Документооборот ооо: Электронный документооборот для ритейла

Содержание

Корпоративный документооборот » ООО «Первый Софт»

Корпоративный документооборот

Десять лет назад для обмена документами мы использовали факс. Еще раньше документы доставляли только с помощью курьеров или почтой. Скоро наши клиенты будут иметь возможность избавиться от бумажных документов и организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.

23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 5 марта 2012 года № ММВ-7-6/138, утвердивший форматы электронных счетов-фактур. Это позволит нашим клиентам уверенно передавать по электронным магистралям договоры и первичные документы, счета-фактуры.

 


Экономьте время и деньги

Используя возможности сервиса «Экспресс Документ» вы получите время и деньги. Электронный документооборот гораздо дешевле обычных почтовых отправок, а время передачи документа стремится к 1 секунде. Молниеносный курьер всегда в вашем офисе.

 

 

   *  Указаны цены почтовых отправок Москва — Владивосток  по тарифам действующих операторов почтовой связи по состоянию на 30.05.2012 года.

Экспресс документ — (от лат. «expressus» — усиленный) поможет вам подготовить, надежно защитить и мгновенно передать контрагентам важную деловую корреспонденцию. «Экспресс Документ» откроет новые возможности для работы юридически значимыми документами.

Электронный документ с электронной подписью равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно (см. Федеральные Законы № 1-ФЗ от 10.01.2002 и 229-ФЗ от 27.07.2010), он устанавливает авторство и защищает содержимое документа от исправлений. Скорость передачи и удобство хранения электронных документов делает переход на электронный документооборот экономически интересным.

Соответствие законодательству

Правовые основы деятельности Оператора:

— Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ;

— Федеральные законы № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Нормативно-правовые акты ФСБ России, ФНС России и Минфина России.

Универсальное решение

Для организации электронного документооборота достаточно иметь электронную подпись, выданную доверенным Удостоверяющти центром и пройти регистрацию в системе. Пригласите своего контрагента или выберите из числа уже зарегистрированных в системе: легко и удобно.

Для крупных заказчиков

При больших объемах документооборота возможна индивидуальная разработка в соответствии с пожеланиями заказчика, интеграция с существующими информационными системами. Квалифицированная сервисная поддержка в ходе эксплуатации системы.

Перед началом работы с сервисом, рекомендуем ознакомиться с руководством пользователя:

Время экспрессить документы!

1С Документооборот | ООО «ПрофИТ»

Данное программный продукт является актуальным решением для ведения автоматизированного документооборота и осуществления взаимодействия между работниками организации. Благодаря использованию данной программы появляется возможность автоматизировать документооборот на всех его этапах, вне зависимости от назначения документа (внутренний или официальный), вида предприятия (частное или государственное) и самого документооборота (электронный или бумажный). 

Программное решение «1С: Документооборот» от компании-разработчика «1С» позволяет обеспечить безопасность, быстрый доступ, значительно облегчить поиск и увеличить эффективность внутреннего и официального документооборота. Программа осуществляет работу с разными видами документов: и офисными (текстовые файлы, файлы, содержащие разные виды информации – видео-, аудио- и т.д.), и со сложными (проектными, архивными и др.) 

Программное решение может быть использовано в любой организации, вне зависимости от направления ее деятельности: и для частной (с небольшим число сотрудников), и для крупной государственной компании. 

Программа была разработана с использованием в качестве основы программное решение «1С: Архив 3», которое уже долгие годы активно применялось в различных организациях. 

Нововведения

Программное обеспечение было создано с использованием программы «1С: Предприятие 8.2». Поэтому организация электронного документооборота стала возможной благодаря введению новых опций на используемой платформе – а именно, совокупности учета ресурсов и возможности перемещения документов. 

Наличие особого функционала (использование различных технологий редактирования документов, независимость от системы управления документооборотом, масштабируемость) делает программу самым актуальным решением по сравнению с уже существующими версиями. 

Применение различных методов редактирования документов и при этом распределение прав доступа были реализованы благодаря передовым методикам по управлению документооборотом, в том числе и российским. 

Благодаря использованию программы «1С: Документооборот» стало возможным:

  • применение веб-браузеров для работы;
  • оптимизировать время, потраченное на поиск нужной информации, а также на ведение документооборота на предприятии;
  • повысить качество ведения документооборота путем устранения спорных ситуаций и упорядоченной работы с документами;
  • сохранять несколько версий документов и при этом избегать повторения информации;
  • облегчение работы с документами.

Редактирование документов

Программа предусматривает редактирование различных типов документов с заведенной регистрационной карточкой (реквизиты ГОСТ Р 6.30-2003, ГСДОУ и другие традиции делопроизводства, использующиеся в России). 

Хранение и доступ к документации «1С: Документооборота»

Хранение документов организовано с помощью структуры папок с возможностью ограничения доступа. 

Структурирование папок может быть основано с учетом структуры самого предприятия, а также с учетом вида документов. Для каждой папки можно настроить особые права доступа, т.е. папка будет доступна для чтения, редактирования, удаления только определенному пользователю или группе. 

Регистрирование корреспонденции «1С: Документооборот»

Программа позволяет регистрировать входящие и исходящие документы в компании. Для документа генерируется определенный номер согласно определенным правилам. Регистрация корреспонденции проходит в соответствии с требованиями ГОСТ, инструкциями и традициями российского делопроизводства. 

Регистрирование корреспонденции происходит следующим образом:

  • автоматическое заведение документа и постановка на контроль;
  • уведомление исполнителей;
  • наблюдение за сроками выполнения;
  • формирование отчета по получению/выполнению документа, по просроченному документу.

Обработка документов со сканера непосредственно в программу «1С: Предприятие 8.3/8.2»

Программное решение осуществляет загрузку различных документов со сканера при поддержки интерфейса TWAIN.

Электронная почта

Программный продукт позволяет использовать базу для отправки документов по электронной почте. Помимо этого, можно осуществить загрузку входящих и внутренних сообщений непосредственно из электронного почтового ящика. 

Просмотр, редактирование и контроль версий 8.2

Просмотр и работа с документами программного решения происходит благодаря специальным приложениям на компьютере пользователя. 

Различные действия с документами производят обычно на «рабочем столе», пользователь видит список файлов, находящихся на редакции, а также срочные задачи, которые необходимо выполнить. В права пользователя входят удаление всего раздела или редактирование его элементов. 

Помимо просмотра документов программный продукт «1С: Документооборот» позволяет также редактировать их, однако, программа запрещает одновременное редактирование за счет блокировки просматриваемого файла. 

После просмотра отредактированная версия файла сохраняется с указанием на пользователя и время редакции. 

В карточке документов фиксируются все версии, при этом пользователь может удалить неиспользуемые файлы или редактировать актуальную версию и применить новый формат doc, trf, html, txt, odt.

Коллективная работа с документами 1С: 8.2 и бизнес-процессы

В коллективную работу с документацией включены следующие бизнес-процессы:

  • рассмотрение. Данный бизнес-процесс предусматривает рассмотрение документа руководителем и возврат документа обратно автору с комментариями. 
  • выполнение документа. Этот этап предполагает оповещение исполнителей документа и наблюдателя за выполнением, а также само выполнение. Как правило, назначается один исполнитель. 
  • согласование. Все задействованные пользователи получают документ для согласования, затем отправляется назад автору для доработки и т.д.
  • утверждение. Документ утверждает одним пользователем, затем возвращается назад исполнителю. 
  • регистрация. Секретарь присваивает номер документу, ставит необходимые печати и отсылает по назначению. 
  • ознакомление. Рассылка всем пользователям для ознакомления.
  • поручение. Документ является инструментом бизнес-процесса и с помощью него осуществляется выдача поручений для пользователей и наблюдение за их исполнением. 

Задача может быть выполнена не только исполнителем, но и сотрудником в роли исполнителя. Например, задача на утверждение роли «Директора» отправляется либо человеку, на данный момент работающему в качестве директора, либо его заместителю. 

Программное решение позволяет создавать маршруты для документов с учетом его вида и особенностей бизнес-процесса. 

Поиск документов

Каждый электронный документ обладает структурированным набором информации, состоящем из двух частей: реквизитная и содержательная. Данные части активно применяются для поиска информации или необходимого документа. 

Программное решение «1С: Документооборот» позволяет осуществлять поиск файлов по информации в карточке и по содержимому разных версий документов с поддержкой русского и украинского языков. 

Ведение учета рабочего времени и наблюдение за выполнением проектов

Программа может вести учет рабочего времени, при этом происходит оптимизация работы сотрудников, что важно для эффективного управления предприятием. 

Составление отчетов о количестве времени, затраченном на тот или иной проект, позволяют проанализировать временные затраты сотрудников в зависимости от вида работы. 

Распределение базы данных «1С: Предприятие 8.3/8.2»

Хранение информации в системе документооборота возможно как в информационной базе, так и на диске компьютера (режим распределенной базы данных).

Электронный документооборот

Система электронного документооборота ООО «СДК «Гарант» — это современная корпоративная информационная система, обеспечивающая оперативный обмен электронными документами между Организатором СЭД и Участниками ЭДО.

С целью защиты информации Организатор СЭД и Участники ЭДО принимают к использованию только сертифицированные ФСБ России средства криптографической защиты информации. Для работы в СЭД ООО «СДК «Гарант» Организатор СЭД и Участники ЭДО используют усиленные квалифицированные электронные подписи, предоставляемые аккредитованными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти Российской Федерации удостоверяющими центрами.

Система электронного документооборота ООО «СДК «Гарант» состоит из следующих функциональных блоков:

  • Система электронного документооборота Депозитария
  • Система электронного документооборота Специализированного депозитария
  • Система электронного документооборота Специализированного регистратора
  • Система электронного документооборота Взаимодействие с реестродержателями
  • Система электронного документооборота Участник – Участник

Преимущества СЭД ООО «СДК «Гарант»:

  • веб-интерфейс, возможность работы из любого браузера
  • гибкая индивидуальная настройка каждого рабочего места
  • легкий способ создания, подписания и отправки электронных документов
  • оперативный процесс обмена документами
  • отслеживание основных этапов прохождения обработки документов
  • удобный поиск документов с использованием фильтров по различным параметрам
  • сохранение конфиденциальности информации
  • возможность согласования отчетности для Центрального банк Российской Федерации
  • использование усиленной квалифицированной электронной подписи

Согласование отчетности для Центрального банка Российской Федерации в СЭД ООО «СДК «Гарант»:

  • подписание и согласование со Специализированным депозитарием отчетности в вэб-интерфейсе СЭД ООО «СДК «Гарант»
  • возможность выгрузки архива отчетности с подписью из вэб-интерфейса СЭД ООО «СДК «Гарант»

В получении всей необходимой технической информации в рамках услуги «Электронный документооборот» Вам всегда помогут сотрудники отдела электронного документооборота:
по телефонам (495) 221-35-59, (495) 777-56-83 или по эл.почте Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Артем Царев
Начальник отдела электронного документооборота (доб.2166)

Ирина Ольхова
Заместитель начальника отдела электронного документооборота (доб.2167)

Руслан Гильмутдинов
Ведущий специалист отдела электронного документооборота (доб.2247)

Николай Разумов
Cпециалист отдела электронного документооборота (доб.2295)

Реорганизация АО и ООО качественно и профессионально, подготовка документов в ФНС.

Для организации электронного документооборота с зарегистрированными лицами АО «Профессиональный регистрационный центр» предлагает следующие схемы электронного взаимодействия:

1. ЭДО с номинальным держателем  через трансфер-агента НКО АО «Национальный расчетный депозитарий».

 1.1. Предоставить необходимые документы в НРД. Перечень необходимых документов размещён по адресу: https://www.nsd.ru/ru/workflow/registrars/tas/

 1.2. Предоставить в Адрес АО «ПРЦ»доверенность (доверенности) на подписание распоряжений в реестр на владельца ключа электронной подписи или информацию о владельце ключа электронной подписи (в случае оформления ключа на лицо, действующее по Уставу)

1.3. Рекомендуется провести электронно-цифровой обмен документами в тестовом режиме. Для этого необходимо ознакомиться с Инструкцией по тестированию на официальном сайте НКО АО НРД www.nsd.ru.

2. ЭДО с номинальным держателем через СЭД НРД как транзитной системы
Для организации ЭДО номинальному держателю необходимо совершить следующие действия:

 2.1. Заключить c АО «ПРЦ» Договор об информационном взаимодействии.

 2.2. Предоставить АО «ПРЦ» доверенность (доверенности) на подписание распоряжений в реестр на владельца ключа электронной подписи или информацию о владельце ключа электронной подписи (в случае оформления ключа на лицо, действующее по Уставу).

 2.3. Получить от АО «ПРЦ» доверенность (доверенности) на подписание исходящих документов из реестра на владельца ключа электронной подписи или информацию о владельце ключа электронной подписи.

3. ЭДО с зарегистрированными лицами с использованием ПО «Зенит-Портал»

Для организации ЭДО зарегистрированному лицу необходимо совершить следующие действия:

 3.1. Заключить с АО «ПРЦ» договор об информационном взаимодействии

 3.2. Получить СКЗИ  на базе Крипто ПРО в Удостоверяющем центре и установить на рабочем месте Участника ЭДО в СЭД ПРЦ

 3.3. Оплатить услуги Регистратора согласно Прейскуранта

 3.4. Предоставить в АО «ПРЦ» доверенности на подписание Электронных документов в СЭД ПРЦ на уполномоченных представителей Участника ЭДО – Владельцев сертификатов ключей, и ключи проверки электронной подписи

Документы

Правила электронного документооборота
Форматы электронного взаимодействия FES-1.0

Заявка успешно отправлена

Мы свяжемся с вами в ближайшее время для уточнения деталей

Наименование юридического лица

Заказать услугу

Шаг 3. Подключите электронный документооборот

Вы можете работать над 3 и 4 шагами одновременно. Начните загружать товары, пока вы подключаете электронный документооборот.

Электронный документооборот (ЭДО) нужно подключить, чтобы:

  • Создавать заявки на поставку для:
    • поставок на Тверь, Хоругвино–негабарит, распределительный центр и дарксторы;
    • ювелирных изделий;
    • товаров, подлежащих маркировке в системе «Честный знак» или сертификации в системе «Меркурий».
  • Получать закрывающие документы и документы по возвратам.

Вы можете подключить системы, с которыми Ozon работает напрямую — СФЕРА Курьер и Контур.Диадок. Обычно это занимает от 1 до 5 дней. Для этого:

Если вы уже работаете в другой системе ЭДО вы можете настроить роуминг между вашей системой и Контур.Диадок или СФЕРА Курьер (СберКорус) — уточните в службе поддержки вашей системы, возможно ли это. Подключение роуминга занимает в среднем 5–10 рабочих дней.

Как настроить роуминг

Обратитесь в службу поддержки вашей системы. Попросите настроить документооборот (роуминг) с ООО «Интернет решения». Роуминг может быть платным, уточните стоимость у провайдера.

В заявке укажите реквизиты Ozon: ООО «Интернет решения», ИНН: 7704217370, КПП: 997750001. Полные реквизиты. Если понадобятся другие данные, напишите нам: перейдите в Службу поддержки или нажмите значок сообщения в личном кабинете внизу экрана.

Для того, чтобы электронные документы имели юридическую силу, вам нужно их подписать с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вы можете заказать ее у оператора ЭДО. Для работы с Ozon выберите такую ЭЦП, которая подойдет для работы в госсистемах: ФНС, Честный ЗНАК и других.

После того как вы настроите ЭДО с Ozon, проверьте, все ли настроено верно. Для этого в личном кабинете перейдите в раздел  → Настройки → Документооборот. Если ЭДО с Ozon настроен правильно, вы увидите тег Активен.

Вебинар

Документооборот | Глоссарий ПитерСофт

Документооборот (электронный документооборот) — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Система электронного документооборота также контролирует выполнение работ с документами и обеспечивает защиту от несанкционированного доступа.

Документооборот — это один из инструментов управления предприятием, служащий для обмена электронной информацией как внутри предприятия (между сотрудниками предприятия), так и с внешними контрагентами.

Существует также такое понятие, как «делопроизводство», которое часто используют как синоним термина «документооборот», однако, их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином «документооборот», как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).

Выделяют ряд основных этапов документооборота:

  • Составление документа (при совершении хозяйственной операции)
  • Передача в бухгалтерию
  • Проверка принятых документов бухгалтером
  • Таксировка, группировка и контировка документа в бухгалтерии
  • Сдача на хранение в архив (последняя стадия жизненного цикла документа в рамках документооборота)

Основной коммуникативной проблемой предприятия среднего уровня является проблема, связанная с документооборотом. Документооборот может быть некачественным, недостоверным, неформализованным и т.д. Эти проблемы являются источником потери информации, непроизводительных затрат ресурсов предприятия, которые выражаются в конечном счете в финансовых потерях. Средством регуляции (нормализации) взаимодействия на таком предприятии является оптимизация документооборота и его последующая автоматизация, т.е. создание системы электронного документооборота (или СЭД). При этом часто автоматизация документооборота происходит параллельно с постановкой и автоматизацией учета на предприятии.

Системы автоматизации документооборота вошли в широкий обиход за рубежом раньше, чем у нас, соответственно, сложилась и своя терминология, описывающая различные области электронного документооборота. Существует целый класс продуктов для автоматизации документооборота, так называемые системы электронного документооборота, или СЭД.

На самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8» примером системы электронного документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами». Полноценный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот на 1С от ПитерСофт обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными — документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с программой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада), и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку). Функционал программных продуктов, решающий задачи взаимодействия, также является стандартным для систем электронного документооборота.

Контроль ресурсов предприятия, управление и организация правильной работы подразделений, оптимизация и совершенствование работы предприятия решаются с помощью применения системы электронного документооборота.

Электронный документооборот: ООО «Нерудная Логистическая компания»

Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет адресату, который со своей стороны также ставит свою ЭП. Уведомление о том, что документ подписан, сразу же приходит инициатору. Процесс подписания документа занимает всего несколько минут. Это гораздо удобнее, выгоднее и быстрее, чем обмениваться документами через традиционную почту.

Зачем нужен ЭДО

1. Экономия денег

Вы экономите значительную сумму денег на покупке бумаги, канцелярии и услугах курьера.

2. Экономия времени

Обмениваться электронными документами так же быстро, как переписываться в мессенджере, а процесс документооборота сокращается в разы.

3. Доступ 24/7

Документы можно подписать и отправить в любое время и с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

4. Гарантия доставки, конфиденциальности и сохранности информации

Письма не теряются, так как все документы сохраняются в защищенном личном кабинете. Данные хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает потерю информации невозможной. Все документы будут доступны даже после окончания оплаченного периода: вы всегда сможете зайти в систему и скачать/просмотреть необходимые файлы.

5. Удобство хранения

Не нужно оборудовать помещение для хранения документов. 

В качестве провайдера электронного документооборота мы выбрали Контур.Диадок

Если вы пользуетесь другой системой электронного документооборта, обмен документами не составит проблем, так как у СКБ Контур настроен роуминг со всеми крупнейшими провайдерами ЭДО.

Экспертное мнение

С началом использования электронного документооборота уменьшилось количество задолженностей по документам перед бухгалтерией и юридическим отделом. Также это позволяет быстро и удобно обмениваться документами, согласовывать и подписывать их.

Использование ЭДО экономит время менеджера и средства компании. С начала 2018 года 28 моих контрагентов перешли на эту систему и советуют поступить всем также, потому что ЭДО — это будущее. Компания, которая ведёт свой бизнес «в ногу со временем» в первую очередь должна внедрить эту систему в свою работу. 

Требуемые метаданные документа SharePoint — триггер потока

Раньше в SharePoint был способ иметь поля/столбцы, необходимые для документов, и когда загружался один документ, пользователю предлагалось заполнить эти обязательные поля. Как вы, возможно, заметили, в SharePoint Online документы можно легко загружать и массово загружать без каких-либо запросов или запретов на загрузку/регистрацию, если обязательные поля не заполнены. Поля отображаются желтым цветом в представлениях, но на самом деле нет способа принудительно настроить эти обязательные поля.

В этом наборе сообщений я расскажу о нескольких различных вариантах, которые у вас есть в SharePoint Online с Microsoft 365, и о факторах, связанных с этими различными решениями, для работы с доступными технологиями, чтобы приблизиться к достижению этого. Оба эти метода включают использование Power Automate.

Триггерные входы потока

В этом первом методе создайте поток, который запускается вручную, и задайте необходимые входные данные, которые включают загруженный файл. Таким образом, вы не отправляете их в библиотеку для загрузки файлов, пользователи запускают этот поток для загрузки файла.Немного некрасиво, но это самый быстрый/самый простой из моих методов.

1. Создайте новый поток и используйте триггер Запустите поток вручную .

2. Нажмите Добавить ввод . Здесь вы добавите все необходимые поля. Типы полей здесь в основном соответствуют тем, которые вы привыкли видеть в SharePoint в отношении типов столбцов. Электронная почта — это поле человека, остальные говорят сами за себя.

Переименовывайте каждое поле по ходу работы, а если щелкнуть многоточие, появится больше вариантов.Если вам нужен раскрывающийся список, его можно найти при добавлении ввода текста, как показано на этом снимке экрана. Все они будут обязательными по умолчанию, но вы можете сделать любое из них необязательным. Нет, здесь нет возможности получить динамическую или поисковую информацию.

3. Добавьте ввод для Файл . Это файл, который пользователь будет загружать, и который ваш поток разместит в SharePoint. Посмотрите, как я переименовал свой файл в «Техническое задание» и настроил все имена полей и текст подсказки.

4. Добавьте действие для инициализации переменной, назовите его varFileName и сделайте его строкой. Здесь вы будете хранить имя загружаемого файла.

Для значения используйте следующее выражение: (я не рекомендую копировать и вставлять этот код)

triggerBody()?[‘файл’]?[‘имя’]

5. Добавьте действие SharePoint Create File . Используйте свою переменную в качестве имени файла и используйте динамическое содержимое файла из триггера для содержимого файла.Выберите место в SharePoint, где вы хотите разместить файл.

6. Добавьте действие SharePoint Обновить свойства файла . Заполните все поля SharePoint в соответствии с входными данными, которые вы создали в триггере. Для Id выберите ItemId файла, который вы только что создали в предыдущем действии.

7. Сохранить поток.

8. Протестируйте поток, запустив его. Заполните все поля, загрузите файл и Запустите поток .

9.  Далее вам нужно предоставить пользователям доступ «только для запуска», чтобы они могли запускать поток. На главном экране потока (см. выше) в разделе Run only users нажмите Edit . Вы можете добавить людей или группы. Если у пользователей *нет* доступа к библиотеке SharePoint, в которой создаются файлы, вы можете настроить ее на запуск от имени владельца потока при создании файла. В этом примере я даю Билли доступ, но у него нет доступа к этому сайту SharePoint, поэтому я могу изменить раскрывающийся список на использовать это соединение (с моим именем) .Вам не нужно менять этот параметр. Это необходимо только в том случае, если у пользователя нет доступа к этому местоположению в SharePoint.

10. Вам понадобится гиперссылка на поток, которую вы можете получить из электронного письма, которое приходит, когда кому-то предоставляется доступ к потоку. Это электронное письмо, которое получает Билли. Нажмите Получить кнопку . Возьмите URL-адрес страницы, которая приведет вас к

.

11.  Вот как выглядит страница. Этот URL-адрес теперь можно использовать из любого места.Вы можете создать кнопку на своем сайте SharePoint, которая перенаправит людей на эту страницу.

Опять же, это довольно уродливо, но довольно просто, так как в потоке всего 4 действия. Вот и все. О, и будьте осторожны с этим электронным письмом пользователя только для запуска, которое отправляется. Это не дает вам возможности НЕ отправлять электронное письмо при отправке группе людей, поэтому вы можете предупредить их, если отправляете многим людям в качестве «запущенных от имени» пользователей.

Вот видео, где я выполняю эти шаги, начиная с 3:15.В этом видео я также показываю, как вы можете сделать что-то вроде отправки файла в другую библиотеку документов в зависимости от того, какой отдел был выбран из раскрывающегося списка отделов.

Нравится:

Нравится Загрузка…

Связанные

Как использовать поток Microsoft для предоставления процесса Adobe Sign в качестве служб http

У нас есть внешний процесс, работающий на AWS, который необходимо интегрировать с документом SharePoint с помощью Adobe Sign.Документ будет отправлен в SharePoint через Graph API и вызовет службу для инициализации процесса Adobe Sign. Существуют разные способы предоставления этого как услуги, но самым быстрым способом может быть Microsoft Flow.

Способ, который я реализовал, заключается в том, чтобы начать с шаблона потока OoB «Получить подписи для выбранного файла в SharePoint». Протестируйте это вручную, а затем создайте собственный процесс. Ключевые два действия, которые нам нужно использовать:


  • Adobe «Загрузите документ и получите идентификатор документа»
  • Adobe «Создать соглашение из загруженного документа и отправить на подпись»

Чтобы меня было легко вызвать, я создал активность «При получении HTTP-запроса» в качестве триггера для потока.Общий поток очень прост, и действия перечислены ниже.


Чтобы продемонстрировать, что вы можете получить параметр, был добавлен относительный путь к документу/{documentName}. Вызов http передаст имя документа в качестве параметра, чтобы поток мог найти документ. Это показано на снимке экрана ниже.



URL-адрес для вызова потока выглядит следующим образом. Обратите внимание, что я обновил настоящий GUID и способ передачи документа как параметра выделен красным.

https://prod-41.westus.logic.azure.com/workflows/9452e067c6b648c3ac4ed60ab1234567/triggers/manual/paths/invoke/Document/myDocument.docx?api-version=2016-06-01&sp=%2Ftriggers%2Fmanual%2Frun&sv=1.0&sig=0XXXXL5LqW-NVHBF Следующий ключ — получить содержимое файла, и я нашел простой способ — использовать действие «Получить содержимое файла, используя путь». Вы можете использовать другие действия, но может потребоваться получить идентификатор файла. Остальные действия аналогичны потоку OoO, поскольку мы упоминали «Получить подписи для выбранного файла в SharePoint» с несколькими измененными параметрами для содержимого файла.


Теперь у вас есть работающая служба http, которую можно вызывать для интеграции развязки SharePoint с Adobe Sign.

Несколько улучшений в будущем.
  1. Передайте идентификатор файла только как DocID, а поток для получения имени файла, пути и содержимого формирует идентификатор файла.
  2. Получить «Электронную почту получателя» из элемента списка SharePoint.
  3. Получить подписанный документ и сохранить его в SharePoint где-нибудь или обновить элемент документа, указав URL-адрес подписанного документа Adobe.

Это мой первый поток SharePoint Adobe, в будущем мы можем реализовать дополнительные интеграции и улучшения.


Хотите отправить электронное письмо в формате HTML из Salesforce Flow? О, да! Это можно сделать!

Последнее обновление: 10 февраля 2022 г., Ракеш Гупта

Большая идея или постоянный вопрос:

Теперь (после Spring’21 Release ) вы можете отправлять расширенных текстовых электронных писем из Salesforce Flow , используя — Отправить электронное письмо основное действие ! Вы правильно прочитали; Итак, продолжайте читать дальше!

Salesforce теперь позволяет использовать  Workflow оповещения по электронной почте  (поддерживает различные шаблоны электронной почты) в Salesforce Flow для отправки HTML-сообщений электронной почты .Однако есть одна загвоздка! – не каждый объект поддерживает Email Alert – например, EmailMessage и некоторые другие.

Допустим, вы должны решить, как и наш друг Серхио Армендарис , следующий вариант использования: отправить клиентам электронное письмо в конце Flow с помощью основного действия Flow Отправить электронное письмо .

Эта статья проливает свет на то, как отправлять красиво отформатированные электронные письма с форматированным текстом из Salesforce Flow.

Цели:

Прочитав этот блог, вы сможете: 

  • Создание текстового шаблона в потоке
  • Используйте основное действие «Отправить электронное письмо» для отправки форматированного электронного письма с форматированным текстом 

Серхио Армендарис — разработчик приложений в Gurukul on Cloud (GoC) .  Он получил требование разрешить пользователям вводить содержимое электронной почты, приветствие и адрес электронной почты, а затем использовать действие отправки для отправки электронной почты.

Подождите! Это еще не все! Серджио также хочет иметь возможность добавлять файлы .gif по электронной почте! Ага! Джаз это! Почему бы нет?

Образец электронной почты:

Подход чемпиона по автоматизации (я делаю):

Salesforce now (после Spring’21 Release ) позволяет отправлять электронные письма с форматированным текстом с помощью основного действия «Отправить электронное письмо» .Это важное усовершенствование, которое в конечном итоге выведет Flow на новый уровень.

Существует несколько возможных решений для приведенного выше бизнес-сценария , , но мы будем использовать Поток для его решения .  Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы создать Flow и Оповещение по электронной почте для решения вышеуказанного бизнес-требования:

Прежде чем обсуждать решение, позвольте мне показать вам схему технологического процесса на высоком уровне. Пожалуйста, потратьте несколько минут, чтобы просмотреть следующую блок-схему и понять ее.

Давайте начнем создавать этот процесс автоматизации.

Управляемая практика (Мы делаем):

Существует 5 шагов для решения бизнес-требований Серджио с помощью Salesforce Flow . Мы должны:

  1. Загрузить файл .gif в документ
  2. Определить свойства потока для потока экрана
  3. Создать экран для захвата пользовательских данных
    1. Добавить элемент экрана
    2. Добавить компонент электронной почты
    3. Добавить текстовый компонент
    4. Добавить компонент кузова
  4. Добавление текстового шаблона для создания тела сообщения электронной почты
  5. Добавить основное действие отправить электронное письмо, чтобы отправить электронное письмо
Шаг 1: Загрузите файл .gif из файла в документ
  1. В Salesforce Classic щелкните Документ .
  2. Нажмите  Новый
  3. Убедитесь, что выбран параметр Внешне доступный образ .
  4. Затем загружает файл .gif и копирует ссылку.

Шаг 2. Определение свойств потока
  1. Щелкните Настройка .
  2. В поле «Быстрый поиск» введите  Flows .
  3. Выберите Flows , затем нажмите New Flow .
  4. Выберите параметр Screen Flow   и нажмите Next  , после чего откроется дизайнер потока.

Шаг 3.1. Добавьте элемент экрана 
  1. В разделе Toolbox выберите Elements . Перетащите Экран на холст.
  2. Введите следующую информацию :
    1. Введите  Ярлык    Имя API  будет заполнено автоматически.
  3. Нажмите Готово .

Шаг 3.2: Добавьте компонент электронной почты для захвата адреса электронной почты получателя
  1. Под Введите раздел на экране   Элемент . Перетащите Email  на экран.
  2. Введите следующую информацию :
    1. Имя API поля : RecipientEmail
    2. Этикетка : Электронная почта получателя
    3. Требуется : {!$GlobalConstant.Верно}
  3. Нажмите Готово .

Шаг 3.3. Добавьте текстовый компонент для захвата имени
  1. Под Введите раздел на экране   Элемент . Перетащите Текст на экран.
  2. Введите следующую информацию :
    1. Этикетка : Имя
    2. Имя API : Имя
    3. Требуется : Проверено
  3. Нажмите Готово .

Шаг 3.4. Добавьте компонент области длинного текста для захвата тела сообщения
  1. Под Введите раздел на экране   Элемент . Перетащите Область длинного текста  на экран.
  2. Введите следующую информацию :
    1. Этикетка : Тело электронной почты
    2. Имя API : Email_Body
    3. Требуется : Проверено
  3. Нажмите Готово .

Шаг 4. Добавьте текстовый шаблон для создания тела сообщения электронной почты

 Теперь мы создадим шаблон электронной почты, используя текстовый шаблон . Текстовый шаблон позволял указывать многострочные сообщения. Он также позволяет использовать HTML-код.

  1. В разделе Toolbox выберите Manager, , затем нажмите New Resource , чтобы создать текстовый шаблон.
  2. Введите следующую информацию: 
    1. Ресурс Тип : Шаблон текста
    2. Имя API : ttEmailBody
    3. Выбрать Просмотреть как форматированный текст
    4. Корпус
  3. Нажмите Готово .
Шаг 5. Добавьте основное действие «Отправить электронное письмо» для отправки электронного письма 

Теперь мы будем использовать статическое действие Отправить электронное письмо для отправки электронного письма получателю .  

  1. В разделе Toolbox выберите элемент .
  2. Перетащите элемент Action в Flow Designer.
  3. Выберите отправить электронное письмо  стандартное действие.
  4. Введите имя в поле Этикетка  ; имя API будет заполнено автоматически.
  5. Установка входных значений
    1. Тело: {!ttEmailBody}
    2. Тема: Благодарим за участие в программе Automation Champion. Часы работы
    3. Адреса электронной почты (через запятую): {!RecipientEmail.value}
    4. Тело в формате RTF: {!$GlobalConstant.True}
  6. Нажмите Готово .

В итоге Серхио Flow будет выглядеть так, как показано на следующем снимке экрана:

Если все выглядит хорошо, выполните следующие действия: 

  1. Щелкните Сохранить .
  2. Введите Метка потока  Имя API   будет заполнено автоматически.
  3. Нажмите Показать дополнительные .
  4. Версия API для запуска потока : 51
  5. Ярлык интервью : Форматированный текст — пример {!$Flow.CurrentDateTime}
  6. Нажмите Сохранить .

Не стесняйтесь добавлять этот Flow на домашнюю страницу Lightning или на страницу записи Lightning .Я добавил Flow на страницу Lightning Home для приложения Sales Application .

Подтверждение концепции

  1. Давайте отправим электронное письмо, используя только что созданный поток:
  2. Электронное письмо, которое получила Моника.

Вывод электронной почты без включения форматированного тела в формате RTF

Формирующее оценивание:

Я хочу услышать от вас!

Что вы узнали из этого поста? Как вы представляете себе применение этих новых знаний в реальном мире?

Дайте мне знать, написав мне в Твиттере @automationchamp или найдите меня в LinkedIn.

Иметь компонент загрузки файлов и другие детали на одном экране? Действительно? Ух ты!

Последнее обновление: Ракеш Гупта, 10 февраля 2022 г.

Большая идея или постоянный вопрос:

Если вам интересно, знайте, что вы не одиноки!

Я часто получаю такие запросы либо по электронной почте, либо в виде комментария на моем веб-сайте, либо в социальных сетях.

Итак, давайте начнем и решим задачу, создав бизнес-вариант использования.

Несколько выпусков назад компания Salesforce представила новый компонент экранного ввода, известный как Загрузка файла. Компонент   позволяет пользователям загружать файлы — просто!

Например, вы можете создать поток, который позволит вашему торговому представителю создать возможность, а затем прикрепить файл предпродажной оценки через поток. Вы можете прочитать мою предыдущую статью Повышение производительности путем загрузки файлов непосредственно из потока! , чтобы узнать больше о том, как использовать компонент File Upload .В основном мы помещаем компонент File Upload на отдельный экран, так как для него требуется идентификатор связанной записи (идентификатор записи, с которой связываются файлы. Если значение не передано, компонент отключен). В этой статье я расскажу о некоторых распространенных проблемах, с которыми вы можете регулярно сталкиваться в следующем примере использования.

Цели:

Прочитав этот блог, вы сможете: 

  • Создание экрана с несколькими компонентами экрана
  • Создайте экран с компонентом «Файл», который позволяет пользователям загружать несколько файлов 
  • Свяжите файлы с вновь созданной записью
Серхио Армендарис — разработчик приложений в GurukulOnCloud (GoC).Он получил требование создать поток, который позволяет представителям по развитию бизнеса создавать потенциальных клиентов и загружать визитную карточку потенциального клиента с одного экрана.

 

Прочитав эту статью  и эту статью , Серджио узнал, как справиться с описанным выше вариантом использования, используя два экрана. Серхио позвонил своему архитектору решений Ракеш Гупта , чтобы получить его совет, чтобы решить его вариант использования без необходимости создавать новый экран.

Подход чемпиона по автоматизации (я делаю):

Есть несколько возможных решений для описанного выше бизнес-сценария.Однако наша цель в этом блоге — изучить Flow и его расширенные/новые функции. Поэтому мы будем использовать поток и компонент загрузки файла для решения вышеуказанного бизнес-требования .  

 

Прежде чем углубиться в детали, позвольте мне показать вам схему технологического процесса на высоком уровне. Пожалуйста, потратьте несколько минут, чтобы просмотреть следующую блок-схему и понять ее.

Возможно, вы тоже, как и Серхио, задаетесь вопросом: почему приведенное выше решение выглядит таким сложным ?! Итак, Серджио спросил Ракеша — нельзя ли использовать что-то вроде этого?:

К сожалению, ответ НЕТ .— Прости, что разочаровал тебя, Серхио, — пожаловался Ракеш.

Я тебя тоже разочаровал? О, извините еще раз.

Вы все еще задаетесь вопросом, почему решение Серджио не работает? Что ж, позвольте мне прекратить преследование и объяснить вам, почему решение Серхио не сработает.

Процесс Sergio работает в следующем порядке: 

  1. На первом этапе (элемент экрана) пользователи вводят все данные и загружают файлы.
  2. После того, как пользователи нажмут кнопку  Далее  , Flow сделает две вещи:
    1. Вставьте файлы в документ содержимого.Это связано с тем, что идентификатор записи (Lead Id) еще недоступен. И поэтому Поток не сможет связать файлы с записью лида.
    2. В результате Flow не сможет передать данные в Insert Lead (Create Record Component)
  3. На следующем шаге будет создан интерес.
  4. Стоп

Надеюсь, теперь вы понимаете, почему Ракеш выбрал более длинный путь в своем решении.Прежде чем двигаться дальше, ознакомьтесь с функциональностью объекта ContentDocumentLink (представляет собой ссылку между документом Salesforce CRM Content или файлом Salesforce и тем, где он находится в общем доступе)   объекта в Salesforce.

Имя поля Детали
ContentDocumentId Идентификатор документа.
LinkedEntityId Идентификатор связанного объекта.Может включать пользователей Chatter, группы, записи (любой объект, поддерживающий отслеживание канала Chatter, включая настраиваемые объекты) и библиотеки содержимого Salesforce CRM.
ShareType Разрешение, предоставленное пользователю общего файла в библиотеке.

Давайте начнем создавать этот процесс автоматизации.

Управляемая практика (Мы делаем):

Существует 7 шагов для решения бизнес-требований Серхио с помощью Salesforce Flow .Сначала обзор:

  1. Создайте переменную для хранения идентификаторов документов контента
  2. Создайте экран, который позволит пользователям вводить сведения о потенциальных клиентах и ​​загружать файлы
  3. Добавить элемент создания записей для вставки интереса
  4. Добавить элемент цикла для извлечения записей из переменной коллекции (идентификаторы документов контента) 
  5. Добавьте элемент назначения для присвоения значений переменной записи Content Document Link
  6. Добавить элемент назначения для добавления переменной записи Content Document Link в переменную набора записей (Content Document Link)
  7. Добавьте элемент создания записей для вставки данных из переменной набора записей (ссылка на документ содержимого)
Шаг 1. Создайте переменную для хранения идентификаторов документов содержимого
  1. Щелкните Настройка .
  2. В поле «Быстрый поиск» введите Flows .
  3. Выберите Flows , затем нажмите New Flow .
  4. Выберите параметр Screen Flow   и нажмите Create .
  5. Щелкните вкладку Manager , затем щелкните New Resource .
    1. Тип ресурса: Переменная
    2. Имя API: VarTContentDocumentIds
    3. Тип данных: Текст
    1. Разрешить несколько значений (коллекция): Да
    2. Доступность за пределами потока
      1. Доступно для ввода
      2. Доступно для вывода
    3. Нажмите Готово .
Шаг 2. Добавление компонента экрана  
  1. Перетащите элемент Screen в Flow Designer.
  2. Введите метку ( Форма для потенциальных клиентов ). Имя API будет заполнено автоматически.
  3. В элементе Экран перейдите к разделу Ввод  и дважды щелкните поле Имя , чтобы добавить его в элемент Экран.
    1. Введите метку ( Name ). Имя  API будет заполнено автоматически.
  4. В элементе Экран перейдите к разделу Ввод  и дважды щелкните поле Текст , чтобы добавить его в элемент Экран.
    1. Введите метку ( Компания ). Имя API будет заполнено автоматически.
  5. В элементе Экран перейдите к разделу Ввод и дважды щелкните компонент Загрузка файла , чтобы добавить его в элемент Экран.
    1. Введите метку ( Визитная карточка ). Имя API будет заполнено автоматически.
    2. Выбрать Назначить переменные вручную (дополнительно):  Сохранить выходные значения для выбора переменных
      1. Идентификаторы документов контента: {!VarTContentDocumentIds}
  6. Нажмите Готово .

Шаг 3. Процесс Salesforce — добавление элемента Create Records для создания интереса
  1. Перетащите элемент Create Records в дизайнер потоков.
  2. Введите имя в поле Метка ( Создать лид ) ; имя API   будет заполнено автоматически.
  3. Для Сколько записей создать  – выберите Одна.
  4. Для Как установить поля записи – выберите Использовать отдельные ресурсы и литеральные значения.
  5. Выберите объект Lead  из раскрывающегося списка.
  6. Установка значений полей для интереса
    1. Ряд 1:
      1. Поле: Компания
      2. Значение: {!Компания}
    2. Нажмите Добавить строку
    3. Ряд 2:
      1. Поле: Фамилия
      2. Значение: {!Имя.фамилия}
    4. Нажмите Добавить строку
    5. Ряд 3:
      1. Поле: Имя
      2. Значение: {!Name.firstName}
  7. Нажмите Готово .

Шаг 4. Процесс Salesforce — добавление элемента цикла для извлечения записей из переменной коллекции 
  1. Перетащите элемент  Loop  в Flow Designer.
  2. Введите имя в поле Метка ( Извлечь запись ) — Имя API будет заполнено автоматически.
  3. Для переменной коллекции выберите {!VarTContentDocumentIds} .
  4. Для Укажите направление для итерации по коллекции   выберите параметр  От первого элемента к последнему элементу.
  5. Нажмите Готово .
Шаг 5. Процесс Salesforce — добавление элемента назначения для присвоения значений переменной записи
  1. Создайте переменную записи varRContentDocumentLink   введите Content Document Link , чтобы связать файл с записью интереса.
  2. Перетащите элемент  Назначение в конструктор потоков.
  3. Введите имя в поле Label ( Link File and Lead Record ) — поле API Name будет заполнено автоматически.
  4. Установка значений переменных
    1. Ряд 1:
      1. Поле: {!varRContentDocumentLink.ContentDocumentId}
      2. Оператор: равно
      3. Значение: {!Extract_Record}
    2. Добавить задание 
    3. Ряд 2:
      1. Поле: {!varRContentDocumentLink.LinkedEntityId}
      2. Оператор: равно
      3. Значение: {!Create_a_Lead}
  5. Нажмите Готово .

Шаг 6. Процесс Salesforce — добавление элемента назначения для добавления переменной записи в переменную коллекции записей
  1. Создайте переменную коллекции записей varRContentDocumentLinks   введите Ссылка на документ содержимого для хранения переменной записи (создана на шаге 5.1) для объемного процесса.
  2. Перетащите элемент  Назначение в конструктор потоков.
  3. Введите имя в поле Метка ( Добавить записи в коллекцию ) — Имя API будет заполнено автоматически.
  4. Установка значений переменных
    1. Ряд 1:
      1. Поле: {!varRContentDocumentLinks}
      2. Оператор: Добавить
      3. Значение: {!varRContentDocumentLink}
  5. Нажмите Готово .
Шаг 7. Процесс Salesforce — добавление элемента Create Records для сопоставления файлов и записи потенциальных клиентов
  1. Перетащите элемент  Create Records в дизайнер потоков.
  2. Введите имя в поле Label ( Create Records from Collection ). Имя API будет заполнено автоматически.
  3. Для Количество записей для создания выберите Несколько.
  4. Карта Коллекция записей: {!varRContentDocumentLinks}
  5. Нажмите Готово .

В итоге Серхио Flow будет выглядеть так, как показано на следующем скриншоте:

 Вау! Я знаю, путешествие было немного долгим! Но не отчаивайтесь, мы почти у цели!

Почти готово! Когда вы закончите, сохраните процесс.

Не забудьте активировать Поток, нажав на кнопку  Активировать  .

Примечание :- Прежде чем активировать процесс, убедитесь, что вы назначили данные в правильном формате.Это связано с тем, что Salesforce Flow подчиняется правилам проверки. Если некоторые поля требуются правилами проверки, убедитесь, что вы добавили эти поля. И наоборот, если некоторые поля являются обязательными для макета страницы, вы можете игнорировать эти поля.

Пришло время протестировать эту функцию

В следующий раз, когда торговый представитель создаст потенциальных клиентов, используя описанный выше процесс, ему не придется перемещаться экран за экраном. Вместо этого торговый представитель может вводить все данные, включая файлы, на одном экране. какой отличный способ повысить производительность пользователей.

Если у вас возникли проблемы с просмотром видео, нажмите на него и откройте в другой вкладке.

Я хочу услышать от вас!

Что вы узнали из этого поста? Как вы представляете себе применение этих новых знаний в реальном мире?

Дайте мне знать, написав мне в Твиттере @automationchamp или найдите меня в LinkedIn.

  Корректор  : - Мунира Маймундар 

 

OOo Off the Wall: добавление автотекста в рабочий процесс

Автотекст — это подсистема макросов, используемая для добавления содержимого в документ.К ввод макроса — ярлык в терминологии автотекста — и вызывая подсистему, можно быстро добавлять блоки текста или объекты таких как графика, без необходимости выбирать их в файловом менеджере. А также, вы можете сделать все это, не вводя больше нескольких символов.

Большое количество записей автотекста предварительно загружено в OO’s Writer. Они включают шаблоны для визитных карточек, брошюр и стандартных деловых и письма с заявлениями о приеме на работу, а также часто используемые фразы для бизнеса и корреспонденция.Одна запись, которая особенно полезна для дизайнеров, — фиктивная. текст, случайная группа абзацев, которую можно быстро добавить в дизайн чтобы увидеть, как это работает и выглядит.

Создание и хранение собственных записей автотекста достаточно просто. что вы легко можете добавить свои собственные. Таким образом, вы можете настроить работу автотекста в вашей установки OpenOffice.org. Если хотите, можете даже распечатать список текущих записей, чтобы помочь вам отслеживать их.

Автотекст особенно полезен для:

  • Текст, который вы постоянно используете повторно.Например, если постоянно объясняют положения Стандартной общественной лицензии GNU в ваших документы, вы можете создать запись автотекста для вашего стандартного объяснение вместо того, чтобы постоянно копировать и вставлять его. Кроме того, поскольку запись хранится в OpenOffice.org, вам не придется искать объяснение или сохраните для него отдельный файл.

  • Графика, которую вы постоянно используете повторно. Например, если вы технический писатель, вы можете использовать определенный рисунок в верхней части письменное предупреждение или предупреждение.Возможно, вы сможете добавить графику как особый тип маркер в стиле списка. Однако, делая его записью автотекста, вы избегаете ограничения графическое изображение должно быть достаточно маленьким, чтобы не искажать межстрочный интервал в абзац, к которому он прикреплен.

  • Альтернатива шаблону. Вместо создания шаблона письма, например, вы можете создать запись автотекста, чтобы создать пустое письмо готов к использованию.

  • Специальные символы, которые вы постоянно используете.Вы можете добиться того же результатов с помощью обычных макросов. Но, OpenOffice.org Writer содержит гораздо меньше записей автотекста, чем обычные макросы, поэтому вы можете легче отслеживать их.

Добавление записи в автотекст

Записи автотекста добавляются в вашу установку OpenOffice.org, а не чем к конкретному документу. Другими словами, записи, которые вы добавляете в один документ автоматически доступны в других документах.

Чтобы добавить запись:

1. Выберите текст и/или объекты для добавлен в автотекст.

Если вы хотите, чтобы запись автотекста приняла форматирование текста вокруг нее, этот текст должен быть шрифтом Times New Roman по умолчанию. В противном случае запись будет использовать определенный шрифт. Хотя конкретный шрифт может работать, если он тот, который используется в стиле абзаца основного текста, в большинстве случаев уменьшает гибкость записи.

При добавлении объекта, например изображения, каждый объект должен быть:

Если оба эти условия не выполняются, инструмент автотекста не работает. доступны при выборе объекта.

2. Выберите Правка > Автотекст.

Откроется экран автотекста.

3. Введите имя записи автотекста.

Это имя — то, как новая запись будет отображаться на экране автотекста. Обратите внимание, что в именах автотекста учитывается регистр. AUTO — это другое название от auto.

4. Введите ярлык для записи автотекста.

Ярлык — это символы, которые вы вводите, чтобы добавить запись, используя Авто текст. Вы можете выбрать предложение, которое Writer делает для ярлык или выберите свой собственный.Если вы введете свой собственный ярлык и существующий элемент автотекста в той же категории уже использует его, вы предупреждение о конфликте при сохранении элемента.

5. Выберите категорию автотекста для элемента. Категории — это элементы, в верхней части дерева иерархии на панели автотекста. если они открыты чтобы отобразить записи в категории, рядом с ними стоит знак минус их. Если они закрыты, рядом с ними стоит знак плюс.

Категории — это эквивалент каталогов в файловом менеджере.Они есть способ организации элементов автотекста, чтобы вам было легче их находить.

6. Нажмите кнопку Автотекст, а затем либо «Новый», либо «Новый (только текст)». Как предлагают варианты, используйте New для смесей обычного текста и объектов и Новый (только текст) для записей, состоящих полностью обычный текст.

Теперь ваша новая запись автотекста готова к использованию.

Вставка записи автотекста

Записи автотекста могут быть добавлены в любой документ. Чтобы добавить один:

1. Поместите курсор мыши туда, куда вы хотите добавить текст.

2. Выполните одно из следующих действий:

  • Выберите «Правка» > «Автотекст», а затем выберите запись, за которой следует Кнопка «Вставить».

  • Введите ярлык и нажмите клавишу F3. Если вы используете автотекст чтобы ввести специальные символы, ярлык должен быть введен как отдельное слово или выделенное мышью до того, как вы нажмете клавишу F3.

Если в Окно автотекста, вы можете перемещаться по списку возможностей, выбрав Ctrl+Tab.Для перемещения назад по списку выберите Ctrl+Shift+Tab.

В любом из перечисленных выше случаев ярлык удаляется и добавляется запись автотекста. вместо этого в документ. Запись автотекста добавляется с использованием формата абзац, в котором он находится.

На экране AutoText отображается список категорий виртуального каталога. Этот список состоит из всех файлов автотекста, найденных в пути автотекста.

Вы можете настроить автотекст следующим образом:

  • Установка новых путей к каталогам, в которых могут находиться файлы автотекста хранится.Пути для записей автотекста можно добавить из Правка > Автотекст > Путь или из Инструменты > Параметры > Пути > Автотекст. По умолчанию каждый у пользователя есть два пути, один для общей установки OpenOffice.org и один в его собственном каталоге .openofficeorg2. Если вы хотите конкретно Чтобы запись автотекста была доступна всем пользователям вашей системы, она должна быть добавляется либо в общий путь установки, либо в каталог, для которого все пользователи имеют права на чтение. Им не нужно писать разрешения.

  • Включение автозаполнения автотекста путем выбора параметра «Показать остаток имени при вводе». Установка этого поля включает автозаполнение для ввод ярлыков. Для использования в автозаполнении каждый ярлык должен быть длиной не менее трех символов. Автодополнение добавлено после третьего персонаж. Название предлагаемой записи отображается в желтом текстовом поле. над текущей позицией мыши в документе.

    Если для введенных символов возможно более одного автодополнения, вы можете перемещаться по списку возможностей, выбирая Ctrl+Tab.К для перемещения назад по списку выберите Ctrl+Shift+Tab.

    Чтобы принять автодополнение, нажмите клавишу Enter или любую другую клавиша выбирается с помощью Инструменты > Автозамена/Автоформат > Word Завершение > Принять с.

  • Создание новых категорий для упорядочения записей автотекста по выбрав «Правка» > «Автотекст» > «Категории». Категории — это каталоги в виртуальном каталоге. структура. Когда вы начнете интенсивно использовать автотекст, вы обнаружите, что нужны новые категории, чтобы записи были организованы.

  • Отображение имен путей в виде пути файловой системы или URL-адреса в Интернете выбрав «Правка» > «Автотекст» > «Сохранить ссылки относительно». Поскольку Автотекст является средство редактирования, а не функция готового документа, этот параметр существует только для вашего личного удобства. Это не влияет на то, является ли Отображается запись автотекста.

Печать списка записей автотекста

Вы можете прокрутить все свои записи автотекста в Правка > Авто текст. Однако список автотекста не самый простой для прокрутки, даже когда включен «Показать предварительный просмотр».Вместо этого вы можете предпочесть распечатать список записей в новый документ:

1. Выберите Инструменты > Макросы > Организация макросов > OpenOffice.org Basic > Уловки > Автотекст > Основной.

2. Нажмите кнопку «Выполнить».

Откроется новый документ, и в него будет добавлен список записей автотекста. То список показывает записи и их ярлыки, но без предварительного просмотра.

3. Чтобы было проще обращаться к списку, сохранить или распечатать.

Автотекст не является ни яркой, ни сложной функцией OpenOffice.орг. У него есть несколько странностей, но как только они будут изучены, Автотекст просто является надежной рабочей лошадкой функции. Если вы используете Writer только для одного- или двухстраничные документы, вы можете никогда не заметить, что это там. Однако, если вы написание длинных документов и повторное использование информации, это быстро может стать ценный член вашей писательской/редакционной конюшни. Потратьте пять минут на знакомство себя с AutoText, и ваши затраты времени вскоре окупятся десятки раз закончились.

Создание потока в ОО — Оркестрация операций Обсуждения пользователей

Привет,

Это зависит от того, как вы планируете использовать ОО позже.Некоторыми быстрыми относительно простыми задачами было бы понимание различных взаимодействий, которые должны разделить вашу работу на несколько областей:

Вызовы SOAP API:

— найти службу погоды в Интернете, которая предоставляет WSDL, и с помощью мастера отдыха и студии создать поток, который может отображать погоду для любого заданного местоположения

Вызовы API REST:

— выполнить поток в центре, проверить его статус и отобразить результаты на основе API, задокументированных в руководстве по API центра.

ФАЙЛОВАЯ СИСТЕМА:

— получить содержимое локальной папки, которая сама содержит подпапки и подфайлы внутри подпапок (попробуйте как итеративную, так и многоэкземплярную).Попробуйте использовать относительно небольшую такую ​​папку, чтобы не столкнуться с проблемами настройки (например, не пытайтесь повторить это на c:\windows)

Удаленное выполнение команды:

— попробуйте воссоздать результаты приведенного выше сценария на удаленном хосте. (linux и/или windows) с помощью операции удаленного выполнения команды

обработка XML:

— с помощью встроенных операций проверка и обработка некоторого случайного XML числа в пределах определенного диапазона и уникальные).Попробуйте уменьшить количество шагов без ущерба для функциональности.

Дата и время:

— сохранить список содержимого из папки (и ее подпапок) на основе времени создания, времени последнего доступа и файлов, которые старше заданного порога (количество дней).

При создании этих потоков старайтесь как можно лучше придерживаться задокументированных передовых методов разработки и старайтесь как можно меньше использовать скриптлеты (все эти задачи можно выполнить без скриптлетов).

Хотя эти упражнения кажутся довольно простыми, они дадут вам некоторые базовые навыки, необходимые для создания потоков, и не потребуют каких-либо специализированных сред, которые могут быть труднодоступными, а также имеют преимущество использования содержимого только из базы. пакет контента.

Надеюсь, это поможет,

Vlad

8 различных типов инструментов, которые можно использовать для документирования базы данных

В этой статье представлены 8 различных типов инструментов, которые можно использовать для создания документации существующих баз данных.

Короче говоря, это:

  1. Текстовые процессоры
  2. Электронные таблицы
  3. Инструменты базы данных
  4. Генераторы документации
  5. Инструменты для документирования
  6. Инструменты расширенной документации
  7. Инструменты моделирования данных
  8. Инструменты для построения диаграмм

Давайте посмотрим поближе:

1. Текстовые процессоры

Если вы хотите создать документ для печати, текстовые процессоры (например, MS Word или LibreOffice Writer) кажутся очевидным выбором.

Преимущества

  • Вы, скорее всего, уже используете его
  • Хорошие возможности форматирования, брендинга и печати

Недостатки

  • Это кошмар готовить
  • Это еще худший кошмар поддерживать

2. Электронные таблицы

Несколько лучшим выбором для инструмента была бы электронная таблица (например, MS Excel или LibreOffice Calc).Это делает навигацию, поиск и фильтрацию данных более удобными. Это также кажется более естественным, поскольку документация обычно имеет табличную структуру.

Преимущества

  • Вы, скорее всего, уже используете его
  • Удобный поиск и фильтрация метаданных

Недостатки

  • Плохие возможности печати
  • Сложно приготовить
  • Это кошмар поддерживать

3.Средства разработки и управления базами данных

Стандартные консоли базы данных, такие как SQL Server Management Studio (SQL Server), Oracle SQL Developer (Oracle) или MySQL Workbench (MySQL), поддерживают некоторую базовую схему базы данных, документацию и создание моделей.

Эти функции могут включать:

  • Комментирование элементов данных (таблиц, столбцов, представлений и т. д.)
  • Создание документации HTML или PDF
  • Преобразование схемы базы данных в схемы ER

Преимущества

  • Большинство из них бесплатны или поставляются с ядром базы данных
  • администраторов баз данных, разработчиков и архитекторов уже используют инструменты управления базами данных

Недостатки

  • Нет глобальной документации как для описания объектов, так и для диаграмм
  • Незначительные возможности редактирования и авторинга или их отсутствие (только базовые функции аннотаций)
  • Нет репозитория для диаграмм
  • Нет возможности генерировать интегрированную документацию, состоящую из диаграмм и подробного словаря данных

Примеры инструментов

  • SQL Server: SQL Server Management Studio
  • Oracle: Oracle SQL Developer
  • MySQL: MySQL Workbench

Документация по базе данных, созданная с помощью Oracle SQL Developer

Диаграмма, созданная с помощью SQL Server Management Studio

Диаграмма, созданная с помощью MySQL Workbench

4.Генераторы документации (только чтение)

Существует ряд специальных инструментов, единственной целью которых является создание документации из схемы вашей базы данных. Эта категория инструментов не имеет каких-либо возможностей редактирования и может только генерировать документацию из метаданных, извлеченных из базы данных.

Преимущества

  • Простота использования
  • Лучшее форматирование, чем стандартные инструменты базы данных

Недостатки

  • Нет возможности редактирования, для этого требуется отдельный инструмент (например,грамм. инструмент управления базой данных)
  • Возможности аннотирования ограничены платформой базы данных (вы не можете предоставлять расширенные текстовые описания или описывать элементы, если СУБД не поддерживает это)

Примеры инструментов

  • Средство документирования dbForge для SQL Server
  • Эласофт SqlSpec
  • Spectral Core Documenter

Документация, созданная с помощью dbForge Documenter для SQL Server

5. Инструменты документирования (чтение/запись)

Существует ряд инструментов, позволяющих выполнять обе функции документирования:

  1. описывают таблицы и столбцы (словарь данных) или другие объекты базы данных и
  2. создавать удобные документы для совместного использования.

Эта категория отличается от предыдущей возможностями редактирования, что является огромным отличием, поскольку предоставление описаний является ключевой деятельностью по документированию. Именно здесь создается добавленная стоимость. Генерация документов просто облегчает доступ и совместное использование, в то время как предоставление описаний структур данных позволяет извлечь знания из голов людей и сохранить их для дальнейшего использования.

Эти инструменты в основном хранят метаданные (описания) в самой базе данных — в расширенных свойствах в случае SQL Server или в комментариях в случае MySQL и Oracle.

Преимущества

  • Способность описывать/аннотировать элементы данных (таблицы, столбцы и т. д.)

Недостатки

  • Объем метаданных ограничен возможностями базы данных (вы не можете добавить больше информации, чем позволяет движок)

Примеры инструментов

  • Редгейт SQL Документ
  • Документ ApexSQL
  • Эласофт SqlSpec

Redgate SQL Doc редактор описания и генератор документации

6.Расширенные инструменты документации (чтение/запись + метаданные + разработка)

Существуют инструменты, выходящие за рамки расширенных редакторов свойств/комментариев и генераторов документации. Назовем их репозиториями метаданных . Эти инструменты хранят данные в отдельном репозитории, что позволяет им собирать и хранить гораздо больше метаданных и делает их независимыми от платформы базы данных. Они предоставляют больше функций: расширенный авторинг, больше метаданных, диаграммы баз данных.

Преимущества

  • Глобальный репозиторий
  • Богатые метаданные
  • Улучшенные возможности авторинга
  • Поддержка нескольких ядер баз данных

Недостатки

  • Немного сложнее настроить и изучить

Примеры инструментов

Документация, созданная с помощью Dataedo (бесплатная пробная версия)

Живой образец

7.Инструменты моделирования данных

Существует большая категория инструментов, разработанных специально для логического и физического независимого от движка моделирования данных. Они обеспечивают функции прямого и обратного проектирования. Они хороши для создания диаграмм ER, но гораздо меньше для описания элементов данных (создания словарей данных). Еще хуже при ведении документации.

Преимущества

  • Глобальный репозиторий
  • Богатые метаданные
  • Улучшенные возможности авторинга
  • Поддержка более одного
  • Поддержка нескольких ядер баз данных

Недостатки

  • Очень сложный и перегруженный функциями
  • Разработан для прямого инжиниринга, но не идеально подходит для обратного инжиниринга
  • Неудобное редактирование описаний столбцов (словарь данных)
  • Неуклюжие экспортные документы по умолчанию
  • Экспорт иногда требует программирования/настройки

Примеры инструментов

  • Эрвин
  • SAP PowerDesigner
  • Архитектор Idera ER/Studio Data

8.Инструменты для построения диаграмм

Если вы просто хотите создать диаграммы базы данных (это не полная документация по базе данных), вы можете использовать общий инструмент построения диаграмм.

Преимущества

  • Хорошие графические и визуальные возможности

Недостатки

  • Нет поддержки словаря данных (описание каждого элемента данных)
  • Большинство этих инструментов не поддерживают подключения к базе данных
  • Даже если они поддерживают подключение к базе данных, поддерживать такие модели при изменении схемы базы данных непросто
  • Нет поддержки других элементов базы данных — хранимых процедур, функций, триггеров и т.д.

Примеры инструментов

  • MS Visio
  • Глиффи (онлайн)
  • LucidChart (онлайн)

Заключение

Я надеюсь, что это удобный обзор доступных инструментов, если вы хотите задокументировать существующие базы данных.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.