документа.

Вернемся к ситуации с ФГОС 3+. Анализ их проектов показывает, что многие изменения в них можно отнести не к содержательным, а к формальным моментам: поменялись коды направлений подготовки и специальностей, вместо словосочетания «высшее профессиональное образование » появилось «высшее образование», вместо «образовательное учреждение » - «образовательная организация ». Если в прежних стандартах чаще всего разделение шло на общекультурные и профессиональные компетенции, то теперь фигурируют общекультурные, общепрофессиональные и профессиональные компетенции. Трансформировалась структура образовательной программы: прежние три блока дисциплин теперь объединены в один. Ну и, естественно, изменилось распределение зачетных единиц между блоками дисциплин, практик, государственной итоговой аттестации. Что же касается содержания образования, то, похоже, оно новыми стандартами не затронуто. Между тем перечисленные формальные изменения уже вынуждают вузы переделывать учебно-методическую документацию. Не требуется избытка фантазии, чтобы представить, что будет происходить в реальности. Скорее всего, следует ожидать упомянутого выше дублирования многих документов - лишь с новыми кодами направлений подготовки и шифрами дисциплин, немного измененными компетенциями и трудоемкостью видов учебных занятий. На все это преподаватели затратят уйму времени, вместо того чтобы на деле осуществлять инновационную педагогическую деятельность.

Хотя в настоящее время электронный документооборот в вузах - как внутренний, так и внешний - приобретает все большее распространение, совершенно очевидно, что совсем отказаться от бумажных документов они не могут [5]. И это обусловливает еще одну проблему - неизбежные затраты времени на согласование и визирование документов, а в случае необходимости (в том числе для отправки в министерство или для размещения в электронной информационной среде вуза) - их сканирование.

Итак, можно констатировать ряд отрицательных следствий количественного роста и качественного усложнения вузовского документооборота, стимулируемого документацией, входящей в вуз из Министерства образования и науки и других сторонних организаций.

1. Большие трудозатраты вуза, принимающего к исполнению тот или иной министерский приказ, распоряжение, запрос. Это выражается в привлечении значительного числа исполнителей из самых различных подразделений, что требует координации их действий, с одновременным отвлечением интеллектуального потенциала профессорско-преподавательского состава от основной его деятельности, а также в мобилизации материальных, временных, информационных и физических (человеческих) ресурсов. В результате нередко наблюдается снижение экономической эффективности вуза.

2. Многократноедублирование создаваемых документов, осложняющее документооборот, появление в связи с этим части документов, которые практически не используются, хотя на их производство были затрачены немалые ресурсы. В некоторых случаях речь можно вести и о непродуктивном повторении исполнительских действий и дублировании разного рода затрат. В настоящее время в стране много внимания уделяется эффективности и экономичности использования материальных ифинансовых ресурсов. Кажется, настало время всерьез задуматься о такой же политике в отноше-

Практика модернизации образования

23

нии других расходов - человеческих, интеллектуальных усилий,поскольку они непосредственно влияют на уровень эффективности деятельности организации.

3. Возникновение у сотрудников психологических барьеров и психологического сопротивления. Психологический барьер -настрой личности, фиксированный на уже достигнутом результате, который тормозит дальнейшую мобилизацию и использование потенциала человека и в котором осознанно или неосознанно, скрыто или явно, преднамеренно или непреднамеренно выражаются негативные психические состояния и эмоциональные переживания. Психологическое сопротивление - поведение человека, которое свидетельствует о его нежелании выполнять какое-то действие или мириться с тем, что на него оказывается какое-либо воздействие. И то, и другое имеет тенденцию к усилению, когда исполнители документов осознают бессмысленность своих действий (первое и второе из указанных следствий). При этом полезно учесть, что в настоящее время вузы вынуждены создавать совершенно новые для себя документы (в связи с ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», введением новых образовательных стандартов, использованием новых критериев и инструментов оценки деятельности вузов). А это уже само по себе способно вызвать негативные психологические переживания усотрудников. Подобные переживания следует считать естественными, а в ситуациях недостаточной разъяснительной работы, отсутствия достаточного обоснования необходимости вводимыхизменений и надлежащего мотивирования людей - и неизбежными. В результате возникает удвоение, утроение от-

рицательных психологических последствий, что не может не сказаться на качестве деятельности вуза, на образовательном, научном, управленческом процессе. Поскольку его обеспечивают люди, а за каждым документом тоже стоят люди, то данное обстоятельство, связанное с психологией, можно отнести к ключевым. Человеческий фактор не просто нельзя сбрасывать со счетов, но, напротив, требуется всемерно его учитывать.

Таким образом, оптимизацию вузовского документооборота следует рассматривать комплексно, во взаимосвязи со снижением его количественного роста, с повышением качественного содержания информационных потоков, рациональности маршрутов движения документов, с ликвидацией их дублирования и т.д. Во многом решение этих задач зависит от внедрения эффективных форм организации делопроизводства и системы электронного документооборота.

Литература

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (доку-

ментационное обеспечение управления). М.: Журнал «Управление персоналом», 2003. 408 с.

2. Саттон М. Дж. Корпоративный докумен-

тооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002. 448 с.

3. Янковая В.Ф. Документооборот органи-

зации // Секретарь-референт. 2005. № 7. С. 42-50.

4. Гутгарц Р.Д. Оптимизация подготовки до-

кументов в вузе // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 173-177.

5. Бобылева М.П. Эффективный документо-

оборот: от традиционного к электронному. М.: ТЕРМИКА, 2004. 172 с.

Авторы:

ЕНДОВИЦКИЙ Дмитрий Александрович - д-р экон. наук, профессор, ректор, Воронежский государственный университет, [email protected]

БУБНОВ Юрий Александрович - д-р филос. наук, профессор, проректор по контрольно-аналитической и административной работе, Воронежский государственный университет, [email protected]

24

Высшее образование в России • № 11, 2014

ГАЙДАР Карина Марленовна - д-р психол. наук, доцент, зав. кафедрой общей и социальной психологии, Воронежский государственный университет, [email protected]

ENDOVITSKIYD.A, BUBNOV Y.A, GAIDAR K.M. INCREASED VOLUME OF DOCUMENTS CIRCULATION AS A FACTOR OF DECLINE OF UNIVERSITY’S ECONOMIC EFFICIENCY

Abstract. The main issue of the article is an unprecedented analysis of constantly increasing volume of documents circulation, mainly external, at higher education institution. On the basis of accurate data, it is emphasized that it leads to the decline of economic efficiency and decreased quality of educational institution functioning. Furthermore, changing qualitative and quantitative characteristics produce negative economic, organizational, and psychological consequences in the activities of the university. The authors come to a conclusion that in order to solve the problem stated above the optimization of documents circulation is necessary and beneficial for higher education institution functioning.

Keywords: document’s circulation, external documents circulation, internal documents circulation, educational institution, economic efficiency

References

1. Kuznetsova T.V. (2003) Deloproizvodstvo (dokumentatsionnoe obespechenie upravleniya) [Workflow

(documentation management)]. Moscow: Journal «Personnel Management» Publ., 408 p. (In Russ.)

2. Satton M.J. (2002) Korporativnyi dokumentooborot [Corporate document management. Principles,

technologies, implementation methodology]. St. Petersburg: Azbuka Publ., 448 p. (In Russ.)

3. Yankovaya V.F. (2005) [Organization document management]. Sekretar-referent [Secretary-reviewer].

No. 7, pp. 42-50. (In Russ.)

4. Gutgarts R.D. (2011) [Optimization of the document preparation at the university] Kadrovik.

Kadrovoe deloproizvodstvo [Personnel officer. Personnel workflow]. No. 8, pp. 173-177. (In Russ.)

5. Bobyleva M.P. (2004) Effektivnyi dokumentooborot: ot traditsionnogo k elektronnomu [Effective

document management: from traditional to electronic one]. Moscow: TERMIKA Publ., 172 p. (In Russ.)

Authors:

ENDOVITSKIY Dmitry A. - Dr. Sci. (Economics), Prof., Rector, Voronezh State University, Voronezh, Russia, [email protected]

BUBNOV Yuriy A. - Dr. Sci. (Philosophy), Prof., Vice Rector (Strategic Administrative Management), Head of History of Philosophy Department, Voronezh State University, Voronezh, Russia, [email protected]

GAIDAR Karina M. - Dr. Sci. (Psychology), Assoc. Prof., Head of General and Social Psychology Department, Voronezh State University, Voronezh, Russia, [email protected]

Что это - документооборот? Объем документооборота, движение, учет и хранение документов

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

1. Входящими – поступают от других учреждений.

2. Исходящими – отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними – создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью – горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.


Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

3. Направление на рассмотрение.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства – оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях – секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно – до 10 лет.

2. Временно – от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в архив документов. Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

Как использовать рабочий процесс большого объема - Ordrslip

В наш киоск выполнения заказов поступило множество обновлений, которые помогут упростить выполнение ваших заказов, чем когда-либо. Наряду с новым внешним видом киоск выполнения заказов имеет новый рабочий процесс, так что теперь вы можете видеть свои заказы на каждом этапе процесса.

Первые шаги:

Для начала вам необходимо получить обновление из App Store или Google Play, чтобы эта новая версия вступила в силу. После обновления приложения Ordrslip Kiosk откройте приложение Ordrslip Kiosk на выбранном планшете.Чтобы загрузить новое обновление, вам может потребоваться один или два раза жестко закрыть приложение, полностью закрыв его с экрана планшета (это часто называется «принудительная остановка» в разделе приложений в меню настроек. Возможно, вы также сможете «проведите пальцем вверх», чтобы закрыть приложение).

Экран выбора местоположения

После того, как вы это сделаете, вы можете дважды проверить номер версии в нижней части экрана меню. Войдите в систему, используя учетные данные, полученные от специалиста по адаптации. Затем введите название ресторана, если будет предложено.Выберите нужное место, и все готово!

Рабочий процесс большого объема:

С этой новой установкой OFK вам нужно знать несколько вещей. Во-первых, в «Сегодняшние заказы» теперь есть несколько этикеток. К ним относятся:

  • В ожидании
  • В процессе
  • Готово
  • Завершено
  • Отменено
Дополнительные параметры в боковой навигации

Если вы хотите увидеть будущие заказы или все завершенные заказы, нажмите гамбургер-меню в правом верхнем углу, чтобы получить доступ к дополнительным параметрам в киоске.

Сегодняшние заказы: ожидающие

Когда ваши клиенты размещают заказ в мобильном приложении или онлайн-заказ, они автоматически отправляются на «В ожидании» в вашем киоске. Теперь у вас есть возможность:

  • Принять заказ (или включить автоматическое принятие)
  • Принять и отложить заказ
  • Отменить и вернуть заказ
Сегодняшние заказы: ожидающие

Если у вашего персонала есть приток заказов одновременно, теперь вы можете легко отложить выполнение заказа после того, как посмотрите, какой это тип заказа.После того, как вы «Принять» заказ или «Принять и отложить» заказ, этот заказ будет передан на «Выполняется» , следующий этап рабочего процесса.

* Примечание. Если вы не хотите переходить к высокопроизводительному рабочему процессу, вы можете включить «Авто-прием заказов» в настройках киоска.

Настройки киоска и автоматический прием заказов

Сегодняшние заказы: в процессе Сегодняшние заказы: выполняются

«В процессе» заказов - это заказы, которые вы приняли и начали готовить.Если вы включили автоматическое принятие, здесь будут отображаться все заказы, размещенные клиентом в мобильном приложении или онлайн-заказ. Это исходный рабочий процесс, который вы привыкли видеть.

Если вы хотите вернуть деньги или перепечатать заказ здесь, нажмите на 3 точки в правом верхнем углу заказа, после чего появится всплывающее окно с деталями заказа. Здесь вы можете подать заявку на возврат средств или перепечатать этот конкретный заказ. *

* Обратите внимание, что из-за ограничений Clover пользователям по-прежнему необходимо будет обрабатывать возврат средств на странице возврата Clover.

Когда ваши сотрудники закончат подготовку заказа, они могут нажать «Отметить как готовый». При этом появится текстовое сообщение покупателю о том, что его заказ готов к отправке. Когда заказ помечается как готовый, он переходит на «Готов» или промежуточный этап рабочего процесса.

Сегодняшние заказы: готовы Сегодняшние заказы: готовы

В разделе «Готово» вы найдете заказы, которые были сделаны, но еще не приняты или доставлены.С «Готово» все готовые заказы находятся в одном месте, и их легко найти, когда заказ готов к переходу из рук в руки. Каждый раз, когда заказ забирается или доставляется, нажмите кнопку «Завершить заказ» вверху карточки заказа. После того, как вы завершите заказ, он перейдет на финальную стадию рабочего процесса: «Завершено» .

Сегодняшние заказы: выполнено Сегодняшние заказы: выполнены

Раздел «Завершено» - это последняя часть нового рабочего процесса, и именно здесь вы увидите все выполненные заказы, которые были выполнены в текущий день.Здесь у вас есть варианты «Подать заявку на возврат» или «Перепечатать». Если вы решите, что вам нужно перепечатать заказ, нажав «Повторная печать», вы распечатаете другой билет с вашего принтера.

Сегодняшние заказы: отменены Сегодняшние заказы: отменены

Раздел «Отменено» предназначен только для заказов, которые были отменены в течение текущего дня. Нажав «Отменено» слева, вы увидите все заказы, которые были отменены.

Выполненных заказов

Вкладка «Завершенные заказы» имеет совершенно новый вид.Чтобы перейти в этот раздел, нажмите кнопку гамбургера в правом верхнем углу, затем нажмите «Завершенные заказы» .

Выполненные заказы

С левой стороны вы увидите, что находитесь на вкладке «Завершенные заказы» . Здесь вы увидите список всех выполненных заказов, а также дату и время. Чтобы просмотреть выполненные заказы с другой даты, вы можете использовать меню календаря над списком заказов. При нажатии на заказ слева развернется карточка выполненного заказа справа.Отсюда у вас также будет возможность «подать заявку на возврат» и «перепечатать».

Будущие заказы Будущие заказы

Экран «Будущие заказы» также имеет новый вид, но работает так же, как «Завершенные заказы» . Чтобы попасть сюда, нажмите кнопку гамбургера в правом верхнем углу, затем нажмите «Будущие заказы» . Чтобы увидеть, какие заказы запланированы на будущую дату, коснитесь даты в верхнем левом углу и выберите дату. Если вы хотите увидеть, что находится в запланированном порядке, выберите заказ слева, и подробности заказа развернутся справа.

Настройки киоска Настройки киоска

Мы добавили несколько новых настроек для киоска. Сначала нажмите кнопку гамбургера в правом верхнем углу, затем нажмите «Настройки киоска». Теперь вы увидите раздел «Пользовательские настройки». Здесь вы найдете переключатель, позволяющий включить / отключить автоматическое принятие заказов, и где вы можете выбрать звук звукового уведомления о новом заказе.

Лучшие практики

После того, как вы решили, хотите ли вы, чтобы заказы автоматически принимались и печатались, убедитесь, что эти настройки отражены в приложении.Установите звук уведомления, который вы наверняка узнаете, если у вас не включена функция автоматической печати и принятия, чтобы не пропустить ни одного заказа. Используйте свое суждение, нажимая «Готов к самовывозу», чтобы заказы были как можно более свежими для ваших клиентов. Если заказ не помечен как «Завершенный» через 4 часа, текстовое сообщение не будет отправлено покупателю с уведомлением об этом.

Новейший рабочий процесс

Эти обновления для киоска Ordrslip помогут вам управлять своими заказами четко и эффективно.Теперь, когда у вас настроен рабочий процесс большого объема, у вас есть возможность автоматически принимать, принимать и откладывать, отменять, отслеживать и мгновенно определять местонахождение всех ваших заказов с помощью Ordrslip.

томов в WorkflowTemplates не переносятся в рабочие процессы · Проблема № 3341 · argoproj / argo-workflows · GitHub

томов в WorkflowTemplates не переносятся в рабочие процессы · Проблема № 3341 · argoproj / argo-workflows · GitHub Правопреемники

Комментарии

барбекю изменил название томов в WorkflowTemplates не переносятся в шаблоны тома в WorkflowTemplates не переносятся в рабочие процессы 30 июня 2020 г. fooбарбекю добавил коммит к foobarssis / argo это упомянуло Эта проблема 9 июл.2020 г.
 Первая попытка обращения к аргопроходу №3341.По-прежнему существует проблема, которая вызывает «ошибку»: «resourceVersion не следует устанавливать для создаваемых объектов», когда вы отправляете шаблон, который имеет workflowTemplateRef и том. 
fooбарбекю добавил коммит к foobarssis / argo это упомянуло Эта проблема 10 июл.2020 г.
 Первая попытка обращения к аргопроходу №3341.По-прежнему существует проблема, которая вызывает «ошибку»: «resourceVersion не следует устанавливать для создаваемых объектов», когда вы отправляете шаблон, который имеет workflowTemplateRef и том.

(вишня взята из коммита 40735ff) 
fooбарбекю добавил коммит к foobarssis / argo это упомянуло Эта проблема 10 июл.2020 г.
 Первая попытка обращения к аргопроходу №3341.По-прежнему существует проблема, которая вызывает «ошибку»: «resourceVersion не следует устанавливать для создаваемых объектов», когда вы отправляете шаблон, который имеет workflowTemplateRef и том. 
Вы не можете выполнить это действие в настоящее время.Вы вошли в систему с другой вкладкой или окном. Перезагрузите, чтобы обновить сеанс. Вы вышли из системы на другой вкладке или в другом окне. Перезагрузите, чтобы обновить сеанс.

argo-workflows / volume-existing.yaml на главном сервере · argoproj / argo-workflows · GitHub

argo-workflows / volume-existing.yaml на главном сервере · argoproj / argo-workflows · GitHub Постоянная ссылка
# Этот пример демонстрирует возможность подключения к рабочему процессу
# в предварительно созданный существующий том для использования в рабочем процессе.
# Предполагается, что PVC с именем my-existing-volume существует. Создать
# используя `kubectl create -f examples / testvolume.yaml`.
#
# Первый шаг добавит текущую временную метку в журнал доступа.
# На втором этапе будет выгружено содержимое журнала доступа.Отправить
# этот рабочий процесс несколько раз, чтобы журнал доступа увеличивался после каждого
# представление.
apiВерсия: argoproj.io/v1alpha1
вид: Рабочий процесс
метаданные:
generateName: volume-existing-
спецификация:
точка входа: пример-тома
тома:
- имя: workdir
постоянный
ClaimName: my-existing-volume
шаблонов:
- имя: том-существующие-пример
шагов:
- - имя: сгенерировать
шаблон: добавление в журнал доступа
- - имя: print
шаблон: журнал доступа к печати
- имя: добавить в журнал доступа
контейнер:
изображение: alpine: последний
команда: [sh, -c]
аргументы: ["echo получено по адресу: $ (date) | tee -a / mnt / vol / accesslog"]
Объем Кол-во:
- имя: workdir
mountPath: / mnt / vol
- имя: print-accesslog
контейнер:
изображение: alpine: последний
команда: [sh, -c]
аргументы: ["echo 'Журнал доступа к тому:'; cat / mnt / vol / accesslog"]
Объем Кол-во:
- имя: workdir
mountPath: / mnt / vol
Вы не можете выполнить это действие в настоящее время.Вы вошли в систему с другой вкладкой или окном. Перезагрузите, чтобы обновить сеанс. Вы вышли из системы на другой вкладке или в другом окне. Перезагрузите, чтобы обновить сеанс. Изучение рабочего процесса

увеличивает объем

Когда президент Microsoft Брэд Смит объявил, что глобальный софтверный гигант разрабатывает новое приложение для интеграции обучения на рабочем месте непосредственно в Microsoft Teams, это ознаменовало потенциально захватывающий новый этап для все еще развивающегося подхода к обучению.

В течение многих лет группа экспертов по обучению на рабочем месте пыталась демонтировать доминирующую модель обучения в классе и на основе курсов и заменить ее обучением в процессе работы.У них был некоторый успех. Интеграция с широко распространенной платформой для совместной работы, такой как Teams, может продвинуть концепцию еще дальше.

«В случае Microsoft, учитывая, что они являются владельцем основной платформы для совместной работы в Teams, их участие в этом потенциально может изменить правила игры», - сказал отраслевой аналитик Дэвид Уилсон, генеральный директор Fosway Group в Глостершире. «Зависит, очевидно, от того, насколько хорошо они выполняются, и, в конечном итоге, от того, что их повестка дня на самом деле»

Как указал Уилсон, следует проявлять осторожность, что необычно для возбудимой индустрии edtech.Для успеха необходимо знать, что такое обучение в рабочем процессе, а что нет, и как технологии могут его поддержать.

Microsoft Teams приступает к обучению

Программа

Microsoft связана с более широким продвижением цифровых навыков, о котором компания объявила 30 июня. В рамках объявления о глобальной инициативе, направленной на оказание помощи 25 миллионам человек в приобретении цифровых навыков, Смит сказал, что компания разрабатывает новое приложение для интеграции обучения. активы и контент в Microsoft Teams, инструмент корпоративной совместной работы.

Как сказал Смит в своем блоге, цель состоит в том, чтобы создать «систему обучения», которая обеспечит «непрерывную обратную связь между работой, навыками и обучением, необходимыми для достижения успеха в поставленной задаче». Microsoft отказалась отвечать на дальнейшие вопросы по поводу объявления.

«Люди уже используют Microsoft Teams для встреч, чатов, звонков, совместной работы и бизнес-процессов, и мы планируем расширить это, включив обучение», - написал Смит.

Учебное приложение, которое компания планирует выпустить этой осенью, будет интегрировать контент из Microsoft Learn, онлайн-платформы обучения компании, предназначенной для разработчиков и системных администраторов, а также более широкий набор курсов и контента из LinkedIn Learning, принадлежащего Microsoft. .Пользователи также могут вносить свой собственный контент, а также ресурсы от внешних поставщиков различными способами, от обучения под руководством инструктора до микрообучения.

«Приложение упростит для сотрудников поиск и доступ к соответствующему учебному контенту, где бы они ни находились, позволяя им обсуждать этот контент и получать сертификаты и признание за свои навыки», - сказала Шарлотта Яркони, корпоративный вице-президент Microsoft по облачным и облачным технологиям. AI, в отдельном видео-анонсе.

По словам Яркони, приложение будет иметь широкий спектр применений, таких как прием на работу нового сотрудника, проведение обучения передовых сотрудников, а также развитие управленческих навыков и навыков совместной работы. Это также даст менеджерам возможность назначать и отслеживать прогресс обучения в Teams. Цель состоит в том, чтобы сделать обучение частью работы, а не отдельной задачей в день сотрудника.

Не только Microsoft видит возможность использовать обучение в процессе работы с помощью платформ для совместной работы.«Идея о том, что платформы для совместной работы, будь то Teams, Slack или что-то еще, являются целью для точки доставки, - довольно распространенная тенденция для всех поставщиков HR и обучения, - сказал Уилсон.

Но активность не означает эффективность. Обучение в процессе работы - это простая концепция, которая на практике довольно сложна. И поскольку крупные технологические компании, такие как Microsoft, делают это своим приоритетом, крайне важно, чтобы конечные пользователи понимали это правильно, если они надеются увидеть результаты по мере продвижения.

Статья по теме: Новый режим вместе показывает, что команды Microsoft готовы победить

Что такое обучение в процессе работы?

Обучение в процессе работы основано на истории программ, которые пытались еще теснее связать обучение с тем, как выполняется работа. При традиционном обучении сотрудников увольняют с работы для обучения в классе или им приходится выделять время, чтобы просмотреть курс электронного обучения. Обучение рабочему процессу направлено на то, чтобы разрушить эту парадигму.

«Обучение в рабочем процессе, или обучение в потоке работы, это обучение, пока я нахожусь в своем рабочем процессе», - сказал Боб Мошер, генеральный директор и главный евангелист по обучению в Apply Synergies, консалтинговой фирме по обучению на рабочем месте.

Например, сотруднику может потребоваться поддержка во время разговора с членом команды, или советы о том, как закрыть сделку, пока он разговаривает по телефону, или инструкции, когда он обрабатывает жалобу в службу поддержки. . Какая бы проблема с производительностью ни решалась - то, что Мошер называет «моментом необходимости», - это то, где ресурсы обучения должны быть доступны, чтобы помочь.

Контекст - король

Общей чертой многих обучающих программ является то, что контент - курсы, модули электронного обучения, видео, слайд-шоу - является центром инвестиций, как с точки зрения денег, так и людей. Обучение рабочему процессу переворачивает эту проблему с ног на голову.

«Одна из самых интересных вещей в истории потока работы - это то, что она делает контекст королем», - сказал Уилсон.

Цель обучения рабочему процессу - направить обучение туда, где сотрудники уже находятся, чтобы «в контексте того, что вы делаете, я буду направлять вас, обучать вас, исправлять ошибки, и в конце вы узнаете, или вас поймают». вверх, но вы также получите свою работу », - сказал Мошер.

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, что нужно преподавать или на создаваемом контенте, подход к обучению рабочего процесса сначала анализирует сам рабочий процесс, выявляя задачи, то, что сотрудники должны знать для выполнения задачи, и ресурсы, к которым они должны получить доступ. То, что это звучит как здравый смысл, не делает это общепринятым.

«Я занимался [учебным дизайном] в течение 35 лет, - сказал Мошер, - но, вероятно, 25 из них я буквально понятия не имел о реальной рабочей среде и рабочем процессе, к которым мои ученики возвращались, чтобы попытаться усвоить и передать то, что я научил их.”

В традиционном дизайне обучения на рабочем месте контент определял, как происходит обучение. - Речь идет о том, что вам нужно знать, - сказал Мошер. «Обучение рабочему процессу сводится к первому пониманию того, что это за рабочий процесс на самом деле и каковы его зависимости, что сильно отличается от нашего традиционного дизайна», - сказал он.

По словам Мошера, сочетание учебы и работы является оптимальной учебной средой, потому что она позволяет учиться ближе к моменту дискомфорта или неуверенности. «На каждой степени, будь то когнитивная, физическая или контекстная, когда я отдаляю вас от стимула, вам становится труднее соединить эти два фактора», - сказал он.«Так что обучение рабочему процессу - это золотая середина, если вы можете это сделать».

Статья по теме: Определение ключевых показателей эффективности для вашей системы управления обучением

Дело не только в технологиях

Одним ударом COVID-19 расчистил путь для стратегии обучения, основанной на цифровых технологиях, сказал Уилсон. Исследование Fosway показывает, что только 5% обучающихся организаций ожидают, что все вернется к тому состоянию, в котором они были до пандемии.

Кроме того, 84% руководителей L&D говорят, что сейчас важнее интегрировать цифровое обучение в платформы для совместной работы, такие как Microsoft Teams, Slack и Trello, и более одной трети сообщили, что совместное обучение является наиболее успешным в поддержке их организации во время пандемии.

Обучение в контексте совместной работы, как это делают Teams, является многообещающим, сказал Мошер, но также важно не игнорировать лежащую в основе методологию и дизайн того, как пользователи будут взаимодействовать и делиться друг с другом. Еще один продукт Microsoft - Sharepoint - служит ярким примером.

«Вокруг [сайтов SharePoint] не было ограничений, и в итоге они превратились в свалку вещей, которые никто не мог найти или поддерживать в актуальном состоянии. Меня беспокоит, пойдем ли мы по тому же пути без архитектуры? Собираемся ли мы наводнять Команды, как мы делали SharePoint, каждым PDF-файлом, каждым PowerPoint, каждым видео, каждым документом?Он буквально умрет под собственным весом в считанные дни ».

Организации должны четко продумать дизайн и архитектуру контента, который будет совместно использоваться, чтобы он был минимальным, эффективным и, прежде всего, релевантным для пользователей.

«И если вы думаете, что просто позволяете ученику решать эти вещи или выбирать, они этого не сделают», - сказал Мошер. «Они просто собираются все сложить в кучу. И это не займет много времени, прежде чем конечный пользователь скажет «ОК, стоп, нет. Пару раз пробовал.... старые, слишком большие, неподходящие ... и я больше этим не занимаюсь ".

Что следует учитывать при реализации обучения рабочему процессу

Мошер предложил три совета организациям, рассматривающим возможность обучения рабочему процессу:

  1. Сосредоточьтесь на производительности: «Мы должны сосредоточиться на том, какие проблемы с производительностью есть у людей, и мы должны перестать полагаться только на экспертов в предметной области при создании этого контента, потому что МСП уже подошло к концу. игра.»
  2. Включите учащихся в процесс проектирования: « Включите в процесс дизайна тех, кого мы называем «экспертами по бизнес-вопросам», людей, которые на самом деле учатся ... чтобы понять мир, из которого они происходят, чтобы мы могли проектировать подходящая среда для обучения ».
  3. Будьте осторожны при обучении: «Я первый, кто сказал, что не следует изучать все в рабочем процессе. Есть вещи, которые слишком опасны или могут навредить людям, или вы потеряете работу, или вы потеряете уверенность, потому что это слишком абстрактно или слишком сложно.”

Мошер использует 7-балльную рубрику для оценки критичности задач. Высокий балл означает, что задание следует преподавать в другом методе, например в классе, в виртуальной среде или с помощью электронного обучения. «Несмотря на то, что обучение рабочему процессу - это здорово и должно иметь смысл, если кто-то пострадает, в чем тогда смысл?» - сказал Мошер.

Также подумайте о результатах, которых вы пытаетесь достичь с помощью обучения в рабочем процессе. Уилсон рекомендовал определить, являются ли результаты оперативными и основанными на навыках по своей природе или более стратегическими и ориентированными на возможности.

«В чем здесь мера успеха?» - сказал Уилсон. «Неужели это просто возможность ответить на один вопрос? Или речь идет о создании более широкого набора возможностей, потому что в конечном итоге способы их решения будут совершенно другими ».

Технология

Slick может помочь приблизить перспективы обучения в рабочем процессе к реальности. Но важно сосредоточиться на целях обучения, - сказал Уилсон. Он рекомендовал оценивать поставщиков по следующим критериям:

  • Insight: Насколько они понимают проблему обучения?
  • Зрелость: Понимает ли продавец, какая проблема решается, или он воспринимает ее как причуду?
  • Возможность выполнения: Как они применяют технологии для решения проблемы?
  • Соответствие результату: Служит ли технология поставленной цели?

Вступление Microsoft в обсуждение рабочего процесса может значительно ускорить прогресс.Но то, что Teams стала основной платформой для совместной работы, не означает, что она автоматически станет хорошим инструментом для обучения.

«То, что вы владеете им, не обязательно означает, что у вас это хорошо получается», - сказал Уилсон. «Мы видели множество примеров этого в прошлом, когда кто-то, владеющий им, оказывался не очень хорошим в предоставлении целевых решений для него, особенно для обучения».

Большой объем электронного документооборота повышает продуктивность управления имуществом и обработки страховых претензий

Документооборот - один из наиболее эффективных программных инструментов, которые организация может использовать для устранения бумажных документов, увеличения скорости утверждения и отслеживания хода обработки документов.Он имеет возможность перенаправлять документы от создателя документа к рецензентам и утверждающим и обратно. Электронный документооборот наиболее эффективен в сочетании с безопасной централизованной библиотекой документов FileHold. Более крупные организации используют рабочий процесс несколькими способами, например, при обработке счетов, запросах на закупку, командировочных расходах, а также контрактах с поставщиками и клиентами. Модуль документооборота FileHold упорядочивает эти процессы прозрачным, динамичным и надежным образом.

Механизм рабочего процесса предназначен для упрощения проверки и утверждения электронных документов по мере их прохождения через организацию. В условиях совместной работы именно на этом этапе рассмотрения и утверждения можно добиться максимальной экономии времени. Компонент рабочего процесса FileHold позволяет работникам инициировать рабочий процесс документа для отправки любому количеству «утверждающих» или «рецензентов». Рецензенты и утверждающие - это участники рабочего процесса, которые изучают и, возможно, пересматривают документы, а также утверждают или не утверждают документ для чего-либо, например, для оплаты или разрешения на отпуск.Рабочий процесс также имеет возможность добавлять «наблюдателей», которые лишь случайно интересуются процессами рабочего процесса, фактически не завершая какие-либо проверки или утверждения. Программное обеспечение обеспечивает полный контрольный журнал каждого действия на этом пути и может аутентифицировать электронную подпись утверждающего с помощью безопасного пароля.

Чтобы проиллюстрировать важность и повышение производительности за счет этой функции, были опрошены два клиента FileHold, которые использовали возможности управления документами и интегрированный инструмент рабочего процесса.FileHold хотел получить знания о технологической инфраструктуре и показателях производительности инсталляций. Оба клиента должны обрабатывать большие объемы документов. Для этих клиентов рабочий процесс FileHold является абсолютно необходимой технологией в их повседневной работе.

Компания по управлению недвижимостью - аренда и договоры

Как и все крупные компании по управлению недвижимостью, этот клиент FileHold обрабатывает очень большой объем предложений, договоров аренды и многих юридических документов, требующих рассмотрения и утверждения их клиентами с помощью электронной подписи.Эту сложную работу выполняет ряд сотрудников, многие из которых не обладают большим опытом или хорошо развитыми знаниями в области программного обеспечения, поэтому программное обеспечение должно быть простым в использовании. В этом случае заказчик подготовил шаблоны рабочего процесса, которые определяют процессы направления документов на утверждение.

Их средний размер контракта составляет 1,1 МБ. В любой месяц этот заказчик запускает более 800 рабочих процессов по контракту, и эти документы «трогают» более 26 000 раз различные рецензенты и утверждающие. Рабочие процессы относительно сложны; в одном из наиболее распространенных - 13 действий и несколько документов в каждом рабочем процессе.У них 136 активных пользователей, из которых в среднем около 20 активно работают в системе FileHold одновременно. Это использование может достигать 40 одновременных пользователей в часы пик. В настоящее время у этого заказчика более 68 000 документов в библиотеке FileHold.

Некоторые пользователи получают доступ к системе с помощью «веб-клиента» FileHold через браузер, но большинство используют среду рабочего стола «многофункционального клиента» FileHold. Для питания системы сервер имеет 2 виртуальных ЦП и 8 ГБ ОЗУ. Сервер SQL имеет 4 виртуальных ЦП и 16 ГБ ОЗУ.Хранилище - это почти линия SAS с RAID 5. Их сервер размещен в «облаке» в Rackspace, а управление ИТ обеспечивается бизнес-партнером FileHold DocuSyst.

При таком большом объеме обработки документов заказчики обеспокоены продолжительностью времени, которое обычно может уйти на поиск документа об аренде и включение его в рабочий процесс для проверки и утверждения. FileHold спросил этого клиента, сколько времени требуется, чтобы найти и обработать договор аренды. Они сказали: « Честно говоря, они оба обычно происходят в течение нескольких секунд.Редко и то, и другое занимает больше времени. Когда это занимает от 10 до 15 секунд, оно утверждается и обычно только после того, как мы только что проверили документ. Оба процесса почти всегда происходят сразу. "

Страховая компания - Обработка претензий

Обработка претензий - это очень объемная операция документооборота. Сами претензионные документы не так велики, как договор аренды, и не требуют стольких уровней утверждения, но объем претензий может быть очень большим.У большинства рабочих процессов клиента есть только одно действие и одна задача, но некоторые имеют по два каждого из них. Возможность видеть незавершенное производство позволяет компании регулировать уровень персонала, поскольку программное обеспечение FileHold отслеживает, сколько времени требуется для выполнения задач и сколько задач необходимо выполнить для своевременной обработки документов по претензиям.

Важным вознаграждением для этого клиента за использование электронного документооборота является возможность немедленно увидеть актуальный статус того, где претензия находится в процессе утверждения.Когда поставщик или заявитель звонят, чтобы узнать статус претензии, компания может быстро и легко узнать, где находится документ, и сообщить приблизительную дату обработки. Штрафы за несвоевременную обработку могут быть большими, поэтому возможность увидеть документ, который может опоздать, может быть приоритетным, чтобы избежать штрафа.

Этот заказчик инициирует около 1000 рабочих процессов в день. Системой пользуются около 90 пользователей, а в библиотеке FileHold находится 6,5 миллионов документов. Поиски по этим документам ведутся с утра до вечера.Что касается производительности, они сообщают о немедленном ответе на запуск или утверждение рабочего процесса. Если пользователю назначено более 100 задач рабочего процесса, их список задач загружается от 5 до 10 секунд.

Система этого клиента установлена ​​на их собственном сервере, настроена и полностью поддерживается партнером FileHold, DocuSyst. Их SQL-сервер имеет 10 виртуальных ЦП и 64 ГБ ОЗУ. Сервер приложений использует 3 виртуальных ЦП и 64 ГБ ОЗУ. Они также используют NSAS с RAID 5.

Из разговора с клиентами FileHold становится ясно, что модуль документооборота FileHold - это мощный инструмент, который автоматизирует и проверяет бизнес-процессы, а также повышает производительность.Чтобы узнать больше о документообороте и других возможностях программного обеспечения для управления документами и записями FileHold, зарегистрируйтесь на бесплатный общедоступный веб-семинар. Программное обеспечение FileHold помогает организациям в управлении информацией и расширяет возможности перехода на безбумажный режим.

Рабочий процесс, генерирующий большой объем системных заданий и журналов

Признаки

Асинхронный рабочий процесс запускается быстро в течение короткого периода времени, создавая большой объем системных заданий.Это нагружает асинхронную службу, вызывая всплеск невыполненной работы, которую необходимо обработать, что приводит к снижению производительности, что в конечном итоге влияет на все системные задания. Это также вызывает увеличение размера базы данных из-за большого количества асинхронных операций и связанных журналов рабочего процесса.

Причина

Когда асинхронный рабочий процесс активируется и запускается, новые задания ставятся в очередь асинхронной службой Dynamics 365 и обрабатываются в зависимости от доступных ресурсов.

При определенных обстоятельствах асинхронный рабочий процесс может в конечном итоге запускаться несколько раз быстро, что приводит к созданию большого количества системных заданий за короткий период. Это происходит либо из-за массовой операции, которая агрессивно запускает рабочий процесс, либо из-за ошибочной логики в каком-либо другом рабочем процессе и / или плагине, который вызывает его с высокой частотой.

Ресурсы, доступные асинхронной службе, ограничены, и если ее невыполненный рабочий процесс заполняется из-за неуправляемого рабочего процесса, снижение производительности, которое в значительной степени влияет на все системные задания, является обычным явлением.Кроме того, из-за большого объема заданий, созданных в таком сценарии, размер базы данных также увеличится.

Разрешение

В таких случаях инфраструктура асинхронного рабочего процесса способна до определенной степени самовосстановиться после деактивации идентифицированного рабочего процесса. Шаги для достижения этого перечислены ниже ->

  1. Перейдите к Настройки -> Процессы и выберите соответствующий рабочий процесс.Вы также можете найти рабочий процесс с помощью расширенного поиска .

  2. После выбора нажмите «Деактивировать», чтобы отключить и установить рабочий процесс в состояние «Черновик». При желании, если в этом нет необходимости, вы также можете удалить рабочий процесс на этом этапе.

После выполнения вышеуказанных шагов новые задания больше не будут создаваться. Кроме того, любые задания, которые уже были созданы и помещены в асинхронную очередь до деактивации, , но еще не были взяты для обработки , будут немедленно отменены, когда они будут взяты для обработки.Это поможет быстрее истощить асинхронный бэклог.

Остальные задания, которые уже находятся в состоянии «Выполняется», останутся нетронутыми и будут завершены, как ожидалось. Задержки будут неуклонно истощаться в течение определенного периода времени, чтобы вернуться к номинальным уровням.

Automator - Примеры

«Присоединение» рабочих процессов к томам

Вы когда-нибудь хотели, чтобы рабочий процесс Automator запускался автоматически при каждом подключении определенного диска к рабочему столу? Вот простой способ сделать это, просто выполните следующие действия:

ШАГ 1. Установите Check for Disk Action

Действие Проверить наличие диска проверяет, смонтированы ли в настоящее время диски, соответствующие указанному списку имен дисков.Если да, то ссылки на соответствующие диски будут переданы следующему действию. Если ни один из дисков не найден, действие остановит рабочий процесс.

Щелкните здесь, чтобы загрузить программу установки для этого действия. Установите действие и перейдите к шагу 2.

ШАГ 2. Добавьте действие в рабочий процесс

Чтобы рабочий процесс выполнялся при подключении определенного тома, добавьте это действие в начало рабочего процесса и введите имена всех дисков, которые вы хотите запустить рабочий процесс, в список Имена дисков .Следуйте за действием с любыми другими действиями, которые вы хотите использовать.

ШАГ 3. Сохраните рабочий процесс как подключаемый модуль действий с папкой

Выберите Сохранить как подключаемый модуль ... из меню Файл , а затем выберите Действия с папкой во всплывающем меню в появившемся диалоговом окне листа.

Если действия с папкой в ​​настоящее время не активированы, на листе будет отображаться флажок с заголовком Включить действия с папкой . Установите этот флажок, чтобы включить действия с папкой.

Затем выберите Другое ... во всплывающем меню , прикрепленный к папке , и появится диалоговое окно выбора папки. В открытом диалоговом окне введите символ прямой косой черты (/), и в диалоговом окне выпадет лист ввода пути. Введите / Volumes в это текстовое поле и нажмите кнопку Go , чтобы закрыть лист. Затем нажмите кнопку Открыть , чтобы закрыть диалоговое окно выбора папки.

Нажмите кнопку Сохранить в диалоговом окне листа, прикрепленном к окну рабочего процесса, и рабочий процесс будет сохранен как приложение рабочего процесса, прикрепленное к папке Volumes .

После того, как рабочий процесс присоединен как действие с папкой, рабочий процесс будет выполняться при подключении тома, и это действие проверяет, совпадает ли смонтированный том с одним из списка.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *