Как организовать документооборот в организации: Как организовать эффективный документооборот в организации?

Содержание

Организация внутреннего документооборота

Правильно организовать документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. Организация внутреннего документооборота производится для того, чтобы наладить работу с внутренними документами компании, сделать ее (работу) максимально быстрой и эффективной.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Для грамотной организации работы вначале рекомендуется решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом.

Большую роль при организации внутреннего документооборота компании играет стремление к единообразию правил делопроизводства и форм документов. Система делопроизводства должна быть централизованной.

Организацию делопроизводства в компании обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Внутренние документы организации создаются следующим образом:

  • составляется проект текста документа;
  • проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям;
  • распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем.

Консалт-Бюро выполняет ведение документооборота в организации на выгодных условиях. Стоимость услуги рассчитывается индивидуально для каждого клиента. Ведение документооборота в организации требует отличной профессиональной подготовки. Наши сотрудники имеют большой опыт практической работы. Мы строго придерживаемся требований конфиденциальности информации и несем ответственность за оказываемые услуги.

Консалтинг в управлении документами, как организовать документооборот в организации

Кто ведет учет документов? Отдельный сотрудник или отдел. Лично руководитель, или каждый сотрудник по-своему, или он не ведется вовсе.
Сколько времени занимает поиск документов? Не более 3 минут, они не теряются. Много времени, они могут не найтись вообще.
Как организовано хранение документов? В удобном архиве. В кабинетах или на столах сотрудников, каталога нет, доступ третьих лиц к документам не ограничен.
Каков порядок действий сотрудников при
поступлении
документов?
Сотрудники всегда знают, что им делать (есть регламенты). Новые сотрудники не знают, пока их не обучат. Регламенты отсутствуют или устарели. Документы могут по ошибке быть направлены другому сотруднику.
Как создаются новые документы? По шаблонам, без ошибок. Оформляются в произвольной форме (если нет установленной законодательством формы), из-за ошибок нередко переделываются.
Каков срок согласования документов? Прогнозируем и известен руководителю. Не регламентирован, отчего ожидаемая дата готовности документов часто переносится.
Как контролируется рабочее время сотрудников? Налажен его учет, оценивается эффективность труда, поручения выполняются вовремя. Учет отсутствует или не анализируется, план задач сотрудников не составляется, эффективность труда условна.
Какое влияние на работу оказывают болезнь, увольнение и отпуск сотрудников? Не ведут к простою в делах, потере информации или документов. Ведут к простою и потере информации, если только сотрудники не передали ее заранее.
Как настроены ограничения доступа к документам? Каждый сотрудник видит только документы, связанные с его работой. Сотрудник имеет доступ к документам, не относящимся к его работе, порой даже после ухода из компании.

Как внедрить электронный документооборот в компании?

Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов

Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.

Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.

Как осуществляется электронный документооборот?

Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.

Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:

  • внешний ЭДО с госорганами – регулируется правилами, принятыми для каждой сферы индивидуально;
  • внешний ЭДО с контрагентами – регулируется соглашением сторон ЭДО;
  • внутренний ЭДО – регулируется внутренними правилами и регламентами компании.

В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail. В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru

(налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).

Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.

Электронная подпись

Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.

Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.

С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.

УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.

(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.

В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)

Внедрение ЭДО

Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.

  1. Для начала определите круг контрагентов, которые планируют или уже используют ЭДО. Затем сформулируйте запросы компании, т.е. нужно понять, ради чего вы внедряете ЭДО и какого можно ждать эффекта. Если вы исследовали все эти составляющие и результат вас удовлетворил, переходим ко второму пункту.
  2. Выберите платформу ЭДО, приобретите соответствующий программный продукт и сопутствующее оборудование.
  3. Выберите оператора ЭДО и заключите с ним договор. В данном случае пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена.
  4. Купите сертификат ЭП. Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи.
  5. Подключите партнеров к ЭДО.
  6. После оплаты услуг оператора и регистрации можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы.

В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.

О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица

В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.

Подготовка претензий и исков

Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.

Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.

Согласование договоров

В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.

Плюсы и минусы электронного документооборота

Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.

Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.

Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.

Читайте также

Эксперимент по электронному ведению кадровых документов

Минтруд проводит эксперимент среди работодателей и работников по использованию электронных документов, связанных с работой, без их дублирования на бумажном носителе  

22 Июля 2020

Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним. Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Документооборот в бухгалтерском учете — это комплекс мер, направленных на создание, проверку, обработку и хранение информации на предприятии.

Утверждение документооборота в организации

Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки. Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

Ответственные лица

По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:

  • своевременное и корректное оформление «первички»;
  • отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
  • контроль достоверности информации.

Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.

Организация документооборота на предприятии

Еще одним ориентиром является стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который фиксирует требования к «первичке» и ее движениям на предприятии. Наглядная схема процесса выглядит так:

В процессе выделяются пять основных этапов, которые дополняются и дорабатываются в зависимости от условий бизнеса и требований руководства. При введении документооборота важно утвердить его график и разработать положение, в котором указать сроки и стадии движения официальных бумаг в организации.

Требования к «первичке»

Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.

Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:

  • название формы;
  • дата ее создания;
  • название и реквизиты фирмы, выпустившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • единицы натурального и денежного измерения;
  • должности и подписи ответственных лиц.

Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.

По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.

Хранение бухгалтерских документов

Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.

Внесение изменений

Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.

Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.

Как организовать документооборот на предприятии?

Для нормального последовательного ведения любого вида коммерческой деятельности очень важно организовать документооборот между отдельными подразделениями и участниками данного процесса.

Естественно, в век высоких технологий мы все используем компьютерную технику в повседневной жизни. Создание системы электронного документооборота имеет первостепенное значение для руководителей предприятия. Именно таким образом сегодня осуществляется контроль исполнительской дисциплины. В чем заключается такая деятельность?

Представим себе работу обычного руководителя, на котором лежит просто огромная ответственность за функционирование всей компании. Ежедневно он дает поручения своим подчиненным, делегирует полномочия, наделяет их определенной властью для их реализации. Невозможно самому отслеживать сроки и качество исполнения отдельных заданий. Именно поэтому в ходе деятельности случаются казусы, когда одни специалисты чрезмерно загружены работой и выполняют основные свои функции в состоянии аврала, а другие же вообще не получают заданий от руководства.

Система электронного документооборота позволяет использовать специальную программу, в которою вносятся данные относительно всех заданий и поручений к подчиненным, сроках их выполнения, а также качестве и итоговых результатах деятельности. Таким образом, руководитель может в реальном времени видеть конкретную ситуацию на предприятии, чтобы самым тщательным образом планировать дальнейшую его деятельность.

Логично предположить, что использование подобных программ осуществляется не только в частном бизнесе, но и в государственных структурах власти. Отличным примером может быть межведомственный документооборот. Система организации обмена данными между аппаратом Президента, Правительства работает без проблем и накладок. И такие достижения в сфере современных технологий необходимо использовать повсеместно.

В любой компании существуют отдельные подразделения и отделы, которые часто бывают разобщенными. Организовать постоянный контроль над процессом взаимодействия отдельных ведомств в компании под силу современным руководителям. Для этого необходимо лишь установить специальные программы, поставщики которых предлагают еще и сервисное обслуживание клиентов. Не стоит пренебрегать подобными возможностями. Они действительно помогают развивать бизнес, достигать новых высот в основной деятельности.

Как организовать документооборот и управлять проектами в небольшой организации

Организовав свою компанию, каждый руководитель конечно хочет, чтобы всё в ней работало, как часы. Особенно это касается документооборота, ведь сколько нервов обычно тратится на поиск какой-нибудь бумажки, которая пропала в самый неподходящий момент. Хочется, чтобы всё было чётко структурировано и лёгко находилось в одной системе. Также немаловажно всегда быть в курсе того, как проходит работа, как движется тот или иной проект, чем заняты сотрудники. Мы на Лайфхакере не раз рассказывали о сервисах и программах, которые помогают решить эти проблемы, и сегодняшний пост также посвящён подобной системе, точнее не системе, а облачному сервису, который позволяет построить единое информационное пространство бизнеса. Сервис «Простой бизнес» совмещает в себе все необходимые инструменты для управления проектами, задачами, персоналом, документами, продажами и т.д.

Для того, чтобы начать работу с сервисом, необходимо зарегистрироваться. На ваш электронный ящик придёт письмо, содержащее ссылку для скачивания десктопного агента.

Также вам потребуется выбрать необходимый вам тариф. «Простой бизнес» предлагает как платные, так и бесплатные версии программы, вам нужно выбрать ту, которая наиболее отвечает вашим потребностям.

А вот что вы сможете делать, установив программу «Простой бизнес».

1. Наладить документооборот

Все документы организации хранятся в базе системы. Используя поиск, нужный документ можно отыскать за несколько секунд. Полезная возможность: при помощи системы можно обмениваться документами с госучреждениями. Например, сдавать отчётность в налоговую, используя электронную цифровую подпись.

2. Управлять проектами и задачами

В этом разделе можно ставить задачи и срок их выполнения, назначать ответственных. Всегда у вас перед глазами будет вся история работы над проектами и задачами, переписка с клиентами и сотрудниками. Есть и ещё один полезный подраздел — «Мои дела», в котором каждый пользователь программы может организовать свои личные дела и расставить приоритеты для себя, также можно вести учёт личного времени.

3. Управлять персоналом

На сервисе можно хранить все необходимые данные о сотрудниках: анкеты, резюме и т.д. При помощи программы можно сформировать структуру компании (сделать, например, разбивку по отделам) и на её основе настроить доступ к проектам и задачам.

4. Связываться при помощи программы с сотрудниками и клиентами

«Простой бизнес» предоставляет множество инструментов для коммуникации и совместной работы: можно обмениваться файлами и документами, оставлять текстовые и голосовые комментарии. Программа позволяет проводить конференции в текстовом, аудио и видео формате.

Связь с клиентами можно поддерживать при помощи телефонии, SMS-сообщений, видеоконференции — всё это делается также через программу.

У программы интуитивный и приятный интерфейс. Название «Простой бизнес» оправдывает себя: её действительно просто и быстро установить и легко в ней разобраться. Я за несколько секунд находила нужные мне разделы.

Служба поддержки также работает отлично. Через несколько дней после установки программы, мне позвонила девушка и поинтересовалась, разобралась ли я с программой, всё ли прошло успешно и не нужна ли мне какая-либо помощь. Чуть позже на почте я обнаружила письмо, в котором подробно описывалось, как подключить некоторые полезные функции программы.

Те возможности, о которых я упомянула в статье, — это лишь верхушка айсберга, на самом деле у программы их гораздо больше, чтобы узнать о них подробнее, почитайте справку на портале «Простой бизнес» или посмотрите видео-уроки на prostoy.tv.

Кстати, сам портал также достоин пристального внимания. На нём вы сможете найти очень много полезной информации, посвященной организации бизнеса и личной эффективности.

Кадровый документооборот в организации: правила, основные этапы

Деятельность любой компании или бизнеса обязательно связана с передвижением документов как внутри, так и за пределами организации. Чтобы все бизнес-процессы были налажены и в какой-то степени стали автоматизированными, необходимо грамотно подходить к вопросу организации документооборота. Важно своевременно отправлять документы за пределы компании, придерживаться регламентированных дедлайнов, систематизировать и грамотно хранить файлы внутри компании, отслеживать, чтобы конкретные виды информации были уничтожены.

Каких правил придерживаться, чтобы документы передавались своевременно и в правильном направлении? Кто должен заниматься документооборотом внутри компании? В этой статье описаны основные признаки эффективного документооборота и правила его ведения.

Коммерческой и государственной организации не избежать документооборота, который должен реализоваться по определенным правилам и этапам. «Бумажная рутина» является неотъемлемой частью бизнес-процессов, и, если будет допущена примитивная ошибка, деятельность всей структуры может потерять эффективность, что замедлит путь предприятия к желаемому процветанию.

Что подразумевается под понятием «документооборот»? Какие принципы и правила лежат в основе документооборота в организации и как организовать его в отделе кадров? 

Что такое документооборот?

Грамотно организованный документооборот необходим для успешной деятельности любой организации. Документ считается объектом, в котором содержится определенная информация. Документом называются цифровые и бумажные файлы. Для удобного хранения и распределения документов необходимо знать правила документооборота. 

  • Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. 

Создание документооборота и дальнейшее управление подразумевает составление и согласование, прием и передачу, отправку документации. По этой причине, документооборотом можно назвать перемещение бумажных или цифровых файлов от начала составления до получения и отправления в архив. 

Продуманная системность этого процесса позволяет гарантировать коммуницирование и информативность, обеспечить составление достоверных отчетов. 

Основные термины

Документы, которые поступают в организацию или отправляются во внешние предприятия, разделяют на следующие виды:

  • Кадровая документация.
  • Производственная.
  • Административно-хозяйственная.
  • Управленческая.
  • Бухгалтерская.

Все вышеперечисленные подвиды подразделяются на:

  • Входящую документацию – материальные носители данных, поступающие из внешних предприятий, и т.д.
  • Исходящую – документация, которая направляется из организации в другие компании или инстанции.
  • Внутреннюю – материальные документы, которые передвигаются только внутри конкретной организации.

Типы документооборота 

Оптимизация документооборота – основное правило, которое позволяет систематизировать передвижение документов в компании. Следует предельно уменьшить все промежуточные этапы, чтобы была возможность гарантировать моментальное передвижение документации. Для этих целей разработаны три основных формы организации документооборота: 

  1. Централизованная — систематизация всех видов документов в едином месте. Это может быть канцелярия, секретариат, кадровый отдел. Они обязуются регистрировать, обрабатывать, хранить поступающие документы. 
  2. Децентрализованная — документация хранится не в едином месте, а в конкретных нескольких структурных единицах, где их обрабатывают согласно регламенту. Децентрализованный документооборот рационально внедрять на предприятиях, которые находятся в нескольких филиалах, удаленных территориально. 
  3. Смешанная — совокупность двух вышеописанных видов документооборота. 

Формат документооборота подбирается с учетом масштаба, структурных особенностей компании. Для малых фирм подойдет централизованная форма документооборота, когда всем потоком документов занимается конкретный работник. При смешанных формах на больших предприятиях формируется определенный отдел, который контролирует передвижение документации.

Децентрализованная форма предпочтительна для тех компаний, которые имеют множество филиалов с географической удаленностью. Документопоток располагается в нескольких офисах. Базовое обращение с документами в компаниях отображается в соответствующих нормативных актах (положениях, инструкциях).

Особенности ведения документооборота

В малых компаниях заниматься документооборотом может один сотрудник. На крупных предприятиях создается отдел, который оптимизирует движение документов. Более того, внутри отдела, который занимается документооборотом, конкретными задачами может заниматься один человек (специалист по кадровому документообороту в отделе кадров). Кроме ответственных сотрудников, могут привлекаться к документообороту любые работники, в чьи обязанности входит работа с документами на различных этапах.

Функции сотрудников, которые участвуют в документообороте:

  • Исполнитель – сотрудник, который является автором документации и в дальнейшем обеспечивает ее отправку.
  • Регистратор – фиксирует прием документации, обеспечивает первичное рассмотрение. В организации эту функцию может выполнять секретарь.
  • Согласующее лицо – анализирует документ, выявляет ошибки, которые входят в его компетенцию.
  • Руководитель – назначает исполнителей, подписывает документы, обеспечивает рассмотрение данных.

Особенности документооборота: бумажные носители

В современных реалиях наблюдается частичный отказ от бумажного документооборота к пользу электронного. Но имеет место быть и смешанная форма (бумажные + электронные файлы). Если бумажный документ был отправлен не вовремя, дальнейшая работа с материальными и электронными документами носителями будет некорректна. 

Признаки успешного ведения документооборота

По некоторым признакам можно понять, что документооборот на предприятии ведется качественно:

  • Вся документация, вне зависимости от типа носителя, передвигается без трудностей в определенном заранее направлении.
  • Постоянное движение документов с целью равномерного распределения нагрузки на сотрудников.
  • Соблюдение сроков обработки, отправки и приема документопотока.
  • Параллельное ведение аналогичных операций с документами: одновременное выполнение обязанностей с документами несколькими сотрудниками для ускорения процесса.

Правила документооборота 

Для сверх эффективной оптимизации документооборота необходимо придерживаться строгих правил и выполнять безошибочные действия. Основные правила:

  • Рекомендуется свести к минимуму численность отделов, которые обслуживают документы на различных носителях. 
  • Для минимизации ошибочных действий необходимо регламентировать этапы обработки документации в определенном порядке.
  • В зону ответственности конкретного отдела входят объекты определенной категории.  

Особое внимание следует уделять хранению документации, своевременному перенаправлению в архивную структуру или передаче на уничтожение.

Электронный документооборот: плюсы

Немалая часть организаций предпочитает вести электронный документооборот, который подразумевает также обработку всех поступающих файлов и обмен со сторонними контрагентами. Преимущества:

  • Мгновенная передача и получение необходимой информации в режиме онлайн. Немного времени требуется на обработку объектов и их дальнейшее оптимизирование.
  • Длительный период хранения документации, которая не деформируется от воздействия солнечных лучей, в отличие от бумажных файлов. 
  • Можно быстро изменить настройки доступа сотрудников к определенной категории информации.
  • Возможно отследить весь путь передвижения документации и своевременно его контролировать.

Документооборот — это структуризация, которая подразумевает составление и согласование, прием и передачу, отправку документации, грамотное систематизирование. Правильная организация этого процесса помогает обеспечить коммуникацию и информирование, которые помогают составлять правдивую отчетность. Переход на электронный документооборот позволяет оперативно выполнять необходимые действия с файлами и контролировать перемещение информации на всех этапах.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Несколько лет работала кадровиком, все документы были исключительно на бумажных носителях. На предыдущих местах работы тоже занимала должность специалиста отдела кадров, но с разным функционалом. Предприятие небольшое, весь документооборот обрабатывает один человек (то есть я). На данный момент нахожусь в вынужденном поиске работы, так как компания, в которой я работаю на данный момент закрывается. С электронным документооборотом я не знакома от слова совсем. При поиске работы, будет ли смущать нового работодателя отсутствие опыта с документооборотом в электронном формате?  

Ответ: не все компании еще перешли на электронный документооборот, в небольших организациях все документы передвигаются еще в бумажном формате. Переход на электронный документооборот осуществляется постепенно, с обучением сотрудников новым обязанностям. Подбор новых кандидатов и предпочтения по компетенциям со стороны работодателя определяются в индивидуальном порядке. В большинстве случаев специалистам отдела кадров предоставляют базовое обучение электронному документообороту (ввод в профессию).

Повышение эффективности рабочего процесса с организацией документов

При правильном управлении документы позволяют и поддерживают способность организации выполнять свою работу и выполнять свою миссию. Однако по мере того, как документы передаются от человека к человеку, они имеют тенденцию теряться и неправильно управляться. В конце концов, документы пропадут, а задачи не будут выполнены, что приведет к остановке рабочего процесса организации. Кроме того, неэффективное управление документами может поставить организацию в противоречие с государственными и федеральными законами и правилами.

Внедрение и поддержание процесса организации документов в масштабах всей компании повысит эффективность рабочего процесса и сделает вашу организацию более эффективной. Достижение этого начинается с организации ваших документов.

Вот 2 шага для организации ваших документов:

1. Опишите свои основные цели и задачи

При организации документов необходимо учитывать ваши цели и задачи. Четко определенная цель облегчит вам разработку политики управления документами.Он также служит контрольным списком при организации ваших документов. Вы можете сравнить свой процесс с целями, чтобы увидеть, выполняете ли вы то, что нужно сделать.

Некоторые основные цели организации ваших документов:

  1. Четко определите и классифицируйте бумажные и электронные документы, чтобы получить контроль над этими активами во всей организации.
  2. Применение политик хранения записей ко всем документам в целях обеспечения соответствия.
  3. Защита документов от несанкционированного доступа.

Когда вы начнете систематизировать свои документы, вы можете подумать о том, что вы надеетесь получить от этого процесса, который не указан в целях. Каждая организация имеет свой набор целей, которые они надеются достичь. Заблаговременное обдумывание некоторых из этих целей может изменить способ обработки ваших документов по сравнению с другими задачами в вашем рабочем процессе.

Некоторые общие цели включают:

  • Создайте понятный план подачи документов для всей организации.
  • Быстрый поиск и извлечение необходимых документов.
  • Простое и эффективное соблюдение требований соответствия.
  • Устранение дублирования документов.
  • Снижение риска потери документов.

2. Подготовьте свою организацию

Получение контроля и управление документами вашей организации не является задачей одного человека. Для сбора, каталогизации и хранения найденных документов требуются совместные усилия сотрудников и отделов организации.

Прежде чем приступить к этой работе, вам необходимо провести внутреннюю дискуссию с ключевыми людьми в вашей организации, чтобы определить, как вы собираетесь выполнять этот процесс. Цель состоит в том, чтобы подробно описать жизненный цикл вашего текущего процесса управления документами и определить, что может остаться прежним, а что необходимо изменить.

Как только вы ответите на эти вопросы, они послужат планом для организации ваших документов. Если вопрос не относится к вашей организации, пропустите его.

Вопросы для ответа:

  1. С какими документами мы работаем? Перечислите типы документов, с которыми вы работаете (например,г. контракты, счета-фактуры, чеки, служебные записки, письма, планы и т.д.).
  2. Какие документы хранятся на ваших столах, картотеках, компьютерах и серверах?
  3. Есть ли у вас документы, хранящиеся в хранилище документов (как они туда попадают, как долго там хранятся и как их извлекают)?
  4. Как узнать, какая версия документа является последней?
  5. Как вы защищаете эти документы от несанкционированного доступа?
  6. У вас есть резервная копия документов?
  7. Есть ли у вас система для принятия решения о том, куда подать документ?
  8. Есть ли у вас особый способ именования папок?
  9. Есть ли у вас особый способ именования документов?
  10. Вы когда-нибудь удаляли или уничтожали документы?
  11. Как узнать, когда нужно удалить или уничтожить эти документы?
  12. Кто утверждает чистку документов?
  13. Как часто вы печатаете документы?
  14. Как часто вы копируете бумажные документы?
  15. Что вы делаете со старыми копиями документов?

Когда ваши бизнес-процессы протекают неэффективно, вы открываете шлюзы для высоких затрат, неэффективных процессов, узких мест, отнимающих время, ошибок, проблем с отчетностью, несоблюдения нормативных требований и препятствий для отношений с клиентами.Это руководство открывает вам глаза на семь способов, которыми программное обеспечение для рабочих процессов и инструменты улучшения процессов меняют игру для вашей организации, улучшая поток информации, сокращая расходы, устраняя узкие места и уменьшая количество ошибок, связанных с человеческим фактором.

3 лучших способа организовать документацию процессов вашей фирмы

Если вы предприняли усилия по стандартизации и документированию своих внутренних процессов, но не организовали их так, чтобы это было понятно вашей команде, то вы только что сделали 80% работы.

Если сотрудники не могут легко получить доступ к документации процесса , время, которое вы потратили на повышение эффективности их процессов, будет потрачено зря — просто потому, что они тратят время впустую, пытаясь найти соответствующие документы.

Благодаря четкой системе организации документации можно реализовать все преимущества стандартизации и документирования процессов вашей фирмы .

Продолжить обсуждение в сообществе Karbon: Поделитесь своими советами и рекомендациями по организации документации по процессам

Преимущества организации документации по процессам вашей фирмы поддержите свою команду.

Ваша задача — предоставить им ресурсы и инструменты, необходимые им для качественного выполнения своей работы. Только тогда они смогут предоставить вашим клиентам максимально возможную ценность. Поделитесь в TwitterПоделитесь в Facebook

И это не останавливается после того, как вы стандартизировали и задокументировали свои процессы.

Вам необходимо создать и внедрить систему, которая эффективно организует документацию вашего процесса, чтобы ваша команда могла:

  • Легко получать доступ к информации, необходимой им для обслуживания клиентов

  • Выполнять работу более эффективно продуктивно

  • Не тратить время на запоминание следующих шагов

  • Легко адаптироваться и обучаться новым процессам

Безбумажный метод не решает проблем организации документации

безбумажных за последнее десятилетие используют такие решения, как Dropbox, Google Docs и Microsoft OneDrive, чтобы хранить свои файлы в порядке и без беспорядка, а документацию по процессам легко получить.

Но поиск правильного инструмента не решает вопрос организации.

Хорошая организация и управление файлами по-прежнему зависят от наличия четкого процесса для:

Именно здесь четкая коммуникация становится критически важной. Вы должны убедиться, что любой метод, который вы выберете, доведен до вашей команды таким образом, чтобы он был достаточно понятен для них, и достаточно прост, чтобы каждый мог легко найти то, что ему нужно.

Поиск наилучшей системы для организации производственной документации вашей фирмы

Существует множество методов, которые вы можете применить при организации производственной документации.Ключ в том, чтобы определить, что имеет смысл для вашей фирмы.

Если вы не уверены в том, какая система лучше всего подходит для нужд вашей компании, вот несколько распространенных способов организации документации по процессу, которые помогут вам начать работу.

Помните, что выбранная вами система должна быть интуитивно понятной для рабочего процесса вашей фирмы и простой в использовании для вас и ваших сотрудников.

Организовать по типу клиента

Скорее всего, у вас будут требования для каждого конкретного бизнеса или отрасли, которые вы обслуживаете, включая юридические или нормативные требования и требования соответствия.

Этот метод означает, что каждый процесс, относящийся к определенному типу клиента, размещается вместе в родительской папке, например:

  • Физические лица (родительская папка) > Индивидуальное налогообложение (подпапка) > Индивидуальная налоговая декларация

  • Корпоративные организации > Администрирование > Изменение названия компании

  • Партнерство > Налогообложение > Налоговая декларация по партнерству

Преимущества: Вы можете легко получить доступ ко всем процессам, которые вам нужны при работе с бизнесом, а не с физическими лицами.физическое лицо против траста и т. д.

Сфера ответственности: Некоторые процессы могут не относиться к типу клиента или могут относиться к нескольким типам клиентов.

Организация по типу работы

Организация документации вашего процесса по типу работы включает создание родительских папок для каждого типа работы, выполняемой вашей фирмой (или вашими услугами), а затем использование подпапок для уточнения деталей.

Например:

Преимущество: Простая и понятная высокоуровневая структура папок.

Проблема: Некоторые процессы являются кросс-функциональными и могут быть размещены в нескольких родительских папках, что может вызвать путаницу.

Напоминание: Поддержание ваших процессов в актуальном состоянии с учетом частых изменений в законодательстве (особенно в отношении налогообложения) на федеральном уровне, уровне штата и местном уровне имеет решающее значение для вашей команды, предоставляющей наиболее подходящие услуги.

Организация по частоте выполнения задач

Некоторые процессы необходимо выполнять с определенной периодичностью.Будь то еженедельно, ежемесячно, раз в два месяца, ежеквартально или ежегодно, этот метод может иметь наибольшее значение для работы вашей фирмы.

Например:

.

Область беспокойства: Недостаточная видимость подпапок на высоком уровне, поскольку каждый процесс сначала размещается под частотой.

Хранение шаблонов процессов в Karbon

Если ваша фирма использует Karbon, вы можете создавать шаблоны для всех своих общих процессов. Это решает множество обсуждаемых сложностей, предоставляя вашей команде одно централизованное и простое в управлении место для каждого рабочего процесса.

Какое бы соглашение об именах вы ни выбрали для своих шаблонов в Karbon, динамический поиск и сортировка списка гарантируют, что сотрудники смогут быстро найти нужный документированный процесс.

Вы можете исследовать библиотеку шаблонов Karbon , чтобы получить доступ к сотням шаблонов процессов, которые также дадут вам некоторые идеи по категоризации и именованию ваших собственных процессов.

Управление эффективной системой

Организация документирования процессов вашей фирмы не является задачей «установил и забыл», и для этого потребуется участие всей вашей команды.

Вот несколько советов по поддержанию выбранной вами структуры организации документов:

  • Делегирование: У вас может быть сотрудник с сильными организаторскими способностями, который лучше всего подходит для того, чтобы возглавить организацию вашей технологической документации. Установите свои ожидания и дайте им возможность управлять этим процессом для вашей фирмы.

  • Подготовьте свою команду: Потратьте время на обучение вашей команды, чтобы они поняли систему.

  • Используйте это: Почаще проверяйте свою команду, чтобы убедиться, что они его используют. Не позволяйте времени, затраченному заранее на создание организованной системы, быть потраченным впустую.

  • Итерация и обновление: Будьте открыты для отзывов от вашей команды и будьте готовы внести коррективы или изменения в случае необходимости.

Создав систему для организации производственной документации вашей фирмы, вы пожинаете плоды высокоэффективной фирмы, имеющей все шансы на успех.

Как организовать работу с документами за 7 шагов

  1. Руководство по трудоустройству
  2. Карьерный рост
  3. Как организовать работу с документами за 7 шагов
Автор: редакция Indeed

20 сентября 2021 г.

большой объем и разнообразие документов. При работе с цифровыми или физическими документами очень важно организовать свои файлы и рабочее пространство таким образом, чтобы поддерживать вашу производительность и повышать эффективность.В этой статье рассматриваются методы создания эффективной файловой системы для вашего рабочего места.

Как упорядочить документы

Следующие шаги помогут вам в сортировке, категоризации и хранении бумажной документации и помогут вам разработать эффективную систему хранения:

  1. Разделите документы по типам.

  2. Используйте хронологический и алфавитный порядок.

  3. Организуйте место для хранения документов.

  4. Цветовая маркировка вашей файловой системы.

  5. Пометьте свою файловую систему.

  6. Избавьтесь от ненужных документов.

  7. Оцифровка файлов.

Давайте рассмотрим каждый из этих шагов более подробно, чтобы вы могли применить эту простую систему организации на своем рабочем месте.

1. Разделите документы по типам

Рассортируйте физические документы по категориям, таким как отчеты, клиентские документы или счета-фактуры. Вы можете дополнительно разделить каждую категорию на уровни подтипов.Например, вы можете сортировать клиентские документы по каждому клиенту, прежде чем организовывать документы одного клиента в отчеты, корреспонденцию и многое другое. Эта многоуровневая стратегия сортировки может помочь вам определить, какие документы нужно сохранить и упорядочить для быстрого доступа.

Если вы обнаружите документы, не подходящие ни к одной из основных категорий, сложите вместе стопку документов, которые вы собираетесь уничтожить или переработать. Также разумно создать стопку документов, которые вы хотите преобразовать в цифровые файлы.Начните с простого опроса и категоризации ваших документов, чтобы начать процесс подачи.

Подробнее: Административные навыки: определение и примеры для вашей карьеры

2. Используйте хронологический и алфавитный порядок

Некоторые документы имеют дату и время для отслеживания деятельности и решений в организации. После разделения по типу и подтипу рассмотрите возможность сортировки каждого документа в хронологическом порядке, если это применимо. Например, если вы сортируете документы по клиентам, рассмотрите возможность размещения датированных документов в порядке от самых новых до самых старых, чтобы самые последние документы были впереди.Вы также можете упорядочить документы от самых старых до самых новых, если вы предпочитаете видеть полную историю клиента на сегодняшний день.

Недатированные документы можно упорядочить по важности или частоте использования. Наконец, подумайте о том, чтобы расположить документы в алфавитном порядке, прежде чем помещать их в папку. Вы можете расположить их в алфавитном порядке по имени клиента или по основным категориям, таким как счета или отчеты. Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что вы выбрали систему, которая кажется естественной и соответствует вашему текущему рабочему процессу.

3. Организуйте место для хранения документов

Шкафы и ящики для документов могут предложить индивидуальное пространство для хранения. Используйте файловые папки для хранения групп документов в зависимости от их типа и подтипа. Вы можете продолжать использовать хронологический или алфавитный порядок при размещении папок в шкафах или ящиках. Например, вы можете сортировать в алфавитном порядке по имени клиента или в хронологическом порядке по самому последнему клиенту, которого вы приобрели. Хранение документов вдали от рабочего места помогает поддерживать порядок на рабочем столе, чтобы вы могли более эффективно выполнять задачи.

Подумайте о том, чтобы приобрести полку для папок, которую можно разместить на своем столе, чтобы систематизировать документы, которые вы регулярно просматриваете или к которым обращаетесь, например формы, которые вы заполняете каждый день. Каждой полке можно присвоить определенный тип или подтип для сохранения категоризации. Вы также можете использовать полку для оптимизации процесса подачи документов по мере получения новых документов. Разделите новые файлы на несколько основных категорий и поместите их на соответствующую полку. Этот метод облегчит вам задачу, когда вы отложите их позже.

Связанный: 14 способов организовать работу

4.Цветовой код вашей файловой системы

Визуальные маркеры, такие как цветные вкладки, могут сэкономить ваше время при просмотре документов. Вы можете использовать папки разного цвета для различных типов и подтипов документов. Некоторые папки имеют ярлыки разных цветов. С помощью любого из этих вариантов вы можете создать ключ с цветовой кодировкой, чтобы отслеживать цвет, назначенный категории документа.

5. Пометьте свою файловую систему

Пометка категорий документов поможет вам быстро определить нужную папку.Некоторые папки поставляются с бумагой для изготовления собственных этикеток. Вы можете либо написать этикетки от руки, либо распечатать лист напечатанных этикеток сразу.

Вы можете еще больше оптимизировать систему маркировки, используя ручки или чернила разных цветов, которые соответствуют цвету вашего ключа. Маркеры также можно использовать для черного текста, чтобы раскрасить этикетку. Производители этикеток также могут позволить вам быстро распечатать наклейки с одной этикеткой. Этот инструмент особенно полезен при маркировке полки или шкафа для документов, а также при необходимости замены существующих этикеток новыми.

6. Избавьтесь от ненужных документов

Создание организованной системы хранения документов может помочь вам найти способы сократить количество документов, которые вы храните. Утилизируйте документы, которые больше не актуальны, чтобы уменьшить беспорядок, или уничтожьте их для дополнительной безопасности.

Подумайте о том, чтобы поставить рядом со столом небольшой контейнер для мусора или специальную корзину для документов, которые вы хотите уничтожить. Регулярно избавляясь от ненужных файлов и документов, вы можете поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.

Связано: 5 ключевых советов по улучшению навыков тайм-менеджмента

7. Оцифровка файлов

В некоторых случаях более эффективно конвертировать физические документы в цифровые файлы, хранящиеся на вашем компьютере. Это сделает их легкодоступными, удобными для отправки и уменьшит беспорядок. Если это так, отсканируйте документы в цифровые документы для хранения в упорядоченных папках на вашем компьютере. Попробуйте выполнить те же действия, что и при создании физической файловой системы:

  1. Сортировка по типу и подтипу.

  2. Используйте хронологический и алфавитный порядок для организации файлов.

  3. Цветовой код по типу и подтипу с использованием функции цвета файла или флага в вашей операционной системе.

  4. Документы должны быть четко обозначены типом или подтипом и датой документа, если применимо. Эффективная система заголовков документов может выглядеть так: «Клиент ABC_Invoice_Mar2021».

Оцифровка файлов позволяет осуществлять быстрый поиск документов на компьютере.Это также уменьшает беспорядок и потребность в физическом пространстве для хранения.

Хотя создание системы навигации по документам может показаться непосильной задачей, вы сможете добиться стабильного прогресса, если будете следовать этому процессу и сосредотачиваться на каждом шаге. Имея установленную процедуру, вы можете оптимизировать рабочий процесс, снизить стресс и повысить производительность. Даже если у вас уже есть организационная система, разумно регулярно выделять время на обслуживание и обслуживание, так как в загруженное время файлы легко накапливаются.

4 привычки, которые помогут вам организовать рабочий процесс

Бак для акул. Самый большой неудачник. У Америки есть талант.

У этих телешоу есть одна цель для соответствующей аудитории: вдохновлять. Если вы относитесь к тому типу людей, которые подписаны на Марка Кьюбана в LinkedIn и делятся вдохновляющими фотографиями с цитатами в своей истории в Instagram, возможно, вы также относитесь к тому типу людей, которые ценят старомодную мотивацию и советы, которые помогут вам не сбиться с пути.Чтобы продолжить тему заботы о себе на Дне продвижения менеджера сообщества, давайте поговорим о том, как поддержание организованности и создание рабочего процесса может стать частью вашей стратегии заботы о себе!

Что означает Организовать рабочий процесс?

Хотя вы можете думать, что у вас все под контролем, есть вероятность, что вы могли бы извлечь пользу из помощи в организации рабочего процесса. Но прежде чем мы углубимся в полезные советы, как это сделать, давайте рассмотрим, что такое рабочий процесс и как он выглядит.

Ваш рабочий процесс — это организационные шаблоны и процессы, которые вы создаете для себя, чтобы быть максимально эффективными в личной и профессиональной жизни, тем самым повышая свою производительность.

Типичный рабочий процесс должен состоять из хорошо продуманного расписания с ограниченным временем начала и окончания для ваших самых важных или неотложных задач, назначений и встреч. Еще один способ представить свой рабочий процесс — это объединение небольших подпрограмм, плотно упакованных в одну большую подпрограмму.

Если идея организации ваших ежедневных задач в полноценный рабочий процесс вызывает у вас беспокойство, мы здесь, чтобы помочь вам с некоторыми простыми привычками, которые помогут вам встать на правильный путь. Вот 4 привычки, которые помогут вам организовать рабочий процесс:

1.Наведите порядок на рабочем месте

Пространство, в котором вы работаете, больше всего влияет на ваш рабочий процесс. Некоторые люди хорошо справляются с организованным хаосом, но большинству выгодна строгая организация и чистота, которые идут рука об руку.

Удалить легкомыслие

Если вы виновны в хранении стопок бумаг, которые, вероятно, можно было бы выбросить, сложить в папки или оцифровать, это первое, с чего нужно начать. Некоторым людям нравится распечатывать квитанции или электронные письма, чтобы брать их с собой, или прикреплять к ближайшей пробковой доске для более быстрой видимости, но иногда цифровая документация лучше.Если это можно сохранить онлайн, так и должно быть. Вместо того, чтобы тратить бумагу и загромождать свой стол, попробуйте перейти на цифровые технологии и избавиться от ненужных бумажных документов. Если у вас есть конфиденциальная информация на ваших распечатанных документах и ​​вы беспокоитесь о надлежащей утилизации (и не доверяете стандартному измельчителю бумаги), вы можете воспользоваться услугами поставщиков услуг по уничтожению документов, которые будут массово уничтожать конфиденциальные документы за номинальную плату.

Выбросить мусор

Допустим, вам нравится пить вкусный латте по утрам или горячую еду на обед во время работы, но вы немного медлите с уборкой после еды.Избавьтесь от любого хлама, лежащего вокруг, будь то недоеденный контейнер с ломейном или груда салфеток после приступа чихания. Мало того, что вы будете чувствовать себя лучше, имея чистое рабочее место, вы также будете более гигиеничны и с меньшей вероятностью случайно прольете вчерашнюю еду или кофе на важные документы или, что еще хуже, на дорогую электронику.

2. Установите режим и придерживайтесь его

Ваш рабочий процесс может быть строго связан с работой, или вы можете расширить его и полностью изменить образ жизни.Если вы выберете последнее, это означает, что ваш ежедневный рабочий процесс должен начинаться с момента вашего пробуждения утром до времени, когда вы ложитесь спать вечером. Поэтому убедитесь, что вы используете правильные инструменты повышения производительности, чтобы установить режим, которого вы действительно будете придерживаться.

Есть два способа придерживаться распорядка: использовать будильники и устанавливать напоминания в календаре, которые синхронизируются с вашим телефоном или смарт-часами. Если у вас есть определенные временные ограничения или крайние сроки, хорошей привычкой является практика группирования времени.

Блокировка времени так же проста, как и звучит: выделите в своем расписании время, которое специально предназначено для определенных задач, чтобы вы не перегружали себя и чтобы вы могли нести ответственность за выполнение того, что вы поставили перед собой. Важно, чтобы некоторые периоды времени были открыты для вашего психического здоровья и хорошего самочувствия, чтобы вы не были перегружены.

На изображении выше показан один день в календаре, который заблокирован по времени (с некоторыми промежутками между ними, чтобы дать себе небольшую умственную перезагрузку), и следующий день без каких-либо блокировок по времени.Как вы думаете, какой день будет более организованным и продуктивным? Скорее всего левые, но все люди разные.

Кроме того, расстановка приоритетов в вашей работе, как это делает блокировка времени, может помочь вам сделать самое важное в первую очередь, не пропуская самые важные дела. Даже если это непреднамеренно, вы можете забыть сделать что-то с более сжатыми сроками, чем что-то менее срочное (например, ответить на электронное письмо с коммерческим предложением).

3. Запишите (или напечатайте) все

Независимо от того, относитесь ли вы к тому типу людей, которые делают строго оцифрованные заметки с помощью программного обеспечения для создания заметок, такого как One Note или Evernote, или предпочитаете хранить все свои заметки в портативном журнале, важно записывать все.У вас может быть острый ум, но вряд ли вы запомните каждую деталь телефонного звонка клиента

.

4. Используйте автоматизацию в своих интересах

Многие аспекты нашей жизни уже автоматизированы до такой степени, что мы уже даже не признаем автоматизацию (например, использование вашего GPS, когда вы ведете машину, или приготовление чашки кофе на вашем Keurig). Но есть еще несколько инновационных форм автоматизации, которые могут сразу не прийти на ум.

Если вы пишете на жизнь, будь то для собственного веб-сайта или сайта компании, вы можете использовать какое-либо программное обеспечение для автоматизации маркетинга, например, систему управления контентом (CMS).Несмотря ни на что, автоматизация есть везде и должна использоваться по прямому назначению: облегчить себе жизнь.

У многих людей есть отношение «я могу сделать это сам», которое может принести больше вреда, чем пользы. Если программное обеспечение для автоматизации может облегчить ваш рабочий процесс, нет абсолютно никаких причин не использовать его в своих интересах.

Правильный рабочий процесс — это счастливый рабочий процесс

Самое сложное в выработке любой привычки — это начать. После того, как вы поработаете над созданием рабочего процесса, вы сможете изменить его, чтобы попасть в зону комфорта, соответствующую вашим потребностям.Без рабочего процесса вы можете быть более восприимчивы к пропущенным задачам, поздним заданиям и повышенному уровню стресса.

Так что избавьте себя от повседневных забот, создав правильный рабочий процесс. Ваш график и здравомыслие будут вам благодарны.

Управление рабочим процессом — Эффективная организация рабочих процессов

Механизм рабочего процесса, рассмотренный ранее, обнаруживает различные события, происходящие во время рабочего процесса. Например, система определяет, когда приходит документ, отправленный по электронной почте.Затем WfMS реагирует на это событие и инициирует дальнейшие шаги, которые являются частью смоделированного потока этого процесса. Например, последующее действие может состоять в том, что документ, который был отправлен по электронной почте, обрабатывается в системе управления документами или, в случае эскалации события, направляется непосредственно руководству.

Задача системы управления рабочими процессами — автоматически распознавать различные события внутри процессов. Впоследствии над этими событиями должны быть выполнены действия.Во многих случаях предприятие использует специально запрограммированные реализации событий и действий, которые должна выполнять WfMS.

Системы управления рабочими процессами помогают предприятиям проверять рабочие процессы. Например, они проверяют, должно ли событие произойти при выполнении определенного действия.

Модули WfMS назначены разным областям:

Маршрутизация: это основа WfMS. При маршрутизации информация, относящаяся к рабочему процессу, пересылается в следующую точку рабочего процесса.

Распространение:  Если в рабочем процессе возникает исключительная ситуация, соответствующая информация пересылается на соответствующую должность для принятия мер. Если позиция в рабочем процессе используется недостаточно, WfMS предпринимает соответствующие действия и назначает новую задачу, чтобы между рабочими процессами не возникало ненужного времени ожидания.

Координация: вторичных процессов рабочего процесса координируются. Это предотвращает ненужную трату ресурсов.

Вспомогательная функция:  Дополнительная работа обрабатывается WfMS независимо. Это освобождает соответствующую область от задач, по которым не нужно принимать никаких решений.

Помощь:  С помощью методов, управляемых искусственным интеллектом, в процессы вносятся коррективы и вносятся предложения относительно того, какими должны быть следующие шаги.

Рабочий процесс 101: вы должны документировать свой рабочий процесс — вот как это сделать

Осознаете вы это или нет, но в вашей организации уже есть определенный процесс перемещения работы по вашему офису.Он может быть плохо задокументирован или стандартизирован, но он существует. Тем не менее, есть существенная разница между рабочим процессом, задокументированным специально, и рабочим процессом, задокументированным преднамеренно для охвата сквозного процесса.

Как правило, рабочие процессы разрабатываются случайно или по необходимости. Когда выполняется новая задача, сотрудники пытаются определить, как использовать доступные ресурсы для достижения цели. Эти решения по необходимости редко являются наиболее эффективным использованием ресурсов, что является одной из причин, по которой важно документировать ваш рабочий процесс.Когда процессы документируются посредством формального рабочего процесса, организации могут:

  • Улучшите процессы , выявив потенциальные узкие места и факторы неэффективности.
  • Стандартизируйте результат , убедившись, что все работают с одним и тем же набором процессов.
  • Обучайте новых и существующих сотрудников каждый раз соответствовать одним и тем же стандартам. Документированные процессы и процедуры помогают новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и делают процесс обучения более эффективным.Опытные сотрудники могут обращаться к документации по мере необходимости.
  • Удалите бункеры знаний , чтобы, если ключевой сотрудник покидает организацию, компания могла продолжать свою деятельность и обучать новый персонал.
  • Подготовка к автоматизации рабочего процесса и миграции в облако. Один из первых вопросов, который задает партнер по решениям для рабочих процессов, — как работают текущие процессы и текущие болевые точки.

Как документировать процессы

Теперь, когда мы рассмотрели, почему важно документировать процессы, давайте обсудим, как их документировать.Этот процесс из шести шагов не оцифрует ваш рабочий процесс и не улучшит его. Это темы для другого дня. Сегодня мы впервые рассмотрим основы документирования процесса, так что берите стопку стикеров и приступайте.

  1. Выберите процесс. Не пытайтесь задокументировать все сразу. Выберите один процесс — например, в котором регулярно возникают узкие места или сбои — и сосредоточьтесь на нем. Кратко опишите процесс и его цель.Убедитесь, что четко понимаете, какую пользу процесс приносит организации.
    • ПРИМЕЧАНИЕ. Если сразу приходят на ум несколько процессов, сосредоточьтесь на самом срочном. Запишите другие процессы на стикерах и отложите их, чтобы вернуться к ним позже.
  2. Определите масштаб и границы процесса. Четко определите, что входит в процесс, а что нет, где процесс начинается и заканчивается, как и почему он начинается, как и почему заканчивается.
  3. Определение входов и выходов процесса. Разбейте ресурсы, необходимые для выполнения каждого шага процесса, и определите результат/продукт процесса. Каждый ресурс, а также результат процесса должны быть отдельной заметкой.
  4. Обсудите этапы процесса. В идеале, этот мозговой штурм проводится с участием других сторон, на которых эта задача влияет. Эти «другие стороны» могут нести ответственность за задачи процесса или ссылки на документ.
    • В группе соберите сквозную информацию об этапах процесса.Запишите каждый из этих шагов на одной липкой записке. Одна заметка = один шаг процесса.
    • Не забывайте об исключениях из нормального потока процессов — задокументируйте, какие шаги следует предпринять для устранения этих исключений.
    • Не забудьте определить роли всех, кто участвует в процессе, и используйте названия должностей, а не имена.
  5. Организация шагов процесса. Возьмите список шагов и расположите их последовательно. Внимательно просмотрите свои заметки, сделанные ранее, перечислив все шаги.Организовывая шаги, разбивайте сложные шаги на подзадачи по мере необходимости.
  6. Создайте визуализацию процесса. Несмотря на то, что ваша группа, несомненно, оценит наклейку для заметок, для повышения удобочитаемости создайте блок-схему процесса, чтобы показать шаги, описанные выше.

На этом этапе ваше внимание должно быть сосредоточено на полном документировании всех шагов процесса. Это может быть запутанно, и вы, несомненно, сразу же обнаружите области для улучшения, но цель этого упражнения еще не в том, чтобы создать идеально оптимизированный процесс, а в том, чтобы задокументировать текущий процесс.Надеюсь, глядя на задокументированный рабочий процесс, вы почувствуете удовлетворение и захотите повторить его снова. Помните те стикеры, которые вы откладывали на первом этапе? Пришло время вернуться к началу и начать заново с одной из них.

Следите за следующей публикацией из серии «Рабочий процесс 101»: «Улучшение вашего рабочего процесса», где я расскажу, как взять все ваши недавно задокументированные процессы и использовать методы BPI (улучшение бизнес-процессов) для их улучшения.
Готовы узнать больше о рабочих процессах и повышении производительности? Загрузите наш технический документ о том, как технологии рабочих процессов могут изменить ваш бизнес.

9 лучших организационных инструментов для наведения порядка в хаосе | Технологическая улица

Задокументированные процессы не только экономят ваше время и деньги, но и дают согласованный метод для вашей команды. Они делают все, что вы делаете, более надежными и эффективными, даже повышая вероятность успеха проекта на 70 %.

К сожалению, самое сложное — начать. Если вы чувствуете, что у вас нет времени для настройки вашей системы управления, или вы просто не знаете, что использовать для ваших нужд, вам будет сложно пройти начальную кривую обучения.

Вот почему я собираюсь описать 9 организационных инструментов, которые вы можете использовать, чтобы начать прямо сейчас.

От их плюсов и минусов и рекомендаций по лучшему использованию до общих советов о том, что делать с вашими организационными инструментами, этот пост будет охватывать:

  • Технологическая улица
  • Office 365 (Microsoft Word и Excel)
  • Трелло
  • Воздушный стол
  • Google Suite (Google Документы, Google Таблицы и Google Диск)
  • Запир
  • …и 4 метода управления процессами, которые помогут вам начать работу

Пришло время узнать, какие организационные инструменты вам нужны для управления вашими процессами и как их использовать.

9 лучших организационных инструментов

Технологическая улица

При организации своей работы конечной целью является знать, что вы делаете, почему вы это делаете, и быть максимально эффективным и последовательным. Лучший способ сделать это — задокументировать то, что вы делаете, как процессы, и первый организационный инструмент в этом списке идеально подходит для этого.

Process Street — это самый простой способ документирования, управления и отслеживания рабочих процессов и бизнес-процессов. Это позволяет вам и вашей команде каждый раз выполнять задачи правильно и эффективно, а не подвергать свой успех человеческим ошибкам.

Если задача выполняется более одного раза, вы сэкономите время, усилия и здравомыслие, задокументировав процесс, которому нужно следовать при будущих запусках.

Process Street позволяет вам делать это, записывая задачи в шаблоны — списки, которые показывают, какие задачи нужно выполнять и в каком порядке их выполнять, с местом для добавления форматированного текста, изображений, видео, файлов и других медиафайлов. Таким образом, человек, работающий над процессом, увидит, что ему нужно сделать, и получит подробные инструкции о том, как это сделать.

После того, как вы задокументировали свой процесс, из него можно запускать контрольные списки. Это отдельные экземпляры вашего шаблона, которые можно использовать для отслеживания прогресса в определенное время, когда вы следуете этому процессу.

Например, шаблон для адаптации вашего сотрудника предоставляет структуру и информацию о том, какие задачи необходимо выполнить и как их выполнять. Затем запускается контрольный список адаптации , чтобы отслеживать ваш прогресс с конкретным новым сотрудником, при этом новый контрольный список запускается для каждого отдельного найма.

Это, в сочетании с нашими расширенными функциями, такими как обзор всех ваших контрольных списков на удобной вкладке обзора шаблона, запуск новых контрольных списков, щелкнув настраиваемую ссылку, и использование Zapier для автоматизации ваших процессов и исключения работы, которую вы ненавидите, делает Process Street мощным инструментом. инструмент для тех, кто ищет программное обеспечение для управления процессами.

У нас также есть бесплатный план, который идеально подходит для личного использования или для малого бизнеса, чтобы освоить управление бизнес-процессами.

Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с этими полезными (бесплатными) ресурсами:

Office 365 (Microsoft Word/Excel)

Скорее всего, даже если вы никогда раньше не пытались организовывать и документировать задачи, вы, вероятно, использовали Microsoft Word и Excel.Этот предыдущий опыт является одним из основных преимуществ использования пакета Office 365 для документирования и управления вашими процессами и повышения эффективности вашей работы. Вы не хотите учиться пользоваться новым инструментом, поэтому проще просто перепрофилировать старые, верно?

Неправильно.

Конечно, вы можете использовать программы для документирования основных процессов, вводя их вручную в Microsoft Word, и можно отслеживать события с помощью электронных таблиц в Excel, но эти решения быстро становятся громоздкими и вредными для вашей практики.Вместо того, чтобы наводить порядок в хаосе, они помогают распространять его до тех пор, пока ваши практики не превратятся в беспорядочный беспорядок.

Word слишком неуклюж и ограничен, чтобы писать процессы на любой глубине, убедиться, что все используют самую последнюю версию файла, практически невозможно, а использование процессов на ходу требует либо пачки бумаги, либо огромного количества сохраненных документов. В любом случае, компьютер или комната, которые вы используете для хранения этих файлов, быстро станут раздутыми, грязными и станут кошмаром для управления.

Подумайте об этом — Word не может записывать ваш прогресс в документе без сохранения его новой версии, поэтому вы либо документируете свои процессы, не отслеживая их (что противоречит всей цели), либо имеете сотни версий одного и того же файла, которые нужно где-то хранить.

Excel ничем не лучше, он мощный для электронных таблиц, но неудобен для использования в реальном времени и так же плох, как Word для вашей команды, использующей устаревшие версии файлов и беспорядочную организацию при отслеживании процессов.

Короче говоря, если вы начинаете с управления процессами и не хотите опробовать новое программное обеспечение, Office 365 — не самый плохой выбор, но есть гораздо лучшие специализированные альтернативы. Если вы хотите начать организовывать свои усилия и раскрывать секреты последовательного успеха, вам понадобится специальная программа или услуга, такая как Process Street.

Деньги также не являются препятствием для опробования другого программного обеспечения, поскольку у многих есть бесплатные планы, которые вы можете использовать для проверки воды (если не запускать всю небольшую операцию на постоянной основе).Чем раньше вы сделаете решительный шаг, тем скорее вы никогда не оглянетесь назад.

Трелло

Trello является жизненно важной частью любого списка организационных инструментов, являясь мощным центром управления проектами и огромным количеством интеграций с другими приложениями, помогающими автоматизировать работу, которую вы ненавидите.

Trello позволяет размещать проекты на доске в стиле канбан. Это означает, что ваши задачи или проекты хранятся в карточках, которые затем располагаются в столбцы.

Например, команда контент-маркетинга в Process Street использует Trello для систематизации статей в нашем блоге.Идеи хранятся в виде карточек, которые могут содержать ссылки на исследования, незавершенные публикации, изображения и т. д. Затем эти карточки с идеями можно отсортировать по их статусу (используя такие столбцы, как «Необработанные идеи» и «Требуется рецензирование») и указать сроки выполнения, что, в свою очередь, позволяет нам видеть наши статьи в виде календаря для удобной навигации.

Однако истинная мощь Trello заключается в использовании его с такими приложениями, как Zapier.

События в Trello можно использовать в качестве триггеров или действий в Zapier. Это означает, что вы можете автоматизировать некоторые из своих более черных работ (например, ввод данных и управление) по модели «если это произойдет, сделайте то».

Возвращаясь к нашей собственной доске блогов Trello, мы автоматически запускаем наш контрольный список перед публикацией в Process Street, когда карточки Trello перемещаются в столбец «Выполнить предварительную публикацию». Затем Zapier вставляет ссылку на контрольный список обратно в карточку Trello, что позволяет быстро и легко просмотреть нашу работу.

Как и у некоторых других в этом посте, у них также есть бесплатный план, поэтому подумайте о том, чтобы попробовать его, даже если концепция звучит немного чуждо.

Воздушный стол

Airtable может быть не так известен, как Trello, но это важная часть управления нашими проектами и процессами.Вместо того, чтобы использовать чисто канбан-макет, Airtable позволяет вам регистрировать записи в электронных таблицах, которые можно превратить в разнообразные, расширяемые, универсальные наборы данных.

Например, вы можете записать список URL-адресов, как в любой электронной таблице, но затем расширить каждую запись, чтобы она также содержала название страницы, на которую она ссылается, веб-сайт, на котором она находится, автора страницы и т. д. Они расположены в столбцах, которые можно редактировать, чтобы они содержали что угодно: от обычного текста до флажков и полей с несколькими вариантами выбора.

Элементы данных и быть связанными друг с другом, чтобы содержать сеть информации обо всем, что касается вашей компании, что делает его идеальным для отслеживания крупномасштабных, подробных наборов данных. Например, вы можете отслеживать SEO, отслеживая отдельные страницы, ключевые слова, по которым они ранжируются, какой рейтинг они имеют для каждого ключевого слова, а также детали каждого ключевого слова, такие как их трафик и сложность.

Объедините это с возможностью создания различных представлений от традиционных электронных таблиц до календарей и канбан-досок в стиле Trello, и вы получите чрезвычайно мощный инструмент для управления данными, процессами и проектами.Благодаря бесплатному плану, который ограничивает вас в пространстве для хранения, а не в функциях, у вас есть отличная возможность управлять своим бизнесом с большей гибкостью, чем то, что позволяет Trello.

К сожалению, как и в случае с Trello, использование Airtable с точки зрения выделенного управления процессами довольно ограничено. Хотя это отлично подходит для управления вашими проектами и запуска ваших процессов, очень мало места для предоставления инструкций для задач и еще меньше для автоматического предоставления указанных инструкций.

Если вы хотите подсказать кому-то, как выполнить сложную задачу, которую вы поставили в Airtable, вам придется потратить время на написание комментария вручную.Сделать это один раз может быть хорошо, но время, которое требуется, быстро складывается из нескольких запусков.

Таким образом, рассмотрите возможность использования Airtable как части вашего более широкого пакета или, самое большее, в качестве дополнительной (более сложной) замены Trello. Обязательно храните в нем взаимосвязанные данные и проекты, но когда придет время работать над вашими задачами, вам нужно будет следовать задокументированному процессу в специальном программном обеспечении, таком как Process Street.

Google Suite (Google Документы/Таблицы/Диск)

Google Suite для Office 365 — это то же самое, что Airtable для Trello — он выполняет многие из тех же задач, что и Microsoft Word, Excel и т. д., но с более современным дизайном, сетевыми функциями и ограничениями для определенных задач.

Подобно Word и Excel, Документы и Таблицы Google можно использовать для документирования простых процессов в небольшом масштабе без особых проблем. Есть даже бонус в виде встроенного облачного хранилища на Google Диске, который отлично подходит для того, чтобы каждый был в курсе последних событий и мог получить доступ к своей работе.

Есть, однако, много таких же недостатков. Любые целенаправленные серьезные усилия по документированию, отслеживанию и улучшению ваших процессов будут серьезно затруднены из-за макета документов и таблиц по тем же причинам, по которым Word и Excel не идеальны.

Нельзя сказать, что они полностью взаимозаменяемы.

Google Диск практически необходим любой команде, работающей в Интернете. Установив локальные версии Google Диска на все машины и убедившись, что вся работа выполняется либо на облачных платформах, либо сохранена на Google Диске, вы можете быть уверены, что любая работа будет доступна в любое время, если есть подключение к Интернету. .

Это означает не только то, что вы никогда не потеряете работу, если ваш компьютер выйдет из строя, но и то, что если вы работаете с удаленной командой, вам меньше придется беспокоиться о столкновении часовых поясов.Вместо того, чтобы быть в сети одновременно, чтобы открывать и проверять работу, вы можете просто сохранить файлы на Google Диске и поделиться ими с теми, кто нуждается в доступе.

При правильной настройке Диск может даже функционировать как своего рода внутренняя база знаний, распределяя важные документы по папкам и подпапкам.

Кроме того, поскольку учетные записи Google бесплатны для регистрации, нет никаких причин, по которым вы не можете создать одноразовую учетную запись для проверки. По крайней мере, использование Диска намного надежнее и доступнее, чем локальная база знаний.

Единственным недостатком является то, что большинство людей знакомы с Microsoft Word и Excel, тогда как относительно немногие раньше использовали Google Suite. К счастью, продукты достаточно похожи, поэтому легко начать работу с одним, если вы использовали другой.

Запир

Теперь мы переходим к большому — Zapier. Если вы новичок в документировании процессов, то «автоматизация процессов» может ничего не значить, поэтому давайте разобьем Zapier на простые части.

Zapier — это сервис, который позволяет вам связать вместе более 1000 других приложений, таких как Gmail и Process Street, а затем автоматизировать задачи, связанные с этими приложениями.Это делается с использованием модели «если это, то это», поэтому вы можете сказать Zapier, что «если я получу электронное письмо с вложением, автоматически сохранить вложение на Google Диске».

Хотя не все задачи можно автоматизировать таким образом (для некоторых решений по-прежнему требуется человеческое суждение), огромный кусок вашей самой скучной и ненавистной работы можно выполнять автоматически, делая это. От ввода данных до учета и управления процессами — существуют тысячи вариантов использования для любого бизнеса, стремящегося повысить свою эффективность.

Не говоря уже о том, что намного проще организовывать и контролировать свои обязанности, если половина из них может автоматически выполняться другим сервисом.

Чтобы узнать больше о Zapier, ознакомьтесь со следующими ресурсами:

Теперь, когда мы рассмотрели основные инструменты, которые вы можете использовать для различных нужд, давайте посмотрим, как использовать их для повышения производительности, согласованности, качества и всестороннего улучшения вашей работы.

Как повысить производительность с помощью организационных инструментов

Документируйте процессы, чтобы ограничить человеческие ошибки и знать, что происходит

Человеческая ошибка приводит в бешенство.Любой аспект вашего бизнеса, связанный с человеческим фактором, всегда подвержен ему, что затрудняет его аннулирование. Не говоря уже о том, что он может ударить где угодно, от ваших сотрудников на переднем крае до вашего собственного офиса.

Черт возьми, только одна ошибка в НАСА привела к тому, что марсианский климатический орбитальный аппарат стоимостью 193 миллиона долларов превратился в дым, а они буквально ученые-ракетчики. Никто не застрахован от человеческой ошибки.

Если вы не документируете свои процессы, т.е.

Запись потока задач с инструкциями по выполнению каждого шага не позволяет человеку, использующему его, полагаться на свою память.Вместо того, чтобы позволить человеческим ошибкам проникнуть в их процесс, вы даете им строгие указания о том, что им нужно делать, когда им нужно это делать и как это сделать.

Эта структура набора также может помочь вашим сотрудникам расслабиться и работать более эффективно. Вместо того, чтобы останавливаться и думать о том, что делать дальше (или пересматривать собственные воспоминания), они могут обратиться к процессу и продолжить.

Если вы сделаете еще один шаг вперед и воспользуетесь специализированным программным обеспечением для управления бизнес-процессами, таким как Process Street, вы также сможете отслеживать каждый экземпляр ваших процессов, чтобы убедиться, что все следуют им, а не используют ярлыки (или полностью их игнорируют).

Улучшение процессов, требующих настройки

Улучшение ваших обычных процессов — отличный способ повысить эффективность вашего бизнеса, так как даже небольшая экономия времени быстро приведет к огромным преимуществам. Однако вы не сможете улучшить то, что делаете, если не знаете, каковы ваши текущие методы.

(Источник)

Точное документирование ваших процессов (бесполезно записывать процессы, которые вы на самом деле не используете) — это единственный способ, которым вы сможете продолжать улучшать свои методы.

Такие методы, как постоянное совершенствование, возможны только тогда, когда у вас есть прочная и точная база для начала. Когда у вас есть эта основа, вы можете легко сделать шаг назад и проанализировать свой процесс в целом, что позволит вам обнаружить пробелы и неэффективность в виде узких мест или потраченных впустую ресурсов.

Работа с этими неэффективностями полностью зависит от процесса и работы, к которой они относятся, но, по крайней мере, с этим вы сможете определить самые большие болевые точки в своей работе.Затем вы можете сосредоточиться на том, что важно, и внести коррективы там, где вы можете получить наибольшую выгоду.

Реконструкция практик, требующих капитального ремонта

Иногда что-то идет не по плану, и по той или иной причине ваши процессы нужно переделывать с нуля. Возможно, новый модный инструмент меняет то, как вы работаете, может быть, Google обновил свой алгоритм, чтобы сделать ваш SEO-процесс бесполезным, или, возможно, ваш рабочий процесс настолько устарел, что его не стоит спасать.

Какой бы ни была причина, можно легко избавиться от плохих процессов и создать новые с помощью реинжиниринга бизнес-процессов.По сути, вместо того, чтобы пытаться заставить ваш существующий процесс соответствовать вашим потребностям, вы начинаете строить с нуля, чтобы убедиться, что делаете все максимально эффективно.

Это может быть полезно для работы с процессом, который часто пересматривался и нуждается в свежем взгляде, процесс, который не выполнялся и требует пересмотра, чтобы отразить это, или когда произошло значительное изменение, которое делает ваш старый метод бесполезным.

Опять же, без документирования и управления вашими процессами вы даже не узнаете, что ваши методы устарели, не говоря уже о том, чтобы создать лучший.

Автоматизируйте работу, которую вы ненавидите делать

Как я уже упоминал, документирование ваших процессов позволяет значительно повысить производительность за счет автоматизации работы, которую вы ненавидите делать. Не зная, какие задачи вы постоянно выполняете, почти невозможно узнать, что вы сможете передать.

Трудно понять, какие задачи предсказуемы и могут быть автоматизированы, не отображая список задач в черно-белом виде.

Однако, как только вы поймете, какие задачи являются повторяемыми и предсказуемыми, вы сможете оптимизировать свой процесс в целом.Лучший способ сделать это — определить задачи, которые не требуют человеческого мышления, и передать их автоматизированному сервису.

Например, Zapier может автоматически сохранять вложения электронной почты, которые вы получаете, на Google Диске (используя фильтры для их сортировки по нужным папкам). В качестве альтернативы вы можете определить, когда необходимо запустить контрольный список в Process Street (например, сообщение в блоге требует проверки перед публикацией) и автоматически запустить его.

Информация также может быть помещена в ваши новые контрольные списки, чтобы избавить вас от необходимости ввода каких-либо ужасных данных.Таким образом, вместо того, чтобы просто запускать контрольный список для вас, вы можете автоматически добавлять данные, которые вы уже знаете (например, сведения о клиенте), в контрольный список, где вам все равно придется копировать (например, процесс адаптации клиента).

Все, что вам нужно сделать, это приступить к своим задачам — вам не нужно останавливаться и отвлекаться.

Чтобы узнать больше об автоматизации ваших процессов, ознакомьтесь с нашими ресурсами по теме ниже:

В конечном счете, действия важнее инструментов

Наличие надежного набора организационных инструментов важно, но, в конечном счете, ваши действия важнее, чем используемое программное обеспечение.Даже самое лучшее программное обеспечение будет потрачено впустую, если вы неправильно задокументируете свои методы и не будете придерживаться их в будущем.

Для этого я рекомендую ознакомиться с нашим бесплатным руководством по управлению бизнес-процессами. В нем есть все, что вам нужно знать об идентификации, документировании, отслеживании, управлении и улучшении ваших процессов (даже если вы никогда не делали этого раньше).

Кроме того, чтобы развеять еще один миф, связанный с процессом, прежде чем я уйду, вам не нужно делать все сразу (я не могу сосчитать, сколько раз я слышал «у меня нет времени, чтобы настроить это »).

Важно записывать точную картину ваших процессов, чтобы вы могли продолжать их улучшать, но еще еще важно записывать минимальные жизнеспособные процессы, чтобы у вас была основа для дальнейшей работы. Вам не нужно давать инструкции для каждой задачи с самого начала; если у вас мало времени, лучше составить свой список задач, чтобы вы могли использовать его, пока конкретизируете остальную часть процесса.

Имейте это в виду, и вы не только будете достоверно знать, что происходит в вашем бизнесе, но и сможете вернуться назад и улучшить свои методы, чтобы сделать их более эффективными, простыми в выполнении и надежно успешными.

В конце концов, для этого и нужны процессы.

Что вы используете для организации своего бизнеса? У вас есть вопросы о том, как начать работу или какие программы вы должны использовать для своих целей? Я хотел бы услышать от вас в комментариях!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *