Исходящие документы проходят этапы: Какие этапы проходят исходящие документы. Обработка отправляемых документов Исходящие документы этапы

Содержание

Прохождение исходящих документов — Энциклопедия по экономике

Прохождение исходящих документов  [c.246]

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов  [c.246]

Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов  [c.253]


Порядок прохождения исходящих документов состоит из составления проекта документа, его изготовления, согласования, подписания, утверждения (в необходимых случаях), регистрации и отправки.  [c.271]

Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании, подписании, регистрации, отправке.  [c.160]

Значительное место в работе исполнителя занимает также составление инициативных исходящих и внутренних документов. Прохождение исходящих, документов в учреждении включает составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование, подписание, регистрацию и отправку.  [c.51]

Внутренние документы создаются и используются в данном учреждении. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.  [c.80]

Внутренние документы проходят следующие стадии подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.  [c.247]


Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом, который требовал, чтобы бумаги сколь можно менее уклонялись от установленного им пути в департаментах . В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах общих — в канцелярии и департаментах и частных — в отделениях канцелярии и департаментов. И общие, и частные журналы регистрации документов состояли из трех частей для регистрации документов верховной власти, для обыкновенных бумаг и для секретных документов.  [c.16]

Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки  [c.271]

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления аналогично порядку работы с исходящими документами, а на этапе исполнения или использования — с входящими документами.  [c.272]

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.  [c.148]

Прохождение я обработка исходящих и внутренних документов. Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования (в необходимых случаях), подписания (утверждения), регистрации, обработки для отправки.  [c.136]

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Они проходят следующие стадии подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение,, Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.  [c.138]

С целью ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки документов создаются схемы движения их основных категорий (входящих, исходящих, внут-.ренних).  [c.41]


Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работы с документацией, сокращалось количество инстанций прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. В рекомендациях ИТУ по регистрации документов предлагалось по возможности отказаться от регистрации исходящей корреспонденции. Однако безрегистрационная система , базировавшаяся на принципе направления документов непосредственно исполнителям, себя не оправдывала. ИТУ занимался и рационализацией систем делопроизводства учреждений. На основе детального обследования учреждения создавался проект реорганизации делопроизводства, состоящий из двух частей характеристика существующего положения дел и конкретные пути улучшения деятельности. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов прием, регистрация, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации..  [c.25]

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения автоматизированного типа, традиционного, смешанного разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние докумен-топотоки основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.  [c.70]

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией — Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании


Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов


Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Т.В. Войцехович,
эксперт НААР

Прохождение исходящих и внутренних документов — Студопедия

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

1) составление проекта документа, его распечатка;

2) согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

3) подписание (утверждение) документа;

4) регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформ­ления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые Документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Лекции по делопроизводству — Тема № 10.doc


Лекции по делопроизводству
скачать (276.5 kb.)

Доступные файлы (18):


содержание

Тема № 10.doc

ТЕМА № 10 ОРГАНИЗАЦИЯ И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
ВИДЫ ОБРАЩЕНИЙ
В соответствии с конституцией РФ все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существует три основных вида обращений:

— предложение

— заявление

— жалоба

Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан.
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства, по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан:

1 – все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке.

2 – запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

3 – должностные лица государственных и общественных органов обязаны проводить личный прием граждан.

Для этого устанавливаются дни и часы приема.
Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Ответ может быть дан в устной или письменной форме, в этом случае делается запись в карточке.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, заявлений и жалоб граждан и всех документов по их разрешению.

Дела постоянного и временного хранения передаются в архив государственных учреждений.

Практическая работа № 40
Оформите регистрационную карточку писем граждан по образцу

на листе бумаги формата А4


Входящий № и дата

регистрации


Заявитель (Ф.И.О.)

Адрес и место работы

__________________________________________________________________
Краткое содержание письма _________________________________________

__________________________________________________________________
Срок исполнения ___________________________________________________
Оборотная сторона


Дата передачи на

исполнение


Кому направлено письмо

Расписка в получении, дата

№ дела, в котором хранится письмо, или отметка об уничтожении письма

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
Отметка о контроле и исполнении


Рассмотрено

Решено положительно

Дополнительный контроль

Работ-

ником

органа


С вы-

ездом

на место


Факт

подтвер-

дился

__________________________________________________________________
Кем и когда письмо снято с контроля__________________________________

Генеральному директору СУ-1

Котенкову А.А.

от гражданина Алексашенко А.А.

проживающего по адресу:

ул.Северная, 10
ЖАЛОБА
При прокладке канализации и устройстве канализационных камер по ул.Северная 10 на колодец была установлена крышка, не соответствующая размеру обечайки, что приводит к сдвигу и переворачиванию крышки при проезде автомашины.

Я неоднократно устно и письменно обращался к начальнику участка № 4

с просьбой устранить неполадки, однако меры до сих пор не приняты.

Так как открытый колодец может привести к несчастному случаю, требую срочно принять меры по устранению неполадки.

А.А. Алексашенко

Практическая работа № 41

Оформить жалобу на листе бумаги формата А 4
Заведующей отделом социального

обеспечения

Первомайского района г.Ростова-на-Дону
Петровой Г.Б.

от пенсионера Иванова И.И.

участника ВОВ
Проживающего по адресу:

Донецкий 70
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вас выделить мне льготную путевку в санаторий г.Кисловодск в мае 2008 г. в связи с моим заболеванием.
Иванов И.И.

Практическая работа № 42

Оформить заявление на листе бумаги формата А 4


Скачать файл (276.5 kb.)


Что такое СЭД — Диадок

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. СЭД закрывают все потребности делопроизводства компаний, а функциональность таких систем превышает возможности бумажного документооборота.

Так, в сервисах электронного документооборота:

  • налаживается работа с электронными документами на всех этапах их жизненного цикла;
  • поиск нужных файлов занимает минимум времени;
  • файлы надежно хранятся в едином архиве;
  • возможна настройка маршрутизации;
  • сокращается время на бумажную работу, корректировку, согласование, подписание документации;
  • взаимодействие между сотрудниками автоматизируется: обмениваться документами, выдавать и получать задания, отправлять уведомления можно в один клик;
  • действия с документами отмечаются и сохраняются в системе ― за счет этого делопроизводство становится контролируемым, а исполнительность сотрудников повышается.

Благодаря СЭД предприятия оптимизируют административные расходы на внутренний документооборот и хранение документации. При выстроенном безбумажном делопроизводстве процессы в компании ускоряются — документы быстрее проходят все согласования, решения принимаются оперативнее. Это не влияет на качество работы, напротив, использование СЭД делает компанию гибкой, способной адаптироваться к ситуации на рынке.

Примеры популярных СЭД: МосЭДО — СЭД правительства Москвы, интра.татар.ру — сервисе электронного правительства Татарстана, СЭД «Практика», СЭД ТЕЗИС. 

История развития

Первые сервисы по автоматизации делопроизводства начали появляться в 1980-е годы. Этому способствовал рост объемов управленческой документации и территориальная разрозненность филиалов, из-за которой согласования проходили неделями, иногда месяцами.

Первые СЭД разрабатывались для отдельных предприятий с помощью внутренних ресурсов и отвечали конкретным запросам и регламентам. Масштабировать разработки или изменить их структуру было почти невозможно.

Позже, уже в середине 1990-х годов, стали возникать универсальные СЭД. Создавали их в два этапа: сперва разрабатывали унифицированное ядро, затем адаптировали процессы под нужды заказчика. Передовые системы интегрировались в структуру компаний, решения упрощали работу, повышали производительность. Работа в СЭД велась на регистрационных карточках. Сервисы позволяли:

  • регистрировать входящие и исходящие документы;
  • контролировать их исполнение;
  • подготавливать отчеты.

В начале 2000-х от примитивного перевода документов в электронный вид разработчики перешли к управлению документооборотом и его оптимизации. В информационных системах появилось понятие WorkFlow, простыми словами — управление потоком работ. В 2002–2003 годах были разработаны первые комплексные системы, объединяющие инструменты WorkFlow и электронных архивов.

Приход на рынок западных разработчиков ввел понятие ECM — управление информацией предприятия. В таких сервисах работа велась уже не только с документами, но и их метаданными, что позволяло одновременно решать разноплановые задачи организаций.

Последнее десятилетие развитие сервисов электронного документооборота касается их интерфейсов, удобства работы, автоматизации процессов. Разрабатываются мобильные приложения и облачные продукты.

Требования к системам электронного документооборота (СЭД)

Набор функций у систем электронного документооборота схожий. При выборе конкретного продукта следует учесть потребности, бизнес-задачи, технические цели, потенциал организации.

В делопроизводстве важны следующие базовые опции:

  • создание документов, их потоковое сканирование и распознавание, регистрация, согласование, подписание;
  • возможность комментирования, редактирования документов, в том числе коллективного;
  • создание резолюций, контроль исполнения;
  • протоколирование действий, создание отчетности;
  • поиск файлов в едином электронном архиве, классификация;
  • разграничение доступа.

К базовым требованиям к СЭД также относятся совместимость с ПО, наличие дружелюбного интерфейса, профессиональный уровень техподдержки и степени защиты данных, мощность сервиса.

Также важны следующие критерии:

  • применение электронной подписи;
  • надежность разработчика;
  • возможность автоматического выполнения стандартных функций или подготовки документов конкретного типа;
  • массовый ввод документов — востребован компаниями с большим документооборотом;
  • возможность интеграции с существующими информационными системами, почтовой программой, офисными приложениями;
  • соответствие отраслевым стандартам или стандартам организации;
  • количество времени на восстановление сервиса в случае сбоя;
  • необходимость установки дополнительных программ;
  • зрелость системы — чем дольше она на рынке, тем вероятнее, что она будет стабильно работать, соответствовать запросам пользователей, своевременно обновляться.

Играют роль возможность масштабирования СЭД, изменения настроек при расширении компании, наличие удаленного доступа и маршрутизации документов. Это важно при территориальной разрозненности подразделений и сложной организационной структуре. Некоторые разработчики предлагают не только коробочные СЭД, но и индивидуальные решения.

Кроме того, играет роль стоимость СЭД. Следует учесть не только цену покупки системы и лицензии, но и стоимость администрирования, обучения работников, техподдержки, других составляющих.

Правовое регулирование и стандарты

Внедрение электронного документооборота внутри компании предполагает изменение организации работы, ее оптимизацию, упрощение, ускорение. Для того чтобы бизнес-процессы протекали без сбоев и результативно, при переходе на СЭД важно учесть нормативно-правовую базу сферы безбумажного делопроизводства.

Вот основные законы и стандарты:

  • 63-ФЗ «Об электронной подписи», 149-ФЗ об «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 152-ФЗ «О персональных данных», 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
  • Постановления федерального, региональных правительств, например, Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
  • Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
  • ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009, ГОСТ Р 53898-2013 и другие.
  • Общероссийские классификаторы и ряд других документов. 

Деятельность разработчиков СЭД строго не регламентируется. Однако законодательно для всех участников процесса установлена административная и уголовная ответственность за неправомерный доступ к информации, разглашение государственной или коммерческой тайны.

Виды СЭД

Системы электронного документооборота отличаются рядом характеристик. Например, областью применения, интеграционными возможностями, набором опций. В зависимости от параметров выделяют СЭД:

  • Классические — предусматривают перевод в электронный вид всех документов и процессов.
  • Клиент-серверные — размещаются на выделенном сервере, за счет чего работают быстро и надежно. Чаще всего такая технология применяется в универсальных системах.
  • На основе баз данных — интегрированные с различными базами данных, где хранится информация, в том числе в больших объемах.
  • На основе веб-технологий — разработаны для функционирования при удаленном доступе к серверу, поэтому работают через браузер, не нуждаются в клиентских приложениях.
  • Облачные решения — работа ведется с помощью сервера провайдера.

Некоторые СЭД поддерживают конкретные виды документации, например, медицинскую, а также специализированные виды документооборота — кадровый, финансовый и т.д.

Кроме того, сервисы электронного документооборота бывают коробочными (готовые решения), индивидуально разработанными и комбинированными.

Преимущества и недостатки СЭД

Рынок СЭД развивается — расширяется перечень систем и их возможностей, сферы применения, количество клиентов. Распространение таких сервисов объясняется их выгодой, удобством для бизнеса и госструктур.

В числе преимуществ:

  • сокращаются административные расходы на печать, бумагу;
  • меньше времени уходит на рутинные задачи — ввод документов, их обработка, согласование и другие действия происходят быстрее, чем при бумажном делопроизводстве, а персональные номера присваиваются автоматически;
  • обеспечивается прозрачность документооборота, поскольку действия по каждому документу можно отследить;
  • благодаря четкой постановке задач и контролю их исполнения повышается дисциплина труда;
  • надежное, долговременное и структурированное хранение файлов в электронном архиве — утери больше не страшны, а поиск займет секунды;
  • конфиденциальность данных — передача информации в СЭД защищена шифрованием, а доступ сотрудников к файлам разграничивается;
  • удаленная работа с помощью веб-версий систем и мобильных приложений;
  • инструменты для формирования отчетов;
  • сокращение числа ошибок за счет автоматического заполнения форм.

Выбор СЭД зависит от потребностей конкретных компаний. Но сервис так или иначе окажется полезным нововведением для всей организации, поскольку:

  • руководителю будет проще собирать и анализировать информацию, составлять отчеты, согласовывать документы, контролировать исполнение задач;
  • секретарь сэкономит время на рутинных делах — оформлении, регистрации документов;
  • бухгалтеры, экономисты получат в пользование единую структурированную базу данных.

Есть и неочевидные преимущества. Практика взаимодействия между сотрудниками показывает, что внедрение СЭД способствует развитию корпоративной культуры. Бумажной волокиты больше нет, история перемещений документов всем доступна, психологическая атмосфера в офисе становится все более благоприятной. Кроме того, СЭД позволяют оперативно доносить до работников новую информацию.

У систем электронного документооборота есть и свои недостатки. В частности, руководителей компаний смущают начальные траты на приобретение и внедрение СЭД, время на настройку и привыкание, последующее обслуживание. Однако часть этих минусов — временные явления, а остальные вопросы решаются в рабочем порядке. Начальные же затраты компенсирует последующая экономия.

Технические возможности современных СЭД

Современные СЭД делают бизнес-процессы быстрыми, логично выстроенными, понятными. Поэтому даже к базовым сервисам предъявляются высокие требования.

Благодаря этому сегодняшние СЭД позволяют настроить:

  • связь с бумажным документооборотом и эффективное управление как документацией, так и стадиями ее движения в компании;
  • упорядоченный обмен информацией между всеми уровнями организации;
  • управление потоками — маршрутизацию документов, разграничение доступа, совместное пользование;
  • единое пространство для структурных подразделений и отделов;
  • надежную систему информационной безопасности.

Кроме того, сервисы электронного документооборота способны масштабироваться, подстраиваться под нужды компании, даже если выбраны коробочные решения. В них, как правило, доступно отслеживание актуальности данных и архивирование файлов. Среди направлений развития — управление контентом, автопроцессинг и другие.

Готовые решения для всех направлений

Чаще всего в компаниях применяются коробочные решения. Это готовые продукты, внедрение которых в бизнес-процессы занимает минимум времени. Несмотря на единый для пользователей набор опций, они позволяют настроить полноценный документооборот.

Функции готовых решений СЭД:

  • получение, регистрация, обработка документов;
  • организация, структурированное хранение файлов в электронном архиве;
  • отслеживание действий с документами и сроков;
  • выставление задач сотрудникам и другое. 

С помощью таких СЭД можно наладить внутреннее делопроизводство в компании любого направления — на производстве, в электронной торговле, госучреждениях, магазинах, на складах. Тем более что многие системы можно адаптировать под конкретные нужды даже через стандартные настройки.

Внедрение и работа в СЭД

Внедрение систем электронного документооборота — это комплексный процесс. Он предполагает не только выбор, приобретение и установку программного обеспечения, но и перевод всех процессов в электронный формат, обучение сотрудников, шлифовку системы под конкретные задачи предприятия.

Обобщенный порядок действий при внедрении СЭД таков:

  • проанализируйте текущие бизнес-процессы в компании, изучите маршруты документов, регламенты и порядок работы с ними, учтите слабые места, чтобы оптимизировать эти процессы при электронном делопроизводстве;
  • выберите IT-решение, установите необходимое ПО, адаптируйте его или интегрируйте с имеющимися системами — сами или при помощи специалистов;
  • протестируйте и оцените СЭД, введите ее в опытную эксплуатацию;
  • обучите сотрудников работе с электронными документами.

Кроме того, важно внести изменения в учетную политику организации, а также издать положение и приказ о переходе на электронную документацию. В этих документах прописывают цели и задачи новшеств, термины и определения, устанавливают порядок доступа к сервису, правила работы с документами.

При начале работы в СЭД могут возникать сложности. Как правило, они связаны с человеческим фактором. Сотрудникам сложно перестроить работу, адаптироваться к изменениям производственных процессов. С этим можно справиться, если вовремя обучить работников, развеять их страхи и поддерживать в дальнейшем. Важную роль играет и активное участие руководства компании, его заинтересованность и оперативное решение организационных вопросов.

Популярные вопросы

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным?

Да, можно. Более того, в первое время это будет необходимо, поскольку прежние документы хранятся в бумажном виде.

Как расшифровывается СЭД?

СЭД — система электронного документооборота. Она автоматизирует бизнес-процессы в компании и организует эффективную, безопасную работу с электронными документами. СЭД сейчас — передовой стандарт в делопроизводстве организации.

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса?

Сперва проанализируйте процессы в компании. В соответствии с задачами, ресурсами и потребностями бизнеса определите ключевые требования к СЭД. Затем сравните предлагаемые решения, изучите их технические, организационные возможности, оцените стоимость установки и обслуживания системы.

Чем отличается СМЭВ от СЭД?

СЭД может быть внедрена на любом предприятии или в госучреждении. СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия — предназначена для обмена данными между государственными органами и ведомствами.

Чем отличается НСУД от СЭД?

НСУД — это национальная система управления данными. После полноценного запуска она аккумулирует весь массив информации государственных структур и позволит систематизировать госсистемы, реестры и базы данных. СЭД же относится к конкретной организации.

Семь советов управляющей организации по созданию регламентов работы с документами

В первой статье о документообороте мы рассказали о том, какие виды документов есть в управляющей организации, о первых шагах к построению системы работы с ними и о номенклатуре дел. Узнайте, на что обратить внимание при создании регламентов работы с разными потоками документов в УО.

Пропишите в регламенте по документообороту цель его создания

Документооборот – это движение документов в компании после их создания или поступления извне. Чтобы документ не потерялся и был вовремя исполнен, в управляющей организации должна быть чёткая система работы с документами: входящими, исходящими и внутренними.

Для этого в УО утверждаются регламенты документооборота, в каждом из которых необходимо указать:

  • Чёткую схему движения документа от момента его создания/получения до исполнения.
  • Сроки, которые отводятся на каждый этап работы с документом.
  • Сотрудника, который несёт ответственность за документ на каждом этапе.

Цель таких регламентов – создать чёткую схему работы, чтобы любой сотрудник, который с ней знакомится, мог легко понять, как он должен поступать с теми или иными документами, свою роль в документообороте компании.

Не включайте в регламент ненужные ситуации

В регламенте по документообороту не нужно прописывать ситуации:

1. Которые в конкретной организации никогда не происходят.

Если УО никогда не получает писем от благотворительных организаций, то не нужно создавать схему работы с такой корреспонденцией.

2. Как в другой организации.

Создавать регламент по работе с документами необходимо исходя из существующей ситуации в каждой конкретной компании. То, что работает в одной УО, может оказаться неэффективным для другой.

3. Частные, мелкие, незначительные.

Все описанные в регламенте действия должны быть понятны и полезны для каждого сотрудника УО, учитывать общие интересы и соответствовать целям создания документа.

4. Сложные, непонятные сотрудникам.

Регламент должен быть чётким и лёгким в использовании, не содержащим непонятных терминов и сокращений. Аббревиатуры необходимо расшифровать перед тем, как приступить к изложению регламента.

Как в УО создать или улучшить систему документооборота

Оформите регламент по работе с документами правильно

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

  1. В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.
  2. Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
  3. Указываются причина и задача создания регламента. В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.
  4. Непосредственно текст инструкции. Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части. Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.
  5. Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.

Сроки ответов УО на обращения жителей домов и сторонних лиц

Включите в инструкцию все этапы работы с входящими документами

Самой важной в документообороте управляющей организации является инструкция по работе с входящими документами (ВхД), присланными жителями многоквартирных домов, РСО, подрядчиками, контрольными ведомствами. За их утерю и неисполнение в срок организации грозят штрафы и привлечение к административной ответственности.

В регламенте необходимо прописать порядок и сроки следующих действий с ВхД:

1. Приём и первичная обработка писем.

Корреспонденция может поступать по почте, доставляться курьерами, а также направляться в УО по электронной почте и с помощью факсимильной связи. В первичную обработку включаются: приём писем и документов, проверка целостности упаковки, правильность адресата и соответствие вложений.

Важно: обязательно определите сотрудника УО, который отвечает за данный этап, обозначив должность: делопроизводитель, секретарь, офис-менеджер УО или другая. Пропишите действия сотрудника на случай, если письмо доставлено по ошибке или с неполным пакетом вложений.

2. Регистрация и сортировка.

Регистрируется вся входящая корреспонденция. В УО могут быть созданы несколько журналов регистрации в зависимости от адресанта: журнал учёта обращений жителей домов, журнал учёта обращений органа ГЖН и т.д. Либо заводится единый журнал, проводится электронная регистрация ВхД.

Все конверты вскрываются, на первом листе или сопроводительном к документам письме проставляется дата и регистрационный номер. Такие же данные заносятся в журнал регистрации. Все полученные документы сортируются для передачи на рассмотрение руководству.

Необходимо определить и зафиксировать в регламенте перечень входящих документов, которые не подлежат регистрации: обычно это информационно-справочные письма, открытки и поздравления, реклама.

Важно: передача документов на рассмотрение должна производиться в день их регистрации. В регламенте можно предусмотреть, какие документы передаются руководителю УО, а какие – непосредственно в подразделения.

3. Рассмотрение и расписание руководителем.

Руководитель изучает содержание письма и пишет на документе резолюцию. Резолюция должна содержать указание на ответственное за исполнение лицо или подразделение, срок исполнения и необходимость контроля.

Важно: руководитель УО может разработать свою систему резолюций и указаний. Например: «В работу», «Переговорить», «В дело», «На контроль» и другие. В регламенте тогда поясняется, что в соответствии с каждой резолюцией должны предпринять ответственные сотрудники.

4. Передача на исполнение и исполнение документа.

Исполняет документ подразделение или сотрудник, которых назначил при рассмотрении письма руководитель УО в сроки, указанные им или которые следуют из текста самого письма.

Важно: в УО может быть предусмотрен порядок передачи документов на исполнение, в том числе под подпись в журнале. В таком случае ответственный за документооборот сотрудник и руководитель в любой момент смогут найти, когда и кем был принят на исполнение ВхД.

5. Передача документов на хранение.

Исполненный документ с копией ответа на него возвращаются ответственному за делопроизводство либо хранятся в отделе в специальных папках, если это предусмотрено системой документооборота в УО.

Важно: Копия ответа подшивается вместе с самим запросом, на ответе должны стоять исходящий номер и дата отправления, способ направления. Это поможет оперативно найти информацию по исполнению письма, если таковая потребуется. В журнале регистрации ВхД следует предусмотреть поля, чтобы внести в них информацию об исполнителе и дате направления ответа.

Если ответ важный, то в регламенте можно предусмотреть критерии определения важности письма и обязанность исполнителя проконтролировать, что адресат его получил, например, совершив контрольный звонок.

Как УО и ТСЖ общаться с жителями МКД согласно ПП РФ № 331

Чётко пропишите этапы работы с исходящими документами

Исходящие документы (ИД) проходят путь внутри УО от их создания до направления. Все этапы необходимо учесть и прописать в регламенте работы с исходящей корреспонденцией, куда попадают и ответы на запросы жителей домов, РСО, органов надзора.

Первым этапом после создания документа станет его согласование, при необходимости – доработка, затем утверждение. Порядок согласования также можно прописать в инструкции: например, определить, что ответы на запрос жителей МКД согласовываются с юристом УО.

Утверждает письмо тот, кто подписывает его перед отправкой. Если в УО принято отправлять жителям домов письма за подписью заместителя руководителя или начальника абонентского отдела – то именно они эти письма и утверждают, ознакомившись с листом согласования.

В регламенте обязательно должны быть установлены сроки, которые даются подразделениям на согласование документов. Это позволит направить ответ в срок или установить, кто превысил эти сроки.

Второй этап – регистрация и передача сотруднику, ответственному за отправку документа. Регистрировать исходящие документы необходимо в отдельном журнале. В самом письме в шапке проставляются дата и номер ИД, соответствующие данным в журнале регистрации.

Письмо может быть направлено и в электронном виде, в таком случае в регламенте должно быть зафиксировано, кто и с использованием какого адреса электронной почты это делает, разрешено ли сотрудникам направлять письма со своих электронных адресов.

При передаче писем на отправку ответственный сотрудник обязан проверить правильность указания реквизитов для направления документов, а работник, который отвечает за отправку, – правильность указания адреса после конвертирования корреспонденции.

Контрольная копия ИД должна храниться вместе с запросом, если это ответ на входящий документ, либо в папке исходящих писем у ответственного сотрудника УО или в создавшем его подразделении.

Создайте свою схему движения внутренних документов

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ. Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.

Работа с обращениями граждан в ГИС ЖКХ

Сформулируйте следствия создания регламента по документообороту

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.

Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.

Упорядочить схему движения документов внутри организации и свести к минимуму факты утери информации и неосведомлённости сотрудников по какому-либо вопросу.

Мы продолжим писать про нюансы создания и упорядочения документооборота в УО и в следующих статьях расскажем о номенклатуре дел, работе с архивом, создании шаблонов разных писем.

Организация работы с документами

⇐ ПредыдущаяСтр 3 из 3

 

Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

К таким работам можно отнести: прием и регистрацию, рассмотрение документов руководителями, порядок прохождения документов в организации, их исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовку и передачу дел в архив.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов: поступающие (входящие), внутренние и отправляемые (исходящие).

Регистрация может производиться для всех видов документов. Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и, как исключение,– исходящие. В стадии формирования дел все виды документов проходят одни и те же операции, кроме входящих, которые на хранение не передаются.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильного оформления документов (ГОСТ 6.38 – 90) и правила работы с ними.

Обработка поступающих документов. Прием и обработка поступающих документов осуществляется секретарем.

Поступающие документы проходят следующие этапы:

· первичную обработку;

· предварительное рассмотрение, разметку;

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· направление на исполнение;

· контроль исполнения;

· исполнение;

· подшивка документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения на регистрируемые нерегистрируемые документы.

Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из поступивших документов. Остальные могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. Передача входящих документов на рассмотрение руководству предприятия должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для рассмотрения и принятия решения руководителю. Он должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и тогда же (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю для исполнения.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения.

Когда работа над документом завершена, на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело.

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность оформления проверяется секретарем. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю для регистрации.

 

Значение фактора времени

 

Трудно воспитать делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других.

Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

Известный эксперт по рационализации труда А. Маккензи опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам.

Из каждых ста менеджеров:

· лишь один имеет достаточно времени;

· десятерым требуется на 10% больше времени;

· сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;


· остальным не хватает 50% времени.

Парадокс времени гласит: «Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть».

Именно в деловом мире наиболее часто употребляют поговорку «Время – деньги», однако:

· время – это не только деньги;

· время дороже денег;

· время – это сама жизнь.

Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно и системно используют свое время и высвобождают себя для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.

Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны.

Постоянный недостаток времени при напряженном трудовом ритме – явление, наблюдаемое у большинства руководителей во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время деловых людей, и прежде всего руководителей?

Руководитель должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется непродуктивно.

Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно [2].

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Проведенный в моей курсовой работе анализ рациональной организации работы менеджера позволяет сделать следующие выводы:

— Менеджер – это руководитель или управляющий, занимающий постоянную должность и наделенный полномочиями в области принятия решения по конкретным видам деятельности фирмы, функционирующей в рыночных условиях.

— Временем как ресурсом каждый человек располагает изначально в равном количестве. Но результаты его использования у разных людей различны. Руководитель должен уметь ценить фактор времени. Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени.

— Особенностью труда руководителя является большой удельный вес умственных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени определяются требования в организации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя.

— Для того чтобы успешно справляться с задачами управления, менеджеру нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать законы развития природы и общества, изучить технику и технологию производства, его экономику, организацию и планирование, а также основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и в области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и здесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившееся на данном участке производства и делать из их анализа правильные выводы.

— Пять функций управления – планирование, организация, мотивация, координация и контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации.

— Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умения работать с людьми, личной инициативы, интуиции, способности работать с информацией, так как она является объектом и результатом его труда.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Азимина Е.В., Андреев В.Н., Соляник Г.П. Управление предприятием: Монография / Под общ. ред. Андреева В.Н. – СПб.: Издательство «Бизнес–пресса », 2007.

2. Резник С.Д. и др.: Учебник: Персональный менеджмент. – М.: ИНФРА–М, 2002.

3. Яхонтова Е.С. Эффективность управленческого лидерства. – М.: ТЕИС, 2002.

4. Львов Ю. А. Основы экономики и организации бизнеса. — СПб.: ГМП Формика, 1992.

5. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Учебник: Основы управленческой деятельности.– М.: Высшая школа, 2000.

 




Как вы ведете учет входящих и исходящих документов в вашей организации?

Программное обеспечение и системы управления документами в последние годы стали незаменимым инструментом для многих учреждений и органов государственного управления, в основном из-за большого количества документов, информации и запросов, которые ежедневно должны обрабатываться тысячами организаций по всей стране, но какова их основная функция?

Что такое программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда?

Как мы упоминали во введении, давайте подумаем о том, как учреждения могут управлять и оцифровывать всю документацию, которая входит и выходит из их офисов каждый день, и, прежде всего, , как они могут управлять, распространять и классифицировать эту информацию абсолютно безопасным способом? , здесь очень важную роль играет программное обеспечение для регистрации заезда и отъезда.

Этот тип программного обеспечения помогает централизованно улучшить управление документами любого учреждения, позволяя интегрировать автоматизацию процессов обработки такой информации и связь с другими приложениями.

Преимущества наличия программного обеспечения для ввода и вывода документов

Основные преимущества, которые эти решения могут предложить любой организации или государственному учреждению:
  • Оцифровка  для всей документации, выпущенной и полученной на бумажном носителе.
  • Централизованное администрирование и распределение всех входящих и исходящих записей.
  • Безопасность документов для всей организации
  • Настройка записей и экспорта
  • Статистический контроль всех записей

Какие функции должна иметь система регистрации заезда и отъезда?


Система регистрации и выезда предлагает организациям и пользователям следующие функции:

1.Централизованное управление всей документацией.

Вы сможете иметь программу управления документами, которая позволит вам централизованно управлять, редактировать, авторизовать или подписывать любые документы.

2. Захват всех типов документов

Любой пользователь сможет регистрировать документы в системе с помощью сканера, факса или изображений. Они будут храниться в электронном архиве инструмента.

3. Создание отчета  

Программное обеспечение для управления документами позволяет выполнять исчерпывающий поиск с использованием расширенных фильтров, которые облегчают обнаружение и компиляцию документов или файлов определенным образом с помощью нескольких связанных полей.

4. Подходит для нескольких записей

Системы управления документами предназначены для хранения и управления различными типами процессов записи. Управление файлами, управление бухгалтерским учетом, кадастровое управление или расчеты, среди прочего.

5. Стандарты защиты и безопасности документов.

Эти системы позволят вам контролировать и администрировать доступ всех участников, а также позволят вам распространять резервные копии среди разных пользователей, которые будут выполнять определенные функции во время этого процесса.

Еще одной его особенностью является настройка доступа к системе данных посредством цифрового сертификата или электронного идентификатора.

6. Интеграция с эл. из любого файла происходит.

7. Автоматическое создание документов

Программное обеспечение для управления документами настроено на создание документов Word или PDF на основе предопределенных шаблонов.


Вы знаете Трек?

Track — это программное обеспечение для ведения записей для ввода и вывода всей документации вашей организации, разработанное Intelequia, чтобы помочь вам получить 360-градусный обзор всего вашего бизнеса простым и упрощенным способом.

Теперь, когда мы увидели, насколько важно иметь технологическое решение, которое контролирует все документальные записи, чтобы любое учреждение могло получать и выдавать в бумажном или электронном формате, не стесняйтесь запрашивать дополнительную информацию, и наша команда консультантов будет рады помочь вам.

разделов документа | iOS | Флюикс

Раздел «Мои входящие» становится активным, если вы получаете документ, который требует от вас действия. Документ может исходить от администратора вашей компании, ваших коллег или клиента, которому вы отправили документ на подпись.

Когда новый документ попадает в папку «Входящие», вы получаете уведомление в колокольчике в левом верхнем углу. Как только документ будет отправлен в Мой Входящие , вы также получите уведомление по электронной почте (если этот параметр включен администратором учетной записи вашей компании).

В папке «Входящие» вы можете увидеть, кто отправил документ, когда и его статус:

  • Отклонено (подписавшая сторона отказалась подписывать документ)
  • Подпись
  • Просрочено (подписавший не подписал документ и срок действия ссылки на документ истек)
  • Аннулировано (вы или ваш администратор)
  • Просрочено (документ остается в папке «Мои входящие» дольше, чем ожидал ваш администратор, и от вас требуется немедленное действие)

Когда вы открываете документ, вы видите комментарий (если есть) от вашего клиента или коллеги.

Когда вы закончите вносить изменения в документ, вы можете управлять им одним из следующих способов:

  1. Перейти к следующему этапу . Если вы закончили работу над документом, нажмите кнопку Отправить в правом верхнем углу. Затем Fluix перенесет документ на следующий этап рабочего процесса, предварительно настроенного администратором учетной записи вашей компании. Выберите соответствующее действие в зависимости от вашего рабочего процесса, если отображается раскрывающееся меню.

2.   Сохранить в черновики. После первого изменения документ перемещается из папки Мои   Входящие в Черновики . Закончив аннотирование, вы можете отправить документ из Черновики , нажав кнопку Отправить .

После отправки документа его копия сохраняется под номером Завершено (если это последний шаг рабочего процесса и он предварительно настроен администратором) или Переназначено   (если другие члены вашей команды нужно работать над документом).

Как удалить документ из папки «Входящие»?

Если документ в папке «Входящие» необходимо удалить, это можно сделать следующим образом:

— открыть папку «Входящие», внести любые изменения в документ (аннотировать, заполнить любое поле)
— нажать кнопку «Назад» в правом верхнем углу -> это переместит документ из папки «Мои входящие» в «Черновики»
— перейти на вкладку «Черновики» -> провести пальцем влево -> нажмите на корзину и удалите документ.

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Узнайте, как Fluix работает для команд в различных отраслях.

Групповой почтовый ящик Раздел становится активным, если вы получаете документ, который был отправлен группе людей, к которой вы принадлежите, и требуется действие от одного из вас:

Как только вы получите документ в этом разделе, вам нужно будет назначить его себе, чтобы иметь возможность редактировать и комментировать:

После назначения вам документ перемещается из Групповой папки «Входящие» в Черновики как черновик и становится недоступным для других участников группы.

После внесения изменений в документ вы можете либо отправить его, нажав кнопку Отправить в правом верхнем углу, либо сохранить черновик в Черновики , нажав стрелку в верхнем левом углу.

Раз в день вы получаете дайджест по электронной почте со списком всех доступных на данный момент документов в групповом почтовом ящике. Свяжитесь с администратором учетной записи вашей компании, чтобы управлять настройками электронной почты.

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Проверьте, что вы можете сделать с Fluix. Обзор функций >

В разделе Кабинет вы можете получить доступ к документам, которые доступны группе людей в вашей учетной записи Fluix.

Чтобы начать работу с одним из таких документов, откройте его и нажмите Назначить мне в правом верхнем углу :

В этот момент документ попадет в Черновики на вашем устройстве.Другие участники увидят рядом с таким документом метку Taken и он будет доступен только для просмотра.

После внесения изменений в документ вы можете либо отправить его, нажав кнопку Отправить в правом верхнем углу, либо сохранить черновик в Черновики , нажав стрелку в верхнем левом углу.

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Проверьте, что вы можете сделать с Fluix.Исследуйте функции >

В шаблонах вы можете получить доступ к документам, которые синхронизируются из папки в хранилище вашей компании:

Есть два способа работы с документами из Шаблонов:

1. Пустые формы, которые используются для повторяющейся работы и передаются на следующий этап в соответствии с правилами рабочего процесса, предварительно настроенными администратором вашей компании;

2. Документы, которые выдает Админ компании для вашего ознакомления. Любые изменения, которые вы будете вносить, будут доступны только вам, и нет никаких предварительно настроенных действий отправки.

В обоих случаях, как только вы откроете документ в Шаблонах и начнете вносить изменения, копия будет сохранена на вашем устройстве, а сам шаблон всегда останется нетронутым.

1. Шаблоны с предварительно настроенным действием отправки

Как упоминалось выше, этот параметр настраивается администратором вашей компании, чтобы предоставить вам доступ к шаблонам, которые вы можете использовать для повторяющейся работы.

После того, как вы возьмете новую форму из Шаблоны и внесете какие-либо изменения (заполните поле формы или добавите аннотацию), файл с вашими изменениями будет автоматически сохранен в Черновики. Исходная форма, доступная в Шаблонах, всегда остается пустой.

Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку Назад в левом верхнем углу. Кроме того, все ваши изменения автоматически сохраняются каждые 3 минуты.

Каждый документ сохраняется в Черновики с исходным именем (как в Шаблоны ), однако вы можете переименовать его, проведя пальцем влево. В этом же меню вы можете выбрать корзину для удаления черновика документа:

Если файл содержит автоматическое соглашение об именах, созданное вашим администратором, имя создается на основе определенных полей, которые вы заполняете в документе.В этом случае вам не разрешается изменять имя вручную.

Если администратор вашей компании предустановил более одного действия, вы увидите альтернативные действия после нажатия кнопки Отправить .   

После того, как вы отправите файл, он будет соответствовать предварительно настроенным правилам отправки и будет сохранен в вашем разделе Завершено (если файл достиг конечного места назначения) или Переназначено   (если ваши коллеги должны предпринять дальнейшие действия). по документу):

Вы можете просмотреть до 500 недавно отправленных файлов в Завершено или Переназначено.  Чтобы сэкономить место на устройстве, вы можете регулировать количество отображаемых документов в приложении Настройки -> Количество отображаемых документов .

Если вы не видите раздел Completed , это означает, что он был скрыт в соответствии с политикой вашей компании.

Если это предварительно настроено администратором вашей компании, вы также можете повторно отправить уже отправленные файлы из раздела Completed . Каждый повторно отправленный документ будет иметь отдельную копию (не будет перезаписывать самую первую версию).

2. Шаблоны без действия отправки

Если администратор не настроил действия по отправке для шаблонов , после внесения каких-либо изменений в файл, созданный из шаблонов , его копия будет сохранена в разделе Личный . Там вы можете переименовывать, удалять или перемещать файлы в другие локальные подпапки.

Вы также можете переименовать документ, нажав на значок карандаша:

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Узнайте, как Fluix может помочь в вашей отрасли.

При первом изменении все документы автоматически сохраняются в разделе  Черновики . Вы можете думать о Drafts как о разделе черновиков в вашем почтовом ящике.

Здесь переименуйте или удалите свои черновики, проведя пальцем влево и нажав Переименовать или Удалить:


Примечание. Если файл содержит автоматическое соглашение об именах, созданное вашим администратором, имя создается на основе определенных полей, которые вы заполняете в документе.В этом случае вам не разрешается изменять имя вручную.

Вы всегда можете вернуться к своим документам в Черновики и отправить документ оттуда, нажав кнопку  Отправить :

После отправки копия документа будет сохранена под номером Завершено (если это разрешено администратором вашей учетной записи) или Переназначено (в зависимости от предварительно настроенного потока документов).

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

В разделе Исходящие хранятся документы, которые были отправлены, но из-за отсутствия (или плохого) интернет-соединения не могут быть отправлены с iPad/iPhone в данный момент:

После установления интернет-соединения все документы в этом разделе будут отправлены автоматически.

Если документ застрял в Исходящие , принудительно закройте приложение Fluix, дважды нажав кнопку «Домой» на iPad/iPhone, и смахните приложение вверх.Перезапустите приложение и проверьте раздел Исходящие . После отправки документов с устройства они попадут на Завершено (если это разрешено администратором вашей учетной записи) или Переназначено (в зависимости от предварительно настроенного потока документов).

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Узнайте, как работает Fluix для команд в различных отраслях .

Раздел Completed содержит список последних 500 отправленных вами документов.Вы можете использовать их для справки или применить изменения и повторно отправить их прямо из этого раздела. Чтобы сохранить файлы организованными, вы можете создавать папки, нажав Редактировать в правом верхнем углу.

Повторная отправка файлов из Завершено доступна только в том случае, если это настроено администратором вашей учетной записи. Повторно отправленные файлы будут доставлены в виде отдельной копии в конечный пункт назначения с указанием времени отправки:

.

Файлы из Completed можно отправлять повторно столько раз, сколько необходимо.

Как пользователь, вы можете решить, сколько завершенных файлов будет храниться на вашем устройстве. Настройка доступна в приложении  Настройки :

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Проверьте, что вы можете сделать с Fluix. Исследуйте функции >

Переназначено В разделе хранится 500 последних файлов в нередактируемом формате, которые вы передали другим участникам рабочего процесса.На этой вкладке вы можете увидеть, кому вы переназначили файлы и когда. Обратите внимание, что переназначенные файлы показаны только для справки и не подлежат редактированию.

Как пользователь, вы можете настроить количество файлов, хранящихся в этом разделе, перейдя в приложение Настройки  в левом нижнем углу:

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

На вкладке Отправлено на подпись вы можете увидеть файлы, отправленные по электронной почте и ожидающие подписи:

Если вам нужно отозвать запрос на подпись и сделать документ недоступным для подписывающей стороны, перейдите на страницу Отправлено на подпись -> щелкните документ, чтобы открыть его, и коснитесь  Недействительно .

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Изучение функций и процессов Fluix

Корпоративный диск Раздел включает файлы из хранилища вашей компании.

Существует три способа работы с файлами в Корпоративный диск (предварительно настроенный администратором вашей учетной записи):

Двусторонняя синхронизация. Содержимое папки в удаленном хранилище будет синхронизировано с вашим устройством.Все внесенные вами изменения будут синхронизированы с хранилищем, т. е. исходные файлы в папке будут перезаписаны.

Односторонняя синхронизация. Содержимое связанной папки в удаленном хранилище будет синхронизировано с вашим устройством. Все изменения, внесенные вами в файлы на устройстве, будут сохранены только в созданной копии на устройстве, а исходные файлы на хранилище останутся нетронутыми.

Загрузка вручную. На вашем устройстве отображается список файлов и папок, расположенных в связанной папке на удаленном хранилище.Файлы загружаются только тогда, когда они открыты. Вы можете вносить любые изменения в файлы, и они будут сохранены только на ваших устройствах. Этот вариант обычно выбирается для экономии места на устройстве.

Существует несколько способов работы с файлами и папками на корпоративном диске . Нажмите на Изменить в правом верхнем углу, выберите файл или папку и выберите действие на левой боковой панели:

  • Копировать — скопировать файлы и вставить их в другую папку
  • Переместить — переместить файлы из одной папки в другую
  • Переименовать — переименовать файлы
  • Удалить — удалить файлы
  • Объединить — объединить несколько документов в один файл
  • Zip — сжать файлы в архивную папку
  • Mail to — файлы электронной почты (Обратите внимание: эта функция активна только в том случае, если она настроена администратором учетной записи Fluix компании)
  • Загрузить — загружать файлы в хранилище на сервере (обратите внимание: эта функция активна только в том случае, если она настроена администратором учетной записи Fluix компании)
  • Открыть в — открывать файлы в другом приложении (Обратите внимание: эта функция активна только в том случае, если она настроена администратором аккаунта Fluix компании)
  • Создать папку — создать новую папку

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Проверьте, что вы можете сделать с Fluix. Исследуйте функции >

Документы попадают в раздел Личный в нескольких случаях:

— выслан вам администратором вашей компании

— перемещено или скопировано из Документы раздела

— сохраненные локальные версии с изменениями из раздела Шаблоны , если действие отправки не настроено администратором вашей компании.

— сохранено вами из других приложений.

Во всех сценариях документы не могут быть отправлены, так как они не являются частью потока документов, но их можно легко просматривать, комментировать и совместно использовать, если это разрешено политикой вашей компании. Чтобы поделиться документом, нажмите Редактировать в правом верхнем углу, выберите файл и выберите нужный вариант:

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Узнайте, как Fluix работает для команд в различных отраслях.

В разделе Недавние находится список недавно открытых файлов (доступно только на iPad). Отсюда вы можете получить доступ к документу, нажав на него.

Нажмите и удерживайте любой документ в разделе «Недавние» и выберите один из вариантов: «Показать, в каком разделе находится документ», «Удалить документ из недавних» или «Очистить все недавние документы»:

Не можете найти то, что ищете? Не стесняйтесь обращаться к нам по телефону [email protected] , если у вас есть какие-либо вопросы или комментарии.

Проверьте, что вы можете сделать с Fluix. Исследуйте функции >

Была ли эта статья полезной?

Да Нет

Спасибо, ваш голос засчитан

0 из 0 нашел это полезным

Руководство по входящей и исходящей логистике: процессы, различия и способы оптимизации

Сильная входящая и исходящая логистика имеет решающее значение для успеха бизнеса.Эти процессы влияют на производство, прибыль и обслуживание клиентов. Есть много проблем с правильной логистикой, и затраты, связанные с отсутствием совершенствования этих процессов, могут быть огромными. Но правильный контроль может помочь вашему бизнесу добиться успеха.

В этой статье:

Что такое логистика?

Логистика координирует перемещение и хранение ресурсов, таких как товары, оборудование и инвентарь.Для производителей логистика начинается с поступления сырья и заканчивается доставкой готовой продукции клиентам.

Например, отдел логистики должен получать материалы, поставлять компоненты на производственную линию, перемещать готовую продукцию в распределительный центр, управлять запасами и отгружать продукцию клиенту.

Группы логистики несут ответственность за обеспечение бесперебойной работы каждого из этих этапов, включая закупку, прием входящей поставки, хранение, упаковку, управление запасами, отгрузку, исходящий транспорт и доставку.Постановка этих процессов усложняется, когда объем растет и приходится управлять несколькими продуктами. Компании, которые используют несколько каналов сбыта и располагают предприятиями в разных местах, сталкиваются с еще одним уровнем сложности.

В 2019 году предприятия США потратили на логистику 1,63 триллиона долларов, что составляет около 7,6% ВВП. Чтобы получить максимальную отдачу, компания должна иметь нужные товары в нужном месте в нужное время. Его производственная линия не может работать, если у него нет всех необходимых материалов для создания своего продукта или предметов для распространения в требуемых количествах.Если у компании недостаточно запасов для выполнения заказа, она может потерять продажу или расстроить клиента, заставив его ждать товар.

Роль логистики

Логистика является основой цепочки поставок и имеет жизненно важное значение для успеха компании. Хорошо организованная логистика может сократить расходы, сэкономить время, помочь удовлетворить требования клиентов и повысить репутацию бренда.

Эффективная логистика является ключом к управлению цепочкой поставок, сложной сетью организаций, отдельных лиц, видов деятельности и ресурсов, необходимых для предоставления услуги или продукта.

В 2019 году средняя компания тратила 11% выручки на логистику, при этом на транспортировку и запасы приходилось около 72% этих расходов.

В чем разница между входящей и исходящей логистикой?

Входящая логистика доставляет товары или материалы в бизнес, в то время как исходящая логистика занимается перемещением товаров и продуктов клиентам. Оба сосредоточены на перевозке грузов.Но входящий — это получение, а исходящий — доставка.

Входящая и исходящая логистика

АТРИБУТ ВХОДЯЩАЯ ЛОГИСТИКА ВНЕШНЯЯ ЛОГИСТИКА
Направление Внутрь Внешний
Фокус Поставка Спрос
Роль Прием Доставка
Ключевые отношения Поставщики, продавцы и их дистрибьюторы Дистрибьюторы, оптовики, розничные торговцы, конечные потребители
Процессы Снабжение, закупки, обработка материалов, размещение на складе Управление запасами, выполнение заказов, отгрузка
Деятельность Сырье или товары, поступающие от поставщиков Готовая продукция отправляется покупателям
Стратегический императив Получение товаров или материалов, необходимых компании для производства своей продукции Удовлетворение потребительского спроса, поддержка процесса продаж для получения дохода

Что такое входящая логистика?

Входящая логистика — это способ доставки материалов и других товаров в компанию.Этот процесс включает шаги по заказу, получению, хранению, транспортировке и управлению поступающими расходными материалами. Входящая логистика фокусируется на части предложения в уравнении спроса и предложения.

Входящая логистика

  • Источники и закупки: Выявление и оценка потенциальных поставщиков, получение ценовых предложений, ведение переговоров с поставщиками и управление ими.
  • Заказ/покупка: Покупка товаров и материалов, необходимых компании, чтобы нужное количество было доставлено в нужное время.
  • Транспортировка: Принятие решения об использовании грузовика, самолета, поезда или другого способа перемещения товаров. Эта деятельность также включает в себя выбор скорости доставки для входящих поставок, заключение договоров со сторонними перевозчиками и работу с поставщиками по цене и маршруту.
  • Прием: Обработка прибытия новых материалов, разгрузка грузовиков и обеспечение их соответствия заказу.
  • Погрузочно-разгрузочные работы: Перемещение полученных товаров на короткие расстояния в пределах объекта и размещение их для последующего использования.
  • Размещение на складе: Перемещение товаров с приемного дока на склад. Персонал убирает все в назначенные места.
  • Хранение и складирование: Управление материалами до того, как они поступают в производство или выполняются заказчиком. Этот отдел отвечает за то, чтобы предметы были размещены в логических местах для выполнения, и чтобы были соблюдены правильные условия хранения.
  • Управление запасами: Принятие решения о типе и количестве сырья/предметов, которые вы должны хранить, и о том, где их разместить.Прочтите руководство по управлению запасами, чтобы узнать больше.
  • Экспедирование: Управление ходом и графиком доставки материалов по мере их доставки на ваш объект.
  • Распределение: Отправка расходных материалов по назначению внутри предприятия.
  • Отслеживание: Проверка сведений о входящих заказах, таких как их местонахождение и документы, такие как квитанции.
  • Обратная логистика: Возврат товаров от клиентов по таким причинам, как возврат, дефекты, проблемы с доставкой, ремонт и восстановление. Кроме того, фирмы по переработке и утилизации, которые работают с использованными материалами, получают свои поставки через обратную логистику.

Подход компании к входящей логистике зависит от поступающих товаров, отрасли и отношений между покупателем и продавцом. Компания может самостоятельно заниматься входящей логистикой или отдать ее на аутсорсинг.

Проблемы входящей логистики

Основными проблемами внутренней логистики являются высокие затраты, неопределенные сроки доставки и непредсказуемые сроки выполнения заказов. Это затрудняет для предприятий поддержание идеального уровня запасов и повышение эффективности и производительности склада.

Вот некоторые конкретные проблемы входящей логистики более подробно:
  • Неэффективность входящей доставки: Некоторые компании тратят слишком много средств на доставку.Чтобы сократить расходы, вам необходимо договариваться о предпочтительных тарифах с меньшим количеством перевозчиков и консолидировать входящие поставки, чтобы обеспечить полную загрузку грузовиков. Вы также можете установить стандарты соответствия входящих поставщиков (VICS) по цене и обслуживанию. Аналитика может помочь вам определить любую трату времени или денег.

  • Информационный вакуум: Одной из частых проблем является незнание точного местонахождения груза, когда он прибудет и сколько он будет стоить.Недостаток знаний заставляет некоторые компании иметь лишние запасы, делать закупки слишком рано и страдать от задержек в производстве и доставке клиентам. Информационные системы в режиме реального времени позволяют компании отслеживать поставки и общаться с поставщиками, чтобы убедиться, что при вводе материалов вводятся точные данные.

  • Всплески поставок и получения: Без надлежащего планирования предприятия могут в конечном итоге манипулировать слишком большим количеством поставок одновременно.В результате их дворы забиты грузовиками, что вызывает у водителей путаницу в отношении того, какой причал использовать. Пики и затишья в доставке также затрудняют эффективный подбор персонала, принимающего персонал. Слабый приемный процесс приводит к ошибкам и бекапу материалов. Решения включают в себя планирование прибытия, маршрутизацию доставки в определенные доки и поддержание постоянного темпа в течение дня. Программное обеспечение для управления складом (WMS) может помочь в логистике. Другой метод — кросс-докинг, когда отдел-получатель сопоставляет поступающие запасы с открытыми заказами.Когда рабочие разгружают продукты, они перемещают их прямо в другой док, чтобы погрузить на отъезжающий грузовик, даже не сохраняя их.

  • Обработка возвратов: Обработка возвратов является второстепенной задачей для некоторых компаний, что приводит к упущенным продажам, если запасы не возвращаются обратно в запасы быстро. Дополнительными проблемами являются неточный учет запасов и снижение удовлетворенности клиентов.Создайте четкие и эффективные процессы для возврата и доведите до сотрудников важность управления возвратами для решения этой проблемы.

  • Надежность поставщиков: Компании нужны надежные поставщики, предлагающие конкурентоспособные цены и качество. Однако бывает трудно найти и удержать надежных поставщиков. Чтобы сделать это проще, попробуйте такие шаги, как:

    • Построение долгосрочных отношений
    • Платите поставщикам вовремя
    • При необходимости ведите переговоры, чтобы убедиться, что контракты соответствуют вашим бизнес-целям
    • Проверка сертификатов качества поставщиков
    • Оценка рисков поставщиков, таких как политический климат, погода и трудовые отношения
    • Прогнозируйте свои модели роста и выбирайте поставщиков, которые могут масштабироваться
    • Проверка сроков поставки и своевременных поставок
    • Оценить обслуживание клиентов
    • Последовательно оценивать альтернативных поставщиков
  • Баланс между спросом и предложением: Обеспечение достаточного количества поступающих товаров для удовлетворения потребительского спроса может быть затруднено из-за сезонности, влияния конкуренции, экономических условий, волатильности цен на сырье, колебаний циклов продаж и многого другого.Лучший способ сбалансировать спрос и предложение — использовать данные. Программное обеспечение может сравнивать входящие запасы с конвейером заказов. Он также может отслеживать статус и местонахождение входящих поставок, прогнозировать спрос на основе исторических моделей, находить возможности для консолидации покупок и многое другое.

Как оптимизировать входящую логистику

Оптимизация входящей логистики означает ускорение, экономичность, экономичность и гибкость операций.Оценивайте каждый процесс, определяйте сильные и слабые стороны, а затем вносите улучшения.

  1. Смоделируйте текущий процесс и измерьте производительность.
    Ищите факторы неэффективности, связанные с затратами, потерями, потерей качества, дублированием работы, информационными пробелами и задержками. Наличие невидимых или неосязаемых затрат во входящей логистике, таких как затраты на хранение запасов и влияние плохого обслуживания клиентов, может усложнить ситуацию.Сравните свою работу с отраслевыми эталонами и конкурентами.

  2. Проанализируйте свой выбор.
    Поймите, как ваши решения влияют на затраты и эффективность. Например, если отдел закупок делает закупки в больших количествах, чтобы получить оптовые скидки, компенсируется ли эта экономия расходами на хранение и управление избыточными запасами? Основными драйверами затрат для входящей логистики являются закупки, управление поставщиками, транспортировка, получение, складирование, обработка материалов и управление запасами.

  3. Разработка стратегий по устранению недостатков в масштабах всей системы.
    Учет компромиссов между действиями. Инвестиции в автоматизацию и аналитику позволят принимать решения на основе данных.

Некоторые из наиболее широко рекомендуемых действий по оптимизации входящей логистики включают:
  1. Построение прочных отношений с поставщиками: Прочные партнерские отношения с поставщиками могут принести такие преимущества, как более выгодные условия, сокращение времени выполнения заказа, экономия затрат и чувство безопасности во время рыночных колебаний.

    Расстановка приоритетов в этих отношениях поможет вашему поставщику лучше понять ваш бизнес. В плане соответствия поставщиков разъясняются ваши требования и штрафы за такие ошибки, как несвоевременная доставка или несоблюдение правил маршрута. Такая программа может снизить транспортные и складские расходы, повысить скорость и точность и повысить удовлетворенность клиентов.

  2. Использование системы управления транспортом (TMS): Это программное обеспечение автоматизирует, управляет и оптимизирует грузовые операции.TMS сравнивает расценки на доставку и уровни обслуживания у разных перевозчиков, планирует доставку и отслеживает ее на протяжении всей доставки. Эти данные помогают компании снизить затраты, повысить эффективность и получить полную информацию о своей цепочке поставок.

  3. Использование системы управления складом (WMS): программное обеспечение WMS оптимизирует складские операции, оптимизируя приемку, размещение на складе, управление запасами, комплектацию и многое другое.

  4. Комбинированные поставки: Отправки с меньшим объемом загрузки (LTL) имеют более высокую стоимость доставки и более длительное время получения. Иногда существуют препятствия для консолидации поставок, например, различные потребности в обработке (например, некоторые товары нуждаются в охлаждении). Если бизнес испытывает трудности с полной загрузкой грузовиков, сторонний поставщик логистических услуг (3PL) может объединить свои частичные загрузки с загрузками других клиентов.

Видео: что такое входящая логистика и как ее оптимизировать

Что такое исходящая логистика?

Исходящая логистика фокусируется на стороне спроса в уравнении спроса и предложения. Процесс включает в себя хранение и перемещение товаров покупателю или конечному пользователю.Этапы включают выполнение заказа, упаковку, отгрузку, доставку и обслуживание клиентов, связанное с доставкой.

Внешняя логистика

  • Управление складом и хранением: Компания держит в наличии определенное количество товаров для удовлетворения спроса. Процессы исходящей логистики надежно хранят эти товары в правильных условиях и организуют их. Входящая и исходящая логистика пересекаются в управлении складом.А исходящая логистика имеет дело с исходящей готовой продукцией. Для компаний, которые продают готовую продукцию, которую они получают от поставщиков, входящая логистика концентрируется на приобретении продукции, а исходящая логистика выполняет заказы, отправленные непосредственно клиентам, и распределяет продукцию по розничным торговым точкам.

  • Управление запасами: Программное обеспечение часто играет центральную роль в управлении запасами, процессе, определяющем наилучшее место для хранения товаров на складе для быстрого выполнения заказов, а также операций комплектации и упаковки заказов.Цели управления запасами включают точность запасов и заказов, а также поддержание качества продукции за счет предотвращения повреждений, кражи, устаревания или порчи.

  • Перевозка: Способы и способы доставки продукции различаются в зависимости от типа товара. Например, крупные товары, такие как тяжелая техника, могут доставляться небольшими партиями на грузовиках. Скоропортящиеся продукты, такие как свежие цветы, возможно, придется перевозить самолетом в рефрижераторных контейнерах.

  • Доставка: Своевременная доставка имеет решающее значение для успеха. Кроме того, в заказе клиента должны быть указаны правильные позиции и количество, а посылка не может быть потеряна или повреждена при транспортировке. Исходящая логистика берет на себя ответственность за этот шаг.

    • Каналы сбыта: Способы, с помощью которых ваш продукт попадает к покупателю, называемые каналами сбыта, влияют на организацию исходящей логистики.Каналы сбыта можно в целом разделить на прямые (когда вы продаете напрямую своим клиентам) и косвенные (когда вы продаете через посредника, такого как оптовик или розничный торговец). Существует множество методов распространения, в том числе прямые поставки потребителю, посредникам с добавленной стоимостью, дилерские сети, двойное распространение, омниканальность и прямые поставки. При выборе каналов сбыта учитывайте сложность логистики, стоимость, скорость, качество, удовлетворенность клиентов и контроль.

  • Доставка «последней мили»: Последний этап в пути заказа включает последний этап доставки и доставку.Последняя миля обычно является самой дорогостоящей и неэффективной частью доставки. Этот термин пришел из первых дней телефонной связи, когда подключение домов к магистрали было медленным и дорогим. Логистика «последней мили» включает в себя такие услуги, как доставка продуктов на дом из местного магазина и доставка посылок обычным перевозчиком. Перед «последней милей» грузоотправители могут обрабатывать множество заказов одновременно одним и тем же способом (например, они могут загружать десятки заказов, направляющихся в один и тот же город, в один грузовик). Но на «последней миле» каждая доставка требует индивидуальной обработки, потому что она идет по одному адресу.Доставки по адресам распределяются по пригородным районам или упаковываются в центр города с пробками, где затруднена парковка — на услуги «последней мили» приходится 41% общих затрат на цепочку поставок.

  • Оптимизация доставки: Оптимизация доставки подразумевает не только снижение затрат, но и удовлетворение постоянно растущих ожиданий клиентов в отношении скорости и наглядности. Часто эти две вещи идут рука об руку.Программное обеспечение для планирования маршрутов более эффективно группирует заказы для доставки, сортирует посылки по маршруту, прокладывает наилучший маршрут с учетом пробок, расхода топлива и других переменных, а также назначает маршруты водителям.

Проблемы исходящей логистики и способы их решения

Проблемы с исходящей логистикой могут отрицательно сказаться на прибыли и удовлетворенности клиентов. Затраты на запасы и доставку могут быстро возрасти, а неправильные или просроченные заказы оттолкнут клиентов.

Вот некоторые конкретные проблемы исходящей логистики:
  • Координация операций: Отделы логистики исходящих перевозок должны следить за производством, хранением и распределением. Координация оптимального движения товаров — непростая задача. Если производство растет, команде логистики необходимо освободить больше складских площадей, а по мере увеличения производства для удовлетворения потребительского спроса необходимо масштабировать отгрузку и доставку. Программное обеспечение и автоматизация могут помочь замкнуть информационный цикл, связав производство с емкостью хранилища и спросом.
  • Достижение семи Р: Семь Р, придуманные Джоном Дж. Койлом, почетным профессором логистики и управления цепями поставок Университета штата Пенсильвания, заключаются в следующем: получение нужного продукта нужному клиенту, в нужном количестве, в нужном количестве в нужном состоянии, в нужном месте, в нужное время и по правильной цене. Для последовательного достижения этих целей требуется интегрированный процесс управления, который использует данные для оценки производительности, выявления слабых мест, а также для отслеживания и стимулирования постоянного улучшения.
  • Затраты на хранение запасов: Хранение достаточного количества запасов для удовлетворения меняющегося потребительского спроса без создания ненужных затрат на хранение требует тщательного планирования. Важно внимательно следить за показателями планирования запасов, такими как скорость продаж и оборачиваемость запасов, а также отслеживать такие показатели, как страховой запас и изменения спроса. Список ключевых формул см. в полном списке метрик управления запасами.
  • Транспортные расходы: Основными расходами на исходящие логистики являются транспортные расходы.Компании могут контролировать расходы, анализируя прошлые расходы, чтобы выявить неэффективность. Попробуйте изучить различные стратегии, такие как динамическое ценообразование, оптовые скидки с перевозчиками, открытые торги для ваших продуктов/услуг и просмотрите рынки грузовых перевозок.
  • Растущие ожидания клиентов: Потребительский спрос продолжает расти, и теперь ожидается бесплатная и быстрая доставка. Доставка в тот же день и даже в течение двух часов является нормой в некоторых регионах и отраслях.Клиенты хотят видеть статус своих заказов в режиме реального времени и иметь возможность отслеживать их на карте. Чтобы соответствовать этой тенденции, командам логистики необходимо понимать роль доставки как конкурентного преимущества и долговременный эффект плохого опыта доставки для клиентов.

Как оптимизировать исходящую логистику

Для оптимизации исходящей логистики приложите усилия к отношениям и переговорам. Используйте технологии для определения сетей доставки, планирования маршрутов, составления графиков и, в конечном счете, снижения затрат.

  1. Понять, когда начинается быстрая доставка.
    Чтобы удовлетворить требования перевозчиков к быстрой доставке, вам может потребоваться организация складирования продукции в распределительных центрах, сортировка отправлений в соответствии с рекомендациями распределительных центров и индивидуальная упаковка в соответствии с их требованиями. В некоторых отраслях, таких как оптовая поставка продуктов питания, распределительный центр может нанимать ломперов, которые используют сторонних рабочих для загрузки или разгрузки прицепов.Цель состоит в том, чтобы ускорить оборот и позволить водителю грузовика отдохнуть и быстрее уехать. Вам нужно знать, будет ли распределительный центр использовать укрупнение, чтобы вы могли учесть эти дополнительные расходы.

  2. Адаптация к текущим стратегиям инвентаризации.
    Запасы точно в срок (JIT) и другие методы быстрого пополнения означают, что крупные заказы, доставляемые клиентам через большие промежутки времени, больше не являются нормой.У большинства клиентов, использующих JIT, не будет места для хранения большого количества избыточного продукта, поэтому вам необходимо адаптировать свою исходящую логистику в соответствии с этими тенденциями инвентаризации. Возможно, вам придется учитывать больше заказов LTL.

  3. Построение и улучшение партнерских отношений.
    Работайте в тесном контакте с ключевыми партнерами в области исходящей логистики, включая ваших клиентов и поставщиков грузовых перевозок.В зависимости от вашей отрасли вы можете продавать крупным ритейлерам, которые хорошо разбираются в своих сложных цепочках поставок. При правильных отношениях они могут делиться данными о том, как продается ваш продукт, чтобы вы могли точно настроить производство, выполнение заказов и доставку. Тесно сотрудничая с грузовыми перевозчиками, вы можете узнать, дает ли разделение вашего бизнеса между несколькими грузоотправителями больший контроль над соглашениями о ценах и уровне обслуживания.

  4. Используйте интеллектуальное планирование маршрута.
    Автоматическое планирование маршрута может сократить время ожидания доставки и время в пути. Экономия времени может сократить расходы на топливо и повысить удовлетворенность клиентов.

  5. Изучить 3PL в качестве альтернативы.
    Для многих компаний стоимость и сложность исходящей логистики может сделать аутсорсинг 3PL разумным шагом. Размер 3PL дает им оптовые скидки и рычаги на переговорах, что может привести к экономии средств для вас.3PL привносят опыт, специализацию и возможность быстро масштабировать свою деятельность вверх или вниз в зависимости от потребностей бизнеса.

Входящая и исходящая логистика как часть управления цепочками поставок (SCM)

Логистика — это всего лишь одна часть управления цепочками поставок. Управление цепочками поставок управляет всеми звеньями между поставщиками, производителями, дистрибьюторами и клиентами.

Другие элементы управления цепочками поставок включают обслуживание клиентов, связанное с производством и доставкой.Логистика помогает синхронизировать цепочку поставок, контролируя поток товаров от точки происхождения до точки потребления. Участники цепочки поставок, такие как поставщики и покупатели, находят партнерские отношения полезными. Две фирмы работают вместе для взаимной выгоды. Эти партнерства часто являются открытыми, в отличие от стратегических альянсов или проектных партнерств.

Для партнерства в цепочке поставок требуется:

  1. Частая и открытая двусторонняя связь
  2. Сотрудничество в точном и эффективном исполнении заказов
  3. Согласованное принятие решений
  4. Совместное использование ресурсов
  5. Обмен информацией и знаниями

Наиболее важные партнерские отношения включают поставщиков и продавцов со стороны предложения.Что касается спроса, то критические связи существуют между поставщиками логистических услуг, розничными торговцами, оптовиками, дистрибьюторами и конечными потребителями.

Поставщики могут тесно сотрудничать с важными клиентами по формулировке продукта, размеру продукта, номенклатуре продуктов, SKU, уровням запасов, прогнозам поставок, управлению рисками, контролю затрат, сокращению отходов и системам заказа. Клиент может захотеть работать вместе с поставщиками логистических услуг над темпами, упаковкой, планированием и эффективностью маршрута.

Ответственность за ущерб в логистике

Ответственность за порчу товаров, утерянных или поврежденных во время транспортировки или хранения, является одной из областей споров в логистике. Запасы представляют собой большие расходы для бизнеса, и покупатели хотят защиты от потерь, пока товары находятся под контролем поставщика. Поставщики также хотят ограничить ответственность.

В результате в контрактах часто указывается, как хранить и транспортировать материалы.Подробная информация касается температуры, продолжительности хранения, транспортных этикеток и других условий. В контрактах оговариваются потребности в особом обращении, например, в защитной упаковке или в том, чтобы какой-то определенный конец оставался стоячим. Они также касаются того, допустимо ли ставить коробки друг на друга или хранить товары под тяжелыми предметами.

Во избежание потерь заказчик попросит поставщика отследить местонахождение товара и подтвердить правильное количество. Если это возможно, клиент может захотеть перепроверить товар, посетив склад поставщика и выполнив входной контроль качества, если он не был проверен до того, как он покинет поставщика.Некоторые материалы, например, недорогие материалы и материалы для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации (ТОиР), могут не нуждаться в проверке, но отдел качества должен предоставить складу инструкции по отбору проб, проверке и отбраковке некачественных материалов.

Обе стороны используют формулы для компенсации ущерба, основанные на фактической стоимости или установленной сумме за фунт. Поставщик или заказчик могут получить страховку для покрытия этого риска, и обе стороны могут согласиться разделить риск, получив частичное страховое покрытие.

Управление цепочками поставок и логистика

Управление цепочками поставок рассматривает несколько направлений деятельности для достижения конкурентного преимущества. Логистика фокусируется на потоке товаров для удовлетворения потребностей клиентов.

Роль логистики в закупках и получении

Закупка/продажа Получение/отгрузка

Диаграмма, показывающая взаимосвязь между покупкой и продажей, получением и отправкой:
Закупки Поставляет материалы в бизнес для удовлетворения его потребностей Продажа Выводит товары из бизнеса, удовлетворяя потребности клиентов
Прием Принимает и обрабатывает входящие поставки сырья или товаров Доставка Упаковки и транспортировка исходящего продукта

Пошаговые процессы входящей и исходящей логистики

Входящая и исходящая логистика разбита на множество конкретных этапов.Вместе эти шаги помогают обеспечить беспрепятственное перемещение товаров и материалов в бизнес и из него.

Шаги входящей логистики (получение)

  1. Закупки и снабжение
    Компания находит поставщиков необходимых товаров, договаривается о цене и закупает материалы.

  2. Регистрация и квитанции
    Компания регистрирует заказ на поставку и получает квитанцию ​​после оплаты.

  3. Уведомление
    Когда поставщик отгружает материалы, он уведомляет компанию электронным способом и предоставляет информацию об отслеживании отгрузки.

  4. Прибытие груза
    Товары прибывают на предприятие компании, вставая в док, назначенный бизнесом.

  5. Приемка
    Рабочие разгружают поступающие материалы, сканируют штрих-коды для подсчета и идентификации продукта. Они сверяют количество и состояние с заказом на поставку и подтверждают принятие. Затем товары перемещаются в следующее место — производство запасов на заводе, размещение на складе или промежуточный пункт для кросс-докинга.

  6. Обратная логистика
    Принимающая группа обрабатывает продукты, отправленные обратно от клиентов для возврата и ремонта.

Этапы исходящей логистики (доставка)

  1. Заказ клиента
    Клиент размещает заказ через один из каналов, по которым компания продает свои предложения.

  2. Обработка заказа
    Компания проверяет заказ, получает запрошенное количество и продукты из запасов и составляет документацию.

  3. Пополнение
    Резервный инвентарь перемещается в основное хранилище, заменяя приобретенный продукт. Этот процесс может инициировать производство большего количества товаров или заказ сырья у поставщиков для поддержания адекватного уровня запасов.

  4. Комплектация
    Работники склада забирают товары со склада для выполнения заказа.

  5. Упаковка, размещение и погрузка
    Персонал упаковывает, маркирует и документирует заказ в соответствии с внутренними потребностями и потребностями клиентов. Работники сортируют заказы по способу доставки, скорости доставки или месту назначения. Команда загружает заказы на отъезжающие грузовики.

  6. Отгрузка и документирование
    Заказ отправляется со склада в распределительные центры или к партнерам.Система компании регистрирует отгрузку и отправляет клиенту данные отслеживания.

  7. Доставка последней мили
    Заказ доставляется из распределительного центра покупателю. Это может быть самым дорогим и самым важным шагом.

Примеры входящей и исходящей логистики

Каждый бизнес, который производит продукт или предоставляет услугу, должен понять, как управлять логистикой.Например, компания, которая превращает кремний в компьютерные чипы, или фермер, выращивающий пшеницу из семян, используют логистику для доставки товаров своим клиентам.

Пример входящей логистики

Входящая и исходящая логистика компании зависит от того, что она продает, и от ее бизнес-модели. Пример может показать, как работают эти процессы. Вот как работает логистика для производителя одежды Sorina Designs.

  1. Закупки и снабжение: Sorina Designs определяет, сколько ткани, ниток, пуговиц, молний и других расходных материалов необходимо для предстоящей осенней линии модной одежды, чтобы соответствовать прогнозируемому объему продаж.Группа по закупкам работает с дизайнерами, чтобы найти поставщиков для каждого компонента, которые соответствуют потребностям Sorina по цене, цвету, стилю, количеству и дате поставки. Менеджер по закупкам заключает контракты с каждым поставщиком.

  2. Запись и квитанции: Клерк по закупкам создает заказы на покупку, отправляет их поставщикам, регистрирует заказы на покупку и сопоставляет их со счетами-фактурами и квитанциями.

  3. Уведомление: Поставщики отправляют электронные подтверждения заказа вместе с информацией об отгрузке и отслеживании.

  4. Прибытие груза: Грузовики с припасами прибывают на предприятие Sorina Designs.

  5. Приемка: Приемщики Sorina разгружают поступающие материалы, сканируя штрих-коды или RFID-метки для подсчета и идентификации продуктов.Они сверяют количество и состояние с заказом на поставку. Материалы перемещаются на склад, где из них готовят одежду.

  6. Обратная логистика: Принимающая группа также занимается возвратом непроданной одежды от розничных продавцов. Их контракты предусматривают, что магазины отправляют обратно оставшиеся запасы и получают частичный кредит на покупку товаров нового сезона.Одежда последнего сезона направляется в плацдарм для использования командой, которая выполняет заказы от дисконтных магазинов и ликвидаторов.

Пример исходящей логистики

  1. Заказ клиента: Национальная сеть бутиков Picture Perfect насчитывает 37 магазинов. Компания заказывает коллекцию женских брюк, блейзеров, юбок, блуз, платьев и шарфов в различном количестве в женских размерах от 0 до 18 на сайте Сорины.Picture Perfect использует внутренние данные о предпочтениях покупателей, прошлых продажах и прогнозы тенденций, чтобы определить количество каждого продукта и размер для покупки.

    Сотрудникам Сорины необходимо уделять особое внимание деталям заказа из-за различий в узорах (пейсли и шеврон), цветах (бордовый и синий) и размерах. Отправка неправильного товара или количества может привести к жалобам клиентов и потере продаж продуктов, которые не были доставлены вовремя для сезонных покупок.

  2. Обработка заказа: Группа обработки заказов Сорины проверяет заказ Picture Perfect, подтверждая наличие у Сорины нужного количества, размеров, типов одежды и цветов. Они отправляют подтверждение заказа в Picture Perfect. Система управления запасами Сорины выделяет эти предметы, поэтому одежда больше не доступна для продажи кому-либо еще. Система отправляет на склад манифест заказа и комплектовочные квитанции.

  3. Пополнение: Рабочие перемещают одежду из удаленного хранилища на склад для отгрузки, чтобы при необходимости заменить приобретенный товар. Плановики Сорины отмечают, что тот или иной блейзер продается быстрее, чем ожидалось, и просят производителей одежды шить больше.

  4. Комплектация: Персонал склада использует стратегию зоны для подбора одежды для нескольких заказов.Рабочие вешают блузки Picture Perfect, например, на электрические вешалки для одежды вместе с блузами, которые являются частью заказов двух других ритейлеров. Они используют штрих-коды для различения заказов.

  5. Упаковка, подготовка и погрузка: Все предметы одежды, заказанные Picture Perfect, собираются на упаковочной станции. Сотрудник сканирует штрих-коды на вешалках, чтобы подтвердить правильность заказа.Упаковщики упаковывают заказ тканью, поэтому одежда не мнется. Они укладывают коробки на поддоны, упаковывают поддоны в термоусадочную пленку и прикрепляют этикетки назначения и манифеста.

    Упаковщики разделили заказ Picture Perfect на две партии: одну для дистрибьюторского центра на Западе, а другую для дистрибьюторского центра на Востоке. Каждый из них присоединяется к другим заказам, направляющимся в том же направлении с аналогичным уровнем обслуживания. Заказ Picture Perfect будет доставлен наземным транспортом, так как это не срочные поставки.Рабочие загружают поддоны на отъезжающие грузовики.

  6. Доставка и оформление: Заказ отправляется. Система Сорины регистрирует доставку и отправляет информацию об отслеживании в отдел закупок Picture Perfect. Система Сорины также отправляет информацию о прибытии в распределительные центры сети.

Важность входящей и исходящей логистики

Входящая и исходящая логистика важны, потому что они помогают бизнесу работать бесперебойно.Они также оказывают прямое и существенное влияние на продажи, затраты, прибыль и удовлетворенность клиентов.

Ниже приведены некоторые примеры того, как логистика играет решающую роль для компаний:

  • Управление потоком товаров на предприятии и вне его
  • Максимальное увеличение производства и доходов от продаж
  • Способствовать удовлетворенности клиентов, репутации бренда и лояльности
  • Влияние на прибыльность и рентабельность инвестиций
  • Помогите компании наилучшим образом использовать ее деньги и время
  • Обеспечьте конкурентное преимущество, если все сделано хорошо
  • Участие в управлении запасами и снижение затрат на их хранение
  • Сокращение отходов сырья, повреждений и возвратов продукции
  • Помощь в управлении складом
  • Увеличить точность заказа и скорость доставки

Преимущества входящей логистики

Компании могут воспользоваться многими преимуществами входящей логистики, в том числе более надежными источниками поставок и более низкими затратами на сырье.

Ниже приведены дополнительные преимущества эффективной входящей логистики:

  • Предсказуемые затраты на сырье
  • Более высокое качество продукции
  • Своевременная доставка
  • Стабильная производительность
  • Снижение затрат на доставку и получение
  • Лучшее управление запасами
  • Способность выявлять проблемы в цепочке поставок
  • Основа успеха продаж
  • Укрепление отношений с поставщиками

Преимущества исходящей логистики

Исходящая логистика помогает компаниям угодить клиентам.Процесс подтверждает, что ничего не пропало, не сломано или не имеет дефектов.

Среди конкретных преимуществ хорошо налаженной исходящей логистики:

  • Быстрая доставка
  • Меньше отмен заказов
  • Больше своевременных поставок
  • Уменьшение сбоев или ошибок при доставке
  • Меньше повреждений и потерь при транспортировке
  • Снижение затрат для вашей компании и клиента
  • Снижение доходности
  • Повышение удовлетворенности и лояльности клиентов
  • Укрепление репутации компании
  • Лучшее бизнес-планирование

Управление входящей и исходящей логистикой с помощью программного обеспечения

Входящая и исходящая логистика поможет вам удовлетворить потребности клиентов, обеспечивая качество, сервис и своевременность.Программные системы предоставляют вам полный контроль с помощью решений для управления производством, запасами и складом.

С программным обеспечением для управления входящей и исходящей логистикой, работающим на платформе ERP и управляющей основными финансовыми процессами, предприятия, ориентированные на продукты, имеют представление обо всех аспектах операций и могут быстро и легко создавать отчеты, демонстрирующие влияние различных сценариев на прибыль, удовлетворенность клиентов и более.

Как входящая, так и исходящая логистика могут быть основным центром затрат, но это также означает, что они представляют собой возможность для значительной экономии времени и средств.Вот почему компаниям следует внимательно изучить эти аспекты своей деятельности и выяснить, существуют ли более эффективные и экономичные способы выполнения этих шагов. Это ключевая часть оптимизации управления цепочкой поставок в целом и обеспечения исключительного качества обслуживания клиентов, которое поможет вашему бизнесу преуспеть.

Часто задаваемые вопросы по входящей и исходящей логистике

Продолжайте расширять свои знания в области входящей и исходящей логистики, поскольку эта область постоянно развивается.Вот некоторые из наиболее распространенных вопросов.

Что такое входящая логистика и производство?

В производстве входящая логистика — это то, как сырье поступает на завод. Производство должно быть стабильным, чтобы соответствовать целям выпуска, стоимости и качества.

Если возникнут проблемы с поставками, компании, возможно, придется остановить производство. Заводы не могут легко менять машины для работы с различным сырьем, поэтому безопасность и надежность поставок имеют решающее значение.

Что такое входящая логистика в цепочке создания стоимости?

Цепочка создания стоимости включает такие виды деятельности, как операции, маркетинг, продажи и обслуживание. Входящая логистика влияет на раннюю часть цепочки создания стоимости, поставляя сырье в бизнес — компания добавляет ценность, превращая сырье в полезный продукт.

Как рассчитать входящую логистику?

Существует множество показателей для измерения эффективности входящей логистики, включая количество ошибок, дефектов и своевременную доставку грузов.

Некоторые расчеты для рассмотрения:

  • Стоимость перевозки фунта сырья
  • Стоимость перевозки как доля общих производственных затрат
  • Время и расходы на получение входящих отправлений
  • Количество раз, когда персонал обрабатывает товары

Что такое исходящая логистика в цепочке создания стоимости и анализе цепочки создания стоимости?

В модели цепочки создания стоимости исходящая логистика происходит после производства.Логистика доставляет товар покупателю.

Анализ цепочки создания стоимости рассматривает деятельность компании. Анализ показывает, где фирма может добиться конкурентных преимуществ, таких как более низкие затраты или более привлекательный продукт. Цель состоит в том, чтобы создать больше ценности без увеличения затрат.

Что такое исходящие логистические услуги?

Услуги исходящей логистики обрабатывают поставки компании своим клиентам.Сделать это хорошо может быть дорого и сложно. Некоторые компании используют внешних поставщиков, известных как 3PL. Логистические услуги обычно выполняют складские задачи, такие как:

  • Прием продуктов
  • Хранение товаров
  • Заказы на упаковку
  • Грузовые перевозки больших заказов и крупногабаритных товаров на грузовиках, поездах и кораблях
  • Курьерская доставка посылок и небольших грузов, быстро доставляемых по индивидуальным адресам

Порядок обработки входящей корреспонденции для целей делопроизводства и архивирования

Виды корреспонденции

 

Сотрудники архива должны быстро и точно обрабатывать самые разные виды корреспонденции.Входящая корреспонденция будет поступать в архив различными путями. Кто-то придет по традиционной почте, кто-то лично, а кто-то по телексу, факсу или электронной почте. Также будут различия в способах рассмотрения предметов. Некоторые из них будут адресованы министерству, департаменту или агентству, а некоторые — отдельным лицам по имени или по должности. Другие пункты могут быть неадекватно или неразборчиво адресованы. Меньшее количество элементов будет иметь маркировку безопасности или конфиденциальности, например, «конфиденциально» или «лично».Некоторая почта может содержать чеки, деньги или другие ценности, которые необходимо будет тщательно зарегистрировать и учесть в архиве.

 

Открытие почты

 

Почта которая:

 

  • С пометкой «личное или конфиденциальное» или адресованное сотруднику министерства/ведомства по личному имени, а не по званию или должности, следует оставить невскрытым и немедленно передать адресату.

 

Почта которая:

 

  • Очевидный счет, квитанция, выписка или счет-фактура
  • Помеченный возврат отправителю в случаях, когда имя отправителя четко идентифицируется
  • Предназначен для неадминистративного отдела 

 

остается невскрытым и помещается в соответствующий лоток/лоток для дальнейшей сортировки и доставки.Во всех отделениях должен быть предусмотрен по крайней мере один лоток для входящей почты, в который помещается нераспечатанная обычная внешняя почта.

 

Необходимо всегда соблюдать правила обращения с «конфиденциальными» и «личными» письмами и секретными документами. (См. также: Работа с секретными документами и файлами). Вся остальная почта должна быть вскрыта и проштампована с указанием даты, как только она будет получена отделом архивов. Во время этого процесса письма должны храниться в папке или другом подходящем контейнере.

 

Вскройте конверты сверху. Необходимо следить за тем, чтобы содержимое писем не было повреждено при вскрытии конвертов. Многие вложения доставляются отдельно или отдельно от сопроводительных документов. Приложите такие вложения к соответствующим документам, стараясь не повредить чеки, сертификаты или подобные предметы. Все вложения должны быть отмечены в сопроводительных документах. Это особенно важно, когда вложения являются ценными или личными документами.

 

Сертификаты, акты и другие юридические документы требуют особого внимания. Поместите такие документы в отдельные конверты, отметив содержимое и референсный номер файла на внешней стороне. Запишите их в регистр или книгу ценностей и храните в надежном месте. Перекрестная ссылка на файл.

 

Заказная почта

 

  • Входящая заказная корреспонденция забирается с почты курьером архива в установленное время.Мессенджер требуется для подписки на заказное письмо.
  • Затем заказная почта доставляется вместе с обычной входящей почтой на почтовый стол в архиве. Процедуры для заказной почты аналогичны обычной почте, описанной выше.
  • После обработки заказной корреспонденции или незарегистрированной корреспонденции с наличными она доставляется лично адресату служащим почтового отделения, который следит за тем, чтобы адресат расписался в Книге ценностей в качестве доказательства того, что корреспонденция была получена.
  • После получения всех подписей Книга ценностей возвращается кассиру Казначейства, который сверяет подписи с полученными деньгами

 

Регистр внутренней корреспонденции и почтовая папка

 

После вскрытия почты и учета всех вложений каждое письмо или меморандум должны быть зарегистрированы назначенным офицером в Реестре входящей корреспонденции. Все графы Реестра должны быть заполнены.Детали, которые необходимо ввести изначально:

 

  1. Серийный номер (следующий номер по порядку)
  2. Дата письма
  3. Дата получения письма
  4. От кого пришло письмо
  5. Ссылка, данная автором письма
  6. Тема письма

 

Начальник отдела архивов или назначенный офицер решат, как обращаться с предметами. Например:‐

 

  1. Отметьте обычные документы инструкциями по хранению и передайте сотруднику, ответственному за хранение.
  2. Нестандартные письма помещать в почтовые папки для рассылки. Список будет варьироваться от агентства к агентству, но важно, чтобы он был как можно короче, чтобы почтовая папка была быстро возвращена в архив.

 

Офицеры, включенные в список рассылки, должны незамедлительно заняться документами в почтовой папке. Они должны отметить те письма, с которыми они хотели бы иметь дело лично или которые они хотели бы передать своим сотрудникам, указав, кому они должны быть отправлены.Все такие распоряжения должны быть подписаны и датированы должностным лицом, составившим их. Письма нельзя удалять из почтовой папки. Все они должны быть возвращены в архив для регистрации.

 

Если в день осуществляется более одного обращения почты, корреспонденция, доставленная после отправки отправления, должна быть отложена и включена в последующую партию, за исключением тех, которые помечены как «срочные», которые должны быть доставлены немедленно. Отделы документации, получающие почту только один раз в день, могут счесть необходимым иметь второй тираж для работы с почтой, доставляемой вручную.

 

Когда почтовая папка возвращается в архив, документы должны быть немедленно помещены в соответствующие файлы. Прежде чем файлы будут переданы назначенным координаторам, сотрудники архива должны указать в соответствующем Листе передачи файлов имя или должность ответственного лица и дату передачи (см. ‐ Раздел 7). В Журнале входящей корреспонденции должны быть внесены следующие сведения:

 

  1. Имя или должность офицера, которому было передано дело, и дата подачи письма
  2. Номер файла, на который было помещено письмо

 

Файл должен быть доставлен соответствующим оперативным офицерам без промедления.

 

Почта с ценностями

 

Почта, содержащая или способная содержать чеки, банковские чеки, денежные переводы или другие ценные предметы, должна тщательно охраняться с момента ее получения.

 

Должна быть составлена ​​письменная запись обо всех почтовых переводах, полученных каждый день (в дополнение к Журналу входящей корреспонденции) и подписана открывателем почты. Для этой цели используется Книга ценностей или Реестр денежных переводов.Сотрудникам регистратуры следует внести в реестр денежных переводов следующую информацию:

.

 

  1. Серийный номер
  2. Дата получения
  3. Имя лица, отправляющего денежный перевод
  4. Сумма
  5. Детали денежного перевода
  6. Номер чека/Код банка (только чеки)
  7. Имя и подпись сотрудника, открывающего денежный перевод

 

Каждый лист реестра должен быть пронумерован. Полученные денежные средства должны быть пересчитаны и отмечены в реестре, а также в сопроводительном документе почтово-вскрывателем.В журнале нельзя делать подчистки и карандашные записи. Неверная запись может быть аннулирована только путем исправления ее и исправления новой записью, которая оставляет первоначальную запись разборчивой. Все такие изменения должны быть парафированы совместно пост-вскрывателем и надзирающим офицером.

 

Проверить все подлежащие оплате документы (чеки, денежные переводы, почтовые переводы, банковские тратты и т. д.), чтобы убедиться, что: —

 

  • сумма соответствует сумме, указанной в квитанции о денежном переводе или другом сопроводительном документе
  • суммы прописью и цифрами совпадают
  • дата и реквизиты получателя указаны правильно
  • переводы подписаны (кроме почтовых и платных переводов)

 

Если невозможно определить цель отправления денежного перевода, включите его в ежедневное банковское обслуживание и примите меры для скорейшего получения необходимой информации.

 

В тех случаях, когда деньги явно пропущены или отличаются по сумме от суммы, указанной в документах, полученных по почте, на документе должна быть сделана отметка совместно почтовым вскрывателем и надзирающим офицером. Затем лицо, отправившее денежный перевод, сразу же уведомляется об ошибке. Тем временем чек может быть отправлен в банк.

 

Телеграммы и факсы

 

  • Поместите телеграммы в папки с пометкой «СРОЧНО» сразу после их регистрации.Затем эти папки должны быть без промедления переданы старшему офицеру для получения указаний о том, как с ними обращаться.
  • Растет количество почты, получаемой по факсу. Поскольку «мусорная» почта иногда отправляется по факсу, убедитесь, что полученные факсы относятся к действительно офисным делам. Ненужное использование факса не должно поощряться, и следует принять решение о том, следует ли рассматривать факсы как срочные. Обычная несрочная корреспонденция не должна отправляться по факсу. Начальнику архива следует проконсультироваться с соответствующим ответственным лицом, если есть сомнения.
  • Материал, отправленный по факсу, имеет тенденцию к выцветанию при печати на термобумаге. Как только будет установлено, что факс относится к служебным делам, факс должен быть фотокопирован, а копия помещена в почтовую папку или в соответствующий файл, если это необходимо. Полученный факс следует поместить в файл, хранящийся для исходных факсов.
  • Все входящие факсы в файл факса должны быть уничтожены через шесть месяцев в обычном порядке. Если оригинал документа, отправленного по факсу, позднее получен в архиве, он также должен быть помещен в соответствующий файл.И ксерокопия факса, и оригинал документа должны быть сохранены в файле, поскольку на фотокопии могли быть комментарии оперативных сотрудников.

 

Электронная почта

 

  • Все больше сообщений поступает по электронной почте на настольные компьютеры оперативных офицеров. Однако многие сообщения электронной почты являются рутинными или не имеют отношения к официальным делам, и их не нужно сохранять после того, как они будут прочитаны.
  • Должностные лица, отправляющие или получающие электронную почту, должны решить, относится ли каждое полученное или отправленное электронное письмо к служебным делам и должно ли оно быть распечатано, чтобы копия помещалась в дело.
  • Во всех случаях, когда входящая электронная почта распечатывается для хранения, любой исходящий ответ также должен быть распечатан и по возможности сохранен вместе с входящим сообщением.
  • Сообщения электронной почты должны относиться только к одной теме, чтобы облегчить регистрацию. Если электронное письмо относится к нескольким темам, необходимо будет сделать копии и поместить их в соответствующие файлы.((Правила подачи и хранения электронной почты постоянно пересматриваются и дорабатываются)

 

Секретные документы и файлы

 

Обращение «секретных» документов должно быть строго ограничено теми офицерами, которые нуждаются в них для эффективного выполнения своих обязанностей. Они должны иметь соответствующие разрешения.

Отправка электронной почты в рабочем процессе

Отправка электронной почты при добавлении элемента списка в некоторых версиях SharePoint требует выполнения множества шагов, подробные сведения о которых приведены ниже.Однако если вы используете самую последнюю версию SharePoint, вы можете добавить поток прямо из своего списка. Шаблон потока для отправки электронного письма при добавлении элемента списка включает основные шаги, необходимые для быстрого начала работы.

Примечание. Рабочие процессы SharePoint 2010 были прекращены с 1 августа 2020 г. для новых клиентов и удалены из существующих клиентов 1 ноября 2020 г. Если вы используете рабочие процессы SharePoint 2010, мы рекомендуем перейти на Power Automate или другие поддерживаемые решения.Дополнительные сведения см. в статье Прекращение рабочего процесса SharePoint 2010.

Отправка электронной почты из рабочего процесса

Отправка обычного сообщения электронной почты из рабочего процесса

Используя действие Отправить электронное письмо в дизайнере рабочих процессов, вы можете настроить собственный рабочий процесс для отправки электронных писем вам или любому другому указанному пользователю или группе. Доступные поля для электронной почты: Кому , Копия , Тема и Тело .Эти поля могут содержать как статический текст, так и текст, который генерируется динамически из поисковых запросов рабочего процесса.

Вы можете использовать действие Отправить электронное письмо для создания различных видов электронных писем, включая уведомления, когда рабочий процесс достигает определенных этапов или выполняет указанные действия (включая общий запуск и остановку рабочего процесса), а также напоминания о задачах, которые не завершены их срок.

Примечание.  Параметры исходящей электронной почты должны быть настроены на сервере, прежде чем рабочий процесс сможет отправлять электронные письма.Если вы не уверены в текущих настройках электронной почты сервера, обратитесь к администратору сервера. Дополнительную информацию о настройках исходящей электронной почты см. в разделе См. также .

В этом примере вы настроите свой рабочий процесс для отправки вам уведомления по электронной почте каждый раз, когда он запускается для нового элемента. Используйте версию SharePoint Designer, соответствующую вашей версии SharePoint Server. Например, для SharePoint Server 2010 используйте SharePoint Designer 2010. А для всех версий после SharePoint Server 2010, включая SharePoint Server 2016 и SharePoint в Microsoft 365, используйте SharePoint Designer 2013.Загрузите SharePoint Designer 2013 из Центра загрузки Майкрософт. Дополнительные сведения см. в разделе См. также.

Откройте SharePoint Designer 2013 и подключитесь к сайту SharePoint

SharePoint Designer 2013 устанавливается как приложение Office 2013. Чтобы открыть SharePoint Designer 2013 и подключиться к сайту SharePoint, выполните следующие действия:

  1. Чтобы открыть SharePoint Designer 2013, выберите его в меню Пуск .Выберите Пуск значок > Все программы > Microsoft Office 2013 > SharePoint Designer 2013.

  2. На стартовой странице SharePoint Designer 2013 выберите Открыть сайт .

  3. Введите сайт SharePoint, к которому вы хотите подключиться, например, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Чтобы открыть сайт, выберите  Открыть .

  5. При появлении запроса введите свои учетные данные. (Если система безопасности не интегрирована с компьютером, на котором вы вошли, вам будет предложено ввести свои учетные данные.) Обязательно используйте учетные данные, обеспечивающие доступ к сайту SharePoint.

Создание рабочего процесса списка на основе платформы рабочих процессов SharePoint

  1. В области навигации выберите узел Workflows .

  2. В разделе New на вкладке Workflows выберите раскрывающийся список List Workflow .

  3. Выберите список , который вы хотите связать с новым рабочим процессом.

  4. В диалоговом окне Рабочий процесс создания списка введите имя и описание рабочего процесса, а затем убедитесь, что для параметра Тип платформы установлено значение Рабочий процесс SharePoint 2013 .

  5. Чтобы создать рабочий процесс, выберите OK .

Теперь, когда рабочий процесс создан, вы можете добавить Действия, Условия, Этапы, Шаги и Циклы для его построения. Эти компоненты рабочего процесса доступны на ленте SharePoint Designer 2013.

Дополнительные сведения о доступном списке действий рабочего процесса см. в разделе См. также.

Создайте действие для отправки электронного письма 

  1. Выберите  Действия , а затем выберите  Отправить электронное письмо.

  2. В действии выберите этих пользователей .

  3. В диалоговом окне «Определить сообщение электронной почты » выберите пользователей из существующих пользователей и групп или введите свой собственный адрес электронной почты в поле Кому  .

    Примечания:

    • Чтобы отправить электронное письмо на внешний адрес электронной почты. вы должны иметь возможность получать информацию с соответствующего почтового сервера.

    • Адрес электронной почты с по  может быть конкретным статическим адресом (например, NORTHWINDTRADERS\junmin или [email protected] ) или поиск рабочего процесса для переменной информации. Дополнительные сведения об использовании поиска рабочего процесса для динамической адресации электронных писем, отправленных из рабочего процесса, вместо использования статических адресов, см. в статье Динамический выбор пользователей или групп для получения сообщения .

    • Адрес отправителя обработанного электронного письма всегда будет адресом электронной почты администратора сервера, если только администратор сервера не изменит адрес отправителя либо для текущего веб-приложения, либо для всех веб-приложений.Чтобы узнать больше, прочтите Настройка исходящей электронной почты для определенного веб-приложения .

  4. В поле Тема введите тему сообщения электронной почты или, чтобы определить рабочий процесс поиска нужного текста, выберите Показать привязку данных .

    Примечание. Для правильной компиляции рабочего процесса необходимо внести некоторые данные в поле Тема  .

  5. В большом поле под полем Тема введите или вставьте основной текст сообщения электронной почты.

  6. Выберите ОК.

  7. Выберите Действие > Перейти к этапу.

  8. Выберите Конец рабочего процесса .

  9. Выбрать Опубликовать .

Дополнительные параметры для изменения содержимого сообщения электронной почты см. в следующих разделах.

Верх страницы

Динамически выбирать пользователей или группы для получения сообщения

Если вы указываете статические адреса в полях электронной почты Кому и Копия , то каждый раз, когда вам нужно изменить получателей, вы должны открыть рабочий процесс в конструкторе рабочих процессов и внести изменения вручную.Если адреса будут часто меняться, рекомендуется использовать поиск рабочего процесса в полях To и Cc . Поиски могут ссылаться на адреса из поля в текущем элементе, из поля в элементе в другом списке или библиотеке или из переменных рабочего процесса.

Используйте настраиваемый список для хранения адресов получателей

Если получатели меняются периодически, но не настолько часто, чтобы их нужно было указывать в форме запуска при каждом запуске рабочего процесса, можно создать настраиваемый список получателей, содержащий по одному элементу списка для каждого рабочего процесса, который на него ссылается, а затем создать столбцы, в которых вы можете хранить адреса, на которые должно быть отправлено каждое электронное письмо из каждого рабочего процесса.Когда получатели любого сообщения рабочего процесса изменяются, все, что вам нужно сделать, это изменить адреса в соответствующем поле в элементе списка Recipients для этого рабочего процесса.

Важно:  Столбцы, в которых вы храните адреса для электронных писем рабочего процесса, могут быть либо одной строкой текста, несколькими строками текста, либо столбцами типа «Лицо» или «Группа». Если вы используете столбец «Лицо» или «Группа», в каждое поле, на которое рабочий процесс будет ссылаться для адресов электронной почты, можно сделать только одну запись.При создании столбца обязательно выберите Нет под Разрешить множественный выбор . Если вы хотите использовать этот тип столбца для указания нескольких получателей, вы можете создать группу SharePoint, в которую входят люди, которым рабочий процесс должен адресовать электронную почту, а затем указать группу в поле. При создании столбца обязательно выберите Люди и группы в разделе Разрешить выбор . Дополнительные сведения о создании списков и добавлении столбцов см. в разделе См. также.

Примечание.  При создании групп SharePoint убедитесь, что каждая группа имеет как минимум права на чтение для сайта и что в области Параметры группы на странице Новая группа в разделе Кто может просматривать членство в группа , вы выбираете Все .

Чтобы использовать поиск рабочего процесса в пользовательском списке получателей:

  1. В браузере создайте настраиваемый список с именем Получатели со следующими тремя столбцами:

    • Измените имя столбца по умолчанию Заголовок на Имя рабочего процесса .Все остальные варианты оставьте как есть. Дополнительные сведения об изменении столбца в списке или библиотеке см. в разделе См. также.

    • Добавьте столбец «Лицо или группа» с именем в . В этом столбце разрешите выбор как людей, так и групп, но не разрешайте множественный выбор. Все остальные варианты оставьте как есть. Дополнительные сведения о создании столбца в списке или библиотеке см. в разделе См. также.

    • Добавьте однострочный текстовый столбец с именем Cc .Все остальные варианты оставьте как есть.

  2. В списке получателей создайте новый элемент и выполните следующие действия:

    • В поле Workflow Name введите Document Review , которое является названием используемого здесь примера рабочего процесса.

    • В поле Кому выберите Адресная книга , а затем в диалоговом окне Выбрать людей и группы выберите одного человека или группу для отправки сообщений электронной почты.

    • В поле Cc введите адреса электронной почты получателей, которым будут адресованы копии, разделив несколько адресов точкой с запятой.

  3. Создайте новый рабочий процесс.

  4. Выберите  Действия , а затем выберите  Отправить электронное письмо .

  5. В действии выберите этих пользователей .

  6. В диалоговом окне Определить сообщение электронной почты в конце поля Кому щелкните Адресная книга .

  7. В диалоговом окне Select Users в списке Или выберите из существующих пользователей и групп выберите Поиск рабочего процесса для пользователя , а затем выберите Добавить .

  8. В диалоговом окне Поиск лица или группы выберите следующие параметры:

    • Источник данных : Получатели или имя вашего пользовательского списка.

    • Поле из источника : Кому или поле, содержащее нужный адрес в строке Кому.

    • Поле возврата как : Логин . Это определяет формат поля «Кому» в электронном письме.

    • Поле : Получатели: Имя рабочего процесса

    • Значение : введите Document Review или имя текущего рабочего процесса.

      В этом поиске говорится: «Из списка получателей выберите значение поля «Кому», где имя рабочего процесса равно просмотру документа».

      В верхней половине диалогового окна указывается список и столбец; нижняя половина диалогового окна определяет строку.

  9. В диалоговом окне Поиск лица или группы выберите  OK .

  10. В сообщении электронной почты об обеспечении уникальности поиска выберите  OK .

  11. Чтобы закрыть диалоговое окно Select Users , снова выберите OK .

  12. В диалоговом окне «Определить сообщение электронной почты » в конце поля CC  выберите Адресная книга .

  13. В диалоговом окне Select Users в списке Или выберите из существующих пользователей и групп выберите Поиск рабочего процесса для пользователя , а затем выберите Добавить .

  14. В диалоговом окне Определить поиск рабочего процесса выберите следующие параметры:

    • Источник данных : Получатели или имя вашего пользовательского списка.

    • Поле из источника : Cc или поле, содержащее нужный адрес в строке Cc.

    • Поле возврата как : Логин . Это определяет формат поля «Кому» в электронном письме.

    • Поле : Получатели: Имя рабочего процесса

    • Значение : введите Document Review или имя текущего рабочего процесса.

      В этом поиске указано: «В списке получателей выберите значение поля «Копия», где имя рабочего процесса равно просмотру документа.

  15. Выберите OK и в предупреждающем сообщении снова выберите OK .

  16. Чтобы закрыть диалоговое окно Select Users , выберите OK .

Теперь, когда рабочий процесс отправляет это электронное письмо, он отправляет его на адреса, указанные в полях «Кому» и «Копия» элемента «Просмотр документа» в пользовательском списке «Получатели».Чтобы изменить получателей, просто внесите нужные изменения в элемент списка.

Один рабочий процесс может отправлять несколько сообщений электронной почты, и не все сообщения могут быть отправлены одним и тем же получателям. Чтобы сохранить другие адреса для дополнительных электронных писем, отправляемых этим рабочим процессом, вы можете добавить в список столбцы для хранения других адресов. В этом случае вы можете назвать столбцы «Кому первое сообщение», «Кому второе сообщение» и так далее.

Кроме того, вы можете создать список таким образом, чтобы создавать один элемент для каждого электронного письма, отправляемого рабочим процессом, вместо одного элемента для каждого рабочего процесса.В этом случае убедитесь, что имя, используемое для идентификации каждого электронного письма, уникально, чтобы поисковые запросы, извлекающие адреса, возвращали нужное уникальное значение.

Используйте форму запуска рабочего процесса для указания получателей

Если вы хотите, чтобы получатели указывались каждый раз, когда рабочий процесс запускается вручную, вы можете настроить форму запуска рабочего процесса для сбора адресов от лица, запускающего рабочий процесс.Затем рабочий процесс может либо просто использовать введенные адреса напрямую, либо скопировать их в поля текущего элемента, где они по-прежнему будут доступны для справки после того, как рабочий процесс завершит свой текущий экземпляр. Если рабочий процесс настроен так, что он также запускается автоматически, вы можете указать адреса по умолчанию в форме запуска для каждого автоматического запуска.

Верх страницы

Включить информацию о текущем элементе

Пока что основной текст в примере электронной почты статичен: каждый раз, когда рабочий процесс создает экземпляр электронной почты, текст будет точно таким же.

Однако может быть полезно включить текст, который изменяется в зависимости от элемента, над которым в данный момент выполняется рабочий процесс. Например, может быть полезно включить название документа, требующего рецензирования, в текст письма. Чтобы включить такого рода динамическую информацию, вы используете поиск рабочего процесса. Поиски извлекают данные из различных источников данных, таких как списки, библиотеки и данные рабочего процесса.

Чтобы добавить название документа в текст сообщения электронной почты:

  1. Введите или вставьте статический текст, в котором должна отображаться информация поиска.

  2. Поместите точку вставки там, где вы хотите разместить поиск.

    Совет:  После того, как вы вставите поиск, вы не сможете перетащить его в новое место. (Однако можно «переместить» поиск, перетащив вокруг него другой текст.) Точно так же невозможно вырезать, скопировать или вставить поиск или любой текст, который включает поиск.

  3. Выберите  Добавить или изменить поиск .

  4. В диалоговом окне Поиск для строки в поле Источник данных выберите Текущий элемент , а в поле Поле из источника выберите Имя .

  5. Выберите  OK .

  6. Вставленный поиск появляется в теле письма.

  7. Чтобы опубликовать рабочий процесс, выберите  Опубликовать .

При запуске рабочего процесса и создании электронного письма поиск заменяется названием документа.

Включение заголовка документа полезно, но может быть еще полезнее включить гиперссылку, которая приведет вас непосредственно к самому документу.Для этого вы включаете поиск в гиперссылку.

Верх страницы

Включить статическую гиперссылку

Чтобы добавить статическую гиперссылку, которая всегда ведет к одному и тому же адресу или местоположению, в тело сообщения электронной почты рабочего процесса, в правом верхнем углу панели инструментов форматирования в диалоговом окне Определить сообщение электронной почты выберите  Редактировать гиперссылку кнопка.

  1. Введите или вставьте статический текст, внутри которого должна отображаться ссылка.

  2. Выделите текст и выберите Редактировать гиперссылку .

  3. В диалоговом окне Редактировать гиперссылку введите адрес веб-сайта.

  4. Выберите  OK .

    Вставленная гиперссылка появляется в теле письма.

Примечание. Текстовые почтовые программы не отображают гиперссылку.

Чтобы узнать, как использовать поиск рабочего процесса для создания динамической гиперссылки, указывающей на разные адреса в зависимости от элемента, над которым в данный момент выполняется рабочий процесс, см. раздел Включение гиперссылки на текущий элемент.

Верх страницы

Включить гиперссылку на текущий элемент

В предыдущем разделе Включить статическую гиперссылку адрес в примере гиперссылки не содержит переменной информации: каждый раз, когда рабочий процесс отправляет электронное письмо, гиперссылка указывает на одну и ту же страницу.

Однако, используя поиск рабочего процесса, вы можете создать динамическую ссылку, которая использует информацию о текущем элементе, чтобы решить, на какой URL-адрес указывать.

Если текущий элемент является документом в библиотеке документов

В примере уведомления о запуске рабочего процесса вы можете указать ссылку на сам новый документ:

  1. Введите или вставьте статический текст, внутри которого должна отображаться ссылка.

  2. Выделите текст и выберите Редактировать гиперссылку .

  3. В диалоговом окне Редактировать гиперссылку выберите функцию (fx).

    Совет:  После того, как вы вставите поиск, вы не сможете перетащить его в новое место. (Однако можно «переместить» поиск, перетащив вокруг него другой текст.) Точно так же невозможно вырезать, копировать или вставлять поиск или любой текст, который включает поиск.

  4. В диалоговом окне Поиск строки в поле Данные Источник выберите Текущий элемент .

  5. В поле Поле из источника выберите Закодированный абсолютный URL , а затем выберите OK .

Когда получатель электронного письма выбирает ссылку, документ открывается для просмотра или редактирования.

Если текущий элемент является элементом списка

Когда вы создаете ссылку на элемент списка — например, объявление или событие календаря — вы можете открыть ссылку либо в форме отображения (DispForm.aspx) или форму редактирования (EditForm.aspx) элемента списка.

Чтобы создать ссылку, открывающую элемент списка:

  1. В браузере перейдите к списку, в котором вы хотите создать этот рабочий процесс.

  2. Откройте элемент списка для любого существующего документа в библиотеке, используя View Item , если вы хотите, чтобы ваша ссылка открывала форму отображения, или Edit Item , если вы хотите, чтобы ваша ссылка открывала форму редактирования.

  3. Скопируйте адрес в адресной строке с начала http: или https: до первого знака равенства (=).

  4. Текст ?ID= — это параметр строки запроса, который указывает странице отображать форму для любого элемента в текущем списке или библиотеке, идентификатор списка которого следует за знаком равенства (=). В данном примере это будет Идентификатор списка текущего элемента, определенный при поиске рабочего процесса.

    Примечание. Если текущий элемент является задачей, созданной одним из трех действий задачи рабочего процесса, и если вы хотите, чтобы ссылка открывала настраиваемую форму задачи (а не форму отображения или редактирования по умолчанию для списка задач) , см. Если текущий элемент является настраиваемой формой задачи. Для задач, не созданных действием задачи рабочего процесса, и для форм отображения даже задач, созданных одним из действий задачи рабочего процесса, текущая процедура — это все, что вам нужно.

  5. В диалоговом окне «Определить сообщение электронной почты » введите или вставьте статический текст, в котором должна отображаться ссылка, например: Чтобы просмотреть элемент списка, нажмите здесь .

  6. Выделите текст и выберите Редактировать гиперссылку .

  7. В поле Редактировать гиперссылку для поля адреса выберите String Builder .

  8. В диалоговом окне String Builder вставьте адрес.

  9. Поместите точку вставки сразу после знака равенства (=), а затем выберите  Добавить или изменить поиск .

  10. В диалоговом окне Поиск строки в поле Источник выберите Текущий элемент, , а в поле Поле из источника выберите ID .

  11. Выберите  OK .

    Окончательная строка в String Builder должна начинаться с http:// или https:// и заканчиваться [%Current Item:ID%].

    Важно:  Несмотря на то, что поиск идентификатора текущего элемента полезен для создания ссылок на текущий элемент списка, следующие поисковые запросы могут привести к ошибкам в отображаемом пути, и мы не рекомендуем их для включения в ссылки электронной почты: путь, относительный URL-адрес сервера. , URL-адрес источника и путь URL-адреса.

  12. Выберите OK дважды.

Ваши ссылки будут выделены синим цветом с подчеркиванием в сообщении электронной почты.

Если вы планируете использовать ссылку более одного раза, перейдите к следующему разделу.

Сохранить адрес элемента списка как переменную рабочего процесса

Вы можете сохранить URL-адрес формы отображения или формы редактирования элемента списка в переменной рабочего процесса, чтобы использовать его в нескольких местах в одном рабочем процессе.

  1. В окне Workflow Designer выберите Действия , а затем выберите Извлечь подстроку из индекса строки.

  2. В рабочей области выберите строку , и нажмите кнопку с многоточием […].

  3. В диалоговом окне String Builder вставьте статическую текстовую часть URL-адреса (но не поиск текущего идентификатора элемента).

  4. Поместите точку вставки после знака равенства (=), а затем выберите Добавить или изменить поиск.

  5. В диалоговом окне Поиск строки в поле Данные Источник выберите Текущий элемент, , а в поле Поле из источника выберите ID.

  6. Выберите  ОК.

    Поиск добавляется к тексту в диалоговом окне.

  7. Чтобы закрыть диалоговое окно String Builder , выберите OK.

  8. Выберите 0 в , начиная с 0 , и замените его на 1 .

    Примечание. Если , начиная с , имеет значение больше 1, в последней строке удаляются символы.

  9. Выберите Переменная: подстрока или Переменная: подстрока 1 в Вывод в переменную: подстрока.

  10. В списке выберите  Создать новую переменную , а затем в диалоговом окне Редактировать переменную введите имя новой переменной.

  11. Убедитесь, что для Тип установлено значение Строка , а затем выберите OK .

  12. Выберите ниже действие, которое вы только что создали, и добавьте действие Отправить электронное письмо в Действия, а затем выберите  этих пользователей в действии.

  13. Чтобы использовать новую переменную в диалоговом окне «Определить сообщение электронной почты », введите или вставьте текст, в котором вы хотите, чтобы ссылка отображалась в тексте электронной почты.Выделите текст и в меню форматирования выберите  Изменить гиперссылку . Нажмите кнопку [fx] или кнопку с многоточием […], а затем выберите Добавить или изменить поиск.

  14. В диалоговом окне Поиск строки в списке полей Данные Источник выберите Переменные и параметры рабочего процесса.

  15. В поле Поле из исходного списка выберите Переменная: имя переменной , затем выберите OK, и выберите OK i в следующем поле.

Теперь вы можете вставить эту переменную в любом месте текущего рабочего процесса.

Верх страницы

Включить изображение

Вы можете включить графику в свое электронное письмо, создав переменную и используя HTML-тег изображения для ссылки на изображение, которое хранится в формате JPEG (.jpg) и загружаете в библиотеку изображений на вашем сайте.

  1. В окне Workflow Designer выберите Actions , а затем выберите Set Workflow Variable .

  2. Выберите переменную рабочего процесса , , а затем выберите . Создайте новую переменную .

  3. В диалоговом окне Edit Variable введите имя для новой переменной и убедитесь, что для Type установлено значение String , а затем выберите OK .

  4. Выберите  значение , а затем нажмите кнопку с многоточием […]. В окне String Builder введите или вставьте URL-адрес файла изображения JPEG в формате тега HTML –

    .
  5. Выберите  OK .

  6. Вставленное действие выглядит следующим образом.

  7. Выберите под только что созданным действием и добавьте действие Отправить электронное письмо к действию, а затем выберите этих пользователей в действии.

  8. В диалоговом окне «Определить сообщение электронной почты » выберите « Добавить или изменить поиск».

  9. В диалоговом окне Поиск строки в списке Источник данных выберите Переменные и параметры рабочего процесса .

  10. В списке Поле из исходного списка выберите Переменная: Имя переменной,  и затем выберите OK .

  11. Чтобы закрыть окно Define Email Message и опубликовать рабочий процесс, снова выберите OK .

 При отправке электронного письма вместо тега ссылки отображается изображение из файла JPEG.

Верх страницы

Определить параметры, которые не поддерживаются

Мы не поддерживаем следующие параметры в текущей версии действия Отправить электронное письмо :

  • Указание адреса в строке From .(В сообщениях, отправляемых рабочим процессом, всегда отображается адрес электронной почты, указанный администратором сервера в строке From . Только администратор сервера может изменить это значение, и его можно изменить только для всех уведомлений в текущем веб-приложении, а не для каждого рабочего процесса. )

  • Использование встроенной каскадной таблицы стилей (CSS) для форматирования содержимого сообщения. Текст можно отформатировать с помощью атрибута стиля , но мы не поддерживаем тег