Документооборот и его организация: 12.1. Понятие документооборота и его основные этапы

Содержание

Организация документооборота на предприятии — Энциклопедия по экономике

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ  [c.7]

Это одна из немногих работ по рациональной организации документооборота на предприятиях, который во многом определяет успех внедрения и использования Комплексной системы управления качеством продукции. В ней рассмотрены состав и структура информационного массива, дана классификация информации по различным признакам, излагаются пути рационального распределения и переработки информационных потоков в системах управления, приводятся результаты практического использования новой системы информационного обеспечения.  [c.80]


В настоящем издании собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30—97, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Приведена инструкция по делопроизводству акционерного общества.  [c.2]

В справочнике сконцентрированы самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30-97), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.  [c.3]


Правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются в составе принятой предприятием учетной политики. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя график документооборота, Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.  [c.47]

Документооборот и его организация. Документооборот — это время движения первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания до сдачи в архив. Для рациональной организации документооборота на предприятии должен быть утвержден приказом (распоряжением) график документооборота. Благодаря графику документооборота оптимизируется учетная работа, усиливается контрольная функция учета. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением предприятия, а также конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Схема документооборота на предприятиях приведена на рис. 4 (с. 56).  [c.55]

Развитие АСУ предъявляет более строгие требования к обеспечению единообразия и рациональности в организации документооборота на предприятии, в частности к упорядочению, стандартизации и унификации документации. В связи с этим целесообразно сконцентрировать все машинописные, копировально-множительные и другие работы по документационному обслуживанию на предприятии в едином структурном подразделении — документа-ционном центре, включив в него функции канцелярии, машинописного бюро, типографии, копировального бюро, бюро размножения документации, ИВЦ, архива. Документационный центр должен также обладать правом рационализации и унификации внутризаводской документации.  [c.62]
Функционально-технологический подход к построению организационных структур, основанный на рационализации потоков информации и технологии ее обработки, позволяет учитывать особенности конкретной организации, отличается гибкостью и универсальностью. Вместе с тем он характеризуется высокой трудоемкостью, использованием стабильной номенклатуры сложившихся функций управления, подчинением организационной структуры схеме документооборота на предприятии. Это ограничивает возможности его использования.  [c.164]

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.  [c.194]

Должностные обязанности. Выполняет работу по проектированию и внедрению автоматизированных систем управления производством (АСУП) на основе применения совокупности экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, элементов теории экономической кибернетики. Изучает систему и методы управления и регулирования деятельности предприятия, его производственных и функциональных подразделений, определяет возможности формализации элементов действующей системы и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим. Осуществляет подготовку необходимых данных и участвует в составлении технического задания на проектирование АСУП и ее отдельных этапов и подсистем, в разработке технических и рабочих проектов. Формулирует постановку задач, выполняет работу по их алгоритмизации, выявляет возможности типизации решений отдельных элементов системы, подготавливает предложения о применении в проектировании АСУП типовых блоков и участвует в их создании. Изучает разработанные проектными организациями и действующие на других предприятиях системы автоматизированного управления производством с целью использования передового опыта проектирования и эксплуатации АСУП. Принимает участие в работе по совершенствованию документооборота на предприятии, формулирует требования к содержанию и построению технической и организационно-распорядительной документации, используемой в системе автоматизированного управления производством. Разрабатывает технологические схемы обработки информации по установленным задачам АСУП с учетом организационного и технического обеспечения по всем подсистемам. Подготавливает проекты методических материалов, инструкций и другой технической документации, связанной с созданием и использованием фондов информационного использования АСУП. Участвует в работе по отладке, опытной эксплуатации и поэтапному введению в действие комплекса технических средств АСУП. Осуществляет авторский над-  [c.145]

Изобразите схему документооборота на предприятии, укажите, какие недостатки в его организации могут отрицательно повлиять на сохранность активов и достоверность финансовой отчетности.  [c.60]

Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие -материалы по организации делопроизводства Единую государственную систему делопроизводства стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации структуру предприятия организацию делопроизводства на предприятии схемы документооборота порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив системы организации контроля за исполнением документов оргтехнику и другие средства меха—низации управленческого труда основы экономики, организации производства, труда и управления правила внутреннего трудового распорядка основы трудового законодательства . правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.  [c.40]

В соответствии с действующими нормативными документами при организации системы документооборота на предприятии руководитель должен утвердить приказами (распоряжениями) по предприятию  [c.57]

Организация бухгалтерского учета и документооборота на предприятии Хорошая, отлаженная Средняя Недостаточная  [c.81]

Пособие представляет собой типовые методические рекомендации по организации делопроизводства на предприятиях любой организационно-правовой формы собственности и любого размера — от малого до многопрофильных концернов. В пособии подробно описывается технология работы с документами, организация документооборота, контроль исполнения, систематизация документов, формирование дел и архивное хранение. В приложениях приведены наименования дел и конкретных документов со сроками их хранения, тарифно-квалификационные характеристики работников делопроизводства, положение об отделе документационного обеспечения управления и другая полезная информация.  [c.2]

На документальное оформление многочисленных хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, затрачивается много труда счетных и оперативных работников. Поэтому упрощение и сокращение первичной документации, в частности унификация первичных документов, а также совершенствование документооборота, имеют важное значение для уменьшения трудоемкости бухгалтерского учета и его удешевления. Чтобы учет стал более своевременным, точным и дешевым, необходимо постоянно совершенствовать первичную документацию и документооборот.  [c.48]

Цель создания системы сегментарного учета и отчетности в организации — это обеспечение собственников и менеджеров всех уровней управления полной, оперативной и достоверной информацией о деятельности структурных подразделений для анализа и принятия грамотных управленческих решений. Выше было показано, что эту информацию не может предоставить система финансового учета. Постановка же сегментарного учета, кроме того, позволяет усовершенствовать существующий в настоящее время на предприятии документооборот, оптимизировать показатели деятельности как отдельных центров ответственности, так и предприятия в целом и как следствие — повысить прибыль ЗАО Провизор .  [c.424]

Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.  [c.236]

Организация бухгалтерского учета на предприятии немыслима без создания оптимальной схемы движения документов, составленной на основе изучения управленческого и производственного процессов. Движение документов с момента их возникновения (получения) до сдачи в архив после обработки и отражения в учете называется документооборотом.  [c.453]

Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии и соблюдение действующего законодательства несет его руководитель. В его компетенцию входит утверждение учетной политики, рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов (для оформления хозяйственных операций, по которым нет типовых форм), порядка проведения инвентаризаций, правил организации документооборота, других  [c.426]

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях (организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.  [c.133]

Документация — совокупность носителей первичной информации, отражающая хозяйственную деятельность предприятий и организаций. Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться документально. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет. Вопросы документального отражения и организации документооборота подробно рассматриваются в гл. 6.  [c.26]

Руководитель предприятия должен утвердить формы применяемых на предприятии первичных учетных документов, а также систему обработки учетной информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документооборота, как элемент учетной политики, должна обеспечивать  [c.140]

Основой технологии управленческих работ является принятая на предприятии система документации. Поэтому для совершенствования организации труда работников аппарата управления необходимо тщательно проанализировать объем и потоки информации или, как это принято называть, документооборот.  [c.249]

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только министерствами и ведомствами, она находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.  [c.13]

Необходимость совершенствования управленческих процессов возникла в нашей стране и за рубежом относительно недавно — в конце 50-х начале 60-х гг. 20-го века. Зарубежные авторы связывают революцию в административном управлении с ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объемов административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью и т.д.), резким увеличением объемов информации и документооборота и как следствие необходимостью четкой организации управленческого труда, рационализации управленческих процессов, т.е. комплексных действий по совершенствованию управленческого деятельности.  [c.8]

Должен знать законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности формы и методы бухгалтерского учета на предприятии план и корреспонденцию счетов организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия правила эксплуатации вычислительной техники экономику, организацию труда и управления рыночные методы хозяйствования законодательство о труде правила и нормы охраны труда.  [c.338]

Главный бухгалтер должен знать законодательство о бухгалтерском учете постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающиеся хозяйственно-финансовой деятельности предприятия гражданское право, финансовое, налоговое и хозяйственное законодательство структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета формы и порядок финансовых расчетов методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия современные средства вычислительной техники и возможности их применения для.выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета экономику, организацию производства, труда и управления основы технологии производства рыночные методы хозяйствования законодательство о труде правила и нормы охраны труда.  [c.402]

На предприятиях, в организациях, в народном хозяйстве ведутся работы по автоматизации систем управленческого труда, сбора и обработки экономической и научной информации, контроля качества продукции, документооборота, обучения кадров, редакционно-издатель-ской и информационной деятельности (реферирование, перевод) и т. д. При этом создаются соответствующие системы, которые в зависимости от степени А. подразделяются на автоматизированные (в которых часть функций выполняет человек) и автоматические (работающие без участия человека).  [c.8]

Данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем. собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым ставдартом (ГОСТ Р 6.30-97, Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятия, рациональной систематизации документов, указаны сроки хранения основных документов предприятия.  [c.2]

Другой научной дисциплиной, примыкающей к документалистике, является документоведение, разрабатывающее способы создания документов, принципы организации документооборота и построения систем документирования, а также изучающее закономерности образования документов в учреждениях, организациях и на предприятиях. Основателем этой дисциплины являлся К. Г. Митяев, теперь над ее развитием работают Т. В. Кузнецова, М. А. Васильев, М. Т. Лихачев, А. Н. Сокова, В. А. Ци-кулин и др.  [c.9]

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота  [c.275]

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы от действующей в настоящее время состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).  [c.12]

как организовать порядок ведения документов?

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначение ответственного за контроль первичных документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Организация порядка согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Семинар «Эффективное делопроизводство и организация документооборота. Система управления документами»

В программе семинара:

 

Организационная и информационная функции системы управления документами. Схемы документационно-информационного взаимодействия внутри организации. Вертикальные и горизонтальные потоки.

 

Нормативно-методическая база делопроизводства. Государственное регулирование системы ДОУ. Обзор изменений законодательства. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 и его место в системе стандартов по управлению документами. Структура, содержание, назначение, область применения стандарта.  Принципы управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Политика управления документами, распределение ответственности за управление документами, обучение процессам управления документами, мониторинг и аудит в системе управления документами.

 

Оценка эффективности документационного обеспечения управления. Показатели эффективности деятельности — KPI для службы ДОУ. Практическое назначение KPI: оценка результативности труда, эффективности процессов.

  

Практика написания локальных нормативных документов организации, регламентирующих документооборот. Разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Алгоритм, оформление, утверждение, трансляция, внедрение, контроль соблюдения. Юридические аспекты оформления организационно-распорядительных документов.

 

Документооборот организации и его составляющие:

-Понятие “документооборот”

-Документооборот как элемент процессного управления в организации. Бизнес-процессы: управляющие и обеспечивающие.

-Количественные и качественные характеристики документооборота

-Средства доставки и отправки документов.

-Порядок обработки документов.

-Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов.

-Принципы и формы регистрации документов.

-Порядок регистрации поступающих, внутренних и отправляемых документов.

-Порядок движения документов в организации. Рационализация документопотоков.

-Учет объема и анализ документооборота.

 

Схемы документооборота. Создание специальных систем управления документами, интегрированных с управленческими процессами. Внутренний и внешний документооборот. Технологии работы с документами. Работа с письмами и обращениями граждан.

  

Контроль исполнения документов и поручений. Организация системы контроля и управление исполнительской дисциплиной. Порядок обработки организационно-распорядительных документов. Работа специалистов службы ДОУ с ответственными исполнителями в структурных подразделениях. Этапы контроля исполнения документов: текущий, промежуточный, итоговый контроль. Составление отчета по контролю исполнения документов.

 

Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых на предприятии и вне предприятия.

 

Конфиденциальное делопроизводство и коммерческая тайна. Организация работы с конфиденциальными документами.

 

Организация хранения документов. Ведомственный архив. Нормативно-правовая база по архивному хранению документов. Номенклатура дел организации. Общие принципы формирования дел. Экспертная комиссия организации. Типовые и ведомственные перечни документов, их структура и значение. Архивное хранение документов.

 

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией». Требования к образованию и профессиональному опыту, закрепленные в профстандарте. Обязательность применения профессиональных стандартов.

 

Слушателям предоставляется раздаточный материал и именной Сертификат об участии.

8.3. Документооборот и его организация . Теория бухгалтерского учета

Под документооборотом понимается движение документов от момента составления до сдачи их в архив. Чем быстрее и качественнее проходят документы свой путь, тем эффективнее их роль в системе экономического управления организацией. Этот путь складывается из следующих этапов: составление документа, его исполнение, представление в бухгалтерию, проверка и обработка в бухгалтерии, передача в архив. Схематически документооборот показан на рис. 8.2.

Учитывая большую роль документации в системе бухгалтерского учета, разрабатывают план-график документооборота, который утверждается руководителем организации и является обязательным для выполнения всеми работниками, связанными с первичными учетными документами.

Рис. 8.2. Схема документооборота

Работники должны быть проинструктированы о порядке составления документа: соблюдения установленной формы бланка, заполнения его реквизитов, подписания ответственными лицами и своевременности передачи в бухгалтерию, где они проверяются и по форме и по существу.

По форме проверяются вышеперечисленные элементы составления и предоставления документа в бухгалтерию.

По существу уточняется законность и обоснованность хозяйственной операции: соответствие ее договору, приказу, уставу организации и другим документам и внешним нормативным документам, в том числе действующему законодательству (налоговому, трудовому, финансовому и т. п.). Если обнаружено несоблюдение данных требований, то главный бухгалтер обязан письменно известить об этом руководителя организации. И только после получения от руководителя письменного распоряжения о выполнении данной операции она исполняется под полную ответственность данного руководителя.

Далее некоторые документы таксируются, если в них дано количество в натуре, но отсутствует цена и сумма хозяйственной операции. Затем они группируются по объектам учета, названиям операций, месту составления, отчетному периоду и другим признакам.

На их группе (пачке, сводке) делается так называемая контировка, т. е. бухгалтерская проводка, указывающая корреспонденцию счетов по данному виду хозяйственных операций и ее запись на этих счетах. Затем первичные документы в определенной форме (пачках) передаются в текущий архив бухгалтерии до конца отчетного года, а затем переплетенные в книги – в стационарный архив организации.

Действующее законодательство по архивному делу определяет организацию работы архива, порядок и сроки хранения документов. Например, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, личные счета по расчетам с персоналом по заработной плате – 75 лет, банковские и кассовые документы, табеля, наряды – 3 года и т. д.

Документы постоянного срока хранения находятся в ведомственных и государственных архивах.

Установлен также определенный порядок изъятия документов из архивов: на основании постановлений органов дознания и судов изымаемые документы оформляются актом, один экземпляр которого передается под расписку должностному лицу организации. При этом могут быть сняты и оставлены в организации копии изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.

Электронный документооборот на предприятии | Такском

Электронный документооборот (далее — ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором большинство документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Как внедрить ЭДО на малом предприятии?

Системы электронного документооборота (СЭД)


Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

СЭД решает следующие задачи:

  • отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
  • создание единой информационной базы компании;
  • снижение риска утери документа;
  • повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
  • повышение эффективности компании.
Чтобы понять, нужна ли компании СЭД, ответьте на несколько вопросов:
  • Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
  • Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
  • Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
  • Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?
Если вы ответили «нет» на два или более вопроса, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД.

Виды систем электронного документооборота

Существуют несколько видов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов.

Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе.

Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом.

Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения.

Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал.

По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Как выбрать СЭД для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности.

Основные принципы выбора системы электронного документооборота:

  • обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
  • поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
  • перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
  • убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.

06.12.16 Как правильно и качественно организовать документооборот в компании

Документооборот — чрезвычайно важная составляющая в организации любого бизнеса. По своей сути, документооборот — это движение документов, неких объектов — материальных или электронных, с зафиксированной на них информацией. Движение может быть разным — от руководителя к исполнителям и наоборот, это могут быть документы разного рода, однако, именно этим аспектом успешного ведения бизнеса многие руководители пренебрегают и совершенно зря: несмотря на то, что документооборот вторичен по отношению к целям и задачам организации, правильная его организация, регулирование, доступ к любому элементу в любой момент, упорядоченность и нормированность, существенно облегчают жизнь. Еще более прогрессивный вариант — использование разного рода автоматизированных, электронных систем организации и функционирования документооборота.

 

Что нужно для организации успешного документооборота?

  • осуществление приема и первичной обработки поступающих в организацию документов;
  • грамотное рассмотрение и последующее распределение документов;
  • регистрация;
  • хранение;
  • контроль;
  • поиск;
  • разного рода информационно-справочная работа;
  • их исполнение;
  • отправка и выдача заданий;

При этом, традиционная, “бумажная” организация документооборота в современных условиях совсем перестала быть эффективной, позиции сдают и электронные варианты, с использованием простейших программ вроде установленных практически на каждом компьютере, по умолчанию, Word и Excel. Будущее — за специальным ПО, которое позволяет решать задачи чуть более широкие, чем просто хранение.

Это — основные аспекты, на которые необходимо ориентироваться. Чтобы оптимизировать этот процесс, также необходимо учитывать ряд факторов и внедрить их. Что нужно сделать?

  • Максимально сократить инстанции прохождения документов;
  • Ограничить или исключить обратные движения документов;
  • Соблюсти максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Почему стоит обращать внимание на правильную организацию документооборота и, в частности, на различные автоматизированные решения?

Консалтинг-специалисты рекомендуют первым же делом обращать внимание на организацию документооборота в компаниях, именно это как нельзя лучше способствует упорядоченному, слаженному и, в итоге, успешному функционированию бизнеса. Естественно, это чрезвычайно удобно для любого руководителя, а также специалистов по отчетности: гораздо лучше сохранять все в наглядном состоянии постоянно, чем заниматься упорядочиванием от случая к случаю, теряя при этом производительность и, попросту, время.

От теории — к практике. Какие сегодня существуют прогрессивные способы организации документооборота в компании?

Технический прогресс позволяет максимально автоматизировать этот процесс. На сегодняшний момент IT-рынок предоставляет огромное количество различного ПО для удобной организации документооборота. Один из ведущих и наиболее успешных, оцененных специалистами продуктов такого рода — система DocsVision.

 

Что дает DocsVision?

Система разрабатывалась лишь для одной цели — максимальной эффективности результатов при максимальной простоте использования. На самом деле, система дает не только возможность эффективно организовать документооборот и удобно хранить все документы в доступных архивах, но и выполнять множество текущих задач, таких, как формирование заказов, обработка заявок клиентов, наглядные решения для разработки и запуска новой продукции и многое другое. Многие аналоговые системы, обладающие хорошими характеристиками, обладают одной, но негативной — полной автономностью. В DocsVision такого нет: система может взаимодействовать с множеством других, внешних систем.

Никаких сложностей с DocsVision — достаточно простой, интуитивно понятный интерфейс, отсутствие необходимости использовать программирование (чем грешат другие системы из этой “оперы”), мощная техподдержка, полная безопасность: в DocsVision встроены передовые средства защиты информации, то есть, о безопасности данных можно не беспокоиться. Как бонус — наличие готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами, своего рода кейсы, возможность масштабирования решений, а также гибкий интерфейс, позволяющий настроить все необходимые нюансы без особых сложностей и специальных навыков.

ФБ Консалт предлагает вам ознакомиться с преимуществами такой системы и убедиться в том, что именно такая организация документооборота позволяет максимально оптимизировать множество бизнес-процессов.

график и порядок его составления

Движение документов в бухгалтерском учете

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие. Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008. Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия. Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами. Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения  в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

  1. Количество единиц представленных документов.

  2. Человек, который ответственен за выписку документа.

  3. Отвечающий за оформление документа.

  4. Отвечающие за исполнение документа.

  5. Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

  1. Человек, отвечающий за проверку.

  2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

  3. Порядок представления.

  4. Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

  1. Кто выполняет обработку документа.

  2. Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

  1. Кем выполняется.

  2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

  2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

  3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

  4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

  5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

  6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения,  накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Нужна помощь преподавателя?

Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

  1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

  2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

  3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

  4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

  5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия. Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Что такое документооборот: полное руководство

Поддержите, поделившись этой статьей в своих социальных сетях

Прежде чем мы перейдем к теме документооборота, мы хотели бы, чтобы вы уделили немного времени рассмотрению всех документоориентированных рабочих процессов , с которыми вы сталкиваетесь в повседневной деятельности вашей организации. Счета-фактуры, запросы на отпуск, заказы на покупку, претензии, начисление заработной платы, предложения и другие процедуры с большим объемом документов могут привести к череде задержек в бизнес-операциях, если они не будут эффективными.

Документооборот – это процесс полной регламентации документооборота внутри организации по определенному бизнес-процессу. Он касается создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, относящимися к бизнес-процессу.

Цифровой документооборот может помочь повысить производительность и перейти к более компактным и менее бумажным рабочим процедурам. Большинство организаций в значительной степени полагаются на документы, и то, как они обращаются с этими документами, влияет на производительность, прибыльность и операционные расходы.

Управление электронным потоком документов между отделами или географическими регионами для утверждения, подписи и изменений окажет значительное влияние на успех вашей компании.

В этом посте мы дадим определение документообороту, объясним, почему это важно, и предоставим основные рекомендации по оптимизации операций вашей компании.

Бизнес-вектор, созданный vectorjuice – www.freepik.com

Что такое документооборот?

Документооборот — это процесс создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.Это относится к оцифровке процессов внутри бизнеса с использованием технологий и автоматизации для повышения эффективности корпоративных операций.

Системы управления документооборотом были созданы для работы с электронными документами на каждом этапе их жизненного цикла, от создания до уничтожения.

Управление документооборотом и оцифровка — два наиболее важных компонента или предпосылки для успешного внедрения цифрового документооборота.

Большинство предприятий полагаются на сотни, если не тысячи документов для осуществления своей деятельности.Эти документы обычно рассылаются между отделами, работниками, пациентами и поставщиками для утверждения, подписи и модификации.

Преобразование ручных бумажных процессов в цифровые рабочие процессы в настоящее время является огромной тенденцией, особенно после пандемии COVID19, поскольку это помогает предприятиям быстрее и правильнее выполнять бизнес-операции даже перед лицом разрушительных событий.

Присоединяйтесь к нашей группе Telegram для обсуждений, связанных с управлением документами, управлением корпоративным контентом, BPM и управлением записями

Telegram: присоединиться к групповому чату

Почему важен документооборот?

Бумажные документы и ручная обработка могут привести к человеческим ошибкам, задержкам, снижению производительности и увеличению затрат.

Организации могут получить значительные финансовые и операционные выгоды за счет модернизации процессов, ориентированных на документооборот, и процесса утверждения документов.

Давайте рассмотрим некоторые преимущества управления документооборотом.

1- Снижение затрат

Ручные процессы обработки документов слишком дороги в эксплуатации и обслуживании. Они требуют большего количества персонала, что приводит к увеличению затрат на рабочую силу, более высокому уровню ошибок, затратам на печать и распространение документов и так далее.

Автоматизация этого процесса с помощью оцифрованных документов, несомненно, сократит ваши эксплуатационные расходы, расходы на хранение, печать и подачу документов, а также упростит отслеживание статуса процедуры.

Вы можете положиться на электронные подписи, чтобы завершить весь цикл онлайн для рабочего процесса утверждения документов и подписей. Я опубликовал статью о мокрых подписях и о том, почему мы все должны перейти на цифровые подписи, чтобы идти в ногу с нашим постоянно расширяющимся цифровым миром.

Почему я ненавижу мокрую подпись? – Блог IM номер один (theecmconsultant.ком)

2- Повышение производительности за счет ускорения процессов

Устранение повторяющихся операций, связанных с документами, администрированием, физическим хранением и ручным распространением бумажных документов в пользу цифрового документооборота сэкономит время сотрудников, устранит бюрократию и позволит им выполнять свою работу вовремя.

Сотрудники могут использовать время, сэкономленное за счет сокращения утомительных обязанностей, для приобретения новых навыков, инноваций и личного и профессионального роста.

3- Улучшает сотрудничество

Организации, которые полагались на ручные процедуры документирования, не могли функционировать во время эпидемии COVID19. Организации, которые уже встали на путь цифровой трансформации, смогли вести бизнес, работая из дома.

Цифровой рабочий процесс документов улучшает сотрудничество между сотрудниками внутри одной фирмы или из внешних источников, позволяя в режиме реального времени совместно работать над документами, такими как обновления, утверждения, отклонения и т. д.

4- Повышение прозрачности и соответствия

Для всех процессов документооборота организации могут контролировать и отслеживать каждую фазу или стадию процесса.

Это способствует прозрачности среди сотрудников и руководства, помогает обнаружить узкие места и может помочь в улучшении или оптимизации процесса.

Кроме того, автоматизировав весь жизненный цикл документов, цифровые документы и автоматизированные процедуры могут обеспечить соответствие вашей компании различным стандартам и нормам.

Каковы шаги для документирования рабочего процесса?

Чтобы управлять документооборотом внутри организации, необходимо выполнить 8 ключевых шагов: пересмотреть текущие доступные процессы, установить цели и ключевые показатели эффективности, обеспечить поддержку заинтересованных сторон, спланировать задержки и узкие места, смоделировать новый процесс, задокументировать каждый шаг рабочий процесс, использовать современные методы и отслеживать производительность.

Документирование рабочего процесса состоит из 8 шагов:

1- Пересмотреть процессы

Недостаточно преобразовать процесс как есть из ручного в автоматизированный.Критически изучив существующие рабочие процессы, вы сможете обнаружить методы повышения их эффективности и результативности при минимальных затратах усилий.

В большинстве случаев «простой вопрос, зачем нам нужен этот шаг», приводит к обнаружению решений для исключения процессов, сокращая время, необходимое для завершения процесса.

2- Постановка целей и разработка ключевых показателей

Крайне важно определить цель каждого рабочего процесса цифрового документа и создать метрики и ключевые показатели эффективности, которые будут использоваться для определения того, выполнил ли запланированный процесс то, что он должен делать.

Рабочий процесс в настройках управления документами относится к перемещению документов между отдельными лицами или группами лиц. Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

3- Обеспечьте участие заинтересованных сторон

В любом проекте автоматизации, будь то документоориентированный или другой сложный рабочий процесс, необходимо убедиться, что все участники процесса понимают дополнительные преимущества автоматизации документооборота.

Это критически важный этап снижения риска неудачной цифровой трансформации вашей компании.

Изучите, как они взаимодействуют с системами. Соберите их предложения для возможных улучшений. Создайте блок-схему, с которой все согласятся, а затем протестируйте новый дизайн.

4- План на случай сбоев, задержек и узких мест

  Любой процесс, как ручной, так и автоматический, замедляется из-за узких мест. Крайне важно обнаружить узкие места, если они существуют, такие как перегруженный сотрудник или услуга, которая занимает много времени, и попытаться их обойти.

Эффективность ваших внутренних процедур — это то, что обеспечивает бесперебойную работу ваших операций. Крайне важно выявлять сбои процессов и причины задержек, чтобы улучшить и ускорить операции.

5- Модель Новый процесс

После того, как вы определили этапы рабочего процесса документа, пришло время визуально смоделировать процесс и тщательно проверить его среди различных участников, чтобы гарантировать, что результаты этого процесса будут приняты всеми участниками.

Здесь должно быть указано, что будет происходить на каждом этапе рабочего процесса, в том числе куда будут направляться документы, какая документация должна быть заполнена и кто должен утверждать или подписывать.

Как правило, бизнес-процедуры предполагают такое делегирование, когда несколько человек отвечают за составление, обновление, оценку и утверждение документов.

6- Документ Документооборот

После моделирования процесса также важно создать документацию с подробным описанием каждого шага процесса и результатов каждого шага.

Также рекомендуется детализировать приведенные ниже

  • Кто является участниками
  • Кому следует передать документ(ы) по номеру
  • Что делать в случае задержки? Уведомления, эскалация и так далее.
  • Что такое утверждения и сколько циклов утверждения необходимо?
  • Где хранить документы
  • Кто имеет доступ к записям после их сохранения
  • С какими системами следует интегрировать этот рабочий процесс?
  • и т. д.

7- Использование современных методов

Было показано, что различные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, методы бережливого производства и шесть сигм, значительно улучшают рабочие процессы.

Используйте эти подходы, чтобы улучшить свои таланты.

8-дорожечная производительность

Чтобы развиваться, процесс должен быть проанализирован и тщательно изучен, чтобы получить идеальное состояние.

Отслеживание производительности всего процесса, например, сколько времени потребовалось для завершения по сравнению с тем, сколько времени это занимало в ручном режиме, время, необходимое для детализации каждого шага, и т. д., может дать существенные преимущества.

Пример документооборота

Существует множество рабочих процессов, включающих документы, которые необходимо передать разным сторонам для утверждения, рассмотрения или анализа.

Ручные методы документирования снижают производительность вашей команды. Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих основных обязанностях, ваши сотрудники должны заниматься административной деятельностью.

Давайте рассмотрим примеры, в которых вы можете автоматизировать рабочие процессы документов в своем рабочем пространстве.

1- Заработная плата или справки с места работы

Большинство ваших работников будут просить справки о заработной плате или трудоустройстве для использования в банках, посольствах, арендных платах, приемных школах или университетах и ​​так далее.

Ручная обработка этих сертификатов требует значительного количества времени и усилий. Процесс может быть следующим:

1- Работник заполнит форму для получения справки о заработной плате, указав причину запроса.

2- Форма передается администратору отдела кадров.

3- Чтобы продолжить, администратор отдела кадров должен получить согласие менеджера по персоналу.

4- После принятия администратор отдела кадров должен получить доступ к системе для получения всей информации о сотруднике, такой как полное имя, номер паспорта, национальность, информация о заработной плате и семейном положении, среди прочего, и заполнить установленный шаблон для создания запрос.

5. После создания сертификата его необходимо вручную отправить директору по персоналу для подписания.

6- Директор подпишет его и вернет администратору отдела кадров для передачи сотруднику.

Документооборот такого типа можно легко автоматизировать, позволив сотруднику зайти на портал и отправить запрос в электронной форме. Администратор отдела кадров получит запрос и определит, следует ли его обрабатывать; если это так, он будет отправлен менеджеру для цифровой подписи перед отправкой по электронной почте сотруднику.

Поддержите БЛОГ, поделившись

Нравится:

Нравится Загрузка…

Как улучшить документооборот в вашей компании?

 

Как улучшить документооборот компании?

Одним из ключевых бизнес-процессов является подготовка и сдача документов компании, таких как формы, договора, счета-фактуры, внешние и внутренние документы, отчеты. Эффективное управление формальностями влияет на функционирование организации. Неправильная организация документооборота может привести к задержке выполнения проекта и другим трудностям.

Рекомендуется указать путь для отправки и утверждения документов. Отлаженный документооборот особенно важен на предприятиях, имеющих несколько филиалов, работающих над множеством проектов или работающих удаленно.

Если вы хотите улучшить документооборот в компании, вы должны определить проблемы в компании и требования команды. Затем можно приступить к выбору программы, которая позволит наладить и организовать документооборот в компании.

Принимая решение о внедрении электронного документооборота в своей компании, следует помнить о нескольких важных моментах:

  • безопасность данных,
  • приведение потока электронных документов в соответствие с процедурами, которые уже существуют и применяются в компании
  • правильная категоризация и маркировка документов
  • существующих бизнес-процессов.

Надлежащее управление документооборотом в организации включает такие процессы, как регистрация, структурирование, классификация и надлежащее архивирование внутренних и внешних документов.

Чтобы не тормозить развитие компании внедрением неэффективных процессов, естественным шагом является организация электронного документооборота.

Также стоит обратить внимание на интуитивность программы и возможность легкого внесения модификаций, исходя из меняющихся во времени потребностей компании. По этой причине в так называемые коробочные решения вносились необходимые изменения, особенно те, которые нельзя было предсказать до внедрения или запуска продукта, что может оказаться невозможным или очень дорогим.Кроме того, проприетарные, индивидуально закодированные решения несут аналогичные риски и, безусловно, много неизвестных, когда речь идет о дальнейшем обслуживании, разработке, интеграции с другими системами или текущих модификациях уже работающих рабочих процессов.

Документы, которые могут быть распространены:

  • счета-фактуры, бухгалтерские примечания
  • контрактов
  • заказов
  • входящая почта
  • прочие документы

шлюзы для межорганизационного документооборота

источник и источник для работы с системой рабочего процесса IBM MQ

следующим образом:

Назначение действий конкретному пользователю,

Внешний, помечает их как внешниеРабочий список External

представляет средства связи

как для поставщика, так и для запрашивающей стороны. Аутсорсер

и инсорсер получают доступ к рабочему списку External с помощью клиентского интерфейса

, который обеспечивает функциональность, аналогичную интерфейсу 2 архитектуры, определенной коалицией

Workflow Management Coalition.

6

Используя

этот интерфейс,

аутсорсер (часть RGM) отслеживает

рабочий список и извлекает новые действия в внешний

источник (шаг 1 на рисунках с 4 по 6), а

инсорсер создает новый процесс экземпляры в PMS поставщика услуг

(шаг 4).Интерфейс клиента также

отслеживает и распространяет изменения состояния и данных

аутсорсером (часть RPG) и внутренним источником (часть PPG

) после установления соединения.

70

IEEE MultiMedia

В настоящее время исследователи проводят большую работу в двух

связанных областях. Во-первых, функциональная совместимость и подключение WMS

является важным вопросом, поскольку зрелые ИТ-инфраструктуры, как правило, неоднородны.В первую очередь это связано с проблемой предоставления стандартных интерфейсов

для WMS для связи между серверами.

The Workflow Management Coalition, консорциум поставщиков и пользователей WMS, определил такой интерфейс под названием Interface 4.

1

к

подключить WMS, которые адаптируются в качестве веб-привязки к

Интерфейс 4.Во-вторых, исследователи работали над стандартизацией форматов обмена документами

, главным образом на основе расширяемого языка разметки

(XML). Эти стандарты помогают поставщикам создавать

продукты на общей платформе, но не помогают организационным процессам как таковым. Поскольку эти стандарты не фокусируются на отношении внутреннего и внешнего взглядов на процессы, они не затрагивают вопросы конфиденциальности, гибкости и независимости.

Система Wide Area GroupFlow

3

представляет собой подход к соединению

процессов через организационные границы путем предоставления шлюзов

путей. Организации могут объявить шаблоны процессов доступными извне

(то есть экземпляры могут запускаться внешними системами).

Однако Groupflow является закрытой системой. Исследовательский прототип

интернет-сервисов (Wise) на основе рабочих процессов позволяет нескольким

организациям определить общий общедоступный процесс и назначить

отдельных действий каждой организации.

4

Каждая организация

отображает действия, которые она выполняет в рамках своей внутренней системы управления процессами

, к которой ее партнеры не имеют доступа. Альянс Extricity

(http://www.extricity.com/) — это продукт, использующий аналогичный подход

.

и средние предприятия (Космос),

5

Wise,

4

и MariFlow

6

проекты также включают средства для заключения контрактов с глобальными,

общий процесс.

Другой подход к соединению PMS различных организаций состоит в том, чтобы установить набор

специфичных для домена сообщений и

специфических для домена шлюзов, которые сопоставляют входящие сообщения с

операциями PMS. Несколько организаций соревнуются в обеспечении основ для определения стандартов сообщений предметной области. Примерами

являются RosettaNet (http://www.rosettanet.org/),

7

и

BizTalk.

8

Другие предложения, такие как eCo Framework

9

, поддерживают

расположение и выбор соответствующего протокола.Шлюзы

для RosettaNet предоставляются, например, Netfish

(http://www.netfish.com/) и Extricity’s Alliance. Более того, этому подходу

соответствуют традиционные стандарты

EDI, такие как UN/Edifact и Swift, и соответствующие им шлюзы

от многочисленных поставщиков. Система Coyote/Business Process Framework

реализует шлюз сообщений, который настраивается с использованием так называемых

соглашений с торговыми партнерами.

10

Ссылки

1.Стандарт рабочего процесса — абстрактная спецификация совместимости, Tech.

Report WfMC-TC-1012, The Workflow Management Coalition,

Lighthouse Point, Fla., 1996.

2. K. Swenson, Simple Workflow Access Protocol (SWAP), Draft Proposal

от 6 мая 1998 г., http ://www.ics.uci.edu/~ietfswap/swap-prot.txt.

3. Г. Римпп и Л. Настански, «Управление рабочими процессами между

распределенными организациями — глобальный групповой поток

Подход», Proc. Европейские студенты, изучающие промышленную инженерию и

менеджмент (Estiem) IT-Vision Conf., F. Lehner and S. Dustar,

eds., Deutscher Universitäts Verlag, Gabler Edition Wissenschaft,

Wiesbaden, 1997, стр. 265-282.

4. Г. Алонсо и др., «WISE: Business-to-Business E-commerce», Proc.

Девятый международный семинар по проблемам исследований в области обработки данных —

Информационные технологии для виртуальных предприятий (RIDE-VE 99), IEEE

Computer Society Press, Лос Аламитос, Калифорния, 1999, стр. 132–139.

5. Ф. Гриффель и др., «Электронные контракты с COSMOS — Как

устанавливать, обсуждать и выполнять электронные контракты в Интернете

», Proc.Second Int’l Enterprise Distributed Object Computing

Workshop (EDOC 98), IEEE Press, Piscataway, NJ, 1998, стр. 46-55.

6. I. Cingil и др., «Адаптируемая архитектура системы рабочего процесса на

Интернет для приложений электронной коммерции», Proc. Междунар.

Симп. Приложения распределенных объектов, IEEE Computer Society

Press, Лос-Аламитос, Калифорния, сентябрь 1999 г., стр. 242-251.

7. Спецификация инфраструктуры реализации RosettaNet (RNIF), версия

1.1, RosettaNet., Санта-Ана, Калифорния, 1999.

8. BizTalk Framework 1.0 — Независимая спецификация документов,

Microsoft, Редмонд, Вашингтон, 1999. В двух словах!»,

Onotology.org, http://www.ontology.org/main/papers/eco

.html, 1999.

10. А. Дэн и Ф. Парр, «Подход Койота к сети Приложения службы Centric

: диалоговые транзакции службы, монитор

и стиль приложения», Proc.Семинар по обработке транзакций с высокой производительностью

(HPTP), 1997 г., стр. 23–48.

Сопутствующая работа

Управление документами и рабочими процессами — Addvise

Несмотря на растущую цифровизацию нашего общества, на самом деле это не привело к уменьшению количества физических документов. Доступность информации именно благодаря оцифровке привела к созданию большего количества документов. Для многих организаций становится все более важным, как они могут контролировать поток документов и информации.Организация тратит много времени и, следовательно, денег на распечатку, распространение и архивирование документов. Крупные организации тратят примерно три процента своего годового оборота на внешнюю обработку документов. Это включает в себя создание, производство, распространение и хранение документации.

Это заключение исследования, проведенного RS Consulting с участием 250 компаний ЕС по заказу Xerox. Знаете ли вы, что в вашей организации каждый день 35-50% времени уходит на поиск и хранение документов и только 5-15% на собственно чтение информации? (Исследование Reuters) Более эффективное использование может значительно сэкономить деньги для каждой организации.Для достижения наилучшего результата необходимо проводить различие между документооборотом и управлением рабочим процессом.

Документооборот.
Это включает в себя автоматизацию секционных документов, таких как жилищные ассоциации, включая договоры аренды, заявки на субсидии, жалобы и т. д., которые должны быть легко доступны. В автоматизированных системах процессов на практике возникают проблемы с неструктурированной информацией, которая не принадлежит одному уникальному процессу. Подумайте о законодательстве, руководствах, памятках и электронной почте.Это приводит к увеличению количества копий для различных отделов и заинтересованных сторон.

Однако эти документы могут стать доступными для заинтересованных сторон в цифровом виде с помощью системы управления документами. Бумажные документы сканируются с использованием оптического распознавания символов (OCR), что делает их читаемыми и доступными на компьютере. Документы печатаются только там, где они нужны. Это позволяет избежать того, что документы постоянно нуждаются в физическом распространении. Это также значительно повышает скорость распространения.Данные одновременно доступны всем заинтересованным сторонам.

Преимущество этого подхода также в том, что по почте необходимо рассылать гораздо меньше документов. В почтовой системе находится большое количество документов в виде вложений, часто хранящихся в нескольких почтовых ящиках. Это заполнило множество почтовых серверов одной и той же информацией.

Еще одной проблемой цифрового архивирования документов является структура хранения. Часто организации работают с определенными структурами каталогов, но, скорее всего, перестанут иметь значение при изменении организационной структуры.Поэтому для содержания таких складских структур требуется много времени. Лучшим решением является работа с реляционными структурами. Затем документы сохраняются на центральном [сервере], и каждому документу назначаются теги для идентификации документа и его отношения. Это может быть дата счета-фактуры, номер контракта или другие конкретные типологии.

Media Logistics, компания может похвастаться экономией 52 000 часов в год благодаря эффективному управлению документами. [ссылка] Таким образом, компании могут с помощью управления документами значительно сократить бумажный поток.

Управление рабочим процессом

Work-flow management – ​​эффективное и результативное консультирование, распространение и утверждение документов. Таким образом, это рабочий процесс ваших документов. Ваши процессы, через которые потоки информации могут быть организованы по цифровому пути. Помимо эффективного управления потоком документов, это также позволяет организациям самостоятельно распределять внутреннюю документацию.

Важно быть уверенным, что у вас есть последняя версия каждого документа.Кроме того, вы можете легко дополнить цифровую документацию ссылками и другими связями с другими соответствующими документами. Наконец, эти параметры также позволяют выполнять поиск и навигацию, что позволяет быстро понять основной вопрос. Эффективный контроль цифровой документации улучшает возможность фактического сокращения общего количества документов, как цифровых, так и физических.

Пример:
Заявка на грант получена по почте. Это сканируется и присваивается разделу лечения.Присутствующий отдел/лицо получит сигнал от WFS о том, что документ поступил в обработку. Без распечатки документ обрабатывается и готов к выставлению следующего раздела, в котором рассматривается и утверждается заявка, о чем заявитель информируется по почте, уведомляя о его запросе.

Это позволяет документообороту внутри организации без вывода на печать. Большим преимуществом является не только экономия на бумаге. Время применения значительно сокращается.Кроме того, организация в режиме реального времени получает представление о том, где находится документ. Это также дает организации возможность участвовать в общем процессе для оценки эффективности. На каждом шаге процесса можно увидеть, какие операции выполняются и сколько времени на это уходит.

Таким образом, особенно для таких организаций, как государственные учреждения, управление документами и рабочими процессами — это очевидная возможность существенной экономии. Это сокращает временные рамки, прозрачность потока информации и удовлетворенность клиентов будут увеличиваться за счет сокращения времени подачи заявок и всегда известного статуса их заявок.

Источники:

http://www.logistiek.nl/nieuws/nid7064-efficinter-documentenbeheer-levert-media-logistics-forse-besparing-op-.html

Связанные статьи
  • AAA снижает затраты на печать с помощью программного обеспечения для управления документами (web2.sys-con.com)

5 советов по оптимизации документооборота с помощью Cygnature

Время прочтения: 5 минут

Оптимизация документооборота имеет жизненно важное значение для автоматизации повторяющихся задач и повышения общей производительности организаций.Отчет Business показывает, что организации теряют 21,3% производительности из-за проблем с документооборотом. Создавая эффективный документооборот, организации могут предотвратить человеческие ошибки и избыточность, одновременно гарантируя стабильное выполнение задач.

Превосходным способом организации непрерывного документооборота является использование мощных программных решений для электронной подписи. С помощью динамической платформы электронной подписи организации могут разработать согласованный рабочий процесс цифровой подписи, который позволит им быстро находить необходимые документы и выполнять необходимые действия.Таким образом, руководители могут выделять больше времени и ресурсов в областях бизнеса, которые положительно влияют на их прибыль и увеличивают потенциал роста, одновременно сокращая расходы во время блокировки.

Однако наличие передового решения для электронной подписи — это только полдела. Организациям также необходимо найти инновационные способы оптимизации документооборота с помощью электронной подписи, чтобы максимизировать его преимущества и убедиться, что они используют эту технологию для преобразования своих операций. В этой статье вы найдете простые, но важные советы по сокращению повторяющихся задач и оптимизации документооборота с помощью программной платформы электронной подписи.

Оценка организационных потребностей и процессов

Понимание организационных потребностей и процессов — это, возможно, самый простой, но игнорируемый шаг в оптимизации документооборота с использованием решения для электронной подписи. Часто большинство организаций сразу же начинают внедрять приложение для электронной подписи, не выстраивая рутину, которая сделает их внутренние процессы более эффективными. Хотя это может показаться отличным шагом к оцифровке и повышению производительности, это может в конечном итоге иметь неприятные последствия, особенно если вы не имеете представления о существующих проблемах процесса.

Таким образом, оценка организационных процессов должна стать главным приоритетом для выявления узких мест в ваших процессах. Определив области, в которых вы испытываете задержки, вы можете внести необходимые коррективы, чтобы упростить процесс для ваших сотрудников и клиентов. Это также позволяет вам определить, как пользователь получит доступ к определенным файлам и как их следует идентифицировать, если они являются лицами, которым предназначен документ.

Интеграция шага идентификации и аутентификации пользователя, который требует от подписывающих лиц подтверждения своей личности для безопасного входа в сеанс электронной подписи, имеет жизненно важное значение для предотвращения доступа злоумышленников к файлам.В любом случае окончательный выбор будет зависеть главным образом от варианта использования, независимо от того, находятся ли удаленные подписывающие лица в сети или нет, и от того, является ли транзакция личным или удаленным. Эмпирическим правилом является использование сценариев прямой интеграции, когда метод электронной подписи интегрируется с мобильным приложением или Интернетом для более быстрого утверждения.

Установка протоколов и политик электронной подписи

Электронные подписи

обеспечивают более быстрое выполнение административных задач, но это возможно только в том случае, если в организациях установлены надежные протоколы и политики.Устанавливая политики и протоколы электронной подписи, организации могут гарантировать, что все находятся на одной странице и могут понять использование электронных подписей. Таким образом, сводя к минимуму ошибки и повышая общую эффективность, одновременно улучшая сотрудничество между членами команды.

При создании политики электронной подписи необходимо сначала определить необходимость политики. Это гарантирует, что ваши политики электронной подписи могут содержать рекомендации и ожидания в отношении соблюдения законодательства, а также честных и последовательных процессов.Вы можете разработать политику электронной подписи, если вы управляете несколькими документами, поскольку их ручная подпись займет много времени и потенциально может отбросить вас назад.

Вы также должны сообщить своим сотрудникам о преимуществах электронной подписи политик и протоколов и объяснить, почему они внедряются. Таким образом, вы можете определить наиболее подходящий подход к представлению политики членам вашей команды на основе простоты, деликатности и характера, в которых политика будет понята.Если ваши сотрудники будут в курсе событий, это также повысит вероятность успешного внедрения и позволит вам пересмотреть политику, чтобы убедиться, что она помогает им хорошо выполнять свою работу.

Схема жизненных циклов документооборота

Лучшее понимание того, как организации могут управлять документами, и выяснение того, кто отвечает за целостность содержимого документов, имеет важное значение для оптимизации документооборота. Каждый документ проходит несколько этапов, таких как создание, редактирование, совместное использование, отправка на подпись и сохранение или архивирование в бизнес-системе.Сопоставление жизненного цикла вашего потока документов позволяет определить, как пользователи изменяли их, кто их редактировал и как они сохранялись.

Использование подхода жизненного цикла к документообороту также позволяет принимать взвешенные решения в долгосрочной перспективе. Нередко большинство организаций немедленно принимают решение относительно состояния своих документов, особенно если они вооружены мощной платформой электронной подписи. Хотя это ускоряет их потоки документов и повышает общую производительность, неспособность наметить жизненный цикл потока документов увеличивает риск ошибок и избыточных процессов.

Описывая жизненный цикл потока документов, вы можете определить существующие проблемы, которые мешают вашему потоку документов достичь оптимизации. Это также позволяет вам разрабатывать пользовательские истории о том, как пользователи взаимодействуют с вашими документами. Эти пользовательские истории часто помогают обеспечить согласованность при определении точек взаимодействия с интенсивным ручным управлением, которые требуют немедленных изменений.

Используйте облачное хранилище и Интернет

Облачное хранилище становится нормой в индустрии электронных подписей.Forbes сообщает, что 77% предприятий уже используют облачные сервисы и хранилища. Существенной причиной такого значительного роста является способность облака легко обмениваться информацией и файлами и хранить их.

По мере того, как организации растут и достигают своих бизнес-целей, количество файлов и документов, с которыми они будут работать, будет увеличиваться в геометрической прогрессии. Это означает, что поиск хранилища для оптимизации потока документов и повышения производительности может стать проблемой. Один из способов избежать этой надоедливой проблемы — использовать надежную и просторную систему управления цифровыми документами.

Используя систему управления документами, организации могут повысить производительность, одновременно сократив пространство для хранения и физическую документацию. Он также позволяет вам назначать права пользователя на просмотр и предоставляет эффективный план резервного копирования данных, который гарантирует защиту ваших файлов в случае сбоя системы. Существует несколько функций программного обеспечения для управления документами, которые помогают рабочим процессам, и вы можете проверить их в этом разделе.

Измерение периодических изменений потока документов

Оптимизация документооборота — это непрерывный процесс, включающий многочисленные изменения на протяжении всего жизненного цикла документа.Таким образом, вы должны определить критические факторы успеха вашего документооборота и время от времени измерять их для повышения оптимизации. Настраивая и измеряя изменения в потоке документов, вы можете определить, как ваше программное решение для электронной подписи обеспечивает повторяемость процесса для повышения производительности.

Несмотря на то, что единого подхода к измерению документооборота не существует, отличным началом является определение того, почему в первую очередь следует использовать электронные подписи. Это может быть установка показателей для электронной подписи, таких как расходы на хранение и потребление бумаги, время обработки и время, сэкономленное при использовании таких решений.

Установка ключевых показателей эффективности для вашего документооборота также позволяет вам постоянно находить проблемы в вашей стратегии. Распознав эти проблемы, вы можете немедленно исправить их и предотвратить их негативное влияние на весь ваш документооборот. Это также помогает устранить потенциальные проблемы, которые могут возникнуть при оптимизации в будущем.

Повышение производительности за счет оптимизации документооборота

Достижение производительности имеет решающее значение для превращения ресурсов в прибыль и сохранения денежных потоков для будущего расширения и роста.Одним из способов повышения производительности является использование технологических достижений, таких как электронные подписи, для предотвращения мошенничества и автоматизации рутинных административных процессов. Отличным программным обеспечением для этого процесса является Cygnature.

Cygnature — это передовое решение для подписи, поддерживающее биометрические, цифровые и электронные подписи. Он полон обширных функций, таких как гостевая подпись, живая подпись, сторонняя интеграция и повторно используемые шаблоны документов, которые работают вместе для обеспечения безопасной работы с подписью.Cygnature предлагает щедрую 15-дневную бесплатную пробную версию в дополнение к платным стартовым, профессиональным и корпоративным пакетам.

Что такое корпоративный документооборот?

Большинство компаний сталкиваются с серьезными проблемами при хранении документов и доступе к ним, и тому есть множество причин:

  • Некоторые документы представлены в печатной форме, другие в цифровом формате, а некоторые хранятся в обоих форматах.
  • Цифровые документы часто хранятся в нескольких местах — на отдельных рабочих столах или в цепочках электронной почты, облачных учетных записях или корпоративных серверах.
  • Люди непоследовательны в том, как они хранят как цифровые, так и бумажные файлы.

Знакомо? Неудивительно, что 82 процента работников говорят, что их производительность страдает из-за того, что им трудно найти нужные документы. Эта неорганизованность не только влияет на способность сотрудников выполнять задачи, но также увеличивает вероятность потери или повреждения файлов и создает уязвимости в системе безопасности.

Система управления корпоративными документами призвана решить эти проблемы путем организации и оптимизации документооборота в системах крупной компании.В этом посте вы узнаете, как ваша организация может извлечь выгоду из стратегии управления корпоративными документами и как выбрать решение для управления корпоративными документами.

Что такое корпоративный документооборот?

Управление корпоративными документами — это процесс хранения, поиска, защиты, обновления, совместного использования и извлечения цифровых документов для крупных организаций. Стратегия корпоративного управления документами будет информировать организацию о выборе и настройке технологий для реализации своих рабочих процессов с документами.

Помимо решения проблем с производительностью, многие крупные компании принимают корпоративную стратегию управления документами по юридическим причинам. Чтобы соответствовать государственным и отраслевым нормам, организациям нужен способ, позволяющий отслеживать, защищать и легко извлекать документы в случае аудита соответствия или повестки в суд. Для целей соответствия корпоративная стратегия управления документами должна отвечать на следующие вопросы:

  • Как долго мы должны хранить документы?
  • Где хранить документы?
  • Как мы будем отслеживать изменения в документах?
  • Как восстановить документы в случае аварии?

Внедрение корпоративной системы управления документами

Традиционно большинство документов на уровне предприятия были либо в бумажной форме (и управлялись с использованием физических процессов), либо хранились на внутренних серверах.Сейчас организации все чаще обращаются к облачному программному обеспечению для хранения документов и управления ими.

Основным инструментом, который предприятия используют для этого, является система управления документами (DMS), программное решение, которое обеспечивает центральное электронное место, где собираются, хранятся и отслеживаются все документы организации.

Несмотря на то, что решения для хранения файлов, такие как Dropbox, Microsoft OneDrive и Google Drive, могут пересекаться, корпоративное программное обеспечение для управления документами должно выходить за рамки возможностей этих служб и включать следующие функции:

Функция захвата документов и оптического распознавания символов. Функции захвата документов позволяют предприятиям в процессе оцифровки документов собирать корпоративную информацию посредством сканирования или фотоизображения. Функция оптического распознавания символов (OCR) делает все отсканированные документы, изображения и текст PDF доступными для поиска и редактирования.

Хранение, поиск и извлечение. DMS должна иметь возможность хранить документы в различных типах файлов (например, текстовые документы, PDF-файлы, электронные таблицы и электронные письма) и включать метаданные для каждого файла.Он также должен предоставлять инструменты для организации и поиска файлов в соответствии с различными определяемыми пользователем критериями, а также предоставлять возможность помечать документы с помощью настраиваемых полей ключевых слов.

Совместная работа и контроль версий. Такие функции, как совместное использование документов, одновременное редактирование несколькими пользователями и история изменений с контролем версий, важны для обеспечения совместной работы группы и отслеживания изменений документов в DMS.

Интеграции. Для оптимального использования DMS должна интегрироваться с другими ключевыми бизнес-системами, такими как бухгалтерский учет, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и управление персоналом.Эти интеграции не только помогают вам использовать возможности хранения и обмена документами, предлагаемые в DMS, но также позволяют выполнять текстовый поиск документов в масштабах всей компании.

Настраиваемые рабочие процессы документов. Решения для корпоративного управления документами часто содержат возможности рабочего процесса на основе правил. Рабочий процесс на основе правил позволяет администратору создать правило, определяющее поток документов в организации.

Например, рабочий процесс может требовать, чтобы счет автоматически направлялся в бухгалтерию для утверждения, прежде чем он будет отправлен клиенту.Это обеспечивает быстрое перемещение документов по намеченным рабочим процессам и обеспечивает прозрачность текущего местоположения активных документов.

Безопасность и соответствие. Предприятиям в отраслях, которые сталкиваются со значительными нормативными проблемами, например, предоставляющих юридические, финансовые и медицинские услуги, потребуется DMS с расширенными функциями безопасности и соответствия требованиям.

Эти функции включают журналы аудита, возможности разрешений и интеграцию с системой управления устройствами, включая такие вещи, как многофакторная проверка подлинности.Также должны быть ограничения на обмен файлами и функции защиты данных, такие как контроль доступа.

При выборе DMS убедитесь, что он оснащен стандартизированными и современными протоколами безопасности, такими как 256-битное шифрование AES и SSL/TLS.

Сочетая корпоративную стратегию управления документами с многофункциональной DMS, ваша организация гарантирует, что сотрудники могут легко получить доступ ко всем документам, менеджеры могут контролировать и просматривать их, а вы можете защитить документы от неавторизованных пользователей.

Эта статья была первоначально опубликована 5 февраля 2021 г. и обновлена ​​8 декабря 2021 г.

Сканирование документов в Далласе и создание рабочего процесса для документов

Сканирование документов в Далласе и создание рабочего процесса для документов

После того, как будет определено, что инициатива по оцифровке поддерживает видение и стратегические цели организации, следует разработать и продемонстрировать D Поток документов . Документооборот визуально определит, как проект лучше всего достигнет стратегических целей общего бизнес-плана.В этой части проекта очень важно использовать опыт менеджера проекта сканирования. Менеджер проекта сканирования должен быть доступен для совещаний и помогать в определении потребностей в программном и аппаратном обеспечении, а также в текущих расходах на поддержание непрерывности организованных файлов. WeScanFiles.com может реализовать системы и протоколы для документооборота. Некоторые вопросы, которые необходимо учитывать при создании Документооборота :
  • Направлена ​​ли компания на производительность? Документооборот должен показать, как оцифровка упростит ваши бизнес-процессы и снизит затраты.
  • Направлен ли бизнес на улучшение обслуживания? Document Flow должен продемонстрировать, как оцифровка позволит вашей организации лучше удовлетворять потребности своих клиентов и партнеров.
  • Являются ли вопросы управления основным приоритетом бизнеса? Затем документооборот должен показать, как оцифровка улучшит управление и хранение критически важной для бизнеса документации, а также повысит точность и целостность данных
Понятно, что у каждой компании разные цели и организационные потребности.Таким образом, может потребоваться рассмотрение дополнительных вопросов в потоке документов . Если есть другие вопросы, которые нужно добавить, не забудьте указать их в решении Document Flow . Составление карты потока документов :
  • Понять, что хорошо работает в текущем процессе обработки документов
  • Выявить общие шаблоны использования в процессах бизнес-документов
  • Перечислить, что необходимо выполнить в потоке документов
  • Понять, в чем проблемы и зоны неэффективности лежат и области, где есть возможности для улучшения.
После этого можно составить блок-схему с указанием обязанностей, программного и аппаратного обеспечения. Может быть организовано определение индексации и организации для каждого отдела или компании в целом. Следует также определить перечень документов, которые необходимо архивировать. Если у вас всего несколько ящиков, это не займет много времени, но у некоторых компаний могут быть сотни ящиков. В этой ситуации необходима инвентаризация сканирования и архива. Предварительные встречи и организация помогут не только руководителю проекта компании по сканированию должным образом достичь целей, но и контактному лицу компании, которое обеспечит достижение этих целей.Это командная работа, чтобы сделать это изменение максимально эффективным. Восприятие ценности решения для управления документооборотом будет замечено во времени рабочего процесса, пространстве в офисе и меньшем разочаровании сотрудников и клиентов. Как только будет определено лучшее программное обеспечение, аппаратное обеспечение и бизнес-процесс, компания, занимающаяся сканированием, приступит к организации и архивированию печатных файлов, хранящихся в офисе. Архивирование и дневная перемотка могут выполняться одновременно, если проект управляется упорядоченным образом.По мере завершения проекта и обучения внедрение технологий управления рабочими процессами и бизнес-процессами будет осуществляться на практике.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.