Бэк офис это: Малый бизнес: инструкции, руководства и бизнес планы по открытию своего дела в России в 2019 году. «Бизнес-Прост»

Содержание

Бэк офисная система. Что такое бэк-офис? Что такое бэк-офис, простыми словами

Понятие система бэк-офис (back-office) прочно закрепилось в сфере ритейла. Это тот инструмент, который позволяет консолидировать и согласовать все бизнес-процессы. В битве за кошельки покупателей касса — фронт-офис (front-office) — является передней линией. Тылом, который обеспечивает командование, является бэк-офис — торговая система предприятия, охватывающая все процессы, протекающие в магазине — от обеспечения продаж до аналитической отчетности. От того, насколько она будет соответствовать задачам, стоящим перед конкретным предприятием, и насколько эффективно будет работать, зависит, окажется ли владелец магазина победителем в этой битве.

Системы бывают разные

Надо сказать, что сегодня сам термин бэк-офис несколько расплывчат. На Западе под этим подразумевается как управленческая составляющая программного обеспечения, так и бухгалтерская. В России, в силу специфики «национальной бухгалтерии», поставщики программного обеспечения для магазинов постарались от нее отойти, и под бэк-офисом зачастую понимается только та часть, которая отвечает за управление бизнес-процессами.

Кроме того, существует разделение back-office и head-office, первое — это торговая программа, установленная в торговой точке, второе — система головного офиса сети магазинов, которая управляет торговыми программами отдельных объектов. Между тем, многие системы предполагают, что head-office одновременно является и back-office, то есть торговая программа, установленная в головном офисе сети, непосредственно управляет процессами, происходящими в магазинах. А когда-то под этим термином подразумевалась просто программа для учета товаров. Впрочем, эти времена давно прошли.

Как отметил Михаил Орлов, продукт-менеджер направления программного обеспечения класса back-office ГК «АТОЛ», современный бэк-офис уже не назовешь просто товароучётной системой:

В наше время бэк-офис — это полноценная , отвечающая за все основные бизнес-процессы на торговом предприятии. Бэк-офисная система должна в себя включать складской учёт, управление взаимодействием с поставщиками, ценообразование, подготовку товара к реализации, дисконт, взаимодействие с , реализацию сетевого обмена, производство, управление персоналом и многое другое. При этом, несмотря на полноту функциональной части, бэк-офис должен быть простым в понимании и управлении, иметь высокую скорость развертывания на торговом объекте и обладать стабильностью и оперативностью обработки различной информации. Немаловажным критерием хорошего бэк-офисного решения является поддержка большого перечня торгового оборудования.

Несмотря на многообразие задач, функции бэк-офиса сводятся к нескольким важнейшим пунктам. Вот мнение Антона Мурзина, директора консалтингового агентства ГКЦ:

Прежде всего, бэк-офис должен разделять бизнес-процессы предприятия на несколько отдельных процессов, каждый из которых выполняется различными сотрудниками с разными правами доступа к информации. Это позволяет снизить требования к квалификации сотрудников и решает задачи обеспечения безопасности работы с информацией. Главный же плюс такого подхода — в возможности сделать систему максимально гибкой. Например, важнейшая функция бэк-офисной программы — управление розничными ценами. Это не такая простая задача, как может показаться. Цена товара, проданного отдельно, может отличаться о цены товара, проданного в мелкооптовой упаковке. Цена товара может зависеть и от того, какие другие товары покупаются вместе с ним. Наконец, цена может меняться при покупке товара по дисконтной карте и в ходе различных маркетинговых акций. Торговая система должна учитывать все эти моменты. Причём не просто учитывать, а позволять изменением цены оптимизировать прибыль. И это — тоже одна из целей разделения процессов. Иногда в саму учётную карточку товара с его описанием и кодом включают цену, при этом торговая программа теряет гибкость при работе со стоимостью товара. Установление цены товара — это отдельный бизнес-процесс, и для обеспечения всех вышеперечисленных возможностей он должен быть отделён от процесса учёта товара. Важно и отделить определение управленческой политики от процедур ее непосредственного исполнения. Определение политики закупок — это ответственное дело, которым в торговой организации занимается руководство при участии квалифицированных специалистов. Исполнять же ее, то есть применять установленные правила, могут и менее квалифицированные менеджеры. Точно так же политика скидок должна устанавливаться в центре, а исполняться автоматически непосредственно на кассах.

Вторая важнейшая задача программы бэк-офис — отражение того, что происходит в магазине с товарными запасами. На товарные запасы влияют несколько процессов: это поставки товара, продажи, возврат некачественного и непроданного товара. Точное отражение ситуации в магазине создается за счет консолидации в торговой программе информации о товарах, получаемой из нескольких источников: с кассовых узлов, терминалов сбора данных на складе, и т.п. Кроме того, система должна учитывать движение товара внутри предприятия, например, наличие собственного производства. Далее, существуют и неучитываемые «операции», такие как воровство. То есть система должна учитывать реалии и позволять корректировку данных при инвентаризации.

Нужно не просто определить, какие товары были проданы за период — это умеют все товароучетные программы, — уточняет Антон Мурзин. — Важной характеристикой системы автоматизации является способность проводить почековую аналитику — и по этому показателю различные системы значительно отличаются. Идет ли речь о разовой крупной покупке или постоянном спросе на данный товар? Рос спрос или падал в течение дня? От ответа на эти вопросы зависит величина заказа. Обеспечивает ли ваша система возможность почековой аналитики, и если да, насколько полно она используется — ответ на этот вопрос важен для правильной организации товаропотока.

Все перечисленные функции являются стандартными для систем бэк-офис, однако у каждой системы в их реализации существуют и свои особенности, определяющие ее соответствие задачам, стоящим перед конкретным магазином или сетью.

Несомненно, при достаточно формализованных общих операциях каждый формат розничной торговли предъявляет свои требования к бэк-офису — говорит Михаил Орлов. — Допустим, для формата cash-&-carry очень важным является зависимость категории цен от количества покупаемых товаров, для бутиков одежды очень важна возможность вести товарный учет с так называемыми характеристиками товаров (размеры, цвета). Кроме того, например, для данных форматов очень важна дисконтная политика. Хорошая бэк-офисная система должна учитывать все эти требования.

Особые требования к системе предъявляют и сетевые магазины. В частности, к таким требованиям относятся: возможность работы системы в реальном времени с удаленными объектами (либо возможность проводить достаточно частую синхронизацию), возможность автономной работы магазинов при отсутствии связи с центральным офисом и повышенные требования к обеспечению безопасности обмена данными. Например, для этого применяется такое решение, как единый бэк-офис магазинов сети, который хранит базу данных всех торговых точек. Это позволяет исключить одно звено в торговой программе, упрощает и ускоряет работу. Уменьшается объем передаваемой информации, потому что данные поступают только с касс, а база данных на сервере магазина работает автономно. Повышается безопасность, исчезают практически все возможности изменять что-либо в центральной базе данных. Но, разумеется, такой подход имеет и свои минусы, к которым относится несколько меньшая гибкость.

Тенденции рынка

Сегодня основное направление развития на рынке бэк-офисных систем — расширение функций торговой программы для обеспечения полной автоматизации самых различных торговых предприятий. Например, сейчас отмечается тенденция к мультиформатности торговых сетей, и производители программ откликнулись на эту потребность. В частности, такая возможность достигается применением модульной структуры комплекса. При этом каждый модуль реализует свою узкоспециализированную функцию, а заказчик сам выбирает набор необходимых модулей. В случае необходимости расширения возможностей торговой системы просто покупаются дополнительные модули. Еще одно направление развития — необходимость учитывать появление новых технологий. В частности, сегодня повсеместно применяется штрих-кодирование, но уже на подходе технология RFID — радиометки.

Основные тенденции на рынке розницы можно разделить на две составляющие, — поясняет Михаил Орлов. Первая — это понимание, что автоматизация нужна всем, даже самым маленьким торговым предприятиям, вторая — это более высокие требования к функционалу бэк-офиса у крупных торговых сетей. Говоря о первой тенденции, стоит отметить, что у хозяина небольшого магазина гораздо больше оперативной работы и цена ошибки очень высока, а порой критична для всего бизнеса. Если для владельца крупного торгового предприятия главная задача — это стратегическое управление и грамотное делегирование полномочий, то хозяину маленького магазина большую часть работы приходится выполнять самостоятельно. Поэтому и приходит понимание, что верным слугой и помощником будет качественная система управления. Именно благодаря данной тенденции, почти у каждого разработчика бэк-офиса появились решения для малой розницы. Что касается второй тенденции, для руководителя крупного бизнеса уже мало стандартных функций бэк-офиса. Возникает необходимость решать многие задачи в режиме реального времени. Поэтому велика потребность в оптимизации технологий сетевого обмена и в усовершенствованном анализе данных. Учитывая данные требования, разработчики предлагают новые технологии, стремящиеся сделать максимально оперативным процесс решения многих задач, например, технологии Айтида NetHive, УРБД от компании 1С и другие. Что касается наших разработок, то отдельное слово необходимо сказать о технологии Айтида NetHive. Эта технология позволяет значительно ускорить процесс обмена данными в сети магазинов и существенно сэкономить на вложениях в автоматизацию для любого торгового сетевого предприятия. Многие сети магазинов заинтересованы во внедрении этой технологии.

В заключение — еще несколько моментов, которые важны при выборе системы бэк-офис.

Надо понять главное: никакая высокотехнологичная автоматизация не поможет, если не будет четкой организационной структуры и системного подхода к реализации бизнес-процессов — советует Михаил Орлов. — А при выборе бэк-офисной системы, попробуйте ее поставить и сделать стандартные операции (приход, переоценка, выгрузка на кассу). Уже на этом этапе может стать понятно, насколько подходит Вам система.

По мнению Антона Мурзина, система должна быть современной и обеспечивать функционирование бизнеса на протяжении последующих 7-10 лет: это её минимальный срок службы. Поэтому не стоит подвергать риску свой бизнес, выбирая решение, жизненный цикл которого подходит к концу. Легко масштабируемая и наращиваемая — эти качества также необходимы системе, ориентированной на развитие бизнеса.

Кризис, который привел к усложнению получения кредитов, может стать двигателем развития информационных решений в торговле. Сегодняшняя ситуация заставляет компании задуматься об эффективности использования оборотных средств. Решить же вопрос повышения эффективности, не обладая комплексной информационной системой, невозможно.

«Торговое оборудование на Урале» №3/2009 г.

37.9

Для друзей!

Справка

Бэк-офис (Back Office) — отделение, которое существует в банках, инвестиционных компаниях и прочих организациях, совершающее сделки на рынке ценных бумаг. Подобная организация может насчитывать от трёх до пятнадцати человек. Это зависит от объёма и оборота бэк-офиса. Работа бэк-офиса ведётся в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела должен знать и строго соблюдать эти требования.

Описание деятельности

Деятельность специалиста бэк-офиса представляет собой документарное оформление и сопровождение сделки, которую заключают трейдеры (специалисты по биржевой торговле) компаний-контрагентов (фронт-офис). В российских компаниях специалисты бэк-офиса занимаются скупкой ценных бумаг у физических лиц.

Заработная плата

средняя по Москве:

Трудовые обязанности

Специалист бэк-офиса ведёт журнал регистрации сделок. Оформляет договоры купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По заключенному договору проводит перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Оформляет передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После перерегистрации и получения документа, подтверждающего права нового владельца на пакет акций (выписка), специалист бэк-офиса контролирует процесс расчёта компании покупателя с компанией-продавцом.

Особенности карьерного роста

Специалист бэк-офиса может занять должность ведущего специалиста бэк-офиса с перспективой карьерного роста до заместителя начальника отдела.

Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно — что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.

Что это такое?

Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.

В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках — консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис — это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.

В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.

Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.

Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.

Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.

Откуда взялось название?

Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) — задний, а мидл (middle) — средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми — фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис — средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.

Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе

Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».

Мидл офис определяется такими базовыми ролями:

  • Контроль качества продукции;
  • Юридический отдел;
  • Казначейство;
  • Управление рисками.

Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.

Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:

  • Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
  • Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
  • Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
  • Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.

Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.

В финансовой среде можно встретить множество различных терминов, значение которых неизвестно большинству людей, особенно обывателям, которые не имеют каких-либо специализированных знаний в сфере финансов. Наша сегодняшняя тема — это бэк-офис. Для чего он нужен, что обозначает этот термин и как именно используется бэк-офис в современных финансовых операциях? Именно на эти вопросы будут даны полные и развёрнутые ответы.

Бэк-офис — это специальное операционно-учетное подразделение, которое занимается обеспечением работы и функционирования различных подразделений (отделов), которые участвуют в управлении активами и пассивами компании, а также занимаются осуществлением деятельности на финансовых рынках.

Что же является главной задачей бэк-офиса? Основной миссией бэк-офиса обычно называется документарное и электронное оформление (как и сопровождение) сделок на финансовых рынках, которые заключаются дилерами (их также называют трейдерами) фронт-офиса. Кроме этого, подобные сделки заключаются также и другие участники финансовых рынков. Более того, бэк-офис также необходим в целях сопровождения а аналитических (внутренних) сделок между различными отделами компании во время работы системы по перераспределению финансовых ресурсов.

Бэк-офис обычно располагается в некотором отдалении от главного офиса компании, а именно там, где цена аренды на офис и стоимость рабочей силы существенно ниже. Это необходимо в целях экономии и оптимизации всех финансовых расходов. Кроме этого, в некоторых случаях функции бэк-офиса могут выполняться иными организациями. Также бэк-офис может быть отдан практически полностью на так называемый «аутсорсинг». Это также делается в целях экономии времени и сил сотрудников штаб-квартиры. Подобным образом можно также сэкономить значительные финансовые средства.

Бэк-офис и фронт-офис

Понятия бэк-офиса и фронт-офиса имеют много общего. Для лучшего понимания не будет лишним ознакомиться с тем, как взаимодействую бэк-офис и фронт-офис друг с другом.

Итак, фронт-офис чаще всего используется для того, чтобы обозначать отделы, которые занимаются работой непосредственно с клиентами и заказчиками. Здесь особую роль играет взаимодействие между бэк-офиса и фронт-офис, ведь последний должен иметь только свежие проверенные данные, иначе клиенты, которые получат неточную информацию, могут запросто уйти к конкурентам.

Обычно фронт-офисы могут получать информацию непосредственно от бэк-офиса, однако так происходит далеко не всегда, особенно если речь идёт о больших компаниях.

Нередки случаи, когда понятие фронт-офиса используют в качестве противопоставления понятию бэк-офиса. Дело в том, что некоторые люди понимают функции бэк-офиса исключительно как осуществляющие обеспечивающую деятельность, однако функции бэк-офиса (как, впрочем, и фронт-офиса) могут быть несравнимо шире. В некоторых случаях используется ещё один термин — мидл-офис. Он обозначает подразделения и отделы, которые заняты проверкой и обработкой различных операций, поступающих от клиентов.

Важность бэк-офиса на финансовом рынке

Как известно, на финансовых рынках происходит не что иное, как мобилизация капитала, а также предоставление кредитов и осуществление различных обменно-денежных операций + размещение финансовых средств в производстве какой-либо продукции. Именно совокупность предложения и спроса на денежные средств кредиторов и заемщиков различных стран и государств образует то, что мы называем финансовым рынком.

Бэк-офис играет важнейшую роль в функционировании всей системы мировых финансовых рынков.

Бэк-офис и рынок капиталов

Рынок капиталов — это ещё одна нива для деятельности бэк-офиса, ведь рынок капитала — это одна из составных частей финансового рынка. Именно на этом рынке обращаются так называемые «длинные деньги». «Длинные деньги» — это денежные средства, которые обращаются более одного календарного года. При столь длительном периоде необходимость бэк-офиса многократно возрастает. Также на рынке капиталов происходит (в некотором роде) перераспределение свободные денежных масс, а также их инвестирование в какие-либо доходные финансово-экономические активы.

Стоит добавить, что формы обращения финансовых ресурсов могут быть самыми разными. В каждом отдельно взятом случае бэк-офис играет свою роль.

Подводя итог, можно отметить высокую значимость бэк-офиса на современном рынке финансовых услуг. К сожалению, в некоторых странах всё ещё недооценивают значимость бэк-офиса, в однако постепенно эта тенденция сходит на нет, ведь любому грамотному финансисту совершенно очевидно, что бэк-офис — это надёжный инструмент для нивелирования различного рода рисков, которые могут угрожать финансовому благополучию даже процветающей компании.

Фронт офис и бэк офис, back office

Фронт-офис

Фронт-офис — общее наименование группы подразделений или процессов в организациях, отвечающих за непосредственную работу с клиентами, заказчиками.

Типичные фронт-офисные функции включают коммуникацию с клиентами, получение и ввод для последующей обработки документов от клиентов, взаимодействие с прочими внутренними подразделениями компании для предоставления клиенту информации, обзвон и рассылку клиентам информационных сообщений, обработку входящих звонков.

Примерами фронт-офисных подразделений являются колл-центры, торговые и демонстрационные залы, кассы клиентского обслуживания. Примеры фронт-офисных информационных систем — портал самообслуживания клиента («личный кабинет»), информационный киоск торгового зала, система дистанционного банковского обслуживания, информационные системы поддержки фронт-офисной деятельности — CRM, модули ERP по вводу клиентских заказов, модули АБС по обеспечению деятельности операционного зала.

Часто понятие используется в противопоставление бэк-офису (подразделениям, осуществляющим обеспечивающую деятельность), иногда (в финансовом секторе) — мидл-офису (подразделениям, занятым проверкой и непосредственной обработкой клиентских операций).

Для улучшения этой статьи желательно:
  • Дополнить статью (статья слишком короткая либо содержит лишь словарное определение).
  • Найти и оформить в виде сносок ссылки на независимые авторитетные источники, подтверждающие написанное.
  • Проверить достоверность указанной в статье информации.
  • Проставить для статьи более точные категории.

Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.

Основные составляющие бизнеса.

Традиционно, практически любой бизнес состоит из нескольких областей, которые формируют целостную и рабочую структуру компании. Каждая из областей в строгом порядке выполняет свои задачи по обеспечению работы других отделов.

Архитектура компании:

  • Фронт-офис;
  • Мидл-офис;
  • Бэк-офис.

А теперь рассмотрим каждый сектор более подробно.

Фронт-офис – это область компании, которая отвечает за прямое взаимодействие клиентов с продавцами. Сюда можно включить: продавцов, менеджеров по продажам, консультантов, инвестиционных брокеров, трейдеров и так далее. В общем, к данной категории можно причислить тех сотрудников, которые непосредственно приносят доход компании, так сказать, делают живые деньги. Помимо конкретных специальностей, фронт-офисом принято называть витрину коммерческого сайта, в частности интернет магазина.

Мидл-офис – это сфера деятельности, в которой работает административный и управленческий персонал. Сюда можно отнести аналитические отделы, отделы по управлению финансами, маркетологов и так далее.

Бэк-офис – это область, которая напрямую не приносит дохода в бизнес, а обеспечивает жизненно важную поддержку и администрирование. К таким можно отнести: отдел кадров, бухгалтерию, логистику, технический персонал, почтовый и складской отделы, IT – отдел. По аналогии с фронт-офисом, внутреннюю административную часть сайта, к которой нет доступа у простых пользователей, принято называть бэк-офисом. Иногда встречаются варианты употребления термина бэк-офис в качестве определения личного кабинета в том или ином интернет проекте.

Кто работает в Back-Office

Администраторы, рекрутеры, сопровождающие, информационные технологи, склады, контролеры запаса, планировщики и контролеры производства (PCP) и множество профессионалов могут работать в бэк-офисе.

Смотрите! Ни один из этих специалистов не имеет прямого контакта с клиентом и не является частью производственной команды компании.

Чтобы иметь представление о важности этих специалистов и их соответствующих функциях, помимо необходимости интеграции между секторами, уже есть аналитик бэк-офиса, который является не более чем менеджером, который является посредником между сектором и другой.

Таким образом, жалобы, информация, анализ внутренних процессов, обработка аномалий и всяческая поддержка сотрудников фронта компании должны проходить через него.

Задачи бэк-офиса

Задачи зависят от сферы деятельности каждого специалиста, но в целом они выполняют косвенные функции, то есть не связаны с основной деятельностью компании. Однако они не менее важны, они фундаментальны.

Профессиональный профиль

Люди, которые проявляют инициативу и предвидят проблемы, и у которых есть технические знания по определенным предметам (обычно для получения большинства функций бэк-офиса необходимы высшее образование, технические или профессиональные курсы).

Отличное знание информатики, помимо некоторых личных качеств, таких как организация, хорошие межличностные отношения, ловкость, логическое мышление, целеустремленность и доступность, количество очков.

зарплата

Мы снова сталкиваемся с квалификацией и выполняемой функцией, однако зарплата варьируется от функции к размеру компании. Тем не менее, новичок может зарабатывать между настоящим 1500 и 2000, в то время как старший может зарабатывать настоящий 5000 в большой компании.

Как добиться эффективности в бэк-офисе

Возможно, теперь, когда вы знаете основные проблемы бэк-офиса, вас интересуют возможности повышения эффективности бэк-офиса. И неудивительно, ведь компания под вашей ответственностью зависит от всех этих людей.

Итак, поехали! Как насчет начала общения? Любое управление, которое заслуживает его внимания, нуждается в интегрированных каналах связи, поскольку только тогда внутренние процессы могут быть упорядочены и бюрократичны. Средние и крупные компании могут использовать интранет, а малые и средние предприятия могут использовать корпоративную электронную почту и прямые линии без посредников.

Тем не менее, нет смысла использовать все средства коммуникации, если использование не подходит, потому что даже с этими средствами необходимо эффективное обучение, чтобы информация не проходила через шум, который может поставить под угрозу сообщение.

Это означает, что каждая отрасль и каждый сотрудник должен точно знать, как действовать в случае сбоя, и, более того, предвидеть возможные проблемы. Быть активным не только для менеджеров и продавцов.

Для менеджеров важно помнить, что даже если эти сектора передаются на аутсорсинг, должна существовать согласованность в соответствии с миссией компании, которая в данном случае является подрядчиком.

Лучшие электронные таблицы для сотрудников Back Office

Всеобъемлющие, готовые к использованию рабочие листы Excel являются хорошими союзниками, когда дело доходит до повышения эффективности различных отраслей, включая бэк-офис.

Вот почему блог Luz.vc предлагает вам использовать некоторые электронные таблицы, например:

Отображение и управление технологическими процессами

Это набор рабочих таблиц, который практически берет менеджера за руку и указывает на сильные и слабые стороны организации в соответствии с данными, предоставленными априори. Он идеально подходит для тех, кто хочет постоянно совершенствовать управление бизнесом, внедрять эффективные методы поиска решений, классифицировать и оценивать проблемы, преодолевать трудности и анализировать финансовые, маркетинговые, стратегические, кадровые и операционные сектора.

Рабочий лист стратегического управления

Стратегическое планирование в сочетании с планом действий, вероятно, является основным направлением его управления. Таким образом, этот рабочий лист определяет конкурентный дифференциал компании, ставит диагноз управления и находит кривую стоимости. Кроме того, это помогает в постановке целей, определении плана действий и понимании уже консолидированных результатов.

Рабочий лист для человеческих ресурсов

Наем хорошо это ключ! Итак, как насчет помощи по анализу результатов работы, контролю сотрудников, процессу отбора, межличностным отношениям, организационному климату и прочим? Этот рабочий лист необходим для принятия отраслевых решений, повышения качества и снижения затрат в отделе кадров.

Наконец, понимание того, что бэк-офис — это все, что способствует функционированию процессов, так что клиент удовлетворен результатом и компания остается сильной на рынке, поэтому необходимо улучшить контроль с помощью данных и статистики. Таким образом, знание деталей и знание того, чем является и что делает каждый специалист по Back-Office, является обязанностью менеджера, поскольку только тогда он сможет управлять и устранять узкие места и расстояние между секторами и улучшать внутренние процессы.

Добавлено в закладки: 0

Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.

Задачи бэк офиса

В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.

Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.

Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.

Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.

Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.

Обязанности специалиста бэк офиса

Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.

Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.

Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.

Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.

Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.

Функции и различия бэк офис и фронт офис

Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.

Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.

В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).

Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.

Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.

Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.

Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.

Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.

Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).

Роль бэк офиса

Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).

Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.

Мы коротко рассмотрели бэк офис.

Бэк-офис — Финансовая энциклопедия

Что такое Бэк-офис?

Бэк-офис – это часть компании, состоящая из административного и вспомогательного персонала, не ориентированного на клиентов. Функции бэк-офиса включают расчеты, оформление, ведение документации, соблюдение нормативных требований, бухгалтерский учет и ИТ-услуги. Например, фирма, предоставляющая финансовые услуги, делится на три части: фронт-офис (например, продажи, маркетинг и поддержка клиентов), мидл-офис (управление рисками) и бэк-офис (административные и вспомогательные услуги).

Ключевые моменты

  • Бэк-офис – это часть компании, состоящая из административного и вспомогательного персонала, не ориентированного на клиентов.
  • Функции бэк-офиса включают расчеты, оформление, ведение документации, соответствие нормативным требованиям, бухгалтерский учет и ИТ-услуги.
  • Термин «бэк-офис» возник, когда первые компании проектировали свои офисы таким образом, чтобы передняя часть содержала сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами, а задняя часть офиса содержала сотрудников, которые не взаимодействуют с клиентами, например бухгалтеров.

Как работает бэк-офис

Бэк-офис можно рассматривать как часть компании, отвечающую за выполнение всех бизнес-функций, связанных с ее операциями. Несмотря на кажущееся незаметное присутствие, персонал бэк-офиса выполняет важные функции для бизнеса. Бэк-офис является неотъемлемой частью любой фирмы, и связанные с ним должности часто относятся к категории «Операции». Их роли позволяют персоналу фронт-офиса выполнять свои обязанности по работе с клиентами . Бэк-офис иногда используется для описания всех вакансий, которые напрямую не приносят доход.

Краткая справка

Термин «бэк-офис» возник, когда первые компании проектировали свои офисы таким образом, чтобы передняя часть содержала сотрудников, которые взаимодействуют с клиентами, а задняя часть офиса содержала сотрудников, которые не взаимодействуют с клиентами, например бухгалтеров.

Пример бэк-офиса

Сегодня большинство должностей в бэк-офисе расположены далеко от штаб-квартиры компании. Многие из них расположены в городах, где коммерческая аренда недорогая, затраты на рабочую силу низкие и имеется соответствующий кадровый резерв.

В качестве альтернативы, многие компании предпочли аутсорсинг и / или оффшорные функции вспомогательного офиса для дальнейшего снижения затрат. Технологии предоставили многим компаниям возможность разрешить удаленную работу, когда сотрудники работают из дома. Преимущества включают экономию на аренде и повышение производительности. Кроме того, удаленный найм сотрудников бэк-офиса позволяет компаниям получать доступ к талантам в различных областях и привлекать широкий круг соискателей.

Некоторые фирмы предлагают стимулы для сотрудников и кандидатов, которые соглашаются на удаленные должности. Например, компания по оказанию финансовых услуг, требующая высокоуровневого бухгалтерского учета, может предложить жилищную субсидию в размере 500 долларов в месяц опытным CPA для работы из дома. Если обеспечение офисных помещений на одного человека стоит 1000 долларов в месяц, то жилищная субсидия в размере 500 долларов в месяц приведет к общей экономии 6000 долларов в год. Снижение затрат может быть значительным при использовании большого количества удаленных специалистов.

Хотя это экономит деньги для компании, сотруднику, возможно, также придется согласиться на более низкую зарплату, если он переезжает из центрального офиса в более удаленное место или даже на работу на дому.

Особые соображения

Хотя сотрудники бэк-офиса не взаимодействуют с клиентами, они, как правило, активно взаимодействуют с персоналом фронт-офиса. Например, продавец производственного оборудования может обратиться за помощью к персоналу вспомогательного офиса, чтобы предоставить точную информацию о запасах и структурах ценообразования. Специалисты по маркетингу недвижимости часто взаимодействуют с торговыми агентами для создания привлекательных и актуальных маркетинговых материалов, а ИТ-специалисты регулярно взаимодействуют со всеми подразделениями компании, чтобы обеспечить надлежащее функционирование систем.

Многие студенты бизнес-школ из нецелевых колледжей и университетов рассматривают работу бэк-офиса как способ получить опыт внутри фирмы и потенциально подключиться к ролям фронт-офиса. Хотя это варьируется от одной фирмы к другой, работа в ролях бэк-офиса значительно отличается от фронт-офиса и, за исключением ролей корпоративного кредитного риска, может не дать фронт-офису, надеющемуся, получить необходимый опыт для осуществления такого перехода. .

Автоматизация процессов управления в бэк-офисе – как это работает?

Темпы развития бизнеса снижаются, структура управления предприятием усложняется, количество офисного персонала увеличивается быстрее выручки. Руководитель все меньше понимает, что происходит в бэк-офисе. Увы, это типичная картина для многих российских крупных и даже средних компаний. Что делать?

 

Почему 

система управления бизнесом нуждается в пересмотре?

В начале 2000-х российская экономика быстро росла. А вместе с ней возникали и быстро росли тысячи отечественных предприятий. Из микро-бизнесов они превращались в малые, затем средние, а иногда даже и крупные компании. Во время бурного роста владельцы предприятий почти не обращали внимания на такие вопросы, как снижение себестоимости продукции, оптимизация бизнес-процессов, эффективность управления персоналом … 

Тактически это было правильным – важно было наращивать продажи и выручку, завоевывать свои доли рынка. Да и прибыльность бизнесов позволяла не особо напрягаться с оптимизацией расходов. Но стратегически это было неверным решением. У любой компании, как и у любого рынка, есть три стадии развития: рост, стабильность и стагнация. Рано или поздно рост прекратится, и выиграет тот, у кого ниже себестоимость продукции.

 

Усложненная организационная 

структура управления предприятием не решает проблемы

Практика показывает, что на снижение управляемости многие российские компании реагируют усложнением структуры управления. Возникают новые департаменты, в них – новые отделы и службы. Потом – службы контроля существующих служб… Количество непроизводственного персонала быстро растет вместе с фондом оплаты труда. 

При этом собственник и генеральный директор компании оказываются в «зеркальной комнате», поскольку подчиненные доносят до них только выгодную для себя позитивную информацию. Благо, система контроля поручений отсутствует или неэффективна.

Наиболее тяжелой бывает ситуация в обслуживающих подразделениях компании: бухгалтерия, казначейство, юридический отдел, служба безопасности, IT, HR… Вместе они и составляют бэк-офис. Основные структурные подразделения чаще всего оцифрованы – их эффективность выражается показателями выработки, выручки, отгрузки… Работа бэк-офиса чаще всего не оцифровывается никак. 

Оценка эффективности персонала бэк-офиса на основе нормативов

Производственные подразделения компаний издавна разработали нормативы для своих сотрудников. С точностью до минуты известно, сколько нормо-часов потратит токарь на изготовление детали, каменщик – на метр кирпичной кладки, автослесарь – на ремонт глушителя. В зависимости от сложности выполняемых задач исполнителю присваивается квалификационный разряд. На основе выполнения нормативов строится система мотивации персонала. Если эта система верна, сотрудники стремятся повышать свою квалификацию и выполнять большее количество задач, а штатное расписание в них увеличивается медленнее, чем загрузка подразделений. Можно ли внедрить подобные нормативы в подразделениях бэк-офиса? 

Сотрудники непроизводственных подразделений не привыкли к нормативам, и считают, что их «творческая работа» не поддается нормированию. На самом деле, 90% работ, которой занимаются бухгалтер, юрист, специалисты отделов безопасности, IT, HR или казначейства – стандартные. Большинство операций – атомарные. Это действия, которые не требуют не только творчества, но и умственного напряжения. Нужно лишь вычленить эти простейшие атомарные операции и определить время их исполнения. Но в 99% случаев эти бизнес-процессы никак не описаны. Обычно в компании существуют лишь регламенты работы подразделения и должностные обязанности сотрудников, но, как правило, ими не часто пользуются. 

Чем от этих привычных документов отличается каталог бизнес-процессов? Руководитель подразделения должен перечислить все запросы, поступающие от других подразделений компании. На основе этого нужно сделать описание бизнес-процессов, необходимых для их выполнения. К примеру, отдел маркетинга компании занимается изготовлением рекламных материалов, различными маркетинговыми активностями и сегментацией клиентских баз. Предложите руководителю перечислить все виды рекламных материалов, которые готовит отдел: визитки, бэйджи, ролл-апы, плакаты и пр. Затем нужно подробно, шаг за шагом, написать, что должен сделать сотрудник, чтобы заказать изготовление каждого вида этих рекламных материалов. При этом процесс разложится на простейшие – атомарные – операции, время исполнения которых несложно определить хотя бы примерно. Так возникает норматив. Сумма выполненных сотрудником нормативов в дальнейшем покажет его истинную загрузку. 

Опыт показывает, что эти первоначальные нормативы оказываются неверными. Совершая одни операции, сотрудник стабильно вырабатывает 12 нормо-часов в день, а выполняя другие – только 4 нормо-часа. Поэтому нормативы нужно регулярно анализировать и корректировать.

В итоге, описав все атомарные операции подразделений, компания получает каталог бизнес-процессов. Этот список основных бизнес-процессов станет основой утвержденных стандартов осуществления всех операций подразделения. Получив их, руководитель анализирует происходящее в компании на основе объективных данных, а не слов подчиненных. Он хорошо понимает, как оценить эффективность персонала в офисе.

 

Как использовать данные о загрузке бэк-офиса?

Проведя работу по нормированию труда офисных сотрудников, компания может получить большой массив цифровых данных. Производственники уже привыкли использовать системы управления ERP. Практически в каждом отделе продаж имеется CRM система. 

Для управления бэк-офисом тоже существуют цифровые платформы, позволяющие зафиксировать и проанализировать загрузку каждого сотрудника и каждого подразделения. Так, в системе бережливого управления офисом GANDIVA применяются каталоги офисных бизнес-процессов и имеются дополнительные инструменты, позволяющие резко снизить трудозатраты на «околоработу» – различные споры, совещания, планерки. Благодаря этим инструментам менеджеры всех уровней меньше отвлекаются на текучку и могут больше времени уделять совершенствованию работы своих подразделений.

 

В результате внедрения в компании появится возможность:

  1. выявить истинную загрузку подразделений, 
  2. обеспечить равномерное распределение нагрузки внутри подразделений, 
  3. определить стоимость нормо-часа для операций, требующих различной квалификации исполнителей, 
  4. перестроить систему мотивации, чтобы сотрудники бэк-офиса стремились работать больше и лучше.

 

Не знаете, как описать бизнес-процесс? Напишите на [email protected] и мы пришлем вам каталог бизнес-процессов любого подразделения бесплатно.

как сохранить эффективность коммуникаций, продуктивность работы и защиту данных / Хабр

Много компаний, особенно в финансовой сфере, уже давно и успешно «виртуализировали» свои подразделения, отвечающие за взаимодействия с клиентами – фронт-офисы. Сотрудники служб поддержки клиентов, персональные консультанты и операторы контакт-центров морально и функционально либо были готовы к удаленной работе, либо уже работали удаленно. В их распоряжении отлаженные инструменты, процессы и методологии по прогнозу рабочей нагрузки, планированию рабочих смен, контролю качества, систем отчетности и аналитики и так далее.

Бэк-офис же для большинства владельцев бизнеса и CIO/COO зачастую представляет собой «черный ящик», процессы которого каким-то образом саморегулировались и в детали лучше не лезть, чтобы не нарушить функционирование.

Если фронт-офисы можно описать как «фронтовые подразделения», то бэк-офис — это, безусловно, «тыл» и прифронтовые линии снабжения. А как учит нас история – войны выигрывают те стороны, у кого лучше налажены процессы логистики между тылом и фронтом.


Бег без отстающих

Для сотрудников бэк-офиса удаленная работа является новым, нетипичным видом деятельности, параметры производительности и личной эффективности для них зачастую не зафиксированы, влияние отдельных отделов и сотрудников на процессы слабо изучены.

И если не лукавить, переход на «удалёнку» многие сотрудники могут воспринять как внеплановый оплачиваемый отпуск – никто же не следит. Но именно бэк-офис – сердце компании, и именно от того, насколько успешно он продолжит функционировать в условиях удалённой работы, напрямую зависит сможет ли организация сохранить свою жизнеспособность.


Какие шаги необходимо предпринять?


Во-первых, нужно обеспечить прозрачность действий сотрудников (visibility).

С этой задачей отлично справляется технология аналитики процессов рабочего стола Desktop and Process Analytics (DPA). Полная прозрачность действий не только помогает уменьшить непродуктивное время, но и обеспечивает контроль выполнения всех требуемых действий, а также правильную последовательность шагов в бизнес-процессах.

Однако функции DPA не заканчиваются на наблюдении происходящим на экране и записью в лог действий сотрудников – возможна настройка автоматической реакции на те или иные действия. Например, будет крайне полезно осуществлять проверку валидности вводимых данных, это минимизирует ошибки ввода. Можно обеспечить сотрудников интерактивными подсказками «что делать дальше» и реализовать «интеграцию без интеграции» различных приложений. Другими словами, всё, что удаленный сотрудник может сделать сам на своём рабочем столе – можно проанализировать, проконтролировать и автоматизировать. И конечно же визуализировать это в системе отчетности, чтобы проактивно реагировать на возникшие обстоятельства. Кроме того, результаты анализа действий сотрудников позволяют построить карту процессов (большинство бизнес-процессов комплексные по своей сути и задействуют сотрудников из нескольких подразделений) и тем самым выявить узкие места, обнаружить как лучшие практики, так и типовые ошибки сотрудников, и даже откровенные нарушения.

Накопленная статистика позволит выявить рутинные повторяющиеся действия, что послужит отличной базой для последующей автоматизации и роботизации с помощи технологии Robotic Process Automation (RPA).


Интересный эффект из области психологии — осведомленность сотрудников о факте контроля приложений рабочего стола способна обеспечить прирост производительности труда до 20%.

Во-вторых, нужно поддерживать непрерывность бизнес-процессов организации и сохранять эффективность работы.

Тут как нельзя лучше подходит технология Workforce Management (WFM), широко известная и прекрасно зарекомендовавшая себя в контакт-центрах. Она позволяет на основании прогноза нагрузки строить оптимальный график работ для каждого удаленного сотрудника, так чтобы он не простаивал и не был перегружен, с учетом различных видов активности, его роли на этапах бизнес-процессов, квалификации и даже личных пожеланий.

Организация же получает вычисляемые сроки выполнения различных задач, и прогноз загрузки и производительности как отдельных сотрудников, так и целых отделов. Вместо постановки задач и ожидания срока наступления дедлайна у бизнеса появляется возможность отслеживать процент выполнения. И все это без массы ручных отчетов и бесконечных статус-митингов, пусть и проводимых удаленно.

В комплексном бизнес-процессе участвует сразу несколько подразделений, задействованы и контакт-центры, и офисы продаж, и сотрудники бэк-офиса. ТехнологияWFM значительно облегчает долгосрочное планирование, особенно в режиме «что, если?», это очень важно в условиях эпидемии, когда перераспределяются потоки и меняется характер нагрузки.

Упомянутые технологии позволят не только сохранить, но и увеличить эффективность работы организации – как фронт-офиса, так и бэк-офиса, и в непростой период вынужденной изоляции и перехода на удаленную работу, так и после окончания кризиса.

По опыту внедрений, применение решений WFM для оптимизации труда сотрудников в среднем дает эффект повышения производительности труда от 8 до 12 % (КП). Кроме того, повышается удовлетворенность клиентов компании благодаря оперативности решения их вопросов. А гармонизация баланса работы и личной жизни сотрудников сокращает текучку кадров.


Приоритет информационной безопасности

Вопрос обеспечения ИБ приобретает особую остроту при удаленной работе. Мало организовать безопасное удаленное подключение для своих сотрудников, нужно обеспечить контроль действий пользователей в части соблюдения политик информационной безопасности, а также работе с конфиденциальными данными.

Для решения такой комплексной задачи целесообразно использовать сразу связку нескольких систем: технологии для контроля за несанкционированными действиями, контроля утечек информации (DLP) и системы многофакторной аутентификации.

Системы для защиты от несанкционированных действий, например, Secret Net Studio, обеспечивает контроль подключения к ПК съемных устройств, в частности с целью записи на них конфиденциальных данных. Кроме того, отслеживается изменение или извлечение из ПК оборудования. Технологии DLP-решений решают задачу контроля передачи конфиденциальных данных с ПК по несанкционированным каналам коммуникаций, выявляют нелояльных сотрудников и утечки конфиденциальных данных. Дополнительный бонус современныхDLP-систем — контроль работы пользователей за ПК (время работы сотрудника в конкретном приложении, время простоя ПК и т.д.), а также посещаемые в рабочее время ресурсы в сети Интернет (например, развлекательные ресурсы, социальные сети и т.д.).

Почему Бэк-офис? 10 причин работать с нами.

Наверное, каждый руководитель хотя бы раз задумывался о том, как же повысить производительность и эффективность бизнеса, но при этом существенно сэкономить. Такое желание вполне понятно и имеет место быть. Для этого Вам всего лишь потребуется обратиться к нам.

Компания Бэк-Офис готова взять все Ваши проблемы, связанные с ведением бухгалтерского учета на себя. Вы же в этот момент можете спокойно заниматься развитием и расширением своего бизнеса. Команда опытных и профессиональных бухгалтеров Бэк-Офис станет незаменим помощником Вашего бизнеса.

Бэк-Офис — это не просто ведение бухгалтерского учета организации, это грамотный подход к работе и полное сопровождение, консультирование по возникшим вопросам, всегда самые последние новости законодательства.

Компания Бэк-Офис имеет ряд отличий от других компаний, среди которых можно выделить 10 причин, почему стоит передать ведение бухгалтерского учета в компанию Бэк-Офис.

 

1. Экономия денежных средств.

   Содержание штата бухгалтеров в компании — это большие расходы с оплатой труда, командировок, больничных, декретных и прочих выплат. К тому же это затраты времени на обучение опытного бухгалтера. Мы же предлагаем качественные услуги по оптимальной цене, без лишних затрат.

Это не только удобно, но и позволит Вам сэкономить.

2. Экономим на рабочем месте.

   Если Вы владелец малого бизнеса, то Вам не понадобится снимать помещение, арендовать офис для бухгалтера. Вы передаете бухгалтерский учет на аутсорсинг в Бэк-Офис, тем самым избавляетесь от необходимости приобретения оборудования, офисной техники, установки бухгалтерских программ.

Это не только экономно, но и практично.

3. Выполнение работы в любых условиях, независимо от человеческого фактора.

   Вы забудете о том, что работник может заболеть и выйти на больничный, при этом процесс работы приостанавливается. В штате компании Бэк-Офис трудятся сразу несколько профессиональных бухгалтеров. Это позволит не прерывать процесс работы Вашего бизнеса. В то время когда штатный бухгалтер может быть недоволен условиями работы, наши сотрудники не имеют личной заинтересованности.

Мы гарантируем работоспособность и ответственность коллектива компании.

4. Прозрачность отношений.

   Компания Бэк-Офис — правильная организация, позволяющая обеспечить прозрачность и безопасность ведения Вашего бизнеса. Сотрудничество работы с нашей компанией обговаривается, и в договор вносятся все пункты работы. Договор содержит обязанности сторон, сроки выполнения работ, ответственность за несоблюдение принятых на себя обязательств.

Вы получаете безопасное и документально заверенное сотрудничество.

5. Ответственный подход.

   Любой бухгалтер может допустить ошибку. Разница в том, что ошибка штатного бухгалтера может дорого Вам обойтись. Это наложение штрафов и санкций, сумма которых может оказаться выше заработной платы бухгалтера. Вам придется самостоятельно выбираться из сложившейся ситуации. Передавая ведение бухгалтерского учета в Бэк-Офис, Вы получаете письменную гарантию того, что Ваши документы и база не будут потеряны. А вся отчетность будет составлена правильно и в срок.

Для Вас это надежность и гарантия успеха.

6. Гарантия порядка.

   Компания Бэк-Офис гарантирует правильное оформление всей документации, составление отчетности в срок, а значит и вовремя уплаченные налоги.

Это позволит Вам не думать о налоговой отчетности и оплате штрафов.

7. Качество услуг.

   Качество работы бухгалтера определяется знанием и умением применения последних изменений в законодательстве. Практика показывает, что один бухгалтер может что-то пропустить или забыть. Обращаясь в нашу компанию, Вы получаете не только опытного бухгалтера, а также юриста, аудитора, делопроизводителя.

Это позволит вести Ваш бизнес в полном соответствии с законодательством.

8. Эмоциональный комфорт.

   Проверка Вашего бизнеса и встреча с налоговыми инспекторами и контролирующими органами занятие не самое приятное. Мы готовы взять эту обязанность на себя.

Вы сэкономите не только время, но и нервы.

 

9. Консультирование.

   Даже опытный бухгалтер может столкнуться с непониманием какого-либо участка бухгалтерского или налогового учета. Со специалистами компании Бэк-Офис такого не случиться. Компания имеет большой опыт по аутсорсингу, накопленный при решении аналогичных задач, в частности нестандартных. Вам оперативно помогут квалифицированные консультанты, ответят на возникшие вопросы.

Вы всегда можете рассчитывать на грамотное разъяснение сложившейся ситуации.

 

10. Оплата за выполненную работу.

   Штатный бухгалтер это выплата заработной платы, независимо от объема работы. Сотрудничая с Бэк-Офис, Вы оплачиваете лишь за тот объем работы, который выполнен.

Это позволит Вам сэкономить и избежать ошибок ведения бухгалтерского учета.

 

Позвоните нам прямо сейчас!
И наша компания поможет Вам в сопровождении Вашего бизнеса!

 

 

 

 

Бэк-офис — Решения | CyberPower

ЭКОЛОГИЧЕСКАЯ СРЕДА

Бэк-офис — это небольшая серверная комната, расположенная в пределах большой офисной среды, которая содержит от 1 до 3 стоек с сетевым оборудованием, серверами, телекоммуникационными устройствами и т.д. CyberPower предлагает не только офисные источники бесперебойного питания для обеспечения надежного резервного питания, но и универсальные Устройства распределения питания для добавления дополнительных выходов для нескольких офисных устройств.

Ограничение ответственности: Этот сценарий представлен только для справки. Для настройки системы обратитесь в службу технической поддержки.

КЛЮЧЕВЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА

SMART и онлайн ИБП

АДАПТИРУЕМОСТЬ УСТАНОВКИ
  • Гибкая установка

    Доступно исполнение в башенном корпусе (tower) и в стойке (rackmount) в зависимости от разной конфигурации станции.

ЗАЩИТА ЭНЕРГОПИТАНИЯ
  • Бесперебойная работа

    Обеспечивает резервное питание аккумуляторов и защиту подключенного оборудования от перебоев в подаче электроэнергии, скачков и всплесков напряжения.

ДОСТУПНОСТЬ СИСТЕМЫ
  • Масштабируемое время работы

    Профессиональная стоечная (Rackmount) серия с внешним блоком аккумуляторов может продлить время работы критически важного оборудования.

  • Батарея с горячей заменой

    Обеспечивает бесперебойное электропитание в период технического обслуживания аккумуляторов.

УЛУЧШЕННАЯ УПРАВЛЯЕМОСТЬ
  • Управление мощностью в режиме реального времени

    Позволяет пользователям контролировать и настраивать ИБП локально и удаленно через единый интерфейс с помощью программного обеспечения для управления питанием от CyberPower.

ЭКОЛОГИЧЕСКАЯ УСТОЙЧИВОСТЬ
  • Технологии

    Снижает энергопотребление и расход энергии за счет встроенной запатентованной технологии GreenPower UPS™.



Распределители питания (PDU)

ВЫСОКАЯ УНИВЕРСАЛЬНОСТЬ
  • Эффективное развертывание питания

    Подача электроэнергии на несколько устройств из одного источника.

  • Контроль нагрузки

    Выводит на экран общее потребление энергии подключенными устройствами.

СЕРТИФИКАЦИЯ

  • ENERGY STAR®

    Отвечает строгим рекомендациям по эффективности ENERGY STAR® в целях защиты окружающей среды и экономии энергии.

    Больше
  • Совместимость с Cisco

    Согласно сертификату совместим с сетью Cisco и другими устройствами с поддержкой Cisco для оптимизации производительности и снижения затрат на электроэнергию.

    Больше
  • VMware READY™

    Программное обеспечение PowerPanel® Business Edition, сертифицированное VMware Ready ™, позволяет использовать виртуальные приложения на серверах VMware, обеспечивая мониторинг состояния питания, управление, корректное выключение и уведомление о нарушениях энергоснабжения в режиме реального времени.

Экспертный узел энергетического решения

В списке Data Center 100 и в Топ 20 поставщиков инфраструктуры по итогам CRN

Быстро развивающийся в среде корпоративных решений

Технология энергосбережения GreenPower UPS™

Расширение бизнеса на европейский рынок

Учреждена собственная лаборатория мирового уровня

Лидеры рынка после Интернет-революции

Начало ведения бизнеса в США

Взяв курс на достижение успеха за счет применения самых передовых технологий в ИБП системах, CyberPower снискала значительный успех в США и Европе, и на сегодняшний день продолжает предоставлять свои услуги во всем мире. С помощью команды инженеров выдающегося мастерства и за счет применения стандартов качества CyberPower стала лидером, как одна из самых быстро развивающихся компаний-производителей систем защиты источников электропитания в сфере ИТ.
  • Более 100 дистрибьюторов и розничных торговых точек по всему миру
  • С 2013 года три раза подряд входила в рейтинг Data Center 100 и в Топ-20 поставщиков инфраструктуры по итогам CRN
CRN — главный источник новостей для системных интеграторов и ИТ-канал — признала CyberPower одним из главнейших продавцов услуг для центров обработки данных, поставляющим инструменты резервного копирования, виртуальные решения и облачный хостинг, с точки зрения эффективности и экологичности.
  • Получила первое в мире свидетельство Energy Star от группы CSA и была награждена званием производителя энергоэффективных ИТ-систем по итогам Green IT Best Practice Award 2012
  • Запустила продуктовую линейку ИБП систем Datacenter и добилась программной совместимости с важнейшими партнерами в области виртуализационных технологий, среди которых VMware, Hyper-V, Red Hat, и Citrix
За годы практической плодотворной деятельности в сфере систем защиты энергопитания CyberPower получила признание как специалист в области корпоративных решений.
  • Открыла офис в Японии и начала осуществлять продажи через каналы в Австралии с целью расширения своего бизнес-присутствия в Азиатско-Тихоокеанском регионе
  • CyberPower сделала первое публичное предложение (ППП) акций на Тайваньской фондовой бирже
Технология GreenPower UPS™ от CyberPower представляет собой многосторонний усовершенствованный проект в сфере энергосбережения, обеспечивающий повышение эффективность эксплуатации и снижение уровня потребления неиспользованной энергии.
  • Выпустила первый высокочастотный энергосберегающий ИБП с технологией повышенной эффективности
  • Признана «Лучшим Новым Продавцом Года» по мнению Ingram Micro — самого крупного в мире дистрибьютора компьютеров и продуктов высоких технологий
Розничный бизнес CyberPower продолжает стремительно развиваться в США с последующим распространением на европейский рынок.
  • Разработан и выпущен ИБП DC для сферы телекоммуникаций
  • Начало сотрудничества с крупнейшим в мире дистрибьютором ИТ-технологий и поставщиком глобальных сетевых технологий — Tech Data и Tellabs
CyberPower продолжает развивать свои возможности в сфере научно-исследовательской деятельности, открывая собственные лаборатории
  • Прошла сертификацию либоратории «UL» на предоставления услуг усовершенствованной тестовой среды
  • Выполнены испытания на безопасность, получена сертификация EMI и пройдено предварительное тестирование для активизации разработок и повышения инженерного мастерства
CyberPower была признана первым в мире «Продавцом ИБП, совместимым с Microsoft Windows 98». После чего все ИБП, которые производила компания, были совместимы с Microsoft OS, что свидетельствовало о критических исследованиях, проводимых CyberPower на предмет существующих тенденций и нашей способности адаптировать и принять новую технологию.
  • Выпустила ИБП Power98 — первый ИБП, разработанный для совместимости с Windows 98
  • Продукция компании появилась в крупнейших мировых и мультинациональных розничных торговых сетях: Walmart, BestBuy и Fry’s

Благодаря своей специализации в области систем защиты энергопитания и резервных батарей, CyberPower сделала свой вклад в развитие сферы ИБП на американском рынке.

Что такое бэк-офис? — Определение | Значение

Определение: Бэк-офис — это вспомогательный отдел компании, который выполняет административные функции, помогая сотрудникам, работающим с клиентами, выполнять свои обязанности.

Что означает бэк-офис?

Что такое бэк-офис? Как правило, бэк-офис предоставляет необходимую документацию и техническую поддержку фронт-офису для облегчения хода работы и деловых операций.Сотрудники бэк-офиса выполняют задачи по обработке и управлению данными в проектах, которыми занимается фронт-офис, например, ведение счетов, ведение записей и проверка соответствия нормативным требованиям.

В некоторых компаниях бэк-офис также специализируется на предоставлении бухгалтерских и финансовых услуг, а также на расчетах, оформлении и ИТ-услугах. Хотя бэк-офис не обращен к клиентам, он является основой компании, поскольку выполняет несколько функций, которые важны для наилучшего представления организации клиентам фронт-офисом.

Давайте посмотрим на пример.

Пример

Джорджия работает бэк-менеджером в брокерской фирме в Чикаго. В настоящее время в компании работают 35 брокеров, но в ближайшее время ожидается ее рост. Ключевая роль Грузии заключается в надзоре за торговой деятельностью фирмы, чтобы гарантировать ее соответствие нормативным требованиям. Она контролирует задачи бэк-офиса, чтобы обеспечить хороший рабочий процесс с фронт-офисом, включая согласование сделок между фронт-офисом и бэк-офисом, а также с брокерами.

Кроме того, Грузия имеет степень бакалавра бухгалтерского учета. Она эксперт по Excel; поэтому она составляет отчеты о прибылях и убытках, чтобы отслеживать результаты деятельности компании. Кроме того, она ведет календарь дней истечения срока действия и управляет процессом истечения срока. Другие задачи включают улучшение процессов управления бэк-офисом, разработку руководства по процедурам бэк-офиса, обеспечение соблюдения процедур всеми сотрудниками бэк-офиса и внедрение новых процессов, когда и где это необходимо. Джорджия любит свою работу, и она — командный игрок, умеющий эффективно совмещать задачи бэк-офиса с обязанностями фронт-офиса.

Краткое определение

Определите бэк-офис: Бэк-офис означает административных сотрудников, которые управляют административной стороной компании.


Какова роль вашего бэк-офиса?

Когда покупатели, клиенты и предприниматели визуализируют какой-либо бизнес, они обычно представляют витрину магазина, логотип, продукты, услуги или маркетинговые кампании. Другими словами, большинство людей предпочитают определять бизнес по своим брендам, продуктам, услугам, идеям и сообщениям.

Однако за привлекательным внешним видом и привлекательными предложениями в основе большинства успешных предприятий находится хорошо функционирующий бэк-офис, который обеспечивает платформу для роста организации. По сути, бэк-офис вашей компании является источником всего, что делает и будет делать ваш бизнес.

Эффективность и надежность бэк-офиса обеспечивает здоровье вашего бизнеса и позволяет вам продолжать делать то, что у вас получается лучше всего, — сосредотачиваясь на своей основной компетенции.

Бэк-офис: ваш фундамент для финансового и операционного успеха

Полный бэк-офис вашей малой или средней компании может состоять из отдела кадров, отдела операций, ИТ, бухгалтерского учета и соблюдения нормативных требований. Бэк-офис должен быть в курсе постоянно меняющихся федеральных постановлений, законов о безопасности и стандартов занятости, а также поддерживать актуальные информационные системы и бухгалтерские записи.

Бэк-офис должен помочь укрепить инфраструктуру вашего бизнеса за счет налаживания и поддержания эффективных бизнес-операций.В этой статье мы сосредоточимся в основном на бухгалтерских и комплаенс-функциях вашего бэк-офиса.

Уровни, которые составляют основу бухгалтерского учета вашего бэк-офиса:
  • Проектирование и оптимизация систем бухгалтерского учета — Полностью интегрированная система бухгалтерского учета для поддержки и управления всеми функциями бухгалтерского учета, расчета заработной платы и бухгалтерского учета вашей компании, оптимизации финансовых операций и отчетности.
  • Политики и процедуры — Разработка и внедрение политик и процедур вашей компании, охватывающих все, начиная от ежедневных финансовых операций, еженедельной и ежемесячной отчетности, комплексной проверки и передовых методов бухгалтерского учета и бухгалтерского учета.
  • Соответствие — Необходимые и требуемые по закону обязанности в отношении финансовой отчетности и ведения учета — Эффективная практика ведения бухгалтерского учета и бухгалтерского учета включает ведение точных финансовых записей, необходимых для соблюдения налоговых требований и избежания аудиторских проверок, а также позволяет вам отслеживать финансовые ( и в целом) благополучие.
  • Персонал и цикл найма — Управленческая отчетность поможет определить бюджет для количества сотрудников, необходимых для прибыльной работы.Бэк-офис также должен иметь возможность синхронизировать время адаптации и обучения новых сотрудников со спросом, создаваемым вашим растущим бизнесом.

Превратите свой бэк-офис из обычного в чудесный

Создание интеллектуального бэк-офиса помогает повысить эффективность работы и создать прочную финансовую основу для вашего бизнеса. Благодаря оптимизированной, интегрированной системе и точным данным вы можете использовать большой объем финансовой информации для оптимизации каждого принимаемого вами бизнес-решения.Управленческий учет и прогнозирование денежных потоков можно адаптировать для успешного стратегического планирования.

Оптимизация системы: распознавание разницы между успешным или проблемным бэк-офисом

Заброшенный бэк-офис — это офис, который, кажется, работает против вас, а не на вас. Другими словами, если вы по-прежнему рассматриваете свой бэк-офис как рутинную работу, которая в первую очередь существует для того, чтобы отнимать ваше драгоценное время, то вы упускаете из виду один из важнейших активов вашей компании.

Например, владельцев бизнеса, которые пренебрегают своими бэк-офисами и не пользуются финансовой информацией на кончиках своих пальцев, часто оказываются в связях денежных потоков. Эти владельцы бизнеса часто слишком увлечены тем, что у них получается лучше всего: сосредоточением внимания на разработке продуктов, продажах и налаживании связей. Без полноценной бухгалтерии они могут не получить инструменты управления денежными средствами, необходимые для прогнозирования своих еженедельных и ежемесячных потребностей. В результате эти владельцы бизнеса склонны реагировать на негативные ситуации нехватки денежных средств, вместо того, чтобы активно избегать их нехватки.

Что отличает успешное бухгалтерское решение для бэк-офиса от проблемного, так это его способность помогать владельцам бизнеса предвидеть проблемы с денежными потоками и предпринимать активные действия, чтобы избежать подобных проблем до того, как они возникнут. Помимо прогнозирования денежных потоков, опытная команда бухгалтеров также поможет вам выявить и исправить дорогостоящие недостатки в вашем бизнесе, спрогнозировать цикл найма и разработать политики и процедуры, которые работают на чистую прибыль вашего бизнеса, а не против нее.

Аутсорсинг функций бэк-офиса, оптимизация системы бухгалтерского учета малого бизнеса и устранение бремени

Правильный поставщик бухгалтерских услуг онлайн может помочь вам создать умный бэк-офис и прочную финансовую основу для стимулирования роста и успеха вашей компании. Бухгалтерский отдел, переданный на аутсорсинг в составе вашего бэк-офиса, освобождает ваше время, решая повседневные задачи бухгалтерского учета и бухгалтерского учета, а также предоставляя финансовую информацию, необходимую для принятия стратегически обоснованных решений на основе данных для будущего вашей компании.

При правильном сочетании команды и технологий вы можете построить свою компанию на прочной финансовой основе.

Чтобы узнать, какую пользу может принести вашему малому или среднему бизнесу укрепление финансовой базы с помощью аутсорсинговых бухгалтерских и бухгалтерских услуг, запланируйте звонок с представителем GrowthForce сегодня.

Обладая более чем 20-летним опытом оказания профессиональных бухгалтерских и бухгалтерских услуг для предприятий, подобных вашей, наши специалисты по бэк-офису могут помочь вам избавиться от кривой обучения, правильно настроив бэк-офис с первого раза.Мы поможем вам оптимизировать эффективность бэк-офиса вашего малого бизнеса, улучшить операции, оптимизировать технологии и использовать финансовую информацию для ускорения роста вашей компании.

Бэк-офис — определение и значение

Бэк-офис относится к отделам компании, которые работают за кадром. Люди, которые работают в бэк-офисе, редко встречаются с посторонними. Термин может относиться к отделу или сотрудникам, которые в нем работают.

Люди, работающие в бэк-офисе, выполняют административную, информационную и вспомогательную работу.IT означает i nformation t echnology.

Люди, работающие в инвестиционных банках и других финансовых компаниях, обычно используют этот термин.

«Бэк-офис» контрастирует с «фронт-офисом». Фронт-офис состоит из отделов и людей, с которыми встречаются посторонние. Например, отдел маркетинга входит в состав фронт-офиса.

Бэк-офис и фронт-офис имеют то же значение, что и бэкэнд или передний конец компании.

Разница между бэк-офисом и фронт-офисом не так очевидна, как раньше. Сейчас гораздо больше совпадений в том, что составляет роль бэк-офиса или фронт-офиса.

Сотрудники, работающие в бэк-офисе, редко видят клиентов и других посторонних. Однако они жизненно важны для правильного функционирования и даже выживания компании.

Согласно WallStreetOasis.com :

«Бэк-офис — это подразделение фирмы, отвечающее за функции, связанные с управлением компанией, такие как расчеты, комплаенс, бухгалтерский учет, ИТ и другие технологии.Бэк-офис — неотъемлемая часть любой фирмы, и название должности часто классифицируется как «Операционная деятельность».

«В инвестиционных банках бэк-офис также будет отвечать за выполнение административных задач, связанных с торговлей, таких как расчеты, соблюдение нормативных требований и клиринг позиций».

Бэк-офис плюс два других типа

В статье, опубликованной на сайте All About Careers , объясняется, что во многих финансовых учреждениях, особенно в инвестиционном банке, есть три типа офисов:

Фронт-офис

Фронт-офис состоит из сотрудников, которые напрямую приносят доход бизнесу.В этой части финансовой компании есть сотрудники, которые в основном работают с клиентами.

Фронт-офис включает в себя отделы прямых инвестиций, управления капиталом, инвестиционно-банковские услуги, а также отделы продаж и торговли.

Инвестиционные банки рассматривают исследования капитала как «фронт-офис» , даже несмотря на то, что этот отдел не приносит доход напрямую.

All About Careers пишет:

«Если вы хотите работать напрямую в роли инвестора (например,г. в качестве товарного брокера, финансового трейдера или корпоративного инвестиционного банкира), тогда фронт-офис станет вашим ударом «.

Некоторые говорят, что среднего офиса нет. Они настаивают на том, что есть только фронт-офис и бэк-офис. (Изображение: адаптировано с сайта www.mkpress.com)

Мидл-офис

Мидл-офис связывает бэк-офисы и фронт-офисы. Он поддерживает фронт-офис в его роли генерирования доходов.

Мидл-офис обычно имеет нечеткие границы, которые меняются.На самом деле, не все верят в его существование. Некоторые инвестиционные банкиры настаивают на том, что бэк-офисы и мидл-офисы — это одно и то же.

Верующие в мидл-офисе говорят, что он включает стратегическое управление и управление рисками. Некоторые верующие также относят к этой категории корпоративную казну.

Бэк-офис

Эта часть компании состоит из отделов, которые напрямую не приносят доход. Однако без них бизнес не смог бы функционировать.

В инвестиционном банке, например, бэк-офис может включать в себя человеческие ресурсы, комплаенс, бухгалтерский учет и операции.Они также включают ИТ в эту категорию.

Бэк-офис набирает людей с жизненно важными талантами и навыками. Эти сотрудники проектируют компьютерные системы предприятия, занимаются финансами, а также поддерживают базы данных.

Значительно возросло положение некоторых ролей в бэк-офисе. На сегодняшнем рынке инвестиционные банки в значительной степени полагаются на самые современные технологии.

Специалисты по проектированию инфраструктуры сегодня имеют значительно более высокий статус, чем раньше. В инвестиционных банках найти сотрудников фронт-офиса проще, чем, например, в ИТ-отделе.

Efinancialcareers.com цитирует Тони Исевски, руководителя отдела ECM и институциональных расчетов в Goldman Sachs JBWere. По поводу бэк-офиса он сказал следующее:

«Мы являемся важным связующим звеном между прибыльными подразделениями и нашими клиентами. Возможно, вы не имеете дела с клиентом напрямую, но вы выполняете все его требования, а это означает, что вы играете важную роль в достижении любых успешных результатов ».

Несколько лет назад планировка офисов была практически одинаковой.В передней части был продавец и другой персонал. Эти люди впереди разговаривали с посторонними. А в задней части офиса работали закулисные сотрудники.

Бухгалтеры, администраторы, производственные рабочие и другие служащие, которых редко видели посторонние, работали сзади. Отсюда термины «фронт-офис» и «бэк-офис».

Видео — фронт, средний и бэк-офис

В этом видео Girl Banker объясняет, что представляют собой три части инвестиционного банка — средний, задний и фронтальный офис.


Автоматизация процессов бэк-офиса | Автоматизация везде

19709 просмотров

4 минуты чтения

Фронт-офис и бэк-офис — это термины, используемые для обозначения различных бизнес-процессов в компании, где деятельность, направленная на получение дохода и ориентированная на клиентов, считается фронт-офисом, а все бэкэнд-процессы, используемые для предоставления качественных продуктов или услуг, считаются частью бэк-офиса ( и средний) офис.

Тем не менее, в современном бизнесе четко определить, где находятся эти процессы, может быть непросто. Часто возникает некоторая взаимосвязь и путаница в том, что составляет роли фронт-офиса и бэк-офиса, что затрудняет точное определение приоритетов автоматизации бизнеса и повышения эффективности.

Что составляет фронт-офис?

Фронт-офис в первую очередь отвечает за взаимодействие с текущими или потенциальными клиентами в той или иной форме. Это направление организации занимается продажами и маркетингом, а также послепродажным обслуживанием.

Сотрудники фронт-офиса, как правило, напрямую взаимодействуют с клиентами и несут ответственность за принятие и обработку заказов, обеспечивая при этом их удовлетворенность предоставляемыми услугами. Поскольку фронт-офис занимается удовлетворением запросов клиентов, эта область несет большую ответственность за рост доходов внутри компании.

Роли и обязанности фронт-офиса

Фронт-офисные работники — это люди, которые напрямую приносят компании доход.Фронт-офис в основном состоит из обязанностей по работе с клиентами, которые обычно можно найти по адресу:

  • Маркетинг
  • Продажа
  • Связи с общественностью
  • Служба поддержки клиентов
  • Информационный центр

Отделы маркетинга и продаж используют различные процессы и рекламные мероприятия, предназначенные для поддержки фронт-офиса. Маркетинговые группы часто проводят кампании по исследованию клиентов и знакомятся с потребностями клиентов, а также включают аспекты связей с общественностью посредством обеспечения соблюдения бренда и взаимодействия.

Услуги по обслуживанию клиентов помогают отслеживать клиентов и решать проблемы и являются еще одним прекрасным примером процессов фронт-офиса. Техническая поддержка — это критически важная бизнес-функция, которая может напрямую влиять на поток доходов организации и, следовательно, считается более близкой к деятельности фронт-офиса, чем к деятельности бэк-офиса.

Что такое бэк-офис?

В отличие от фронт-офиса, бэк-офис состоит из частей организации, которые не приносят напрямую доход бизнесу, но выполняют важные административные функции, которые поддерживают повседневные бизнес-операции.Сотрудники этого раздела обычно не взаимодействуют напрямую с клиентами организации. Основная ответственность бэк-офиса — обеспечить бесперебойное и эффективное выполнение всех бизнес-операций. Бэк-офис состоит из таких отделов, как отдел кадров, операций, ИТ, бухгалтерия и комплаенс.

Хотя некоторые организации могут утверждать, что сотрудники и процессы фронт-офиса имеют более высокий приоритет, поскольку они напрямую приносят доход бизнесу, без групп и процедур бэк-офиса компания не сможет функционировать.Сотрудники бэк-офиса проектируют компьютерные системы, поддерживают базы данных, управляют финансами организации и ищут новые таланты, что делает их необходимыми для устойчивости бизнеса.

Роли и обязанности бэк-офиса

Бэк-офис не обязательно отходит на второй план в бизнесе. Например, большинство онлайн-предприятий не могло бы функционировать без поддержки отдела информационных технологий. Действия бэк-офиса поддерживают работу внешних сотрудников и используются для планирования, мониторинга и улучшения текущих бизнес-операций.То, что клиенты видят во внешнем интерфейсе, часто является результатом сбора данных, стратегических встреч и операционных решений в серверной части.

В большинстве организаций есть отделы, которым поручено выполнять бэк-офисные процессы. Некоторые из общих функций бэк-офиса могут включать:

Все роли и обязанности бэк-офиса обеспечивают важную основу для развития организаций. Без специальной команды профессионалов, управляющих критически важными закулисными бизнес-процессами, фронт-офисные группы не имели бы необходимой поддержки для привлечения новых клиентов и продолжения создания новых потоков доходов.Команды бэк-офиса также играют важную роль в разработке и выполнении процессов, которые обеспечивают успех организации и сотрудников.

Функции фронт-офиса и бэк-офиса играют жизненно важную роль в развитии компании и обеспечении бесперебойной работы всех операций внутри компании. Хотя раньше сотрудники и процессы фронт-офиса считались наиболее важными частями роста бизнеса, это недоразумение уменьшается по мере того, как организации осознают важность наличия хорошо работающих отделов вспомогательного офиса, которые работают в тесном взаимодействии с фронт-офисом. офисные команды.

И это согласование можно улучшить с помощью интеллектуальной автоматизации. Соединение фронт-офиса и бэк-офиса с роботизированной автоматизацией процессов (RPA) и искусственным интеллектом (AI) может ускорить и оптимизировать функции, устранить разрозненность отделов и информации, стимулировать инновации и повысить эффективность совместной работы на предприятии, повышая эффективность и продуктивность сотрудников, а также удовлетворенность сотрудников и клиентов.

Повысьте результаты, объединив свои бизнес-функции с помощью RPA.

Программное обеспечение бэк-офиса

— FinancialForce

Под программным обеспечением

Back office обычно понимаются платформы и приложения, которые не взаимодействуют с клиентами, но помогают вашим сотрудникам управлять основными функциями, такими как бухгалтерский учет и финансовая отчетность, управление проектами, выставление счетов, управление персоналом и операции цепочки поставок. Основная цель программного обеспечения вашего бэк-офиса — оптимизировать и автоматизировать процессы по каждой из этих функций для повышения операционной эффективности и прибыльности компании.

В идеале приложения, составляющие программные системы вспомогательного офиса, будут объединять и совместно использовать данные между различными отделами (бухгалтерией, продажами, услугами, производством и т. Д.), Которые генерируют данные. Решение для бэк-офиса в конечном итоге облегчает обмен информацией между всеми бизнес-функциями, так что его пользователи получают значимое понимание, чтобы выполнять свою работу умнее и быстрее.

По большей части, большинство предприятий любого размера во всех отраслях используют программное обеспечение планирования ресурсов предприятия (ERP) для поддержки своих потребностей в программном обеспечении вспомогательного офиса.Сегодняшние процессы бэк-офиса должны и должны быть в облаке. Благодаря программному обеспечению облачного бэк-офиса ваши сотрудники могут мгновенно использовать передовые облачные технологии, социальные сети и технологии, ориентированные на клиентов, для максимального стимулирования роста.

Заинтересована ли ваша компания в получении дополнительных сведений о программном обеспечении для бэк-офиса?
Загрузить полное руководство по FinancialForce

Для кого предназначено программное обеспечение для бэк-офиса?

Для многих предприятий приложение бэк-офиса (ERP) является основным приложением, необходимым для точного сбора, выставления счетов и отчетности по всем финансовым операциям.Решение для вашего бэк-офиса собирает и управляет финансовой информацией, связанной с вашим бизнесом (контракты с клиентами, расходы, бюджеты, дебиторская и кредиторская задолженность, фонд заработной платы и т. Д.), Чтобы предоставлять управленческую отчетность и отслеживать общие доходы, затраты и прибыльность.

Некоторые решения для бэк-офиса ограничены одним процессом / функциональной областью (например, бухгалтерский учет или HR), в то время как другие лучше всего подходят для компаний в определенных вертикалях, например производство или здравоохранение. Функциональные области, включенные в различные решения бэк-офиса, включают:

  • Финансовый менеджмент
  • Управление человеческими ресурсами
  • Управление заказами и запасами
  • Закупки
  • Управление доходами
  • Управление, риски и соответствие (GRC)
  • Управление проектами
  • Управление цепочкой поставок
  • Аналитика и отчетность

Хотя системы бэк-офиса — эл.г. ERP — существует уже несколько десятилетий, многие лидеры бизнеса осознали необходимость в более гибких и ориентированных на клиента решениях для поддержки моделей повторяющихся доходов (например, XaaS, на основе использования, подписки) и содействия удовлетворенности и удержанию клиентов. В то время как унаследованные системы сосредотачивают все вокруг физического блага или, в случае систем управления персоналом, вокруг сотрудника, стало ясно, что эта модель не идеальна для организаций с основным сервисным компонентом.

Клиентоориентированные организации пришли к выводу, что подключение всех бэк-офисных функций и данных (ERP) к фронт-офису (CRM) для создания одной основной записи о клиенте является проверенным путем к успеху.Современное решение для бэк-офиса должно ускорять, а не препятствовать вашему пути к превращению в организацию, в большей степени ориентированную на клиента.

Программное обеспечение финансового отдела и бэк-офиса

Финансовые отделы, известные как бэк-офис, традиционно отошли на второй план с точки зрения влияния на рост и стратегию бизнеса. Обязанности финансовых групп в основном являются административными и обычно включают бухгалтерский учет, выставление счетов и соблюдение нормативных требований. Во многих компаниях они представляют собой «офис нет», осторожных контролеров, которые не тратят время на изучение или не нуждаются в дополнительном времени для внедрения новых инноваций из-за ограниченности процессов и систем бэк-офиса.

Но это быстро меняется. Вооруженные необходимыми данными и технологиями, современные финансовые группы могут делать гораздо больше, чем просто управлять соблюдением требований и рисками. Они могут предоставить ценные стратегические рекомендации по продажам и маркетингу, продвигать новые модели ценообразования и оптимизировать путь от заказа к наличным деньгам. Ключевым моментом является переосмысление решения для бэк-офиса и повышение требований к своим сотрудникам и технологиям.

Современный бэк-офис дает финансовым командам возможность видеть все потоки доходов и помогает унифицировать все критически важные для бизнеса системы, включая управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), настройку ценовых предложений (CPQ) и инструменты управления доходами.Это позволяет финансовым отделам создавать прогнозы и бизнес-анализы на основе полных общекорпоративных данных и легко моделировать сценарии «что, если», а также новые стратегии доходов и ценообразования. Он также автоматизирует и ускоряет перевод от заказа к оплате (O2C).

Имея современный бэк-офис, финансовые группы достигают рентабельности инвестиций (ROI) за счет ускорения вывода на рынок новых продуктов и услуг, внедрения более прибыльных и привлекательных моделей ценообразования и оптимизации O2C. Фактически, согласно анализу исследования MGI, модернизация только процесса O2C обычно обеспечивает рентабельность инвестиций в размере 15–28 процентов.

Если у вас есть возможность модернизировать свой бэк-офис, вы можете расширить возможности своей финансовой команды и улучшить общие показатели бизнеса.

Ваше текущее решение для бэк-офиса сдерживает вас?

Во многих компаниях финансовому отделу не хватает продвинутой автоматизации, которую другие части организации могут принять как должное. Например, из 378 финансовых директоров, опрошенных Grant Thornton LLC & CFO Research, менее половины заявили, что их организации полностью автоматизировали свои основные процессы финансового управления и планирования.

Решение бэк-офиса может поддерживать не все ваши модели дохода. Финансовые команды

часто полагаются на Excel, потому что в их ERP-платформах отсутствуют ключевые функции. Например, все большее число предприятий вводят модели ценообразования на основе подписки и гибридные модели. Но многие популярные ERP не поддерживают их или требуют неуклюжих надстроек. Финансовые руководители компаний с ограниченным объемом ERP часто оказываются в ситуации, когда либо отказываются от новой и потенциально прибыльной стратегии ценообразования, либо решают управлять ею с помощью Excel.

Excel не поможет вам оптимизировать O2C.

Что плохого в том, чтобы слишком сильно полагаться на Excel и аналогичные инструменты? По своей природе электронные таблицы не предназначены для синхронизации с исходными данными в реальном времени, поэтому данные, которые они содержат, чаще всего являются устаревшими. Более того, обновление этих данных обычно требует ручного извлечения и нормализации множества различных наборов данных из нескольких подсистем — чрезвычайно трудоемкий процесс. Например, для создания простого прогноза выручки могут потребоваться данные о конвейере, данные контракта, заказы на продажу, условия выставления счетов и многое другое.

Кроме того, электронные таблицы не предназначены для совместной работы, и ими сложно поделиться. Когда какая-либо часть вашего процесса O2C полагается на электронные таблицы, она может застрять. Фактически, согласно классическому исследованию Genpact, 7–12 процентов совокупного дохода в виде оборотного капитала застревают где-то в неэффективных процессах O2C в ведущих глобальных организациях.

Более того, заключительный этап O2C — признание выручки — сам по себе является сложным процессом, который становится еще более сложным из-за новых стандартов и правил бухгалтерского учета.Например, создание электронных таблиц для точного признания доходов в соответствии с рекомендациями ASC 606 — занятие чрезвычайно трудоемкое для финансовых групп и может потребовать привлечения сторонних экспертов, увеличения платы за аудит или даже найма большего числа сотрудников. Ведение этих таблиц, очистка данных и создание отчетов могут полностью занять вашу финансовую команду и отвлечь их от стратегического планирования.

По данным PwC, многие предприятия, которые создавали сложные электронные таблицы в спешке, чтобы соответствовать ASC 606, теперь сталкиваются с долгосрочными рисками:

«Неудача с соблюдением крайнего срока принятия, возможно, потребовала от некоторых компаний менее оптимального оперативного внедрения.Грубая сила — смесь процессов, управляемых людьми, электронных таблиц и баз данных — была необходима, чтобы некоторые компании смогли вовремя прийти к финишу. Хотя эти краткосрочные решения могут все еще оставаться в силе, дополнительный риск, который они могут создать, и обширные ресурсы, которые им обычно требуются, делают их неприятным долгосрочным решением ».

Вообще говоря, если ваше решение для бэк-офиса опирается на устаревшие технологии и использует электронные таблицы в качестве основного инструмента отчетности, анализа данных и совместной работы, вы всегда будете бороться с проблемами соответствия и отстать от O2C.

Новое видение проактивного, благоприятного для роста бэк-офиса

Сегодняшние все более сложные бизнес-модели переросли устаревшую бэк-офисную систему. Единая модель дохода — один продукт, одна цена, один раз — умирающая стратегия. Вместо этого компании должны предлагать гибкие и персонализированные варианты ценообразования, выставления счетов и даже монетизации. В этой сверхконкурентной среде возможность запускать новые модели наряду с традиционными является ключом к устойчивому росту.

Хотя маркетинг и продажи могут предлагать новые модели ценообразования, продуктов и услуг, они не могут сделать это в одиночку.Финансовый отдел должен уметь анализировать новые стратегии ценообразования и прогнозировать их успех или неудачу. Они также должны уметь оценивать эффективность ваших существующих предложений — и то, где вы получаете максимальную прибыль, — а также пожизненную ценность каждого клиента.

Современное решение для бэк-офиса также может сыграть решающую роль в сокращении количества дней невыполненных продаж (DSO) и улучшении состояния баланса. Автоматизируя поток заказов от продаж до выполнения, выставления счетов и признания выручки, он может поддерживать здоровые денежные потоки, позволяя группам продаж, маркетинга, выполнения заказов / услуг и финансов работать вместе более эффективно.Вместо того, чтобы быть «офисом нет», современная финансовая команда может стать ценным союзником для развития бизнеса.

Требования к современной системе бэк-офиса

Современная система бэк-офиса должна обеспечивать единое представление о вашем бизнесе. Это означает, что он должен запускаться из единого источника данных, который структурирован вокруг основной записи клиента, чтобы вы получали полное представление обо всех проектах ваших клиентов и обязательствах по исполнению на всех этапах, начиная с того, что было изначально заключено по контракту на поставку, до заказа и выставления счетов и наконец, признание выручки.Как минимум, любая современная платформа бэк-офиса должна предлагать следующие функции:

Облако прежде всего: Облачные (или SaaS) приложения более гибкие, их проще поддерживать и обновлять. Кроме того, к ним может получить доступ любой пользователь в вашей организации с соответствующими разрешениями и веб-браузером. Просто убедитесь, что ваша система — это ориентированное на облако приложение, работающее на уважаемой и надежной облачной платформе.

Поддержка всех без исключения потоков доходов: современный бэк-офис должен быть в состоянии поддерживать любую модель ценообразования, от платных продуктов и платных услуг до гибридных моделей подписки.Он также должен агрегировать эти потоки доходов, чтобы вы могли получить полное представление о своих доходах и рентабельности и упростить задачу для ваших клиентов, которые, вероятно, имеют несколько контрактов с вашей организацией.

Одна унифицированная модель данных: Современный бэк-офис должен работать на единой модели данных. В идеале он должен поддерживать по крайней мере 80 процентов ваших бизнес-процессов прямо из коробки. Этот подход сильно отличается от простой интеграции разнородных систем, которая является хрупкой и требует хранилищ данных и большого ИТ-персонала для поддержания работы.

Расширенное прогнозирование, включая предиктивную аналитику: в дополнение к унифицированной модели данных современный бэк-офис должен иметь инструменты, необходимые для того, чтобы сделать эти данные действенными и помочь вам оценить, что уже произошло, чтобы лучше предсказать, что произойдет в будущем. К ним относятся расширенные методы прогнозирования, такие как модели прогнозирования временных рядов и машинное обучение, которые могут дать вам чрезвычайно точное представление о будущих денежных потоках.

Автоматизация соответствия: Обеспечение соответствия стандартам бухгалтерского учета, таким как ASC 606, может занять очень много времени при работе с электронными таблицами или устаревшими системами бухгалтерского учета.Современная платформа бэк-офиса должна помочь автоматизировать многие процессы и ручные задачи, необходимые для соблюдения сложных стандартов финансовой отчетности и признания выручки.

Как окупается современное решение для бэк-офиса

Современный бэк-офис играет важную роль в превращении финансового центра из центра затрат в центр создания стоимости. Благодаря данным, доступным на современной унифицированной платформе, финансы могут предоставить ценную информацию о моделях ценообразования, производительности продуктов и услуг и поведении клиентов, что может увеличить размер сделки, маржу и частоту продления.Благодаря автоматизации рабочих процессов современный бэк-офис позволяет финансовым службам значительно повысить эффективность, сокращая O2C и DSO.

После того, как вы модернизируете свой бэк-офис, ощутимые результаты появятся быстро. Вот некоторые примеры компаний, которые отказались от устаревших платформ и электронных таблиц:

Seagate: Хотя группа услуг Seagate по восстановлению ИТ помогает находить и восстанавливать данные клиентов, компания не смогла отчитаться о производительности их бизнеса в режиме реального времени.Их унаследованная финансовая система не могла легко интегрироваться с их Salesforce CRM и не обеспечивала прозрачности счетов, платежей и общего обслуживания клиентов. Перейдя на приложения FinancialForce, созданные для платформы Salesforce, Seagate сократила O2C с 42 до 14 дней, а период закрытия с 11 до 5 дней.

Motus: Motus — лидер в области программного обеспечения для управления мобильным персоналом. Будучи стартапом, они полагались на QuickBooks для выполнения критически важных функций бэк-офиса. По мере роста QuickBooks не успевала за ними.Они дополнили QuickBooks электронными таблицами, и со временем создание точных отчетов становилось все труднее и труднее. После замены QuickBooks и электронных таблиц автоматизацией от FinancialForce сверка на конец месяца стала на 99% быстрее, а закрытие на конец месяца улучшилось с недель до дней.

10Fold: Этот динамично развивающийся бизнес по обслуживанию клиентов работает по модели с фиксированной оплатой и малой маржой, при которой полные и своевременные данные определяют успех.Как и большинство развивающихся предприятий, они начинали управлять финансами с помощью таблиц и специальных приложений. По мере роста они обнаружили, что отсутствие единой интегрированной системы для финансирования и клиентских проектов замедляет денежные потоки. Благодаря FinancialForce компания 10Fold сократила объем своих DSO с 60 до 15 дней всего за два месяца.

Следующие шаги для вашего бэк-офиса

Устранение узких мест в бэк-офисе и переход на современный бэк-офис — одна из самых важных вещей, которые вы можете сделать для своего бизнеса.Это позволяет финансам выйти за рамки соблюдения нормативных требований и контроля и открыть новые модели получения дохода. Это также обеспечивает операционную эффективность, которая может снизить O2C и DSO. В целом, ваш современный бэк-офис обеспечивает высокую рентабельность инвестиций, которая может улучшить вашу прибыль всего за несколько месяцев.

Чтобы сделать первый шаг к модернизации вашего бэк-офиса, посмотрите на O2C вашей компании, спросите себя, можете ли вы добиться большего, и начните документировать свои требования к бэк-офису, ориентированному на рост.

Преобразуйте свой бэк-офис с помощью платформы Salesforce

Большинство компаний знакомы с Salesforce CRM, и многие из них используют ее.Однако, возможно, вы не так хорошо знакомы с платформой Salesforce. Платформа Salesforce предоставляет единую модель данных, которая действует как «единый источник истины» для всей вашей организации. Он может поддерживать CRM, а также полностью интегрированную функциональность бэк-офиса.

Приложения

FinancialForce, включая финансы, выставление счетов и распознавание доходов, созданы для работы на платформе Salesforce. Поскольку они созданы на основе основной записи клиента, вы получаете полную картину точек взаимодействия с клиентами для всей вашей компании.Поскольку они интегрируются с CRM и другими приложениями, вы можете автоматизировать сложные рабочие процессы и отчеты о соответствии и ускорить O2C.

Чем отличается решение для бэк-офиса от FinancialForce ERP

Соединяет ваш фронт и бэк-офис Чтобы построить бизнес, поддерживающий удержание клиентов, вы должны иметь возможность управлять всем жизненным циклом клиентов в одной системе. Это можно сделать, подключив функции бэк-офиса (ERP), а именно финансовые операции, выставление счетов, а также предоставление продуктов и услуг, к своему фронт-офису (CRM), чтобы вы могли создать исчерпывающее представление о своих клиентах.

Благодаря FinancialForce ERP каждый, кто использует решение бэк-офиса — продажи, финансы, предоставление услуг, поддержка и т. Д., — получает доступ в режиме реального времени ко всей наиболее важной информации о клиентах. Вместо того, чтобы ждать несколько дней или даже недель, пока команды будут синхронизированы, все, от продавцов до бухгалтеров, могут выполнять свою работу с одинаковым представлением критически важных данных о клиентах.

Поддерживает модели Snew Services и подписки

Современные клиенты ожидают, что ваши бизнес-модели будут всегда удовлетворять их потребности.Современная ERP-система, оптимизированная для компаний, ориентированных на услуги, является достаточно гибкой, чтобы помочь вам быстрее адаптировать свои предложения для поддержки контрактов на основе подписки, сложных контрактов или сочетания бизнес-моделей.

Обеспечение полной прозрачности бизнеса

Не ждите закрытия месяца или ежеквартального обзора, чтобы принимать важные решения для вашего бизнеса. Обеспечьте предсказуемость своего бизнеса в масштабах всего предприятия. Современная ERP-система позволяет пользователям принимать более разумные решения с учетом будущего воздействия и прибыльности, согласовывая действия на индивидуальном и групповом уровне с общими бизнес-целями.Вместо того, чтобы гадать, знайте в режиме реального времени, когда лучше всего использовать обновления продукта или перекрестные продажи, или каким клиентам требуется активная разъяснительная работа, чтобы предотвратить их отток.

Предоставляя сотрудникам фронт-офиса и бэк-офиса более унифицированный, непрерывный взгляд на жизненный цикл клиента, ваш бизнес может стать более прозрачным, управляемым на основе данных и более легким для прогнозирования.

FinancialForce — ведущее облачное ERP-решение на платформе Salesforce. Программное обеспечение для управления ERP FinancialForce удовлетворяет потребности бэк-офиса в первую очередь.Мы заверяем, что наша ERP-система и программное обеспечение для бэк-офиса предоставят вам доступ к более точному анализу возможностей, невыполненных работ и наличия навыков. С FinancialForce вы можете:

  • Поломка бункеров в отделениях из-за различных систем
  • Организуйте вокруг своих клиентов, проектов, дел или возможностей
  • Получите все на одной странице в бэк-офисе с мгновенным доступом к одним и тем же данным

Чтобы получить более четкое, наглядное и мгновенно доступное программное обеспечение, выберите FinancialForce ERP.

Переосмысление подхода к бэк-офисному управлению в обслуживании клиентов

Сотрудничество и координация между фронт-офисом и бэк-офисом — представляющие два различных, но важных аспекта компании — часто воспринимаются как должное. В то время как фронт-офис — это «лицо» компании, отвечающее за управление восприятием бренда, бэк-офис — это машинное отделение, отвечающее за внутренние функции организации. Реализованный на разных уровнях и скоординированный между несколькими административными и операционными секторами, бэк-офис определяет стратегии, необходимые для поддержания работы бизнеса.

Сотрудники фронт-офиса и бэк-офиса являются экспертами в своем деле, но они не всегда «говорят» на одном языке или имеют одинаковые приоритеты. Фронт-офис фокусируется на развитии нового бизнеса и праздновании успеха. Бэк-офис — это клей, скрепляющий все вместе. И хотя работа в бэк-офисе не может рассматриваться как самая привлекательная работа, она играет жизненно важную роль в обеспечении непрерывного взаимодействия с клиентами (CX).

Стимулируя компании к улучшению межфункционального сотрудничества, инициативы по цифровой трансформации устраняют препятствия на пути создания беспрепятственного взаимодействия с клиентами на основе ожиданий потребителей.Однако преодоление разрыва представляет собой проблему для большинства организаций. Использование разрозненных систем в разрозненных хранилищах, устаревшие платформы, как правило, выполняются вручную и неэффективны, что часто приводит к несоответствиям и созданию узких мест, ведущих к непоследовательному опыту работы с клиентами. Кроме того, менеджеры часто имеют ограниченную видимость результатов работы с клиентами, имея доступ только к определенной части задачи или процесса, находящегося под их контролем.

Интеграция бэк-офиса со службой поддержки клиентов

Компании, использующие цифровые технологии, отказываются ограничиваться мониторингом и управлением эффективностью бэк-офиса.Ориентируясь на баланс между эффективностью и клиентоориентированностью для достижения желаемых улучшений CX, они развертывают автоматизированные цифровые инструменты для согласования бизнес-подразделений, сокращения ручных накладных расходов и обеспечения бесперебойного обслуживания клиентов по нескольким каналам.

Оптимизация автоматизации, оркестровки и рабочих процессов позволяет предприятиям полностью контролировать сквозные операции, устраняя разрозненные разрозненности и сокращая операционные и транзакционные расходы. Унификация возможностей управления делами и отчетности сокращает усилия агента и время отклика службы поддержки клиентов, что приводит к повышению их удовлетворенности.С точки зрения управления наличие правильных инструментов обеспечивает большую прозрачность и позволяет в режиме реального времени получать информацию об операциях и производительности в сравнении с целевыми уровнями обслуживания.

Выбор правильной стратегии, основанной на интегрированной, ориентированной на клиента платформе, повышает рентабельность инвестиций и упрощает демонстрацию ценности для бизнеса. Это подтвердилось в случае Orange, одного из ведущих мировых операторов связи с более чем 149 000 сотрудников и более чем 264 миллионами клиентов по всему миру, включая 204 миллиона абонентов мобильной связи.

Реализация клиентоориентированной стратегии

В 2015 году Orange приняла стратегию «клиент — прежде всего», используя мощность своих сетей нового поколения, чтобы помочь потребителям в полной мере воспользоваться преимуществами цифровой вселенной. Внедряя инновации на корпоративном уровне, Orange искал интегрированную платформу для многоканального обслуживания клиентов. Цель заключалась в том, чтобы внедрить единое решение, охватывающее всю организацию, исключить разрозненность и обеспечить бесперебойную работу CX независимо от точки соприкосновения.

Одной из ключевых задач было преобразование операций бэк-офиса Orange, консолидация рабочих процессов на национальном уровне и их интеграция с процессами внутренней поддержки клиентов.Для достижения этой цели необходимо, чтобы программное решение было интегрировано с шестью различными решениями для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и тремя поставщиками услуг аутсорсинга бизнес-процессов (BPO). Важнейшей необходимостью была автоматическая маршрутизация обращений клиентов в режиме реального времени с использованием расширенных правил распределения, основанных на опыте каждого агента, его навыках и доступности.

Выбор правильного партнера для реализации стратегии

После тщательной проверки, Orange развернул унифицированную омниканальную платформу innso поэтапно для быстрого внедрения представителями службы поддержки клиентов.За девять месяцев платформа была интегрирована с различными поставщиками CRM и BPO и стала доступной для 700 агентов, работающих в разных контакт-центрах.

Благодаря обзору каждого клиента на 360 °, автоматическому распределению задач и прозрачности всей бэк-лога организации продуктивность агентов повысилась на всех сайтах и ​​командах более чем на 30% в течение нескольких недель после внедрения. Мониторинг открытых и закрытых разговоров и запросов клиентов в реальном времени с разбивкой по странам, службам и менеджерам позволил Orange сократить количество ответов SLA более чем на 50%.А унифицированная настраиваемая панель мониторинга, обеспечивающая всеобъемлющий глобальный обзор всех критических показателей, дает руководству повышенную уверенность в своей способности управлять операциями.

Расширение прав и возможностей людей и обеспечение будущего бэк-офиса

«Мы искали решение для унификации и координации всей нашей деятельности и операций в различных информационных системах и поставщиках BPO. Решение должно было отслеживать все события и взаимодействия с нашими клиентами.Мы обнаружили, что innso была идеальной платформой для этого… Что нам больше всего понравилось в платформе, так это ее простота и надежность. С более чем 700 агентами и от 40 000 до 50 000 заявок в месяц у нас никогда не было проблем или простоев ».

— Жан-Франсуа Оберхаузер, менеджер по работе с клиентами, Orange

Оптимизировав управление делами и операции бэк-офиса, Orange сократила количество поставщиков BPO с трех до двух, обрабатывая при этом то же количество запросов. А с помощью единого инструмента, развернутого в Orange, легко подключить новых агентов и ускорить их работу независимо от их местонахождения.

Вы готовы переосмыслить свой бэк-офис? Постоянно внедряя инновации, innso использует возможности интеллектуальной автоматизации для обеспечения устойчивого роста и прибыльности. Благодаря 360-градусному обзору каждого клиента и поддержке омниканальности мы помогаем компаниям повысить вовлеченность и лояльность клиентов, становясь более эффективными, конкурентоспособными и актуальными.

Слушайте отзывы клиентов Orange

Что такое бэк-офисные услуги?

Итак, вы строите свою компанию, она начинает усложняться, и вы слышали, что вам следует обратиться за помощью к услугам бэк-офиса.Если вы не знакомы с услугами бэк-офиса, это может сбить с толку. В этой статье мы рассмотрим, что такое «бэк-офисные услуги», почему вы можете рассмотреть возможность их передачи на аутсорсинг, а также приведем несколько примеров.

Что такое бэк-офис?

Давайте начнем с шага назад: какие части вашего бизнеса считаются «вспомогательным офисом»?

Большинство предприятий создаются для предоставления продукта или услуги, но очевидно, что в бизнес входит гораздо больше, чем просто производство и продажа этого продукта / услуги.От представления вашего бренда потенциальным клиентам до уплаты налогов — для поддержания работы вашей компании требуется целый ряд вспомогательных работ.

Роли, ориентированные на клиентов, такие как продажи и маркетинг, обычно считаются «фронт-офисом». Роли, которые не взаимодействуют с клиентами, такие как финансы, HR, расчет заработной платы, логистика, операции и т. Д., Обычно считаются «вспомогательным офисом». Ваш бэк-офис не приносит дохода, и его можно легко рассматривать как просто центр затрат.Но хорошо организованный бэк-офис может иметь большое значение для вашего бизнеса, поэтому неплохо инвестировать в то, чтобы работа выполнялась правильно.

Для многих компаний это означает привлечение внешних экспертов для управления бэк-офисом.

Аутсорсинг услуг бэк-офиса

Существует ряд причин, по которым компании предпочитают использовать аутсорсинговые услуги бэк-офиса, а не пытаться решать все самостоятельно:

  • Задачи бэк-офиса обычно бывают сложными. Хотя такие функции, как ведение бухгалтерского учета или управление заработной платой, могут быть не очень привлекательными, на самом деле для их правильного выполнения требуется большой опыт. Без соответствующего опыта легко неправильно классифицировать транзакции, неправильно признать ваш доход или удержать неправильную сумму налога на заработную плату. Конечно, владельцы бизнеса могут сами накопить такой опыт, но…
  • Управление бэк-офисом требует времени. Отчасти из-за сложности работы требуется много времени и внимания, чтобы обеспечить правильное выполнение таких функций, как бухгалтерский учет.Для владельцев бизнеса, пытающихся самостоятельно управлять бэк-офисом, это время, которое они не могут потратить на развитие своего бизнеса иным образом. Часто бэк-офис — не лучшая часть времени владельца бизнеса, тем более что…
  • Ошибки бэк-офиса могут дорого обойтись. Функции бэк-офиса могут показаться простыми, но ставки за то, что они ошиблись, на самом деле довольно высоки. Иногда они очевидны — например, неверный расчет ваших удержаний из заработной платы или налоговых обязательств и столкновение с штрафом IRS или потеря отслеживания вашего денежного потока и столкновение с кризисом ликвидности.Другие риски менее очевидны. Если ваши книги неточны и не актуальны, у вас нет надежных данных, которые помогли бы принять правильные решения для вашего бизнеса.

Для растущих компаний создание необходимого внутреннего опыта в бэк-офисе может стать дорогостоящим отвлечением от их основной миссии и роста. Вот почему многие предпочитают использовать услуги экспертного бэк-офиса, а не пытаться управлять вещами самостоятельно.

Примеры аутсорсинговых услуг бэк-офиса

Некоторые из наиболее распространенных функций бэк-офиса, которые компании предпочитают передавать на аутсорсинг, включают:

Расчет заработной платы. Управление заработной платой — это нечто большее, чем обеспечение своевременной выплаты сотрудникам (хотя, очевидно, это тоже очень важно!). Правильное выполнение этой функции также включает в себя сложные вычисления, связанные с удержанием налогов и других расходов, а также обеспечение того, чтобы правильные суммы налогов были отправлены в нужные государственные органы в нужное время. Поставщики услуг по расчету заработной платы, привлеченные на аутсорсинг, такие как Gusto, профессионально справятся с этим, так что вашей компании не придется об этом беспокоиться.

Бухгалтерия и налоги. Ваши книги составляют основу финансового благополучия вашей компании. Отслеживание вашего денежного потока, расчет налоговой задолженности и оценка ваших расходов / рентабельности инвестиций — все это требует точных книг, которые регулярно обновляются. Предоставление высококачественных бухгалтерских услуг растущим компаниям — это одна из тех вещей, которыми мы занимаемся здесь, в Pilot.

Налог с продаж. В каждом штате США действуют свои правила в отношении налога с продаж — от суммы, взимаемой до того, когда и где он был передан правительству. Для предприятий электронной коммерции и других компаний, которые продают в Интернете клиентам из разных штатов (и стран), не отставать от них может быстро стать непосильной задачей.Такие службы, как TaxJar и Avalara, будут отслеживать и управлять этим за вас.

Функции контроллера и финансового директора. Может показаться удивительным для аутсорсинга, но многие растущие компании считают, что наем старшего финансового руководителя на полный рабочий день является излишним (или просто недоступным) для текущего этапа их бизнеса. Внешний финансовый директор или контролер может предоставить руководство и анализ, когда это необходимо компании, за небольшую часть стоимости найма на полную ставку. Это еще одна услуга, которую мы предлагаем в Pilot.

Бэк-офис может быть не самой интересной частью вашей компании, но на самом деле это важнейший компонент для хорошо управляемого бизнеса. Услуги бэк-офиса, переданные на аутсорсинг, могут помочь предприятиям обеспечить надлежащее выполнение этих функций и вернуть владельцам и учредителям их самый ценный ресурс: время.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *