Как выйти на госзакупки: Как получить свой первый госзаказ — чек-лист для новичков — Контур.Закупки

Как получить свой первый госзаказ — чек-лист для новичков — Контур.Закупки

Данные о закупках всех госзаказчиков содержатся в единой информационной системе (ЕИС). Чтобы узнать, пользуется ли спросом ваш товар:

1. На сайте ЕИС в строке поиска закупок укажите ключевое слово — название товара без окончания, чтобы расширить параметры поиска. Например, для поиска светоотражающих элементов напишите «светоотражающ».
2. Отфильтруйте результаты поиска в блоке «Все параметры». Например, выберите город, куда поставлять товар.
3. Посмотрите, сколько тендеров показала система, и оцените, какие из них вам подходят.

Некоторые платные сервисы ищут тендеры сразу на всех популярных у заказчика площадках. Как правило, они предлагают бесплатный промопериод, чтобы участники могли оценить все возможности сервиса и выбрать удобные для себя инструменты. Например, Контур.Закупки при поиске анализируют данные с более чем 300 торговых площадок.

Найдите закупку мечты — в пару кликов

Найти

На закупку некоторых товаров, работ и услуг по 44-ФЗ распространяются особые правила:

• Ограничения в рамках нацрежима (ч.  3 ст. 14 44-ФЗ). Например, продать госзаказчику импортный трактор не получится, так как закупать такие товары иностранного производства запрещено (Постановление Правительства № 616).
• Доптребования о финансовом обеспечении или опыте. Все требования прописаны в ч. 2 ст. 31 44-ФЗ. Например, при закупке услуг по организации детского отдыха заказчик требует трехлетний опыт выполнения аналогичных контрактов (Постановление Правительства №99). Стоимость одного такого договора — не менее 20% от цены нового тендера. Подобное требование отсеивает новичков.
• Требование лицензий (п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ). Например, заключить контракт на оказание образовательных услуг не получится без лицензии (99-ФЗ). О подтверждении специальной правоспособности мы недавно писали.

Сведения об особых требованиях к поставщикам содержатся в общей информации о закупке в ЕИС. Более подробно требования изложены в тендерной документации. Вот пример требований заказчика:

С 1 января 2022 документацию заменит извещение (360-ФЗ), что не отменяет обязанности заказчика прописывать в извещении требования к участнику закупки.

Чтобы понять, с какой ценой выигрывают поставщики похожих товаров, посмотрите прошедшие тендеры. Чтобы ЕИС выгрузила данные о таких закупках:

1. Найдите в ЕИС тендеры по ключевому слову.
2. Отфильтруйте заказы по критерию «Этап закупки»: в блоке «Все параметры» оставьте галочку только рядом с критерием «Закупка завершена».
3. Откройте сведения о тендере, нажав на номер заказа.
4. Перейдите на вкладку «Результаты определения поставщика» и просмотрите цену, которую предложил победитель.

Результаты выбора поставщика в ЕИС выглядят так:

Перед решением об участии в закупке определите, принесёт ли заказ прибыль. Вычтите все ваши затраты на сделку из цены товара, с которой поставщики обычно выигрывают в похожих  тендерах. Поставщик при работе с госзаказом тратится на:

• Покупку или производство продукции. Авансовый платёж со стороны заказчика — редкое явление.
• Оформление лицензии.
• Обеспечение заявки, исполнения контракта и гарантийных обязательств. Обеспечение также предоставляют в виде банковской гарантии, но её оформление тоже стоит денег.
• Открытие спецсчёта. Некоторые банки открывают его бесплатно или на льготных условиях.
• Получение электронной подписи.
• Доставку товара заказчику.

Если по итогам расчёта вы остаётесь в плюсе, переходите к следующему этапу.

Для работы с госзаказом понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) (п. 3 ч. 1 ст. 4 44-ФЗ). Такую подпись выдают налоговая и удостоверяющие центры.

На сайте ФНС сказано, что при выдаче УКЭП в налоговой платить придётся только за флеш-носитель. Но подпись выдаёт не каждая инспекция. Например, в Санкт-Петербурге заявки на изготовление УКЭП принимает только МИФНС №15.

Стоимость оформления подписи в удостоверяющем центре зависит от центра. Главный плюс работы с коммерческими центрами — оперативное оформление УКЭП.

Найдите закупку мечты — в пару кликов

После получения цифровой подписи:

• Установите программу для работы с УКЭП на компьютер, с которого планируете подавать тендерные заявки.
• Установите на компьютер корневой сертификат и сертификат подписи.
• Настройте браузер для работы с ЕИС и электронными торговыми площадками (ЭТП): в «Свойствах обозревателя» перейдите во вкладку «Безопасность», выберите зону «Надежные узлы» и добавьте новые узлы — сайты ЕИС и торговых площадок.

Удостоверяющий центр, который выдал УКЭП, поможет разобраться с настройками. Стоимость услуг зависит от центра.

ЕИС и многие удостоверяющие центры предлагают бесплатные сервисы по автоматической настройке компьютера для работы с госзаказом.

Подробные требования к ПК размещены на сайтах ЕИС и торговых площадок.

Для работы на торговой площадке необходима регистрация  в ЕСИА и ЕИС.

ЕСИА — это единая система идентификации, проще говоря — портал Госуслуг.

ЕИС — система закупок, где отображается информация обо всех госзаказах.

Рассказываем, как пройти регистрацию в ЕСИА:

1. Зайдите на сайт Госуслуг.
2. Перейдите на вкладку «Регистрация».
3. Зарегистрируйте на портале госуслуг руководителя.
4. Подтвердите учётную запись.
5. Зарегистрируйте на портале госуслуг организацию.
6. Прикрепите организацию к учётной записи руководителя.

Если поставщик — индивидуальный предприниматель, достаточно регистрации физлица.

Подробная инструкция по регистрации пользователей размещена на портале  Госуслуг в разделе «Регистрация на Госуслугах». Если возникнут вопросы, обращайтесь в техподдержку сайта.

Инструкция по регистрации в единой информационной системе (ЕИС):

1. Зайдите на сайт ЕИС.
2. Войдите в личный кабинет с помощью системы ЕСИА и электронной подписи руководителя.
3. Добавьте новых пользователей.
4. Наделите пользователей полномочиями для работы в ЕИС. Например, администратор или специалист по размещениею сведений. Для этого поставьте галочку рядом с полномочием.
5. Проверьте сведения об организации, которые поступили из ЕСИА в ЕИС. Эти данные система внесёт в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ).

Подробная инструкция по регистрации пользователей размещена на сайте ЕИС в разделе «Документы». Если возникнут вопросы, обращайтесь на горячую линию ЕИС.

После внесения сведений в ЕРУЗ организация автоматически получает аккредитацию на торговых площадках. Срок — не позднее следующего рабочего дня.

Спецсчёт для внесения обеспечения открывают заранее. Список банков для открытия такого счёта утверждён Распоряжением Правительства №1451-р.

Используйте поиск в ЕИС, чтобы найти выгодный заказ. Если нужно, добавляйте фильтры на вкладке «Все параметры».

Искать закупки можно и с помощью платных агрегаторов. Подбирайте сервис с оптимальным сочетанием цены и функциональности поиска. 

При выборе заказа внимательно изучите:

• техническое задание,
• требования к заявке и участнику закупки,
• требования к обеспечению,
• условия исполнения контракта,
• сроки подачи заявки.

Изменять условия госконтракта после его заключения разрешено только в исключительных случаях (ч.  1 ст. 95 44-ФЗ).

Содержание и структура заявки зависят от способа размещения заказа и предмета закупки. Требования к заявке заказчики прописывают в тендерной документации на основе правил из Постановления Правительства №1401.

Заявка на участие в аукционе и конкурсе

Заявка на участие в аукционе состоит из двух частей. Первая часть содержит:

• Согласие на условия заказчика.
• Конкретные показатели товара или только согласие на его поставку, если заказчик указал товарный знак (письмо ФАС России №АК/54357/14).
• Указание на страну происхождения продукции и код ОКСМ страны (Постановление Правительства №1401). ОКСМ — это классификатор стран мира.

Вторая часть содержит документы, которые подтверждают:

• Соответствие участника требованиям заказчика.
• Право на участие в закупке. Например, декларацию о принадлежности участника к СМП, если тендер проводится для субъектов малого предпринимательства.
• Наличие решения об одобрении крупной сделки.
• Для участия в конкурсе дополнительно готовят ценовое предложение.

Заявка на участие в запросе котировок 

Такие заявки содержат:

• информацию об участнике,
• ценовое предложение,
• документы, подтверждающие право на участие в закупке.

При подготовке заявки на строительные работы от участника достаточно согласия, если заказчик не запросил показатели материалов.

Если заказчик установил доптребования, приложите к заявке документы, которые подтверждают ваше соответствие. Например, копии об образовании сотрудников организации или список техники для выполнения работ.

Когда закупка попадает под действие нацрежима по 44-ФЗ, нужно предоставлять документы о происхождении товара.

Участники тендера для субъектов малого предпринимательства и некоммерческих организаций прикладывает к заявке декларацию о принадлежности к СМП или СОНКО.

Заказчики, которые работают по 223-ФЗ, устанавливают требования к заявке в положении о закупках. Чтобы избежать недоразумений, заполняйте форму заявки, которую предложил заказчик — пустой бланк обычно прикладывают к тендерной документации.

Если закупочная документация вызывает вопросы, направьте заказчику запрос о её разъяснении.

Участие в электронном аукционе подразумевает подачу ценовых предложений в ходе торгов. Шаг аукциона по 44-ФЗ — от 0,5 до 5% начальной цены закупки (ч. 6 ст. 68 44-ФЗ). В аукционах по 223-ФЗ возможен другой диапазон.

Следуйте своей стратегии и не снижайтесь ниже допустимого для вас уровня — площадка не даст отозвать ставку.

При участии в электронном конкурсе и запросе котировок поставщик прописывает в заявке стоимость товара. Конкурс предполагает «переторжку» — момент, когда участник может изменить цену предложения. Сроки проведения этапов закупки заказчик указывает в извещении.

Когда торги проходят в неудобное время, пользуйтесь аукционными роботами, которые предлагают торговые площадки.

Попробовать бесплатно

Заказчик вносит в проект контракта сведения  о товаре из заявки поставщика. Условия сделки — те же, что и в тендерной документации. Если заказчик допустил техническую ошибку при заполнении проекта, отправьте ему через торговую площадку протокол разногласий.

Внимательно отслеживайте срок подписания контракта, который выдаёт торговая площадка. Если его нарушить, заказчик посчитает вас уклонившимся и внесёт в Реестр недобросовестных поставщиков (ч. 2 ст. 104 44-ФЗ).

Кажется, что получить первый госзаказ трудно. На самом деле большую часть шагов вы проходите только один раз, а потом уже действуете по отработанной схеме. Главное, будьте внимательны на любом этапе госзакупки: промахов закон не прощает.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Как получить свой первый госзаказ — чек-лист для новичков — Контур.Закупки

Данные о закупках всех госзаказчиков содержатся в единой информационной системе (ЕИС). Чтобы узнать, пользуется ли спросом ваш товар:

1. На сайте ЕИС в строке поиска закупок укажите ключевое слово — название товара без окончания, чтобы расширить параметры поиска. Например, для поиска светоотражающих элементов напишите «светоотражающ».
2. Отфильтруйте результаты поиска в блоке «Все параметры». Например, выберите город, куда поставлять товар.
3. Посмотрите, сколько тендеров показала система, и оцените, какие из них вам подходят.

Некоторые платные сервисы ищут тендеры сразу на всех популярных у заказчика площадках. Как правило, они предлагают бесплатный промопериод, чтобы участники могли оценить все возможности сервиса и выбрать удобные для себя инструменты. Например, Контур.Закупки при поиске анализируют данные с более чем 300 торговых площадок.

Найдите закупку мечты — в пару кликов

Найти

На закупку некоторых товаров, работ и услуг по 44-ФЗ распространяются особые правила:

• Ограничения в рамках нацрежима (ч. 3 ст. 14 44-ФЗ). Например, продать госзаказчику импортный трактор не получится, так как закупать такие товары иностранного производства запрещено (Постановление Правительства № 616).
• Доптребования о финансовом обеспечении или опыте. Все требования прописаны в ч. 2 ст. 31 44-ФЗ. Например, при закупке услуг по организации детского отдыха заказчик требует трехлетний опыт выполнения аналогичных контрактов (Постановление Правительства №99). Стоимость одного такого договора — не менее 20% от цены нового тендера. Подобное требование отсеивает новичков.
• Требование лицензий (п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ). Например, заключить контракт на оказание образовательных услуг не получится без лицензии (99-ФЗ). О подтверждении специальной правоспособности мы недавно писали.

Сведения об особых требованиях к поставщикам содержатся в общей информации о закупке в ЕИС. Более подробно требования изложены в тендерной документации. Вот пример требований заказчика:

С 1 января 2022 документацию заменит извещение (360-ФЗ), что не отменяет обязанности заказчика прописывать в извещении требования к участнику закупки.

Чтобы понять, с какой ценой выигрывают поставщики похожих товаров, посмотрите прошедшие тендеры. Чтобы ЕИС выгрузила данные о таких закупках:

1. Найдите в ЕИС тендеры по ключевому слову.
2. Отфильтруйте заказы по критерию «Этап закупки»: в блоке «Все параметры» оставьте галочку только рядом с критерием «Закупка завершена».
3. Откройте сведения о тендере, нажав на номер заказа.
4. Перейдите на вкладку «Результаты определения поставщика» и просмотрите цену, которую предложил победитель.

Результаты выбора поставщика в ЕИС выглядят так:

Перед решением об участии в закупке определите, принесёт ли заказ прибыль. Вычтите все ваши затраты на сделку из цены товара, с которой поставщики обычно выигрывают в похожих  тендерах. Поставщик при работе с госзаказом тратится на:

• Покупку или производство продукции. Авансовый платёж со стороны заказчика — редкое явление.
• Оформление лицензии.
• Обеспечение заявки, исполнения контракта и гарантийных обязательств. Обеспечение также предоставляют в виде банковской гарантии, но её оформление тоже стоит денег.
• Открытие спецсчёта. Некоторые банки открывают его бесплатно или на льготных условиях.
• Получение электронной подписи.
• Доставку товара заказчику.

Если по итогам расчёта вы остаётесь в плюсе, переходите к следующему этапу.

Для работы с госзаказом понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) (п. 3 ч. 1 ст. 4 44-ФЗ). Такую подпись выдают налоговая и удостоверяющие центры.

На сайте ФНС сказано, что при выдаче УКЭП в налоговой платить придётся только за флеш-носитель. Но подпись выдаёт не каждая инспекция. Например, в Санкт-Петербурге заявки на изготовление УКЭП принимает только МИФНС №15.

Стоимость оформления подписи в удостоверяющем центре зависит от центра. Главный плюс работы с коммерческими центрами — оперативное оформление УКЭП.

Найдите закупку мечты — в пару кликов

После получения цифровой подписи:

• Установите программу для работы с УКЭП на компьютер, с которого планируете подавать тендерные заявки.
• Установите на компьютер корневой сертификат и сертификат подписи.
• Настройте браузер для работы с ЕИС и электронными торговыми площадками (ЭТП): в «Свойствах обозревателя» перейдите во вкладку «Безопасность», выберите зону «Надежные узлы» и добавьте новые узлы — сайты ЕИС и торговых площадок.

Удостоверяющий центр, который выдал УКЭП, поможет разобраться с настройками. Стоимость услуг зависит от центра.

ЕИС и многие удостоверяющие центры предлагают бесплатные сервисы по автоматической настройке компьютера для работы с госзаказом.

Подробные требования к ПК размещены на сайтах ЕИС и торговых площадок.

Для работы на торговой площадке необходима регистрация  в ЕСИА и ЕИС.

ЕСИА — это единая система идентификации, проще говоря — портал Госуслуг.

ЕИС — система закупок, где отображается информация обо всех госзаказах.

Рассказываем, как пройти регистрацию в ЕСИА:

1. Зайдите на сайт Госуслуг.
2. Перейдите на вкладку «Регистрация».
3. Зарегистрируйте на портале госуслуг руководителя.
4. Подтвердите учётную запись.
5. Зарегистрируйте на портале госуслуг организацию.
6. Прикрепите организацию к учётной записи руководителя.

Если поставщик — индивидуальный предприниматель, достаточно регистрации физлица.

Подробная инструкция по регистрации пользователей размещена на портале  Госуслуг в разделе «Регистрация на Госуслугах». Если возникнут вопросы, обращайтесь в техподдержку сайта.

Инструкция по регистрации в единой информационной системе (ЕИС):

1. Зайдите на сайт ЕИС.
2. Войдите в личный кабинет с помощью системы ЕСИА и электронной подписи руководителя.
3. Добавьте новых пользователей.
4. Наделите пользователей полномочиями для работы в ЕИС. Например, администратор или специалист по размещениею сведений. Для этого поставьте галочку рядом с полномочием.
5. Проверьте сведения об организации, которые поступили из ЕСИА в ЕИС. Эти данные система внесёт в Единый реестр участников закупок (ЕРУЗ).

Подробная инструкция по регистрации пользователей размещена на сайте ЕИС в разделе «Документы». Если возникнут вопросы, обращайтесь на горячую линию ЕИС.

После внесения сведений в ЕРУЗ организация автоматически получает аккредитацию на торговых площадках. Срок — не позднее следующего рабочего дня.

Спецсчёт для внесения обеспечения открывают заранее. Список банков для открытия такого счёта утверждён Распоряжением Правительства №1451-р.

Используйте поиск в ЕИС, чтобы найти выгодный заказ. Если нужно, добавляйте фильтры на вкладке «Все параметры».

Искать закупки можно и с помощью платных агрегаторов. Подбирайте сервис с оптимальным сочетанием цены и функциональности поиска. 

При выборе заказа внимательно изучите:

• техническое задание,
• требования к заявке и участнику закупки,
• требования к обеспечению,
• условия исполнения контракта,
• сроки подачи заявки.

Изменять условия госконтракта после его заключения разрешено только в исключительных случаях (ч.  1 ст. 95 44-ФЗ).

Содержание и структура заявки зависят от способа размещения заказа и предмета закупки. Требования к заявке заказчики прописывают в тендерной документации на основе правил из Постановления Правительства №1401.

Заявка на участие в аукционе и конкурсе

Заявка на участие в аукционе состоит из двух частей. Первая часть содержит:

• Согласие на условия заказчика.
• Конкретные показатели товара или только согласие на его поставку, если заказчик указал товарный знак (письмо ФАС России №АК/54357/14).
• Указание на страну происхождения продукции и код ОКСМ страны (Постановление Правительства №1401). ОКСМ — это классификатор стран мира.

Вторая часть содержит документы, которые подтверждают:

• Соответствие участника требованиям заказчика.
• Право на участие в закупке. Например, декларацию о принадлежности участника к СМП, если тендер проводится для субъектов малого предпринимательства.
• Наличие решения об одобрении крупной сделки.
• Для участия в конкурсе дополнительно готовят ценовое предложение.

Заявка на участие в запросе котировок 

Такие заявки содержат:

• информацию об участнике,
• ценовое предложение,
• документы, подтверждающие право на участие в закупке.

При подготовке заявки на строительные работы от участника достаточно согласия, если заказчик не запросил показатели материалов.

Если заказчик установил доптребования, приложите к заявке документы, которые подтверждают ваше соответствие. Например, копии об образовании сотрудников организации или список техники для выполнения работ.

Когда закупка попадает под действие нацрежима по 44-ФЗ, нужно предоставлять документы о происхождении товара.

Участники тендера для субъектов малого предпринимательства и некоммерческих организаций прикладывает к заявке декларацию о принадлежности к СМП или СОНКО.

Заказчики, которые работают по 223-ФЗ, устанавливают требования к заявке в положении о закупках. Чтобы избежать недоразумений, заполняйте форму заявки, которую предложил заказчик — пустой бланк обычно прикладывают к тендерной документации.

Если закупочная документация вызывает вопросы, направьте заказчику запрос о её разъяснении.

Участие в электронном аукционе подразумевает подачу ценовых предложений в ходе торгов. Шаг аукциона по 44-ФЗ — от 0,5 до 5% начальной цены закупки (ч. 6 ст. 68 44-ФЗ). В аукционах по 223-ФЗ возможен другой диапазон.

Следуйте своей стратегии и не снижайтесь ниже допустимого для вас уровня — площадка не даст отозвать ставку.

При участии в электронном конкурсе и запросе котировок поставщик прописывает в заявке стоимость товара. Конкурс предполагает «переторжку» — момент, когда участник может изменить цену предложения. Сроки проведения этапов закупки заказчик указывает в извещении.

Когда торги проходят в неудобное время, пользуйтесь аукционными роботами, которые предлагают торговые площадки.

Попробовать бесплатно

Заказчик вносит в проект контракта сведения  о товаре из заявки поставщика. Условия сделки — те же, что и в тендерной документации. Если заказчик допустил техническую ошибку при заполнении проекта, отправьте ему через торговую площадку протокол разногласий.

Внимательно отслеживайте срок подписания контракта, который выдаёт торговая площадка. Если его нарушить, заказчик посчитает вас уклонившимся и внесёт в Реестр недобросовестных поставщиков (ч. 2 ст. 104 44-ФЗ).

Кажется, что получить первый госзаказ трудно. На самом деле большую часть шагов вы проходите только один раз, а потом уже действуете по отработанной схеме. Главное, будьте внимательны на любом этапе госзакупки: промахов закон не прощает.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Практика закупок: объяснение государственного и частного секторов

Автор: Concord Editorial  3 апреля 2019 г.

Самым основным различием между частными и государственными субъектами является право собственности. Государственный сектор контролируется правительством — как штатом, так и федеральным, — в то время как частный сектор возглавляют отдельные лица, которые руководят и управляют корпорациями. К частному сектору относятся все коммерческие компании, которые не принадлежат государству и не управляются им. Из-за этого различия в собственности возникает множество различных практик и политик в отношении процесса закупок.

Прозрачность

Организации государственного сектора находятся в ведении вышестоящего государственного органа. Все, что они делают, должно быть хорошо видно общественности. Должен быть четкий контрольный след, вся информация должна быть четкой и доступной.

Такая информация, как возможность заключения контракта, присуждение контракта, цены и сроки, включается в отчеты, составляемые через равные промежутки времени. Государство должно предоставить равные возможности каждому субъекту, желающему вести с ним бизнес, который соответствует требованиям. Таким образом, открытие торгов является публичным мероприятием.

Прозрачность частного сектора не так очевидна. В то время как к частным организациям предъявляются полные требования по обеспечению видимости, частные организации не обязаны предоставлять равные возможности и часто утаивают информацию, которая не нужна поставщикам, участвующим в торгах. Они не обращаются к каждой компании, и им не нужно публиковать свои контракты, как это делают государственные организации.

Практика государственных закупок

Поскольку государственные организации принадлежат правительству, их основное финансирование поступает за счет налоговых поступлений, штрафов, тарифов и т. д. Финансирование генерируется населением, и их главная забота состоит в правильном распределении денег для общественных интересов.

Это означает, что государственные организации не так сильно контролируют процесс закупок. Им приходится ждать, пока финансирующее учреждение соберет необходимый доход, а затем должным образом распределит его, прежде чем приступать к закупочной деятельности. Если выплата задерживается, то организации может потребоваться отсрочка платежа или дальнейшая практика закупок.

К другим распространенным задержкам в процессе относятся проверка биографических данных потенциальных поставщиков, более строгая практика переговоров по контрактам, а также различные другие расследования и исследования, которые добавляют минимум 30 дней к процессу закупок.

Вдобавок ко всему этому, общественные организации могут принадлежать к нескольким юрисдикциям, и их практика закупок должна быть одобрена несколькими государственными органами (например, городом и штатом, штатом и федеральным правительством и т. д.).

Однако есть несколько способов сэкономить время в общественной сфере. Государственным организациям разрешается использовать «привилегированных поставщиков» или поставщиков, пользующихся особой репутацией у правительства. Эти поставщики могут стоить больше денег на поверхности, но они экономят время на этапе расследования процесса закупок. Экономия времени и денег на проверке биографических данных и других шагах может компенсировать дополнительные расходы поставщика.

Фоновые контракты также являются распространенным способом экономии времени и денег. Фоновый контракт — это предварительно согласованный контракт или контракт, который продлевается. Это часто происходит в том же контексте, что и предпочтительный поставщик.

Практика частных закупок

Частные организации получают доход от продаж, инвестиций и других областей, связанных с бизнесом. Их деньги более централизованы, что ускоряет процесс закупок. Частные предприятия могут искать разных поставщиков, чтобы найти лучшее предложение, потому что у них больше времени и ресурсов для этого. Их внимание больше сосредоточено на том, чтобы сэкономить как можно больше денег и сделать все быстро.

Частные организации по-прежнему часто используют предпочтительных поставщиков по тем же причинам, что и государственные организации. Хотя частные организации не тратят столько времени на исследования, они тщательно изучают своих поставщиков перед подписанием контракта (например, проводя простые проверки рекомендаций и кредитоспособности, посещения объектов и выборочные обзоры). Использование предпочтительных поставщиков и простое продление контрактов — это простой способ сократить время, затрачиваемое на процесс закупок.

Другие методы частного сектора включают управление цепочками поставок, управление отношениями с поставщиками, управление запасами, сегментирование поставщиков и другие. Эта практика помогает частному сектору быть более инициативным, но он также является более нестабильным местом. Из-за «высокого риска, высокой отдачи» практики частных закупок необходимо проводить дополнительный анализ рисков. Государственные организации могут быть более безопасными и стабильными экономически, но частные организации часто обеспечивают больший рост, чем государственные.

Как для частных, так и для государственных организаций эффективное управление процессом закупок имеет решающее значение для успеха. Автоматизация и оптимизация могут помочь оптимизировать процесс даже при наличии большого количества шагов. Платформа управления жизненным циклом контрактов поможет комплексно управлять процессом закупок, чтобы сократить сроки выполнения заказов как для частного, так и для государственного секторов.

Запросить демонстрацию

Пять вопросов, которые помогут повысить эффективность закупок в государственном секторе

Заголовки о государственных расходах , как правило, сосредоточены на привлекательных и крупных вещах, таких как инфраструктурные проекты или военная техника. Но более мелкие товары складываются: только федеральное правительство Соединенных Штатов ежегодно тратит более 325 миллиардов долларов на обычные товары и услуги, такие как программное обеспечение и профессиональные услуги.

Налогоплательщики могут надеяться, что огромные суммы расходов всегда будут сопровождаться дисциплинированным управлением средствами налогоплательщиков, но это не всегда так. Поэтому правительства усилили давление на национальные и местные агентства, чтобы они лучше управляли своими закупочными долларами, применяя методы частного сектора. Например, в 2019 г.Управление по вопросам управления и бюджета США выпустило меморандум, обязывающий исполнительные департаменты и агентства внедрить категорийный менеджмент — подход, который предприятия использовали на протяжении десятилетий.

Во всем мире организации государственного сектора, внедрившие методы закупок частного сектора, добились ежегодной экономии от 10 до 15 процентов по важным категориям. Тем не менее, помимо экономии средств, перед государственным сектором стоит еще более важная задача, особенно в долгосрочной перспективе: создание цифровой функции закупок нового поколения, которая обеспечивает значительную экономию средств и обеспечивает лучший опыт для граждан.

Хотя идея применения методов частного сектора в государственной сфере не нова, ее реализация государственными органами не всегда так проста, в основном из-за трех структурных проблем:

• Меньшее конкурентное давление. По сравнению с частным сектором, конкуренция во многих категориях слабее в государственном секторе, отчасти из-за сложности требований государственного сектора, более длительных сроков заключения предварительных договоров и более частого изменения контрактов после подачи заявки.
• Жесткие стимулы. Управление талантами в сфере закупок в государственном секторе, как правило, стимулирует избежание ошибок и строгое соблюдение процесса и графика. Хотя эти методы эффективны в управлении определенными категориями рисков, они не всегда продвигают те виды инноваций в области стратегического поиска, которые могут помочь снизить цены для отдела закупок и затраты для поставщиков.
• Разрозненное общение с заинтересованными сторонами. Как и в частном секторе, плохая или отсутствующая коммуникация между распорядителями бюджета государственного сектора, ответственными за требования и ответственными за закупки контрактами вызывает серьезные разногласия. Результатом является расползание масштаба, чрезмерные требования к продуктам и уровням обслуживания, дублирование услуг и скрытые платежи.

Преодоление этих проблем требует времени и терпения, особенно потому, что для этого необходимо коренным образом изменить мышление, связанное с существующими процессами. Несмотря на сложность, это не является непреодолимой проблемой. Некоторым организациям государственного сектора удалось преобразовать свои функции по закупкам, и большинство из них начали свой путь с пяти простых вопросов.

1. Сколько должны стоить ваши самые крупные контракты?

Агентства государственного сектора часто сталкиваются с уникальной проблемой: неиспользование средств в том же финансовом году, когда они были выделены, означает, что они потеряны навсегда, и этот отказ обычно приводит к сокращению бюджета в будущем. Эта модель «используй или потеряешь» создает системное препятствие для понимания того, сколько должен стоить контракт.

Руководители государственного сектора могут решить эту проблему, выбрав первые три-четыре контракта — с наибольшими расходами или стратегически важными для миссии агентства — и проведя анализ с чистого листа, чтобы определить, насколько дешевле они могли бы быть, если бы все расходы — применялась сберегательная тактика.

По своей сути, анализ с чистого листа просто просит покупателей из государственного сектора оценить, сколько должен стоить каждый продукт или решение, которое они закупают, на основе комбинации отраслевых эталонных показателей и интервью с экспертами. и анализ прошлых покупок. Хотя чистые листы не идеальны, понимание основных факторов, влияющих на стоимость, может помочь покупателям из государственного сектора более эффективно вести переговоры со своими поставщиками, исходя из рациональной базы фактов. Применяя этот подход, федеральное агентство США при анализе контракта на крупный центр обработки данных смогло выявить возможности снижения затрат почти на 50 процентов (рис. 1).

Кроме того, используя чистые листы, руководители государственного сектора часто обнаруживают, что некоторые функции продукта или решения являются значительным фактором затрат, но не добавляют материальной ценности. Устранение этих полезных функций может помочь обеим сторонам получить выгоду.

Самые опытные агентства государственного сектора идут еще дальше и используют прозрачность, созданную с помощью чистых листов, для определения взаимовыгодных партнерских отношений со своими поставщиками, которые способствуют инновациям. Недавно федеральное агентство США расширило эту идею, организовав «лабораторию с чистым листом», которая впервые лично собрала всех заинтересованных лиц, заинтересованных в приобретении. Создав среду для совместной работы, в которой стороны могли безопасно делиться своими идеями по вопросам экономии затрат, лаборатория нашла возможности для поставщиков сократить собственные расходы, часть которых можно было передать агентству.

2. Использовали ли вы существующие данные?

Нехватка данных является реальной проблемой, особенно в государственном секторе, где отсутствие надежной отчетности в сочетании с преобладанием контрактов с фиксированной ценой снижает прозрачность расходов. Однако, учитывая количество контрактов, которыми управляет большинство агентств государственного сектора, у них, вероятно, достаточно данных, чтобы провести хотя бы приблизительный сравнительный анализ между контрактами или внутри контрактов в разных точках продления. Часто этих данных достаточно, чтобы дать представление о том, можно ли найти дополнительные возможности в конкретном контракте.

Проверка контрактов федерального агентства на центр обработки данных выявила значительные внутренние различия в использовании дорогостоящих ресурсов управления программами. Контракты, которые были похожи по объему, имели радикально разные расходы на управление программой. Понимание того, насколько много управления программами было встроено в каждый контракт, и, вооружившись этой информацией, подталкивая поставщиков к максимально экономичному подходу к управлению программами для достижения целевых уровней обслуживания, привели к относительно быстрой возможности экономии (Иллюстрация 2). Лучше всего это было достигнуто за счет быстрого просмотра существующих данных по аналогичным контрактам.

Этот шаг по гармонизации работает так же хорошо в средах, не связанных с ИТ, включая временную рабочую силу, офисное оборудование и расходные материалы, обслуживание объектов, поездки и логистику. Он стал стандартным рычагом в частном секторе, в том числе в строго регулируемых отраслях финансовых услуг и коммунальных услуг, и может принести пользу и государственному сектору, несмотря на разрозненные процессы закупок, ориентированные на контракты.

3. Запрашивали ли вы данные у своих поставщиков?

Хотя большинство организаций государственного сектора понимают ценность управления производительностью поставщиков, лишь немногие из них эффективны в этом. Например, в сфере ИТ поставщики должны иметь возможность генерировать такие показатели, как показатели использования ресурсов инфраструктуры или данные о том, какие приложения генерируют наибольшую рабочую нагрузку. Тем не менее, организации государственного сектора редко запрашивают эту информацию, несмотря на то, что многие страны приняли правила, требующие прозрачности в отношении того, как расходуются деньги налогоплательщиков.

Эти правила дают организациям государственного сектора уникальное преимущество перед их коллегами из частного сектора. Но ответственность за то, чтобы привлекать поставщиков к ответственности и запрашивать детальные, надежные и своевременные данные о производительности, по-прежнему лежит на лидерах государственного сектора. Более того, запроса правильных данных часто недостаточно: потребуются последующие действия, чтобы гарантировать, что представленные данные пригодны для использования и представлены таким образом, чтобы их можно было использовать для действенной отчетности.

Продления на год дают возможность добавить или усилить эти требования к данным. Самые искушенные компании частного сектора не ограничиваются запросом данных о производительности и вместо этого договариваются о картировании ресурсов, таких как список каждого человека, связанного с техническим заданием (SOW), включая описание его роли, местонахождение, начало и конец. даты, процент их времени, посвященного SOW, а также опыт и навыки. Затем эти позиции могут быть включены в анализ с чистого листа, чтобы определить разницу в стоимости между тем, что оплачивается, и тем, что предоставляется.

В госзакупках, как и в жизни, никто не получает то, что заслуживает, — они получают то, о чем договариваются.

4. Насколько вы готовы к переговорам?

В госзакупках, как и в жизни, никто не получает то, что он заслуживает, — он получает то, о чем договаривается. Получение доступа к данным и запуск их в работу — это только первый шаг на пути к успеху. Настоящая проблема заключается в том, чтобы использовать эту информацию для извлечения выгоды посредством эффективных переговоров (Иллюстрация 3). Хотя это может быть здравым смыслом, это далеко не обычная практика.

По нашему опыту, мы часто видим, что организации государственного сектора делегируют важные переговоры относительно младшим сотрудникам. Эти сотрудники по контрактам часто проходят всего несколько дней обучения ведению переговоров в течение года и жонглируют несколькими приоритетами, в результате чего они не могут посвятить подготовке более нескольких часов, прежде чем войти в комнату для переговоров.

Несколько организаций государственного сектора осознали стратегическую ценность развития своих возможностей для ведения переговоров, нарастив эту силу, сосредоточившись на трех основных столпах:

• Стратегия переговоров: Формулирование четкой стратегии переговоров, которая включает цели переговоров, наименее приемлемые и наиболее желательные результаты, заслуживающую доверия точку отхода и альтернативы, если переговоры провалятся.
• Информация о поставщиках: Создайте базу фактов на основе сильных сторон поставщиков, целей переговоров и наименее приемлемых и наиболее желательных результатов. Лучшие переговорщики идут еще дальше и определяют области, в которых покупатель из государственного сектора занимает сильную позицию на переговорах, а поставщик имеет доступ к информации, которая дает ему преимущество.
• Строгая практика и ролевая игра: Эффективные переговоры — это сочетание искусства и науки. В то время как первые два столпа связаны с наукой переговоров, последний касается искусства эффективных переговоров. Лучшие переговорщики обращают на это внимание, гарантируя привлечение ответственных лиц, ответственных за принятие решений, прозрачный переговорный процесс и регулярное его укрепление, а также хорошую подготовку своих команд к динамике в помещении благодаря строгой практике и ролевым играм со своими коллегами.

Федеральное агентство США недавно применило этот комплексный подход к переговорам. Специализированная группа разработала стратегию переговоров, подкрепленную информацией о поставщиках и инвестициями в репетиции переговоров в режиме реального времени. Месяцы напряженной работы окупились: 25-процентная экономия годовых расходов.

Создание скамьи эффективных переговорщиков требует времени и терпения, но оно того стоит. Наиболее эффективные организации по закупкам в государственном секторе понимают это. Помимо сосредоточения внимания на трех вышеперечисленных компонентах, они вкладывают время и ресурсы в создание академий ведения переговоров, которые обеспечивают регулярное обучение руководителей закупок и передового персонала по контрактам.

5. Рассматривали ли вы свои расходы комплексно?

Вопросы, которые мы рассмотрели до сих пор, сосредоточены на поиске возможностей в конкретном контракте. Но агентства также должны искать возможности по контрактам в зависимости от области расходов. Этот сквозной подход преодолевает разрозненность, препятствующую экономии за счет масштаба и гармонизации ставок или спецификаций во всей организации.

Техническое обслуживание объектов представляет собой распространенный пример, когда консолидация контрактов может привести к синергии, которая снижает затраты на надзор за контрактами и покупку оборудования, высвобождая ресурсы для более стратегических видов деятельности. Точно так же в сфере разработки и обслуживания ИТ-приложений (ADM) управление несколькими поставщиками в подразделениях агентства может легко увеличить потребности в персонале и ставки оплаты без увеличения ценности.

Организации частного сектора, даже финансовые учреждения и коммунальные предприятия с жестким регулированием, добились экономии от 20 до 25 процентов, взяв корпоративный взгляд на затраты на разработку приложений, что позволило им согласовать ставки, рационализировать аналогичные роли и сопоставить нужные навыки с Требования к работе во всей организации.

С чего начать

Организации государственного сектора, которые начинают свой путь к получению большей отдачи от закупок, обычно начинают с нескольких простых шагов.

Найдите подходящую область контракта. Этот выбор имеет значение, потому что, как только появляется возможность продемонстрировать раннюю победу, импульс нарастает таким образом, что поддерживает более масштабную трансформацию системы закупок. По нашему опыту, ИТ обычно предлагает высокую отдачу от инвестиций для этих усилий, учитывая его типичную долю бюджета и его непрозрачность.

Определите сторонника перемен. Любая организация нуждается в известном, поддерживающем исполнительном спонсоре, который может хорошо общаться и обеспечивать поддержку организации. Этот человек будет иметь решающее значение для преодоления организационной инерции и руководства агентами по закупкам в балансировании повседневных запросов распорядителей бюджета с более стратегическими и долгосрочными целями.

Создайте программу устойчивого развития. Чтобы обеспечить устойчивые изменения, агентства должны вкладывать средства в программу наращивания потенциала на раннем этапе своего пути.