4 важных этапа для начинающих
Тендер — это отличная возможность заявить о своей компании, получить крупный заказ и заработать круглую сумму. Однако тем, кто никогда не участвовал в тендерах и является новичком в этом деле, сложно поначалу разобраться в правилах их проведения. Мы подготовили необходимый минимум, который поможет повысить шансы и честно победить на конкурсных торгах. Но начнем с азов.
Какие тендеры бывают
Этот термин можно часто в сфере закупок, однако на сегодняшний день российское законодательство не прописало в официальных документах его определения. В этой статей мы говорим о тендерах как о торгах на конкурсной основе.
Если говорить упрощенно, то каждая тендерная закупка строится по одному и тому же принципу: заказчик рассказывает об условиях, при которых он приобретет тот или иной товар или услуги. Поставщики товаров и услуг, в свою очередь, ориентируясь на указанные условия предлагают свои варианты. В итоге на контракт может рассчитывать тот поставщик, который предложил лучшие условия.
Но в жизни все несколько сложнее.
Можно привести пример:
Университет хочет приобрести новые парты и стулья для студентов. Поскольку это государственное учреждение — просто пойти в магазин они не могут. Согласно закону, для этой закупки необходимо провести тендер и выбрать поставщика на конкурсной основе. Ответственные лица формируют требования к закупке и размещают необходимую информацию на официальном ресурсе, через который проводятся госзакупки. В назначенный день определяется поставщик.
Помимо непосредственно термина «тендер» в сфере закупок есть немало терминов, в которых стоит ориентироваться.
Государственный тендер. Такого рода закупку проводят государственные организации, муниципальные и бюджетные учреждения. Например, государственная больница решила закупить новые аппараты для МРТ. Или пример выше, про университет — это тоже государственный тендер. Здесь процесс закупки регулирует 44-ФЗ.
Несколько особняков стоят закупки, связанные с выбором подрядчиков для проведения капремонта в многоквартирных домах.
В этом случае заказчик и поставщики ориентируются на правила, прописанные в постановлении правительства № 615.
Тендер для компаний с государственным участием. К такому роду организациям могут относиться крупные телекоммуникационные, энергетические, нефтегазовые компании. Основной закон, который регулирует тендер для таких компаний — 223-ФЗ. Помимо закона процессы по закупкам регулируют внутренние положения компаний. Как правило их можно найти в открытом доступе.
Коммерческий тендер. Этого рода закупки может проводить любая компания, не являющейся государственной и не имеющей государственного участия. Основной закон, который регулирует процессы здесь — ФЗ №135-ФЗ. Кроме того, отношения в данных процессах регулируются статьей 448 Гражданского Кодекса Российской Федерации.
Тендер может быть:
-
Открытым (участвовать может любой).
-
Закрытым (принять участие может только приглашенный участник).
-
С ограниченным участием (принять участие в тендере может только компания, которая соответствует определенным условиям).
Далее перейдем к рекомендациям, которые приведут к выигранному тендеру.
Рассчитайте свои ресурсы и силы
Для того чтобы начать участвовать в тендерах, необходимо иметь средства для выполнения заказов, так как мало кто из компаний включает предоплату в договор. Все расчеты, как правило, совершаются после предоставления услуг, от 15 дней до 2 месяцев. Например, вы подписали договор в апреле, выполнили заказ в мае, а оплата придет только в июле. В этот промежуток времени вам необходимо выплатить зарплаты сотрудникам, обеспечить компанию необходимыми материалами, оборудованием и т.д. Но в результате вы будете иметь стабильный договор на полгода или больше с четким объемом работ и регулярными выплатами. Кстати, в тендерах могут участвовать как физические лица, так и юридические.
Какие факторы помогут претендовать на победу:
-
Подходящий опыт работы.
-
Конкурентная цена продукта.
-
Материальные и технические ресурсы.
-
Дополнительные средства.
-
Команда специалистов.
1. Зарегистрируйтесь в ЕИС
Большинство торгов происходит на электронных площадках, закупки проводятся онлайн — от подачи заявки до подписания договора.
Для участия необходимо зарегистрироваться в ЕИС, создать личный кабинет и авторизоваться в Едином реестре участников закупок. ЕИС (Единая информационная система) — государственный сайт, на котором размещена все данные о закупках, заказчиках и поставщиках. Авторизация в ЕИС необходима для участия в торгах по 44-ФЗ. Так государство обеспечивает принцип гласности и прозрачности тендеров. Пройти все процедуры правильно и быстро поможет онлайн-сервис «Регистрация поставщиков в ЕИС, ЕРУЗ», подробнее об услугах можно узнать по ссылке.
2. Получите электронную подпись
Для регистрации в ЕИС и оформления документов на электронных торговых площадках необходимо также иметь электронную подпись, которая делает документы юридически значимыми. Оформить подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Одним из таких центров является СберКорус. Электронная подпись для участия в торгах предназначена для подписания всех видов бумаг и заключения сделок на ЭТП.
3.
Оформите банковскую гарантиюЧтобы подтвердить свою готовность к выполнению заказа и платежеспособность, вам понадобится банковская гарантия. Таких случаев много, например: государственной организации необходимо вовремя получить товары (продукты для детских садов, школ, больниц, оборудование на отопительный сезон, снегоуборочную технику перед зимой). Компания не может заключить договор с ненадежным поставщиком, ей нужно убедиться, что все условия будут выполнены своевременно. Банковская гарантия будет являться подтверждением того, что вы сможете в установленный срок доставить необходимые продукты. Прочитать подробнее о банковской гарантии и оформить ее можно по ссылке.
4. Подключите сервис по поиску закупок
Ни для кого не секрет, что только при условии регулярного участия в конкурсах вы приобретете эффективный канал продаж. Иначе вы просто потеряете время на заполнение документов, презентацию продуктов и расчет заказа. Многие компании нанимают специально несколько сотрудников, которые постоянно мониторят конкурсы на многочисленных площадках и подают большое количество заявок.
Такую работу необходимо делать систематически, а не урывками, чтобы добиться стабильного дохода.
Но можно воспользоваться умным поиском коммерческих и государственных закупок в сервисе «Мои закупки», который за вас проверит более 250 площадок по нужному запросу. По ключевым словам вы сможете быстро найти подходящих поставщиков или заказы, отслеживать изменения и анализировать закупки ваших конкурентов. Получите бесплатный доступ на 3 дня по ссылке, чтобы оценить все возможности сервиса.
Не прекращайте общение с организатором тендера, даже если выигрыш достался не вам
Самое большое заблуждение компаний — перестать общаться с потенциальным клиентом сразу же после оглашения итогов конкурса независимо от того, это госзакупки или коммерческий тендер, закрытый аукцион или конкурс. Даже проигрыш может через некоторое время сыграть вам на руку. Не отказывайтесь от дополнительной возможности, пополняйте свой список контактов заказчиков. Ведь конкурс — это одна из задач фирмы, есть и другие вопросы, в которых вы сможете помочь.
Также бывают случаи, когда выбранный контрагент выполнил условия договора плохо, и заказчику нужно срочно найти ему замену. Это отличный шанс предложить свои услуги и оформить с ним договор на поставку товаров.
Участие в тендерах системы Прозоро – просто и доступно для каждого
До начала работы системы ProZorro участие в государственных тендерах было неразрывно сопряжено с откатами, закупками некачественных товаров и отмыванием денежных средств.
Прозрачная и эффективная система публичных электронных закупок стала ответом на запрос общества. Уже два года все бюджетные учреждения страны в обязательном порядке используют для торгов платформу ProZorro, сводя к минимуму их коррупционную составляющую и разворовывание бюджета.
Нельзя утверждать, что с появлением системы ProZorro участие в госзакупках стало безупречно честным. Но бесспорно то, что эта реформа оказалась самой успешной из всех проводимых сегодня в Украине и кардинально изменила рынок. Эта позитивная рыночная трансформация состоялась именно потому, что была выгодна всем.
Экономия государственных финансов при этом гарантирована, потому что участвовать в тендере на площадках ProZorro можно только на принципах редукциона (обратного аукциона). В ходе него цена снижается хотя бы на один устанавливаемый системой условный шаг относительно стартовой. Право заключить контракт на услуги или поставку товаров получает компания, которая после третьего круга понижения стоимости при прочих равных условиях предложит самую низкую цену из всех предложенных участниками тендера.
Благодаря функционированию системы Прозорро, участие в тендерах стало доступным для каждого предприятия.
Эта электронная мультиплатформенная система, написанная на открытом коде, обеспечивает всех поставщиков 100% возможностью ознакомится со всеми гос.тендерами Украины.
Чтобы принять участие в тендере с использованием электронной системы ProZorro, можно зарегистрироваться на любой из частных торговых площадок, входящих в общую базу данных. У каждого из этих торговых сайтов собственный интерфейс, свои особенности сервиса и пользования, специфический пакет предоставляемых услуг. Но все они отражаются в общей структуре ProZorro, и о малейшем изменении на одной из площадок, любом новом тендере или дополнительном условии к нему мгновенно узнают все наблюдатели. А частный характер этих отдельных элементов ProZorro лишь способствует развитию и совершенствованию всей системы, ведь конкуренция стимулирует улучшать сервисное обслуживание.
Большинство площадок, таких как tender.uub.com.ua доступно изложат поставщикам, как участвовать в тендерах.
На сайте (в разделе «Помощь») размещен цикл видеороликов (инструкций), которые полностью продемонстрируют весь процесс от подписки на рассылку в соответствии со своим видом деятельности до подписания договора с Заказчиком, т.
е. покажут, как участвовать в тендере и побеждать в нем.
Немаловажным фактором, влияющим на эффективность торгов, является правильно заполненная форма заявки на участие в тендере. Обычно заявка состоит из двух частей. Первая включает согласие заявителя, а также данные, которые непосредственно связаны с предметом аукциона. Вторая содержит сведения, которые подтверждают соответствие поставщика требованиям, зафиксированным в документации торгов. Также здесь перечисляются возможности и преимущества компании, указывается информация об имеющихся сертификатах, лицензиях и разрешениях в данной сфере. Заявка на участие в тендере изучается конкурсной комиссией на предмет соответствия поставщика требованиям заказчика. Именно неточности и ошибки в данном документе могут стать причиной, по которой организация не будет допущена к торгам.
Если податель предложения представляет интересы другого физического или юридического лица, необходимо представить комиссии доверенность на участие в тендере (отдельно на каждую заявку, если подразумевается участие в нескольких аукционах).
В бланке обязательно должно быть указано название компании – организатора тендера, а также определены полномочия, которыми наделяется доверенное лицо.
Потенциальные участники тендеров на сайте Украинской универсальной биржи tender.uub.com.ua смогут просмотреть графические инструкции (руководства) по работе с электронной торговой площадкой, ознакомившись с которыми будут иметь четкий ответ на вопрос «как принять участие в тендере?».
Вместе с тем мы рекомендуем всем пользователям более тщательно изучить регламент работы электронной торговой системы и публичной оферты, что минимизирует количество ошибок в дальнейшей работе.
Если же у поставщиков останутся вопросы, то рекомендуем связаться с контакт-центром площадки по номеру (044) 221-22-02, где операторы вам подробно расскажут, что нужно, чтобы участвовать в тендерах, и на какие нюансы стоит обратить внимание в первую очередь.
Если же ваше предприятие планирует активно подавать предложения в большом количестве государственных закупок, то рекомендуем вашим специалистам посетить специальные тренинги и семинары нашей компании, график которых можно посмотреть в разделе «Обучение».
Очень эффективно привлечение юристов к этому процессу. В таком случае у владельцев любого заинтересованного в выгодных контрактах предприятия не возникнет вопроса о том, как подавать предложение в тендере, все необходимые документы будут оформлены правильно, а сделка принесет максимальный доход. Лучшим примером такого успешного консалтинга стал в 2016 году НАК «Нафтогаз», который разместил на ProZorro запрос на предоставление юридического сопровождения в сделке по масштабной реконструкции газотранспортной системы страны. В результате компания сэкономила почти 50 миллионов гривен, снизив первоначальную цену контракта по реформированию сети для доставки топлива на 75%!
Любое предприятие, независимо от размера, профиля деятельности и формы собственности, может открыто и на законных основаниях подавать свое ценовое предложение в государственных тендерах онлайн через публичную торговую платформу ProZorro. При этом можно получить максимальную финансовую выгоду, накапливая аукционный опыт и параллельно формируя собственную деловую репутацию.
- Зарегистрироваться на любой из входящих в систему торговых площадок.
- Подписаться на e-mail-рассылку, выбрав параметры новостной рассылки тендеров по интересующему заказчику и/или предмету закупки.
- Подать свое ценовое предложение по заинтересовавшему тендеру.
- Пройти этап аукциона (редукциона), на котором система определяет победителя, предложившего наименьшую цену.
За время работы системы ProZorro уже проведено более 2 миллионов тендеров в самых разных областях экономической деятельности — от скромной перевозки театрального реквизита на гастроли до строительства новых станций столичного метро. При этом сэкономлено более 55 миллиардов гривен. А общее число поставщиков перевалило за 180 тысяч и продолжает расти по мере накопления опыта и осознания преимуществ прозрачных электронных торгов.
Опытные поставщики понимают, что постоянное обучение и усовершенствование навыков поможет им в дальнейшем обеспечить свое предприятие выгодными сделками.
Регистрация в Prozorro Просмотреть тендеры
Работа на правительство через тендер
Правительственная информация для предпринимателей
Информация предоставлена Торговой палатой Нидерландов, KVK | PIANOo
Если вы хотите поставлять свои товары или услуги государственным организациям Нидерландов, вам, как правило, необходимо сначала принять участие в тендере. Тендер дает всем заинтересованным предприятиям равные возможности для выполнения заданий. Узнайте больше о том, как работает тендер.
Что такое тендер?
Тендер (аанбестединг) – способ закупок, используемый государственными организациями. Или организацией, выполняющей задачи для правительства, например школой или районом безопасности. Организация объявляет, что хочет, чтобы контракт выполняла компания. Например:
- для продажи товаров, таких как канцелярские товары или солнечные панели
- для предоставления услуг, таких как задание на связь или исследование рынка
- для выполнения работ, таких как строительство моста
Узнайте больше о Законе о закупках и о том, какие государственные органы должны проводить торги по контрактам.
Что такое заказчик?
Государственная организация, которая должна соблюдать Закон о закупках, также известна как организация-заказчик.
Почему тендер?
Тендеры – это честный способ управления государственными закупками. Это дает всем заинтересованным сторонам равные возможности для выполнения поручения. Предлагая контракты, правительство также обеспечивает конкуренцию между компаниями.
Для обеспечения честности тендеров закупающие органы должны следовать установленным процедурам и правилам закупок. Это означает, например, что некоторые выборы, сделанные заказчиком, должны быть объяснены (прозрачность). Например, почему бизнес заключает или не заключает контракт.
PIANOo Центр экспертизы государственных закупок Нидерландов
Посетите PIANOo.nl для получения дополнительной информации о государственных закупках посредством тендерной процедуры. PIANOo означает Professioneel en Innovatief Aanbesteden, Netwerk voor Overheidsopdrachtgevers (Профессиональные и инновационные торги, Сеть государственных заказчиков).
Это официальный Центр экспертизы закупок Министерства экономики и климата (EZK), который консультирует государственные органы.
Поиск государственных тендеров
Тендеры и условия их участия публикуются в Интернете. Используемая платформа для закупок зависит от задания:
Принять участие в тендере
С помощью платформы для тендеров вы можете просматривать тендерную документацию, отвечать на вопросы и подавать тендер.
В тендерной документации указано:
- в чем именно заключается задание
- этапы процедуры торгов (на голландском языке)
- условия отбора (на голландском языке) и присуждения награды (на голландском языке)
- доступный бюджет, план и дата закрытия
Вы можете скачать и прочитать тендерную документацию. Вы не обязаны подавать заявку.
Участвовать в тендере с другой стороной
Вы не соответствуете требованиям для выполнения задания? Например, потому что у вас есть опыт только с частью работы.
Посмотрите, сможете ли вы участвовать вместе с одним или несколькими предприятиями. Например, вы можете попросить другие компании присоединиться к вам в качестве субподрядчиков. Вы также можете подать заявку совместно с другими предпринимателями. Это называется комбинированным образованием.
Правила заключения соглашений о совместных торгах
Существуют правила совместного участия в торгах. Например, вы можете не согласиться с уровнем цен. Или участвовать вместе в тендере, если в этом нет необходимости. Нидерландское управление по защите прав потребителей и рынков (ACM) следит за этим.
Национальные и европейские тендеры
Государственные тендеры проводятся в соответствии с национальными или европейскими правилами. Это зависит от оценочной стоимости контракта (на голландском языке). Если задание превышает определенную стоимость, задание будет выставлено на торги на европейском уровне. Это значение называется пороговой суммой (по-голландски).
Пороговые суммы пересматриваются каждые 2 года Европейским Союзом.
Значение выше или равно пороговой сумме ЕС
Является ли предполагаемая стоимость контракта выше или равной пороговой сумме ЕС? Затем правительственная организация следует европейской процедуре торгов (на голландском языке). Европейские тендерные процедуры всегда должны публиковаться на TenderNed.
Значение ниже пороговой суммы ЕС
Является ли расчетная стоимость контракта ниже пороговой суммы ЕС? Затем применяются национальные правила закупочных процедур (на голландском языке). Правила закупок ниже пороговых сумм ЕС дают заказчику немного больше свободы выбора. Государственные органы могут публиковать контракты на TenderNed или коммерческой платформе. Затем компании также могут быть приглашены к участию по электронной почте.
Государственный заказчик обычно описывает в своей политике закупок, как проводятся тендеры по контрактам ниже порога ЕС.
В политике закупок указано, когда:
- контракт может быть предложен одной компании (одна частная процедура)
- несколько компаний могут быть приглашены (несколько частных процедур)
- задание должно быть объявлено публично
3) Плохо Плохо Хорошо Очень хорошо Отлично Часто задаваемые вопросыПартнерыКонтактыО насОтказ от ответственностиКонфиденциальность и файлы cookieДоступностьOndernemersplein (голландский)Business.gov.nl является инициативой:
Business.gov.nl является голландской точкой единого контакта для предпринимателей.
Что такое торги в бизнесе и как успешно участвовать в торгах?
Деловые тендеры очень распространены среди крупных предприятий и государственных организаций.
Когда возникает потребность в поставке или обмене товаров, группа закупок объявляет тендер, чтобы потенциальные поставщики знали, что они принимают предложения.
Этот формальный подход играет жизненно важную роль в определении подходящих поставщиков или покупателей в нужное время для крупномасштабного проекта.
Объявление тендера означает официальное объявление для общественности посредством рекламы в газетах или других отраслевых изданиях.
Тендерный процесс включает в себя множество подробных и тщательных шагов, от подачи предложений до присуждения контракта.
В этом блоге вы подробно узнаете, как работают бизнес-тендеры, как проводить тендеры и методы оценки тендеров.
Что такое торги в бизнесе?
Тендер – это бизнес-процесс, когда компания объявляет тендер и получает многочисленные предложения от поставщиков или подрядчиков, проявляющих интерес к своим открытым проектам.
Комитет по закупкам со стороны покупателя занимается всем процессом поиска поставщика, соответствующего их потребностям в сырье, товарах или услугах.
Процесс торгов начинается, когда компании-покупатели объявляют тендер с кратким изложением того, что им требуется.
Процесс тендерных закупок часто имеет крайние сроки для каждого шага. Таким образом, до истечения срока заинтересованные поставщики подают технические и финансовые предложения и ждут процесса оценки.
К концу торгов покупатель найдет идеальное соответствие среди полученных предложений.
Как работает тендер?
Когда компании необходимо найти поставщика с помощью простого и справедливого для всех участников процесса, они выбирают процесс тендерных закупок.
Комитет по закупкам инициирует его, отправляя запрос на тендер (RTF), чтобы попросить поставщиков представить свои предложения.
Чтобы покончить со злоупотреблениями, используемыми для получения таких проектов, как взяточничество, фаворитизм, кумовство и т. д., деловые тендеры создают справедливую и равноправную основу для равной конкуренции всех.
Он защищен строгими законами, гарантирующими справедливость и равные возможности для всех.
Поскольку тендеры объявляются публично, любой продавец может участвовать и делать ставки.
После получения заявки на участие в тендере заинтересованные лица начинают подготовку своих предложений и готовятся к участию в тендере.
Ответный документ, который отправляет поставщик, называется «тендером», в котором указывается, как он может удовлетворить требования покупателя.
Поставщики также указывают свои конкурентоспособные тарифные планы, характер работы, предполагаемые сроки поставки и другие сведения, которые решает покупатель.
Как выглядит успешный тендер?
#1 — Предтендерный этап
Это когда потребность в конкретном товаре или открытом проекте определяется, развивается в идею, а затем в запрос на участие в тендере или ценовое предложение.
Структура этого процесса меняется от отрасли к отрасли.
Группа по закупкам назначает консультанта для проверки потребностей и составления плана, бюджета и сроков поставки.
Предварительный тендер является важным этапом; даже одна ошибка здесь может привести вас к неподходящему клиенту.
Перед составлением окончательного запроса необходимо учесть множество факторов.
#2 — Этап предварительной квалификации
Это когда вы просматриваете список поставщиков, заинтересованных в подаче предложений, и отфильтровываете неквалифицированные.
Это необязательный шаг, а не фактический процесс торгов.
Вы можете прямо объявить о своем запросе на участие в тендере, минуя этот этап. Но тем самым вы экономите время как себе, так и покупателю.
Этап предварительного квалификационного отбора также позволяет участнику тендера привлечь подрядчика на раннем этапе, когда участники проводят мозговой штурм, чтобы найти экологически чистые и экономичные решения для выполнения проекта.
#3 — Тендерная контрактная документация
Тендерная документация подготовлена для подробного описания того, как должен проводиться тендер, и условий, связанных с выполнением проекта, наряду с техническими аспектами и проектными спецификациями.
Чем больше информации содержится в тендерной документации, тем лучше для участника тендера сделать образцовое предложение.
После того, как документ будет готов, в местной газете будет объявлено о официальном приглашении участников торгов к участию в коммерческих тендерах.
Это объявление будет включать в себя название проекта, тендерные требования, тип требуемых подрядчиков, тендерный сбор, местонахождение и окончательную дату представления.
№4 — Прием тендеров и оценка
Запрос на тендер отправлен, и вы начинаете получать тендеры от различных поставщиков. Любая заявка, отправленная после истечения крайнего срока подачи, не должна приниматься.
Руководящие принципы и правила оценки тендеров, установленные владельцем проекта, должны быть задокументированы и доведены до сведения участников торгов.
Сюда входят факторы, по которым будет оцениваться и учитываться предложение, например, вес экологических и других факторов риска.
Вы определяете, соответствуют ли тендерные требования их предложениям и имеют ли они право заниматься проектом и соблюдать условия.
Те, кто не соответствует, не будут рассматриваться для дальнейших торгов. Владельцы проектов должны тщательно просматривать каждую заявку, чтобы понять и выявить любые основные риски или узкие места.
Сейчас это может показаться экономичным вариантом, но суммируйте неожиданные затраты и расходы, потраченные на снижение рисков в будущем, которые могут возникнуть на вашем пути.
Не выбирайте того, кто предложит самую низкую цену, и не отдавайте предпочтение на основе заявленной цены. Цель должна состоять в том, чтобы найти идеального поставщика/подрядчика, который обеспечит реальное соотношение цены и качества.
#5 — Присуждение тендерного контракта
Среди квалифицированных участников последнего этапа выберите участника, который принял все условия, которые вы поставили вместе с факторами риска.
Кроме того, участник торгов предложил справедливую модель ценообразования, не оставляющую места для неожиданных затрат. Это будет лучший тендер из всех, кто принесет вам пользу в долгосрочной перспективе.
Сообщите о своих результатах выбранному участнику торгов и присудите ему тендерный контракт, если он его примет. Каждому участнику должно быть направлено официальное уведомление о результатах.
О чем нужно помнить, прежде чем объявить тендер
Планируете объявить тендер? Вот несколько напоминаний, на которые следует обратить внимание, прежде чем отправлять заявку на участие в тендере.
1. Проверьте свои намерения
Прежде чем объявить тендер, вы должны тщательно оценить, существует ли реальная потребность в закупках или ее можно избежать или отложить.
Проверьте требования, уровень срочности и доступные бюджеты, прежде чем принять решение о проведении тендера.
2. Предоставьте четкий формат ответа на тендер
Сформулируйте свои деловые тендеры в ясной форме, не оставляя места для вопросов и разъяснений.
Ваш участник торгов должен легко понять и понять, как должна быть структурирована его заявка, чтобы ее приняли.
3. Предоставьте подробную информацию о процессе оценки и отбора
Поставщик должен иметь возможность видеть шаги и соображения, которые приведут к успешному выбору предложения.
4. Установите правильную цену
Участник торгов воспользуется своим шансом сделать ставку только после того, как ознакомится с приемлемым ценовым диапазоном вашего проекта.
Их ответы будут зависеть от числа, которое вы укажете, ниже, немного выше или выше заявленной цены.
Поскольку это ваш проект, вы можете быть человеком, который правильно его оценит и предложит цену, которая будет справедливой и разумной для обеих сторон.
5. Практика конфиденциальности предложений
Привлеките больше предложений, приняв конфиденциальность предложений, когда цена одного участника торгов не будет видна другому, пока процесс тендера не будет закрыт.
Участники торгов не должны чувствовать, что они конкурируют друг с другом и изменять цены в зависимости от того, что предлагают другие. Раньше заявки были заперты в большом физическом отделении до окончательной даты подачи, чтобы избежать утечки заявок и столкновений между участниками торгов.
Открыто сообщайте участникам торгов о политике конфиденциальности ваших предложений и таким образом укрепляйте свою репутацию.
6. Минимальный период открытия
Компаниям требуется время, чтобы рассмотреть ваш запрос на участие в тендере, подготовить тендерную документацию, определить цену предложения и сделать окончательный вариант.
Поэтому при установке минимального периода открытия будьте внимательны и устанавливайте разумное время. Но не сдвигайте крайний срок слишком далеко, так как они могут откладывать или не подавать заявку.
Что включить в тендерную документацию?
Для успешного проведения тендера вам необходимо сначала подготовить запрос на документ тендерного контракта. Включение подробностей является обязательным условием, чтобы ориентироваться на правильных поставщиков и избегать ненужного общения.
В обязательном порядке добавьте следующие данные, чтобы сделать ваш тендерный процесс закупки успешным.
Информация о компании
В запросе тендерной документации должны быть указаны сведения о компании участника тендера, контактная информация, адрес, электронная почта, страна и т.
д.
Если вы собираетесь оставить цену тендера открытой, укажите диапазон предложения или фактическую цену тендера. Участники торгов будут указывать свою стоимость на основе цены, которую вы укажете здесь.
Также необходимо указать дату официального объявления тендера и окончательную дату подачи тендерных предложений.
Письмо-приглашение
На этом этапе вы официально уведомите поставщиков о тендере и пригласите их принять участие.
Критерии, необходимые для участия в тендерных торгах
Здесь вы должны перечислить свои ожидания и требования, которым должен соответствовать участник торгов, чтобы сделать предложение.
Четко упомянув термины, вы можете ускорить процесс проверки. Это может быть оборот компании или участие в подобных проектах, упомяните их в своем запросе предложений.
Запрос подтверждения и подтверждающих документов для проверки перечисленных критериев. Вы также можете попросить участника торгов добавить, какой процесс он использует при производстве товаров.
Ожидание стандартов
Если вы ожидаете получить товары или услуги, соответствующие определенным стандартам, укажите их здесь. Укажите стандарты или аккредитации, такие как ISO, IEC, ISI и т. д.
Другие условия, которые должен знать участник торгов
Здесь клиент должен упомянуть любые условия, с которыми участник торгов должен быть ознакомлен до подачи тендерных предложений.
В нем также должны быть перечислены обязанности, которые должен выполнить участник торгов после принятия тендерного контракта.
Коммерческие тендеры также должны содержать требования и срок поставки (если это краткосрочный контракт).
Этот раздел должен быть четким и исчерпывающим, чтобы участник торгов мог уверенно сделать ставку и не переусердствовать.
Примечание
Если это закрытый тендер, возможно, вы уже просмотрели профили участников торгов и узнали объем их работ.
Закрытые торги — это когда вы уже выбрали участников торгов и провели предварительный квалификационный раунд.
Открытые торги — это когда участники торгов начинают процесс торгов, принимая ЗП.
Процесс тендерных закупок
Укажите, как будет происходить процесс тендерных торгов и что участники торгов могут ожидать дальше.
На этом этапе вы также укажете, как их предложение будет анализироваться и сравниваться с другими участниками торгов.
Процесс оценки тендерных предложений
Оценка тендерных предложений является наиболее важным процессом, который необходимо проводить тщательно.
Происходит после того, как вы объявили тендер и получили на него ответы. Оценка тендера происходит в два этапа.
1. Этап предварительного квалификационного отбора
На этом этапе приглашаются представители участников торгов, и тендеры проверяются, чтобы отфильтровать тех, кто соответствует условиям.
Эта комиссия по предварительному квалификационному отбору будет присутствовать с контрольным списком для проверки подтверждающих документов, представленных участниками тендера, на следующих основаниях.
• Наличие соответствующих лицензий на осуществление тендерной контрактной деятельности и поставок в регионе, указанном в извещении о тендере.
• Аудиторские и налоговые документы за последние три года.
• Подтверждение личности компании, регистрационные документы, пан, ИТ и налоговые документы.
• Обеспечение наличия объектов инфраструктуры и сырья для заключения тендерного контракта.
Комитет проверит каждый документ, представленный участниками торгов, и отклонит те, которые не представили доказательства должным образом. Участники торгов, прошедшие предварительную квалификацию на этом этапе, будут переведены на следующий этап, который представляет собой процесс технической оценки.
2. Этап технической оценки
На этом этапе комитет оценивает участников торгов от 0 до 10 и делает процесс отбора конкурентным.
Существует множество факторов, на основе которых комитет будет оценивать участников торгов и оценивать их по каждому критерию, и эти критерии могут меняться в зависимости от отрасли.
На основе итоговой оценки будет выбран поставщик.
• Проверка того, насколько их процесс соответствует требованиям. Технические лицензии и сертификаты принадлежат участникам тендера, независимо от того, активны они или нет.
• Общий многолетний опыт и аналогичные проекты, реализованные ранее.
• Техническое понимание и глубокие знания тендерного контракта.
• Независимо от того, есть ли у них материалы, рабочая сила и средства снабжения для осуществления проекта, комитет решит, сколько баллов оставить в качестве порогового процента. Претенденты, набравшие более высокие баллы, являются технически квалифицированными и переходят на этап финансовой оценки.
3. Этап финансовой оценки
На этом этапе комитет должен решить, является ли цена, предложенная участниками торгов в их деловых тендерах, разумной и стоит ли товаров/услуг, которые они получат.
Поскольку комитету известна цена всех квалифицированных предложений, он должен решить, является ли она действительной, сравнив ее с рыночными ценами, стоимостью, указанной другими поставщиками, и стоимостью, предложенной предыдущими поставщиками.
Члены комитета могут обсуждать вопросы с участниками торгов в этом раунде. Так что, если они хотят каких-либо разъяснений по ставке и хотят подтвердить окончательную цену, они могут это сделать.
Каждое общение должно быть в письменном формате и записано. Участник торгов должен быть уведомлен о том, что это не для целей переговоров, а только для уточнения окончательной цены.
Предложение с наименьшей коммерческой ценой получит максимальное количество баллов, а остальные предложения оцениваются последовательно исходя из этого. Формула для оценки других участников торгов:
P = y*(μ/z)
P = балл участника торгов
y = максимальное количество баллов, установленных для этапа финансовой оценки
μ = цена участника с самой низкой ценой
z = цена оцениваемого участника торгов
лучшее предложение, которое предлагает соотношение цены и качества.